第2章企業(yè)資源管理

第2章采購管理本章內(nèi)容采購管理概述采購系統(tǒng)初始化普通采購業(yè)務(wù)處理受托代銷業(yè)務(wù)處理特殊采購業(yè)務(wù)處理采購管理概述采購管理系統(tǒng)的主要功能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效管理嚴(yán)格管理采購價(jià)格可以選擇采購流程及時(shí)進(jìn)行采購結(jié)算采購執(zhí)行情況分析采購管理概述采購系統(tǒng)初始設(shè)置包括設(shè)置采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理所需要的采購參數(shù)、基礎(chǔ)信息及采購期初數(shù)據(jù)采購業(yè)務(wù)處理采購業(yè)務(wù)處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算等采購業(yè)務(wù)全過程的管理。可以處理普通采購業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運(yùn)業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)類型。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行可選配置。采購賬簿及采購分析提供各種采購明細(xì)表、增值稅抵扣明細(xì)表、各種統(tǒng)計(jì)表及采購賬簿供用戶查詢。同時(shí)提供采購成本分析、供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比分析、采購類型結(jié)構(gòu)分析、采購資金比重分析、采購費(fèi)用分析、采購貨齡綜合分析。采購管理概述采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系采購訂單、到貨單采購入庫單直運(yùn)采購發(fā)票采購成本直運(yùn)銷售訂單、銷售訂單、發(fā)票直運(yùn)采購發(fā)票付款信息采購發(fā)票應(yīng)付款管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)初始化設(shè)置采購選項(xiàng)采購管理系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置，是指在處理日常采購業(yè)務(wù)之前，確定采購業(yè)務(wù)的范圍、類型以及對(duì)各種采購業(yè)務(wù)的核算要求，這是采購管理系統(tǒng)初始化的一項(xiàng)重要工作。錄入期初數(shù)據(jù)系統(tǒng)名稱操作內(nèi)容說明采購管理錄入期初暫估入庫期初在途存貨暫估入庫是指貨到票未到在途存貨是指票到貨未到期初記賬采購期初數(shù)據(jù)沒有期初數(shù)據(jù)也要執(zhí)行期初記賬，否則不能開始日常業(yè)務(wù)采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購入庫業(yè)務(wù)按貨物和發(fā)票到達(dá)的先后，將采購入庫業(yè)務(wù)劃分為單貨同行、貨到票未到（暫估入庫）、票到貨未到（在途存貨）三種類型，不同的業(yè)務(wù)類型相應(yīng)的處理方式有所不同。流程對(duì)應(yīng)訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理單貨同行的采購業(yè)務(wù)憑證憑證憑證發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單采購入庫單錄入（庫存管理）采購入庫單記賬（存貨核算）采購入庫單審核（庫存管理）借：原材料貸：材料采購借：材料采購應(yīng)交稅費(fèi)貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款采購發(fā)票錄入（采購管理）錄入付款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)請購采購請購采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。請購是采購業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。在采購業(yè)務(wù)流程中，請購環(huán)節(jié)是可省略的。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)訂貨采購訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的采購合同或購銷協(xié)議.采購訂單描述采購合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容.包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。采購訂單適用于采購業(yè)務(wù)復(fù)雜，對(duì)采購業(yè)務(wù)管理有嚴(yán)格要求的單位，采購訂單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用.整個(gè)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行都回寫到采購訂單，通過采購訂單可以跟蹤采購的整個(gè)業(yè)務(wù)流程.采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購訂貨訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。供應(yīng)商根據(jù)采購訂單組織貨源，企業(yè)依據(jù)采購訂單進(jìn)行驗(yàn)收。在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。

請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)到貨采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。采購到貨單是可選單據(jù)，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購到貨采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理可選可不選。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)入庫貨物入庫采購入庫是通過采購到貨、質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，對(duì)合格到貨的存貨進(jìn)行入庫驗(yàn)收。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購入庫采購入庫是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗(yàn)（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。當(dāng)采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，入庫業(yè)務(wù)在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理。當(dāng)采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，入庫業(yè)務(wù)在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理。在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。采購入庫單是倉庫管理員根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的入庫單據(jù)。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購發(fā)票采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款參照請購單生成訂單采購發(fā)票現(xiàn)付轉(zhuǎn)應(yīng)付帳款錄入采購發(fā)票采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購發(fā)票采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍(lán)字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂單”、“采購入庫單”或其他的“采購發(fā)票”拷貝生成。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購結(jié)算采購結(jié)算單是記錄采購結(jié)算結(jié)果的單據(jù)。采購結(jié)算操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式，運(yùn)費(fèi)發(fā)票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。采購結(jié)算也稱采購報(bào)賬，是指采購核算人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購結(jié)算采購結(jié)算也稱采購報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對(duì)采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。采購結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。自動(dòng)結(jié)算是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。使用“手工結(jié)算”功能可以進(jìn)行正數(shù)入庫單與負(fù)數(shù)入庫單結(jié)算、正數(shù)發(fā)票與負(fù)數(shù)發(fā)票結(jié)算、正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結(jié)算，費(fèi)用發(fā)票單獨(dú)結(jié)算。手工結(jié)算時(shí)可以結(jié)算入庫單中部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結(jié)算?？梢酝瑫r(shí)對(duì)多張入庫單和多張發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算。手工結(jié)算還支持到下級(jí)單位采購，付款給其上級(jí)主管單位的結(jié)算，支持三角債結(jié)算，即支持甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。如果費(fèi)用發(fā)票在貨物發(fā)票已經(jīng)結(jié)算后才收到，為了將該筆費(fèi)用計(jì)入對(duì)應(yīng)存貨的采購成本，需要采用費(fèi)用發(fā)票單獨(dú)結(jié)算的方式。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù)暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時(shí)為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對(duì)暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù)暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時(shí)為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對(duì)暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理月初回沖本月月底，填寫暫估單價(jià)，記存貨明細(xì)賬，生成暫估憑證。進(jìn)入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動(dòng)生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時(shí)登錄相應(yīng)的存貨明細(xì)賬，沖回存貨明細(xì)賬中上月的暫估入庫。對(duì)“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對(duì)采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進(jìn)行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動(dòng)生成一張“藍(lán)字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報(bào)銷金額。同時(shí)登記存貨明細(xì)賬，使庫存增加。對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。

采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理單到回沖當(dāng)月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬下月發(fā)票到:

暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料貸：材料采購填制暫估入庫單（采購管理）藍(lán)字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發(fā)票（采購管理）采購結(jié)算（采購管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅)貸：材料采購(紅)借：原材料貸：材料采購采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理單到補(bǔ)差下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理中錄入并進(jìn)行采購結(jié)算；再到存貨核算中進(jìn)行“暫估處理”，如果報(bào)銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一張調(diào)整單，用戶確定后，自動(dòng)記入存貨明細(xì)賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對(duì)“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理在途業(yè)務(wù)（票到貨未到）處理如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行壓單處理，待貨物到達(dá)后，再一并輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。但如果需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫單并做采購結(jié)算。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單只要把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。已錄入“采購入庫單”，未錄入“采購發(fā)票”如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”但未結(jié)算如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發(fā)票”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時(shí)可取消采購結(jié)算，再刪除或修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理入庫單已記賬無論是否錄入“采購發(fā)票”，“采購發(fā)票”是否結(jié)算，結(jié)算后的“采購發(fā)票”是否付款，都需要錄入退貨單。憑證憑證憑證紅字發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單退貨單錄入（庫存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅)貸：材料采購(紅)借：材料采購(紅)應(yīng)交稅費(fèi)(紅)貸：應(yīng)付賬款(紅)借：銀行存款(紅)貸：應(yīng)付賬款(紅)紅字發(fā)票錄入（采購管理）錄入收款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理現(xiàn)付業(yè)務(wù)當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。現(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）填制采購發(fā)票（采購管理）現(xiàn)付處理（采購管理）借：物資采購貸：銀行存款采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理受托代銷業(yè)務(wù)受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進(jìn)行結(jié)算，開具正式的銷售發(fā)票，商品的所有權(quán)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移。只有在建賬時(shí)選擇企業(yè)類型為“商業(yè)”，才能處理受托代銷業(yè)務(wù)。對(duì)于受托代銷商品，必須在存貨檔案中將“是否受托代銷”復(fù)選框選中，并且把存貨屬性設(shè)置為“外購”、“銷售”。

采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理受托代銷業(yè)務(wù)流程受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單。受托方售出代銷商品后，手工開具代銷商品清單交委托方。委托方開具發(fā)票。受托方進(jìn)行“委托代銷結(jié)算”，計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成“受托代銷發(fā)票”和“受托代銷結(jié)算單”。9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Thursday,February13,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。14:32:2214:32:2214:322/13/20252:32:22PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。2月-2514:32:2214:32Feb-2513-Feb-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。14:32:2214:32:2214:32Thursday,Februa