公司保密與檔案管理制度

公司保密與檔案管理制度TOC\o"1-2"\h\u28622第一章總則 1170041.1目的與適用范圍 1244981.2保密與檔案管理原則 131977第二章保密管理 2268422.1保密級(jí)別劃分 2128582.2保密措施 226297第三章檔案管理流程 2119823.1檔案分類與編號(hào) 280703.2檔案歸檔流程 217767第四章檔案存儲(chǔ)與保管 3130184.1檔案存儲(chǔ)設(shè)施 3142514.2檔案保管要求 317006第五章檔案查閱與借閱 352315.1檔案查閱規(guī)定 3198975.2檔案借閱程序 316741第六章檔案銷毀 3162436.1檔案銷毀條件 3212526.2檔案銷毀流程 325679第七章責(zé)任與處罰 4114947.1違反保密規(guī)定的責(zé)任 4318507.2違反檔案管理制度的處罰 430198第八章附則 4259158.1制度解釋與修訂 418228.2生效日期 4第一章總則1.1目的與適用范圍為加強(qiáng)公司的保密工作和檔案管理，保證公司的商業(yè)秘密和各類檔案的安全、完整，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人。其目的在于規(guī)范公司的保密行為和檔案管理流程，提高公司的信息安全和管理水平，保護(hù)公司的合法權(quán)益。1.2保密與檔案管理原則公司的保密與檔案管理工作遵循以下原則：保密性原則：公司的各類信息和檔案資料應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自披露。完整性原則：保證檔案資料的完整，防止信息的缺失或損壞。安全性原則：采取必要的安全措施，保障信息和檔案的安全。便利性原則：在保證保密和安全的前提下，方便信息的查閱和使用。合法性原則：保密與檔案管理工作應(yīng)符合法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。第二章保密管理2.1保密級(jí)別劃分公司將保密信息劃分為三個(gè)級(jí)別：絕密、機(jī)密和秘密。絕密信息是指涉及公司核心利益，一旦泄露將對(duì)公司造成嚴(yán)重?fù)p害的信息；機(jī)密信息是指對(duì)公司具有重要影響，泄露后可能給公司帶來較大損失的信息；秘密信息是指對(duì)公司有一定影響，泄露后可能對(duì)公司的局部利益產(chǎn)生損害的信息。2.2保密措施為保證保密信息的安全，公司采取以下措施：?jiǎn)T工入職時(shí)簽訂保密協(xié)議，明保證密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)不同級(jí)別的保密信息采取相應(yīng)的加密和存儲(chǔ)措施。限制涉密信息的知悉范圍，只允許必要的人員接觸。加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)所的安全管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。對(duì)涉及保密信息的設(shè)備和介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。第三章檔案管理流程3.1檔案分類與編號(hào)公司的檔案按照業(yè)務(wù)類型、部門等進(jìn)行分類，具體分為行政管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、人力資源類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、技術(shù)研發(fā)類等。每個(gè)類別下的檔案再進(jìn)行細(xì)分，并給予相應(yīng)的編號(hào)，以便于查詢和管理。3.2檔案歸檔流程檔案的歸檔流程如下：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集和整理工作。定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。審核通過后，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，并錄入檔案管理系統(tǒng)。第四章檔案存儲(chǔ)與保管4.1檔案存儲(chǔ)設(shè)施公司設(shè)立專門的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。同時(shí)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、密集架等，以保證檔案的安全存儲(chǔ)。4.2檔案保管要求檔案保管應(yīng)遵循以下要求：嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)庫(kù)房。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。按照檔案的保管期限進(jìn)行分類存放，保證檔案的及時(shí)清理和更新。第五章檔案查閱與借閱5.1檔案查閱規(guī)定查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，需在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并遵守相關(guān)的規(guī)定。5.2檔案借閱程序借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一個(gè)月，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、損壞或丟失。第六章檔案銷毀6.1檔案銷毀條件符合以下條件的檔案可以進(jìn)行銷毀：保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。因特殊原因，需要提前銷毀的檔案。6.2檔案銷毀流程檔案銷毀流程如下：檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，說明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。公司成立檔案銷毀鑒定小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，編制銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在指定的地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。第七章責(zé)任與處罰7.1違反保密規(guī)定的責(zé)任員工違反保密規(guī)定，泄露公司保密信息的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰措施。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其刑事責(zé)任。7.2違反檔案管理制度的處罰對(duì)于違反檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如未按規(guī)定歸檔、查閱、借閱檔案，或造成檔案丟失、損壞的，公司將給予批評(píng)教育、罰