企業(yè)檔案管理規(guī)定

企業(yè)檔案管理規(guī)定目錄范圍和適用對象目的和原則檔案管理的職責(zé)和權(quán)限檔案分類和歸檔檔案保存期限和銷毀檔案的安全保管檔案的利用和提供管理標(biāo)準(zhǔn)考核標(biāo)準(zhǔn)罰則1.范圍和適用對象本規(guī)定適用于本企業(yè)的各個部門和單位，包括但不限于行政部門、人力資源部門、財務(wù)部門、市場部門等。2.目的和原則2.1目的本規(guī)定的目的是規(guī)范企業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整性、可靠性、安全性和有效性，以支持企業(yè)的正常運營和業(yè)務(wù)需求。2.2原則檔案管理應(yīng)遵循法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，堅持誠信、保密和合規(guī)原則。檔案管理應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、高效，注重信息化建設(shè)和技術(shù)應(yīng)用。檔案管理應(yīng)有明確的責(zé)任分工和職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化內(nèi)部控制和風(fēng)險防范。檔案管理應(yīng)注重檔案的分類、歸檔和保存期限，并定期進(jìn)行審查和銷毀。3.檔案管理的職責(zé)和權(quán)限3.1職責(zé)劃分行政部門負(fù)責(zé)整體檔案管理規(guī)范的制定和監(jiān)督，落實檔案管理責(zé)任制。各部門和單位負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和及時性。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的管理和維護(hù)工作，包括檔案的收集、整理、索引和檢索等工作。決策者負(fù)責(zé)制定檔案管理的政策和規(guī)劃，確保檔案工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性。3.2權(quán)限劃分檔案管理員有權(quán)制定和完善檔案管理制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案的操作。檔案管理員有權(quán)輔助行政部門進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)和信息化系統(tǒng)建設(shè)。各部門和單位有權(quán)收集和整理本部門的檔案，并提供給其他部門和單位使用。檔案使用者有權(quán)申請查詢和復(fù)制檔案的權(quán)益，但需遵守提供檔案的規(guī)定，并確保檔案的安全性。4.檔案分類和歸檔4.1檔案分類檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)范圍、文件類型和保管期限進(jìn)行分類。主要分類包括但不限于行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案等。4.2歸檔流程檔案管理員負(fù)責(zé)制定檔案的歸檔流程和要求，包括檔案的編號、命名規(guī)則和歸檔位置等。各部門和單位負(fù)責(zé)按照檔案管理制度和流程進(jìn)行檔案的整理和歸檔，并上報檔案管理員備案。檔案管理員負(fù)責(zé)對上報的檔案進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.檔案保存期限和銷毀5.1保存期限檔案的保存期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行確定，主要包括法定保存期限和業(yè)務(wù)需要保存期限。5.2銷毀流程檔案管理員負(fù)責(zé)制定檔案銷毀的流程和要求，包括銷毀申請、審批和銷毀方式等。各部門和單位負(fù)責(zé)按照檔案管理制度和流程進(jìn)行檔案銷毀的申請和上報，經(jīng)檔案管理員審批后方可銷毀。6.檔案的安全保管6.1檔案存儲檔案應(yīng)存儲在安全、干燥、通風(fēng)并具備防火、防水和防霉措施的庫房或?qū)Ｓ迷O(shè)施中，同時應(yīng)具備防盜和防災(zāi)能力。6.2權(quán)限管理檔案庫房和設(shè)施的管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的安全防范意識和能力，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入。檔案管理員有責(zé)任確保檔案的安全，采取合理的操作措施保障檔案的機(jī)密性和完整性。7.檔案的利用和提供7.1內(nèi)部利用檔案的利用應(yīng)遵循檔案管理制度和流程，使用者應(yīng)符合相應(yīng)權(quán)限和手續(xù)。檔案管理員有責(zé)任對檔案的使用進(jìn)行監(jiān)督和記錄，確保檔案的合法和合規(guī)利用。7.2外部提供對外提供檔案應(yīng)符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和合規(guī)。檔案管理員有權(quán)根據(jù)需求和權(quán)限提供檔案的查詢、復(fù)制等服務(wù)，并記錄相關(guān)操作信息。8.管理標(biāo)準(zhǔn)8.1檔案管理制度與流程全面制定檔案管理制度和流程，確保檔案工作的規(guī)范和有序進(jìn)行。定期評估檔案管理制度的有效性和實施情況，及時進(jìn)行修訂和改進(jìn)。8.2檔案管理技術(shù)與設(shè)備注重檔案管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)和應(yīng)用，提高檔案管理的效率和便捷性。建立和維護(hù)信息化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的準(zhǔn)確和及時。9.考核標(biāo)準(zhǔn)9.1檔案管理績效檔案管理績效指標(biāo)應(yīng)包括但不限于檔案保管、檢索、利用、銷毀等方面的指標(biāo)。檔案管理績效應(yīng)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求相結(jié)合，確保檔案工作的質(zhì)量和效率。9.2檔案管理能力檔案管理員應(yīng)具備相應(yīng)的知識和技能，能夠獨立完成檔案管理工作。檔案管理員應(yīng)不斷提升自身的專業(yè)水平，適應(yīng)檔案管理工作的變化和發(fā)展。10.罰則對違反本規(guī)定的人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。注意：本規(guī)