行政規(guī)章制度

行政規(guī)章制度目錄行政部職責(zé)1員工行為準(zhǔn)則2辦公用品及耗材申請(qǐng)流程3固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報(bào)廢）5會(huì)議邀請(qǐng)、會(huì)議室管理規(guī)定及預(yù)定方法7郵箱郵件組申請(qǐng)、郵件規(guī)范9獎(jiǎng)勵(lì)及處罰條例10行政部郵箱及其他聯(lián)系方式10

行政部職責(zé)模塊職責(zé)范圍職責(zé)細(xì)分行政管理辦公區(qū)及工位選址租賃、裝修改造、工位安排行政費(fèi)用、合同行政費(fèi)用的預(yù)算、請(qǐng)款、支出供應(yīng)商及合同管理后勤門(mén)卡辦理辦公用品采購(gòu)及發(fā)放員工宿舍管理辦公區(qū)環(huán)境、設(shè)備家具維修會(huì)議室管理制作物制作資產(chǎn)資產(chǎn)申請(qǐng)、出入庫(kù)及盤(pán)點(diǎn)外聯(lián)各方溝通及關(guān)系維護(hù)企業(yè)文化企業(yè)文化企業(yè)形象墻員工展示區(qū)企業(yè)文化推廣員工活動(dòng)俱樂(lè)部、興趣小組年會(huì)、活動(dòng)及比賽員工福利節(jié)日活動(dòng)福利試吃、試用、商戶(hù)折扣行政制度行政制度行政制度的完善及推行員工行為紀(jì)律監(jiān)督及獎(jiǎng)懲

員工行為準(zhǔn)則辦公環(huán)境及安全工作時(shí)間內(nèi)不從事與工作無(wú)關(guān)的事情，不在辦公區(qū)域大聲喧嘩、爭(zhēng)吵，不得影響他人工作；討論工作不得涉及人身攻擊、侮辱性詞語(yǔ)；保持個(gè)人辦公區(qū)域整潔，不破壞公共辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生；會(huì)議室使用完畢，整理桌椅，擦拭白板，關(guān)閉燈和投影；勤儉節(jié)約，使用雙面打印，節(jié)約用水，節(jié)約使用紙巾等；妥善使用公司設(shè)備及其它財(cái)物資源，不違規(guī)操作或故意損毀公司財(cái)物；辦公室規(guī)定的禁煙區(qū)域禁止吸煙；不擅自將家屬或親友帶入公司辦公區(qū)域；佩戴工卡（工卡將于近期發(fā)放），隨手關(guān)門(mén)，如遇可疑人物請(qǐng)及時(shí)詢(xún)問(wèn)或告知行政部；最后離開(kāi)辦公區(qū)的員工，負(fù)責(zé)關(guān)閉燈和門(mén)禁。著裝要求工作時(shí)間，可著休閑便裝，衣著整潔干凈，大方得體，注意個(gè)人衛(wèi)生；發(fā)型整潔，女員工化妝應(yīng)清新、自然，不得濃妝艷抹；男員工不能在辦公室赤膊、拖鞋；女員工不能在辦公室穿吊帶裝、超短裙、拖鞋；公司有重大活動(dòng)或投資人參觀(guān)時(shí)，大家應(yīng)按照公司的郵件提醒著裝。電話(huà)接聽(tīng)上班時(shí)間不得隨意撥打私人電話(huà)；隨身攜帶手機(jī)，在電話(huà)鈴響三聲之內(nèi)接起電話(huà)；使用“請(qǐng)，您……”等禮貌用語(yǔ)，通話(huà)言簡(jiǎn)意賅；對(duì)于不知名的電話(huà)，自己不能處理時(shí)，請(qǐng)馬上將電話(huà)交給相關(guān)負(fù)責(zé)人處理，或請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系方式，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人與其聯(lián)系。商業(yè)禮儀在約定的時(shí)間內(nèi)接待客人，避免遲到，有事不能按時(shí)赴約時(shí)應(yīng)提前通知對(duì)方；言談舉止不應(yīng)傷害公司的形象和信譽(yù)；根據(jù)具體情況決定恰當(dāng)?shù)乃托蟹绞?。一般客人送至電梯間為宜，送行時(shí)應(yīng)在客人離去后返回。與同一辦公地點(diǎn)的其他公司保持良好溝通關(guān)系；不應(yīng)以犧牲公司利益，來(lái)獲取良好公共關(guān)系。微信群組所有群組須有行政部參與并監(jiān)管，即時(shí)按入離職員工名單進(jìn)行員工；所有工作相關(guān)群組，成員備注名須按以下格式：真實(shí)姓名（必填）-部門(mén)（選填）；定期進(jìn)行精簡(jiǎn)，及時(shí)解散重復(fù)、臨時(shí)群組；請(qǐng)勿討論工作無(wú)關(guān)內(nèi)容，注意信息保密處理。

附：《辦公用品及耗材申請(qǐng)表》辦公用品及耗材申請(qǐng)表日期:2015.11部門(mén)名稱(chēng):請(qǐng)?zhí)顚?xiě)部門(mén)人數(shù):請(qǐng)?zhí)顚?xiě)領(lǐng)取人：請(qǐng)?zhí)顚?xiě)類(lèi)別商品名稱(chēng)單位數(shù)量類(lèi)別商品名稱(chēng)單位數(shù)量辦公用品簽字筆-0.5-按式支辦公用品單頁(yè)夾個(gè)簽字筆-0.5-蓋式支多頁(yè)夾個(gè)簽字筆芯-0.5支彈簧單夾個(gè)熒光筆支彈簧雙夾個(gè)白板筆支資料冊(cè)-40頁(yè)個(gè)自動(dòng)鉛筆-0.5支按扣文件袋-A4個(gè)自動(dòng)筆芯-HB0.5盒拉鏈袋-A4個(gè)鉛筆-2B支橡皮筋袋橡皮塊拉桿夾-A4個(gè)轉(zhuǎn)筆刀個(gè)文件架-三聯(lián)個(gè)筆筒-網(wǎng)狀個(gè)檔案袋-A4個(gè)筆記本-A5-60頁(yè)本票據(jù)袋-23cm*12cm個(gè)齊心報(bào)事貼-3*3本名片冊(cè)個(gè)修正帶瓶名片盒個(gè)口取紙包三聯(lián)收據(jù)個(gè)膠棒支直尺-30cm把寬膠帶-6CM卷計(jì)算器個(gè)透明膠條-1.2CM/個(gè)卷剪刀把雙面膠-2.4CM/個(gè)卷裁紙刀把10號(hào)釘書(shū)機(jī)個(gè)耗材硒鼓-88A盒10號(hào)釘書(shū)釘盒硒鼓-12A盒起釘器個(gè)硒鼓-328盒回型針-彩色盒復(fù)印紙-A4箱回型針-普通盒其他紙巾包長(zhǎng)尾夾-大盒如有其他特殊需求請(qǐng)?zhí)顚?xiě)長(zhǎng)尾夾-中盒長(zhǎng)尾夾-小盒

固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報(bào)廢）固定資產(chǎn)范圍所有計(jì)算機(jī)設(shè)備（包含主機(jī)、顯示器、筆記本、一體機(jī)等，不含鼠標(biāo)、鍵盤(pán)）所有電子設(shè)備及家電（包含打印機(jī)、投影儀、電話(huà)、手機(jī)、平板、攝像機(jī)、相機(jī)、冰箱、驗(yàn)鈔機(jī)等）所有辦公家具（桌椅、推柜、文件柜、沙發(fā)等）其余單位價(jià)值1000元（含）以上，使用壽命大于1年，且基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的物品。

員工個(gè)人名下資產(chǎn)管理員工對(duì)其領(lǐng)取的臺(tái)式機(jī)、筆記本電腦或其他公司資產(chǎn)負(fù)保全責(zé)任，不允許私下轉(zhuǎn)借，并禁止私自拆裝設(shè)備及增減設(shè)備配置（包括硬盤(pán)、網(wǎng)卡、電池、光驅(qū)、電源適配器等）。如人為毀損造成設(shè)備無(wú)法正常工作，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟(jì)損失。員工因工作需要對(duì)資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行配置增減，須發(fā)送郵件至部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，抄送行政部，由行政部負(fù)責(zé)安裝更換配件。員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公區(qū)內(nèi)公用設(shè)備設(shè)施，使用中出現(xiàn)操作故障應(yīng)及時(shí)通知行政部。如發(fā)現(xiàn)人為損壞公物行為，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟(jì)損失。行政部每季度/年將進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，員工應(yīng)積極配合公司的各項(xiàng)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)確認(rèn)相關(guān)資產(chǎn)信息。領(lǐng)用資產(chǎn)發(fā)生丟失、被盜時(shí)應(yīng)及時(shí)通知行政部。丟失資產(chǎn)時(shí)，責(zé)任人須對(duì)資產(chǎn)的剩余使用價(jià)值進(jìn)行賠償，所有賠償?shù)淖畹唾r償金額為500元。各地及部門(mén)公用資產(chǎn)管理每個(gè)地區(qū)須指定一名資產(chǎn)管理員，協(xié)助公司進(jìn)行資產(chǎn)管理，由其管理及監(jiān)管資產(chǎn)使用狀況。部門(mén)公用資產(chǎn)為用于業(yè)務(wù)部門(mén)共用或調(diào)配使用的，而非固定由某位員工長(zhǎng)期使用的資產(chǎn)，責(zé)任人為當(dāng)?shù)刭Y產(chǎn)管理員。資產(chǎn)管理員監(jiān)管本地區(qū)所有資產(chǎn)使用情況，若地區(qū)資產(chǎn)發(fā)生毀損、丟失，資產(chǎn)管理員須于24小時(shí)內(nèi)將責(zé)任人和毀損、丟失原因告知行政部。行政部每季度/年將進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，資產(chǎn)管理員須對(duì)本地區(qū)公用資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。資產(chǎn)管理員離職前，須辦理部門(mén)公用資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。資產(chǎn)領(lǐng)用新入職員工申請(qǐng)資產(chǎn)流程：部門(mén)招聘需求通過(guò)審批后，請(qǐng)?zhí)崆爸辽?個(gè)工作日，在郵件正文填寫(xiě)《資產(chǎn)申請(qǐng)單》發(fā)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，并抄送行政部。行政經(jīng)理、總經(jīng)理確認(rèn)后，由行政部對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)劑或采購(gòu)新資產(chǎn)。領(lǐng)用人領(lǐng)取資產(chǎn)后簽字確認(rèn)，并由領(lǐng)用人發(fā)送資產(chǎn)編號(hào)郵件至行政部。資產(chǎn)申請(qǐng)單資產(chǎn)類(lèi)型使用部門(mén)使用地點(diǎn)領(lǐng)用人申請(qǐng)?jiān)蝾I(lǐng)取時(shí)間特殊需求臺(tái)式機(jī)技術(shù)華鼎智地張三新員工入職11.15處理器i5，內(nèi)存8G員工根據(jù)業(yè)務(wù)需求申請(qǐng)固定資產(chǎn)時(shí)，流程同上。各部門(mén)的資產(chǎn)管理員按照上述流程領(lǐng)取部門(mén)公用資產(chǎn)，該資產(chǎn)將記錄于該名資產(chǎn)管理員名下。對(duì)于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移如資產(chǎn)的實(shí)際使用人、使用地點(diǎn)或使用部門(mén)中其中任意一項(xiàng)發(fā)生轉(zhuǎn)移變動(dòng)，可辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程：資產(chǎn)轉(zhuǎn)出人向行政部所要《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動(dòng)表》，并粘貼在郵件正文中，以郵件的方式發(fā)送到行政部郵箱，同時(shí)須抄送資產(chǎn)轉(zhuǎn)入人、雙方部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，郵件主題為“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-當(dāng)日日期”。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動(dòng)表轉(zhuǎn)出人部門(mén)轉(zhuǎn)入人部門(mén)資產(chǎn)類(lèi)型資產(chǎn)編號(hào)地點(diǎn)-地點(diǎn)轉(zhuǎn)移原因如果上述抄送的人員對(duì)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移有任何異議，應(yīng)在一天內(nèi)提出；如果沒(méi)有異議，默認(rèn)為上述人員均同意此次資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。收到此郵件后，由行政部完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記。

資產(chǎn)退還員工如因任何原因退還資產(chǎn)，須郵件提交資產(chǎn)退回申請(qǐng)，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。行政部核對(duì)并檢查該名員工名下資產(chǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行資產(chǎn)回庫(kù)確認(rèn)。員工在辦理退還資產(chǎn)手續(xù)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)所歸還的資產(chǎn)與系統(tǒng)記錄的信息不符，或資產(chǎn)有損壞及零配件丟失的情況，使用人須承擔(dān)所有相關(guān)費(fèi)用。離職員工應(yīng)在最后工作日歸還本人名下（以HR信息為準(zhǔn)）的固定資產(chǎn)，包括但不限于：電腦、電話(huà)、門(mén)卡、推柜等，以及在工作期間領(lǐng)用的設(shè)備、設(shè)施。如需退還業(yè)務(wù)部門(mén)公用資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員須郵件提交資產(chǎn)退還申請(qǐng)，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)該資產(chǎn)損壞、缺失零件等情況，實(shí)際發(fā)生的維修費(fèi)用由業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)。

資產(chǎn)維修如發(fā)現(xiàn)個(gè)人資產(chǎn)或部門(mén)公用資產(chǎn)發(fā)生故障，請(qǐng)?jiān)卩]件正文填寫(xiě)《資產(chǎn)維修申請(qǐng)單》發(fā)送至行政部郵箱。維修申請(qǐng)單（計(jì)算機(jī)、家具、辦公設(shè)備等）資產(chǎn)類(lèi)型資產(chǎn)編號(hào)（可不填）部門(mén)地點(diǎn)申請(qǐng)人故障描述資產(chǎn)報(bào)廢及更新1、資產(chǎn)報(bào)廢條件：

a)

技術(shù)性能落后，數(shù)淘汰機(jī)型，修復(fù)困難應(yīng)更新?lián)Q代；b)

設(shè)備損壞不能修復(fù)或修復(fù)費(fèi)用過(guò)高或接近設(shè)備凈值的；c)

設(shè)備繼續(xù)使用，將會(huì)引起危險(xiǎn)事故，必須更換的；d)

設(shè)備質(zhì)量低略或銹蝕變質(zhì)不再具備使用價(jià)值的。2、報(bào)廢及更新流程：?jiǎn)T工發(fā)送報(bào)廢申請(qǐng)郵件至行政部，經(jīng)鑒定后符合報(bào)廢條件的資產(chǎn)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，將該資產(chǎn)退回行政部。員工重新領(lǐng)用資產(chǎn)，須按照資產(chǎn)領(lǐng)用程序至少提前5個(gè)工作日提交申請(qǐng)。

線(xiàn)上會(huì)議預(yù)定、邀請(qǐng)及管理規(guī)定線(xiàn)上會(huì)議邀請(qǐng)流程進(jìn)入騰訊企業(yè)郵箱網(wǎng)頁(yè)版：，點(diǎn)擊“寫(xiě)信”進(jìn)入寫(xiě)信界面后，點(diǎn)擊左上方“會(huì)議邀請(qǐng)”標(biāo)簽進(jìn)入會(huì)議邀請(qǐng)界面后，輸入需要參會(huì)的人員郵箱，輸入會(huì)議主題和地點(diǎn)，選擇好時(shí)間段和時(shí)長(zhǎng)（如有附件可以點(diǎn)擊左下角)，點(diǎn)擊發(fā)送發(fā)送完畢之后，被邀請(qǐng)人會(huì)受到郵件，點(diǎn)擊“參加”，邀請(qǐng)人會(huì)收到回復(fù)會(huì)議室管理規(guī)定會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙請(qǐng)不要帶走會(huì)議室內(nèi)的文具，請(qǐng)使用白板筆，勿使用油性馬克筆會(huì)議結(jié)束后，請(qǐng)自助整理會(huì)議室（隨手關(guān)燈、收拾桌椅、擦拭白板）如會(huì)議室椅子數(shù)量不夠，請(qǐng)與會(huì)人自備，會(huì)議結(jié)束后請(qǐng)將座椅放回原處線(xiàn)上會(huì)議室預(yù)定說(shuō)明會(huì)議室預(yù)定方法由線(xiàn)下預(yù)定改為線(xiàn)上預(yù)定，未線(xiàn)上預(yù)定的會(huì)議視為無(wú)效預(yù)定。預(yù)定系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)地址：初次登陸請(qǐng)?zhí)顚?xiě)郵箱并獲取初始密碼，登陸后請(qǐng)及時(shí)修改密碼（為信息安全，請(qǐng)勿與郵箱密碼相同）現(xiàn)有會(huì)議室為亞太大廈2901、2906會(huì)議室，請(qǐng)勿修改會(huì)議室信息由于會(huì)議室使用率較高，當(dāng)會(huì)議因故取消時(shí)，請(qǐng)您務(wù)必及時(shí)刪除，避免無(wú)效的占用影響其它人使用會(huì)議室資源當(dāng)會(huì)議延遲或提早結(jié)束大于30分鐘時(shí)，請(qǐng)您更新會(huì)議室預(yù)定信息已預(yù)定的會(huì)議室超過(guò)預(yù)定時(shí)間15分鐘仍無(wú)人使用，此會(huì)議室預(yù)定信息將被取消，并釋放供其他員工進(jìn)行預(yù)定線(xiàn)上會(huì)議室預(yù)定方法（請(qǐng)務(wù)必先查詢(xún)?cè)兕A(yù)定，系統(tǒng)自檢功能不準(zhǔn)確）左側(cè)導(dǎo)航點(diǎn)擊“會(huì)議室預(yù)定”。請(qǐng)輸入需要預(yù)定的“會(huì)議室名稱(chēng)”、“會(huì)議開(kāi)始日期”，“會(huì)議結(jié)束日期”（順延一天），請(qǐng)勿輸入其他信息。點(diǎn)擊查詢(xún)，查看是否已被預(yù)定。（如：預(yù)定10月15日的會(huì)議室，請(qǐng)?jiān)诓樵?xún)時(shí)輸入“會(huì)議開(kāi)始日期：10月15日，會(huì)議結(jié)束日期：10月16日”。點(diǎn)擊查詢(xún)，即可查看10月15日當(dāng)天已被預(yù)定的會(huì)議室。）確認(rèn)所需會(huì)議室未被預(yù)定后，點(diǎn)擊右側(cè)界面中間“添加記錄”。填寫(xiě)會(huì)議預(yù)定信息并確認(rèn)。開(kāi)始日期及結(jié)束日期請(qǐng)勿跨天填寫(xiě)。

@張三、李四、王五、趙六便于某部門(mén)內(nèi)部溝通郵件規(guī)范郵件格式：須有明確標(biāo)題、正文；發(fā)送/抄送規(guī)則：收件人一欄中請(qǐng)?zhí)顚?xiě)此事件/項(xiàng)目執(zhí)行人員，抄送一欄中請(qǐng)?zhí)顚?xiě)需知曉此事件/項(xiàng)目的人員。如需跨部門(mén)協(xié)作，提出己方需求時(shí)，請(qǐng)抄送對(duì)方部門(mén)負(fù)責(zé)人知曉。PC端請(qǐng)統(tǒng)一使用Foxmail客戶(hù)端，下載鏈接：郵件簽名格式見(jiàn)下：（請(qǐng)按實(shí)際情況修改）修改簽名方式（Foxmail客戶(hù)端右上角）：注意事項(xiàng)：如需在某一時(shí)間之前完成，請(qǐng)注明時(shí)間節(jié)點(diǎn)。收件人如對(duì)郵件內(nèi)容有異議，請(qǐng)于收到郵件后24小時(shí)內(nèi)提出，如未提出異議，表示認(rèn)可事件/項(xiàng)目/時(shí)間節(jié)點(diǎn)。屆時(shí)未完成相關(guān)工作，將按照《行政紀(jì)律及處罰條例》進(jìn)行處罰。

獎(jiǎng)勵(lì)及處罰條例獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)公司工作流程、辦公區(qū)環(huán)境等提出建設(shè)性意見(jiàn)與建議，獎(jiǎng)勵(lì)50-100元；對(duì)公司費(fèi)用、成本控制提出可實(shí)施方法，獎(jiǎng)勵(lì)100-200元；聯(lián)系到公司免費(fèi)試吃、試用等活動(dòng)，或?yàn)閱T工集體活動(dòng)、比賽拿到其他企業(yè)贊助，獎(jiǎng)勵(lì)20-100元；助人為樂(lè)，并得到書(shū)面、報(bào)刊、媒體表?yè)P(yáng)等，獎(jiǎng)勵(lì)50-200元；非工作原因，在報(bào)刊、媒體上正面宣傳公司形象，獎(jiǎng)勵(lì)50-200元其他情況酌情獎(jiǎng)勵(lì)。處罰浪費(fèi)辦公區(qū)資源或其他資源，罰款50元；非客觀(guān)原因造成的會(huì)議遲到，罰款50元，或公示處罰原因并進(jìn)行小咖秀/唱吧表演；時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)未完成工作或未執(zhí)行規(guī)定，罰款50元，或公示處