行政文件與記錄管理制度

行政文件與記錄管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)行政文件與記錄管理，加強信息管理效能，保護企業(yè)信息資產(chǎn)，訂立本管理制度。本管理制度遵從相關(guān)法律法規(guī)，遵守企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。第二條適用范圍本管理制度適用于全部企業(yè)內(nèi)部行政文件與記錄的管理。企業(yè)內(nèi)各部門及員工應(yīng)遵守本管理制度的要求。第二章行政文件管理第三條文件分類和編號全部行政文件應(yīng)依據(jù)功能分類，并依照肯定的編號規(guī)定進行編號，并依據(jù)文件密級進行標注。文件密級分為機密、秘密和普通，應(yīng)依據(jù)內(nèi)容的保密程度確定。文件編號應(yīng)包含日期、文號、分類等要素，格式統(tǒng)一，以確保文件的唯一性和易查找性。第四條文件的制發(fā)與審批企業(yè)內(nèi)部的文件發(fā)文必需經(jīng)過相應(yīng)部門負責人的審批，并在文件上簽署審批看法、蓋章和簽名，確保文件的合規(guī)和有效性。機密和秘密文件的發(fā)文必需經(jīng)過上級主管部門審批，并嚴格掌控發(fā)文范圍和傳閱情況，確保信息的安全性。第五條文件的傳閱和歸檔文件的傳閱應(yīng)依據(jù)工作需要，限制傳閱的范圍，并在文件上標明傳閱范圍和傳閱時間。文件的歸檔應(yīng)依照肯定的時間次序和分類規(guī)定進行，確保文件的便于查找和保管。全部文件均應(yīng)建立電子檔案，確保電子文件的備份和安全性，并依照相關(guān)規(guī)定進行歸檔存儲。第六條文件的更改和廢止文件內(nèi)容發(fā)生更改或需要廢止的，應(yīng)及時進行修訂或注銷，并通知相關(guān)部門和人員。廢止的文件應(yīng)依照肯定規(guī)定進行銷毀，確保信息的安全性和保密性。第三章記錄管理第七條記錄的要求記錄應(yīng)準確、完整、真實、可靠，反映實際情況和工作進展，無虛假和隱瞞。記錄應(yīng)依據(jù)工作的需要，有序分類，并設(shè)立適當?shù)臋z索規(guī)定，以便于查找和利用。第八條記錄的保管企業(yè)內(nèi)部的緊要記錄應(yīng)做好備份，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對于特定類型的記錄需要保管肯定的時間，保證記錄的備案和查閱有效性。第九條電子記錄的管理企業(yè)內(nèi)部的電子記錄應(yīng)進行分類歸檔，并采取安全措施保護數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子記錄的傳輸應(yīng)使用安全加密通道，確保數(shù)據(jù)的機密性和傳遞的可靠性。第十條記錄的審查和核實對于緊要的記錄，應(yīng)進行定期的審查和核實，確保記錄的準確性和完整性。對于不符合實際情況的記錄應(yīng)及時進行修改和更正，并進行相關(guān)的記錄說明。第四章法律責任和監(jiān)督第十一條法律責任對于違反本管理制度的人員，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定予以相應(yīng)的紀律處分和行政懲罰。對于泄露企業(yè)緊要信息、竄改記錄等嚴重情況的，依法追究責任，并向有關(guān)部門報告。第十二條監(jiān)督機制企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，對行政文件和記錄的管理進行監(jiān)督和檢查。員工和部門應(yīng)樂觀搭配監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，確保管理制度的有效實施。第五章附則第十三條修改和解釋對于本管理制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部，并經(jīng)過相關(guān)部門的審核批準。對于本管理制度的修改和解釋，應(yīng)及時向全體員工進行通知和培訓，并確保員工對新規(guī)定的理解和遵守。第十四條定期評估企業(yè)應(yīng)定期對本管理制度進行評估和改進，并依據(jù)實際情況進行相應(yīng)的調(diào)整。定期評估應(yīng)包含管理制度的執(zhí)行情況、問題和風險的分析，以及改進措施的提出和實施。第十五條實施日期本管理制度自頒布之日起生效，并漸漸推行到