酒店行業(yè)食品材料采購制度及流程

酒店行業(yè)食品材料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升酒店食品材料采購的效率與規(guī)范性，確保食品安全與質量，特制定本制度。該制度適用于酒店內所有食品材料的采購，包括但不限于原材料、半成品及相關配料，涵蓋日常采購、集中采購及應急采購等多種形式。二、采購原則1.采購應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質量、價格及供應商信譽，優(yōu)選合適的供應商。2.所有采購物資必須來自合法合規(guī)的供應商，確保食品安全，所有采購物資需開具合法發(fā)票。3.各部門應指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.日常采購流程1.1需求確認：各部門根據(jù)實際需求，向倉庫查詢庫存情況，確認所需食品材料。1.2填寫申購單：申購人需填寫“食品材料申購單”，詳細列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。1.3申購審批：申購單需經部門負責人審核，確認需求的合理性與必要性后，提交至采購部門。1.4詢價與比價：采購部門負責詢價，至少聯(lián)系三家合格供應商，獲取報價并進行比價。1.5核價與審批：根據(jù)市場行情及歷史價格進行核價，填寫核價結果，流轉單需逐級審批，最終報酒店管理層審批。1.6采購實施與驗收：審批通過后，采購部門下單，物資到貨后由相關人員進行驗收，確保數(shù)量與質量符合要求，合格后入庫。1.7報銷流程：采購物資需在貨到后一個月內完成報銷，逾期不予受理，相關單據(jù)需妥善保存。2.集中采購流程2.1集中計劃采購：各部門需在每月25日前提交集中采購需求，采購部門匯總后進行統(tǒng)一采購，以降低成本。2.2供應商選擇：集中采購時，需對供應商進行評估，確保其具備穩(wěn)定的供貨能力與良好的信譽。2.3合同簽署：集中采購后，采購部門與供應商簽署合同，明確供貨時間、數(shù)量及價格等條款。3.應急采購流程3.1應急情況確認：在突發(fā)情況下，如食品材料短缺或質量問題，需立即啟動應急采購流程。3.2快速決策：由應急小組進行快速決策，無需進行詢價，直接聯(lián)系合格供應商進行采購。3.3事后備案：應急采購完成后，需在事后進行備案，填寫應急采購報告，說明采購原因及相關情況。4.年度采購流程4.1年度需求預測：各部門需根據(jù)歷史數(shù)據(jù)與市場趨勢，提前編制年度食品材料采購計劃。4.2預算審批：年度采購計劃需報財務部門審核，確保預算合理，符合酒店整體財務規(guī)劃。4.3定期評估：年度采購過程中，需定期評估供應商的表現(xiàn)，確保其持續(xù)滿足酒店的需求。四、備案與記錄所有采購活動結束后，采購部門需將相關單據(jù)（如申購單、流轉單、入庫單及發(fā)票）進行歸檔，確保信息的完整性與可追溯性。所有記錄需保存至少三年，以備審計與檢查。五、采購紀律與責任1.采購人員職責：采購人員需建立供應商檔案，定期進行市場調研，確保采購物資的質量與安全。2.行為規(guī)范：采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者