第四章 書面溝通

第四章書面溝通

23商務文書的常見寫作方法常用文書寫作書面溝通1書面溝通與商務文書概述3書面文件的閱讀4.1書面溝通的主要形式在當今市場經(jīng)濟時代，書面溝通是商務活動中非常重要的溝通方式，而與之對應的商務文書的種類也多種多樣。大體可以分為以下幾種。1.公務信息類：包括通知、通告、會議紀要、會議記錄等。2.內(nèi)部溝通類：包括請示、工作報告、公函、批復等。3.規(guī)章制度類：包括企業(yè)各類管理規(guī)章制度、決定、命令、任命書等。4.分析總結類：包括調(diào)查報告、市場分析報告、投資風險分析報告、工作總結、述職報告等。5.策劃方案類：包括廣告創(chuàng)意策劃書、商業(yè)計劃書、文化主題策劃文案等。6.對外宣傳類：包括領導演講稿、商務邀請函、產(chǎn)品說明書、新產(chǎn)品宣傳手冊等。7.外部溝通類：包括商務合同、委托授權書、報價函、催款函等。8.其他：包括電子郵件、便條、單據(jù)類等。4.1.2書面溝通方式的優(yōu)勢與缺點1.書面溝通具有穩(wěn)定性、權威性2.書面溝通具有嚴格的規(guī)范性3.書面溝通講究邏輯性和嚴密性，說理性更強4.書面溝通的內(nèi)容易于復制和保存，有利于大規(guī)模的傳播5.書面溝通耗費時間較長6.信息反饋速度較慢7.無法運用情境和非語言信息

4.1.3書面溝通的原則1.主題要明確，防止跑題2.材料真實、完整3.內(nèi)容表達簡潔、具體4.結構有條理4.2商務文書的常見寫作方法4.2.1標題設計1.好標題都有共同的套路2.打造吸引人的標題（1）確定文章的主題和內(nèi)容（2）分析受眾（3）突出文章價值（4）巧用語言技巧，設置匠心獨具的標題4.2.2撰寫序言1.序言的重要性（1）講好一個故事，讓讀者產(chǎn)生興趣（2）介紹主要內(nèi)容和結構，讓讀者一目了然（3）說明主要觀點，幫助讀者節(jié)約時間2.SCQA框架SCQA框架的常見類型序言的幾種類型問題的類型背景（S）沖突（C）提出的問題（Q）提出方案型需要實現(xiàn)某個目標出現(xiàn)了阻礙目標完成的問題如何解決問題？實施方案型存在某個問題知道了解決問題的方案具體如何實施？選擇方案型存在某個問題有好幾個解決方案該如何選擇？評價方案型執(zhí)行了某個方案方案效果不盡人意為什么沒有達到預期效果？4.2.3組織思路1.商務文書的2W1H框架2.商務文書的結構類型（1）并列式：用于描述說明（2）層進式：用于解決問題4.2.4商務文書的分析與提煉過程1.What界定問題（1）步驟一：明確問題的四個要素：（2）步驟二：確定問題的類型，找準寫作目標2.Why分析問題的成因

界定清楚問題后，在提出解決方案前，需要對問題的成因進行分析才可能找出解決方案，分析問題的成因需要按照MECE原則對成因進行歸納和總結，分類的方法包括開放式分類和封閉式分類。4.提煉各個層次的總結句（1）表達明確（2）完全提煉（3）語言精練4.2.5工作總結的結構設計1.工作總結的重要性

工作總結是工作成績的呈現(xiàn)，在有的組織中甚至被作為績效考核或者升職的依據(jù)，并非是一種毫無意義的“形式”。能否寫出一份有思想、有高度的工作總結，對于個人職業(yè)發(fā)展至關重要，好的工作總結不應該只是將一段時間內(nèi)所有工作進行簡單匯總，還應該是對個人職業(yè)素養(yǎng)的充分體現(xiàn)，也是對自身工作理念和態(tài)度的展示。2.工作總結的寫作過程

4.2.6研究報告的寫作1.精雕細琢一個精彩的序言（1）情境鋪陳要從讀者的角度進行（2）序言的三種結構類型（3）寫作序言的注意事項2.整體框架結構圖（1）使用解決問題的基本流程2.使用“空”、“雨”、“傘”思考模式

3.通過頁面編排技巧呈現(xiàn)報告的結構（1）層級標題（2）畫底線（3）數(shù)字編號

4.3書面文件的閱讀4.3.1閱讀基本技巧1.材料分類可以將需要閱讀的材料按照重要性的程度分為三類：第一類屬于重要的資料，不去閱讀，很多工作就無法進行。第二類屬于有用的資料，可以在有時間的時候閱讀。第三類基本屬于無用或無關的信息，這類資料可以棄之不讀。2.采用不同的閱讀方法

根據(jù)閱讀速度的不同，我們可以把常見的閱讀方法區(qū)分為瀏覽、快速閱讀和精讀三種：（1）瀏覽（2）快速閱讀（3）精讀4.3.2SQ3R閱讀法SQ3R閱讀法是一種比較系統(tǒng)的精讀閱讀方法，有