商務(wù)招待手冊

江蘇安通汽車部件有限企業(yè)

商務(wù)接待手冊

辦公室

2023年05月10日

一、總則

1、為規(guī)范企業(yè)商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強商務(wù)接待費用控制，

特制定本手冊。

2、商務(wù)接待工作是企業(yè)重要的對外窗口之一，參與接待的工作人員要遵守紀律，有禮

有節(jié)、熱情大方，樹立企業(yè)的良好形象。

3、本手冊規(guī)定了企業(yè)商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與規(guī)定、檢查與考核，合用于企

業(yè)的所有商務(wù)接待活動日勺管理。

二、管理職能

公關(guān)部是企業(yè)接待工作的管理部門，企業(yè)商務(wù)接待以及宴請用餐等均由公關(guān)部統(tǒng)一

安排。

三、商務(wù)接待工作原則

1、對等接待、各負其責(zé)、互相配合的原則。商務(wù)接待工作波及面廣，必須堅持重點、

兼顧一般，按照對等接待、各負其責(zé)、互相配合的原則，上下一致，齊心合力，共同做

好接待工作。

2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流日勺原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、

熱情周到，視客情適度接待，倡導(dǎo)節(jié)儉，反對揮霍，重視思想情感交流，不推諉扯皮，

不應(yīng)付拖拉。

3、統(tǒng)一原則、預(yù)算管理、嚴格控制的原則。按照企業(yè)商務(wù)接待原則，對各項商務(wù)接待

費用實行預(yù)算管理，由公關(guān)部負責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴格控制使用，商務(wù)接待費用原則

上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由管理中心另行審批。

四、接待職責(zé)分工

1、接待工作是企業(yè)窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目日勺，具有十

分重要的意義。各有關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。

2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、問詢讓座、接待洽談、參觀簡介及招待服務(wù)等。分工如

下：

①公關(guān)部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，負責(zé)接待服務(wù)并陪伴洽談及參

現(xiàn)簡介。

②前臺秘書或總裁秘書：負責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持。

③商務(wù)接待秘書：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

④商務(wù)接口部門：負賁接待洽談并陪伴一直。

3、公關(guān)部主任對接待工作負有全面責(zé)任。

五、商務(wù)接待原則

企業(yè)商務(wù)接待原則，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不一樣，合用不一樣原則。

重要劃分為4個級別：一般接待、中級接待、高級接待、特殊接待。

1、一般接待

項目名稱說明

適合人群一般商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、設(shè)計師、供應(yīng)商中層管理者如下人員等；

交通原則按對方人員規(guī)定協(xié)助訂購，企業(yè)不承擔(dān)費用；

住宿原則按對方人員規(guī)定，企業(yè)不承擔(dān)住宿費用：

餐飲原則簡餐消費控制在20元/人如下,宴請消費控制在5()元/人如下:

接待陪伴人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；

接待車輛商務(wù)車或出租車；

1、企業(yè)會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；

其他接待

2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在皿元/人如下。

備注

2、中級接待

項目名稱說明

適合人員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、地方廣電人員、地方廣電部門經(jīng)理等；

交通原則按對方人員規(guī)定協(xié)助訂購，企業(yè)不承擔(dān)費用：

住宿原則按對方人員規(guī)定，企業(yè)不承擔(dān)費用；

餐飲原則簡餐消費控制在亞元/人如"宴請消費控制在3_元/人如F；

接待陪伴人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；

接待車輛企業(yè)轎車、商務(wù)車或出租車：

1、必要時制牛來賓接待手朋：

2、企業(yè)會議室布置企業(yè)簡介PPT、宣傳資料、文獻袋（信箋紙、筆）、飲

其他接待品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；

3、可安排來賓到當(dāng)?shù)刂匾包c游玩或娛樂；

4、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在與出_元/人如下。

備注

3、高級接待

項目名稱說明

適合人員合作地區(qū)廣電領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)特邀人員等：

交通原則按對方人員規(guī)定訂購，企業(yè)不承擔(dān)費用；

住宿原則住宿原則三星級以上酒店，企業(yè)承擔(dān)費用：

餐飲原則簡餐使消費控制在100元/人如下,宴請消費控制在200元/人如下:

接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁：

接待陪伴人員

必要時安排董事長、股東：

接待車輛企業(yè)轎車或租用專車：

1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果：

2、企業(yè)明顯位置布置迎賓條幅等；

3、企業(yè)會議室布置企業(yè)簡介PPT、宣傳資料、文獻袋（筆記本、筆）、飲

其他接待

品（瓶裝飲用水、茶、咖啡〉、鮮花、水果、香煙、煙具等：

4、安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝

影、攝像；

5、安排來賓到當(dāng)?shù)刂厮＞包c游玩或娛樂：

6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消鉗控制在500元/人如Fo

備注

4、特殊接待

項目名稱說明

適合人員重要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)特邀領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊人員等；

交通原則按對方人員規(guī)定訂購，企業(yè)可承擔(dān)費用；

住宿原則住宿原則四星級以上酒店，企業(yè)承擔(dān)費用；

餐飲原則不設(shè)定詳細原則：

接口業(yè)務(wù)部門主管、企業(yè)副總、總裁、董事長

接待陪伴人員

必要時女排董事長、股東；：

接待車輛企業(yè)高級轎車或租用高級專車：

1、制作來賓凄待手冊，酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；

2、企業(yè)明顯位置布置迎賓條幅等；

3、企業(yè)會議室布置企業(yè)簡介PPT、宣傳資料、文獻袋（筆記本、筆）、飲

品（根據(jù)來賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、煙具等；

其他接待

4、安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框，全程安排會談記錄、錄音、攝影、

攝像：

5、企業(yè)安排來賓到當(dāng)?shù)刂匾包c游玩或娛樂；

6、于來賓臨行時贈送紀念品，不設(shè)定詳細原則。

備注

六、商務(wù)接待流程

1、商務(wù)接待日勺申請與審批

①各部門實行商務(wù)接待前，應(yīng)填寫《商務(wù)接待申請表》，經(jīng)部門主管審核，主管副總

栽審批后，報管理中心商務(wù)接待秘書申請安排接待；

②申請部門在《商務(wù)接待申請表》內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、

接待負責(zé)人等信息及有關(guān)接待規(guī)定提議；

③企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其助理、秘書填寫《商務(wù)接待申請》，并作為接

待負責(zé)人；

④商務(wù)接待秘書接到《商務(wù)接待申請表》后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)商務(wù)接待原則進行商務(wù)接待

行程設(shè)計并核定接待預(yù)算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；

⑤經(jīng)申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待原則進行審批，審批層級如下:

管理中心主

分管副總執(zhí)行副總裁

接待原則任總裁審批

審批審批

審核

一般接待VV/

中級接待VJV

高級接待V■JV

特殊接待JJV

⑥如接待申請部門規(guī)定部分或全面超原則接待，《接待行程安排表》應(yīng)按攝影應(yīng)接待

原則進行審批；

⑦商務(wù)接待秘書將獲批后的《接待行程安排表》報企業(yè)財務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待

費用的預(yù)算憑證。

2、商務(wù)接待日勺實行

①商務(wù)接待秘書根據(jù)獲批的《接待行程安排表》，貫徹各項接待安排的負責(zé)人及物品

置辦；

②商務(wù)接待秘書將《接待行程安排表》副本發(fā)至申請部門接待負責(zé)人，以及接待活動

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時間；

③商務(wù)接待秘書根據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負責(zé)人和企業(yè)車輛或租用車輛的時間安

排；

④商務(wù)接待秘書根據(jù)接待行程安排，制作《來賓接待手卅》，交由接待負責(zé)人，送至

來賓；

⑤接待負責(zé)人或企業(yè)，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前去車站、機場接送來賓，并陪伴來賓

辦理入住、結(jié)算手續(xù)；

⑥如接待負責(zé)人無法陪伴，可由商務(wù)接待秘書或司機代為行使接待負責(zé)人職責(zé);

⑦接待負責(zé)人應(yīng)嚴格執(zhí)行接待行程安排，保證名項接待活動的有序銜接;

⑧企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由商務(wù)接待秘書將照片制成相框，交由接待負責(zé)人送達來

賓，留作紀念；

⑨來賓送行后，接待負責(zé)人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同步理解來賓對企業(yè)各方

面的意見，以及對企業(yè)接待安排的滿意度，并及時填寫《商務(wù)接待總結(jié)匯報》，以便企

業(yè)進行改善。

3、商務(wù)接待行程的變更

①商務(wù)接待過程，如來賓規(guī)定對行程安排進行調(diào)整，現(xiàn)場陪伴人員（接待負責(zé)人、司

機及其他陪伴人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見告知商務(wù)接待秘書；

②商務(wù)接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對《接待有程安排表》進行調(diào)整；

③如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》報

管理中心主任審批后執(zhí)行，并將《接待行程安排表》副本發(fā)至有關(guān)人員；

④如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增長，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》按審批

流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替代原《接待行程安排表》正、副本；

⑤商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作《來賓接待手冊》，并送至來賓。

七、費用報銷

1、商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將有關(guān)票據(jù)所有交至商務(wù)接待秘書，統(tǒng)

一辦理報銷手續(xù)，無端超過30天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由財務(wù)部由負責(zé)人的

工資中扣回預(yù)支費用；

2、實際發(fā)生費用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書持發(fā)票至財務(wù)部報銷；

3、實際發(fā)生費用超過獲批預(yù)算額度的，由負責(zé)人填寫《費用超額審批表》闡明超額原

因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進行審批，獲批后方可報銷;

八、商務(wù)接待過程規(guī)定

1、接待人員須嚴格遵守企業(yè)有關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生；

2、商務(wù)接待秘書于接待進行時，須親密注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范

進行。

3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。

4、接待環(huán)境原則

①物品擺放整潔，且表面無灰塵；

②地面潔凈無臟物，空氣流通清新；

③室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；

④備品齊全。

5、企業(yè)參觀規(guī)定

①安排來賓參觀企業(yè)，須報公關(guān)部主任同意；

②參觀簡介以商務(wù)接待秘書為主，接待部門配合；

③參觀過程中，原則上簡介者在來賓前，接待負責(zé)人在來賓后；

④參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談,

如有必要可禮貌示意。

6、接待禮儀規(guī)定

①參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；

②接待人員到車站、機場迎接來賓，應(yīng)提前10~20分鐘抵達，恭候來賓抵達，對不熟

悉的來賓應(yīng)事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂;

③接到來賓后，接待人員應(yīng)積極向來賓致以問候，并積極協(xié)助來賓提取行李；

④抵達住宿地點后，接待人員應(yīng)積極協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；

⑤接待人員到車站、機場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時刻合理提前抵達，積極協(xié)助來賓

拿取、托運行李，辦理有關(guān)手續(xù)；

九、附則

1、本手冊為企業(yè)商務(wù)接待的規(guī)范性文獻，各部門應(yīng)嚴格參照執(zhí)行；

2、各子企業(yè)應(yīng)參照本手冊開展商務(wù)接待活動；

3、本手冊由公關(guān)部根據(jù)實際狀況變化，不定期進行修訂；

4、本手冊由公關(guān)部附則最終解釋；

5、本手冊于2023年2月25日起執(zhí)行。

十、備注

除有特殊闡明外，本制度合用范圍為集團各部門，子企業(yè)可參照執(zhí)行。子企業(yè)與

集團企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團企業(yè)制度為執(zhí)行原則。

某企業(yè)

幾年幾月

商務(wù)接待申請表

申請部門：負責(zé)人：

1、客人信息:

姓名單位職務(wù)電話

2、接待時間：年月FI至年月H共H

3、接待事由：______________________________________________________________________________

4、洽談參與人員：_________________________________________________________________________

5、陪伴人員：______________________________________________________________________________

6、招待項目：

口交通□住宿□宴請□娛樂口游覽□其他：

7、其他規(guī)定：______________________________________________________________________________

部門主管

簽字：日期：

分管副總裁

簽字：口期：

接待行程安排表

接待部門：接待負責(zé)人：制表人：

日期/時間接待事項主講/陪伴其他參與部門地點

第一天（月日）

第二天（月日）

第三天（月日）

配合內(nèi)容清單:

配合項目時間配合內(nèi)容負責(zé)人部門

招待費用預(yù)算：

□交通：□住宿：口宴請：□娛樂等：

合計：________________________

接待部門確認

簽字：日期：

公關(guān)部主任

簽字：R期：

主管副總裁

簽字：日期：

執(zhí)行副總裁

簽字：日期：

企業(yè)總裁

簽字：日期：

商務(wù)招待費用超額審批表

申請部門：負責(zé)人：

1、招待對象：

姓名單位職務(wù)

2、招待時間：年_月_日至年—月—日

3、招待事由：.

4、獲批招待費用預(yù)算：

□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：

合計：________________________

5、實際招待費用狀況：

□交通：□住宿：口宴請：□娛樂等：

合計：超額：

超額原因闡明:

接待部門

簽字：日期：

公關(guān)部主任

簽字：R期：

主管副總裁

簽字：日期：

執(zhí)行副總裁

簽字：日期：

企業(yè)總裁

簽字：日期：