中國IT市場年會會議流程管理手冊 (一)

CClDConsulting

2005年中國IT市場年會

會議流程管理手冊

目錄

、分組5R責任^3

I、領導小組成員--------------------------------------------------------------------------------------------------3

2、專項小組職貴......................-..........................................................................3

二、分期落實計劃-----------------------------------------------------------------------------------------------------8

1、會務組........................................................................................................8

2、招商組--------------------------------------------------------------------------------------------------------10

3、秘書組--------------------------------------------------------------------------------------------------------11

4,綜合組........................................................................................................13

三、現(xiàn)場流程管理-----------------------------------------------------------------------------------------------------15

1、現(xiàn)場工作管理..................................................................................................15

一、分組職責任務

1、領導小組成員：

組長：

副組長：

組員：

2、專項小組職責：

(1)會務組

職責：負責會議現(xiàn)場正常進行的一切會務保障工作。

任務?1一看場地|2確定地點|3?付訂金|4版明要求飯店提供配合的事項|5|簽署協(xié)議|6—討布展方案

7版定布展方案|8監(jiān)督布展設計|9—展施工監(jiān)督|10制定當日流程西標祠II偏定現(xiàn)場人員芬亍

12覬場布置調(diào)配|131燈光音像控制|14邀請攝影攝像|15一出押M要求|16/收拍攝成果|171制作成冊

18|內(nèi)部彩排設備妾裝19覘場彩排|201宣傳片制作|211筆記本內(nèi)容裝弱221資料運輸23―品運輸

241桌」一放|25|用餐安—26|引導牌設闿27|嘉賓上場用河|281同傳設備安排|29屋砌

30庫輛及運輸人員安排來賓人輻麗31|安排兄弟單位到場布展及彩排|32|與參展兄弟單位麗麗

33-7家―體而竭34慚地布鋤

A員：（括號為該人員負貢任務）

分管領導：

組長：王曉東（1、2、3、4、5、6,7、8,9、11、12、14、15、16、17、19,20、23、24、26、31）

劇組長:

組員：張金海林琳田苑、魯衛(wèi)

（2）招商組

職責：負貨整個會議正常進行的?切經(jīng)費保障工作

e務：1忸商方案制作21招商合同制作I3陰確對廠商的要求I,11語及確認校助商發(fā)言人I5,諳廠商參會人員

6媵待廠商選其|71引領—賓簽到及進入會場|81收集及確認廠商演講文耦或PH9。攵集及確認廠商展板展品

10收集及確認廠商會刊資料和廣閣川收集及確認廠商LOGd12畋集及確認廠商現(xiàn)場發(fā)放資料

⑶會后廠商宣傳跟以川落實合同收款I

人員：（括號為該人員負費任務）

分管領導：

組長：

組員：

（3）秘書組

職責：負費整個會議正常進行一切資料保障工作。

任務：I慚聞總科21分類深度報道|3|資料內(nèi)容撰寫（會刊、摘要、簡介、邀詰南）|41資料內(nèi)容收集前獷5|資料內(nèi)容而

6|資料印刷71部領導、院領導、公司領導講膈8佗持人隔|9|公司報告PPT麗|10ggPPT制作（演講人

名錄、圖片）|11演講人演娟12莊持人演練|131年會綜合總結(jié)報告|14?供獲獎廠商標

人員：（括號為該人員負費任務）

分管領導:

組長:

組員：

（4）綜合組

職責：負責整個會議正常進行的一切人員邀請接待保障工作。

任務：1|部、院領導邀詞21公司領導參會畫3一體記者邀詞4用戶代表邀尚61報到表設計制作|9部院領導及廠靛

10|普通廠商代表需1II麗育網(wǎng)12收卜賓接待13—花購買|14-花佩-151參會一卡發(fā)放

161簽到本筆購列17|名片收—18|資料裝袋、麗口19大門迎賓|20懾到處迎賓|211會場迎賓|221貴賓室迎賓

231會場佚序維闌24|提供臾簽名單|25悚簽名.擺放麗26麗招麗271會后媒體宣傳|28帙稗?的斷作

人員：（括號為該人員負貢任務）

分管領導：

組長：

副組長:

工作人員:

1、1賓次請:

2、參會代表邀請：

3、媒體工作：

4.海外媒體及來賓邀請:

5.會議禮品及用品購置:

二、分期落實計劃

(當日安排見笫二章)

(1)、會務組:

時間段時間工作內(nèi)容責任人備注

第1.10-1.16布展方案設計王曉東

1.11-1.12再次與酒店確認各項事宜，完成申報手續(xù)王曉東

前期準備周1.17布展方案比稿

(10.1411.11)第1.20-1.23布展方案研修改、確認“總定稿

1.20-1.23確定參展兄弟單位、明確要求

同1.20-1.23族系參展兄弟單位、解決問題（媒體7家，其余4家）

1.22落實其它組情況，提交會議預算.

第1.20-1.24確定攝影攝像公司配合

1.20-1.24確定禮儀服務人員

同

1.10-2.1廠商LOGO落實，提交布展廠商

2.19-2.20再次確定會議當日現(xiàn)場流程馬總提供

2.19-2,21制作工作證

2.19-2.21收集桌簽名錄，傳真至酒店;來賓停車位預定。

2.20向其它組收集PPT.裝入筆記本，確定筆記本及相關人員提

供

控制人員。

內(nèi)2.20開會確定本組彩排人員

部

2.20公司內(nèi)部彩挎，布置場地，調(diào)試設備，安棒順序

彩

排2.20兄弟單位彩排

2.22再次向招商組落實廠商布展資料

2.23晚資料運輸至會場

2.23晚布展

2.24上午確認桌簽，引領牌等事宜，禮儀小姐培調(diào)

現(xiàn)2.23晚設番調(diào)試、彩排

場

2.23晚進行現(xiàn)場彩排導演、協(xié)助其它組熟悉場地.

彩

排悔助兄弟單位彩排熟悉場地

2.24上午各組就位

后期服務2.25-3.5結(jié)清第三方費用，相關資料留底備用

(11.19-12.6)

(2)、招商組

時間段時間工作內(nèi)容貴任人備注

第1.4-130招商材料發(fā)放客戶羥理

招商合同制作客戶經(jīng)理公司領導支持

前期準箸至明確對廠商的要求客戶經(jīng)理領導審核

(10.14-11.11)邀請及確認贊助商發(fā)言人客戶經(jīng)理領導審核

同邀請廠商參會人員客戶經(jīng)理

第2.19-2.23收集及確認廠商演講稿或PPT客戶經(jīng)理

四收集及確認廠商會刊資料和廣告，提交秘書組制作

周2.19-2.23收集及確認廠商展板展品

收集及確認廠商現(xiàn)場發(fā)放資料

2.19收集及確認廠商LOGO客戶經(jīng)理

內(nèi)2.20安排本組秘工作

部

審核客戶p?t及其它相關資料客戶經(jīng)理

彩

現(xiàn)2.23晚轉(zhuǎn)入算合組協(xié)助彩排接待工作客戶經(jīng)理

場

2.24上午熟悉現(xiàn)場環(huán)境，審核客戶布展情況，進行來賓接待模擬

彩

持審核客戶p?t,模擬客戶演講

審核廠商桌簽、相關人員就位客戶經(jīng)理

后期服務2.24~3.4會后廠商宣傳跟蹤客戶經(jīng)理黃總審核監(jiān)督

(11.19-12.6)落實合同收款

（3）、秘書組（名單黃總確認）

時間段時間工作內(nèi)容責任人備注

前期準備前1.10-1.50資料內(nèi)容撰寫（會刊、報告摘要、公司簡介）

(1.6—1.13-1.31資料內(nèi)容收集確認向工總確認袋裝資料內(nèi)容，并負責收集

1.24)

周1.13-1.27資料內(nèi)容設計負為所有資料的設計

1.10-1.17邀請函內(nèi)容確定及制作向馬總確認邀請函內(nèi)容

1.13—1.26部領導、院領導、公司領導講話稿各部門總經(jīng)理給予相應配合

新聞總稿、新聞通稿、分類深度報道淺寫各部門總經(jīng)理給出相關新聞稿

1.24-1.27公司報告PPT制作與相關演講人協(xié)調(diào)制作PPT內(nèi)容

1.28將PPT提交于黃總

第

四2.19-2.22部領導、院領導、公司領導講話稿定稿

周其它PPT制作（演講人名錄、圖片等）由招商組與客戶確認后提供給姓*

資料印刷完成（會刊）與招商組確認廠商資料后，報“總最終確認會刊內(nèi)容

后：交**。印刷

主持人申詞

2.21演講人彩排演練

內(nèi)2.19確定本組彩排分工

部將ppt裝入筆記本，彩排時完善ppt將?總確認后的PPT交張金海

彩2.20現(xiàn)場演講人演練、主持人演練

排

后期服9跟蹤媒體報道

(2.24-3.5)

年會綜合總結(jié)報告

（4）、綜合組（請徐總確認相關人員）

時間段時間工作內(nèi)容責任人協(xié)助人員

1.10-1.21部領導初步邀請

第

院領導初步邀請

前期準備至第一輪媒體預熱、會前廣告投放

大量發(fā)放邀請函（含電子郵件）、請柬，邀請各類參會人員

周

1.21-1.25用戶代表初步確認

相關回執(zhí)確認

周

參會貴賓（部、院領導等）

初步確認

第二輪媒體宣傳

2.19-2.22用戶參會人員再次確認

中期落實參會貴賓（部、院領導等）

彩

排再次確認

準

媒體記者邀請

備

外賓逾請

提供桌簽名單

2.23晚資料裝袋

胸花購買

桌簽名單擺放次序

簽到表設計制作、簽到用品（本、簿）購買

公司領導參會通知

2.23全體組員入場熟悉各自崗位，模擬接待工作

現(xiàn)2.24上午各人員就位

場桌簽擺放次序上報領導小組

彩

排

后期服務2.24-33征集參會人員反饋意見、致參會人員感謝信.

(2.18-2.28)

2005年IT市場年會現(xiàn)場分工及時間安排

2005年2月23日晚

1、布展組負責人?

場內(nèi)布展如：

場？卜布度班：

布&協(xié)調(diào)：

彩琲娘：公司演第人

場內(nèi)布展姐相關工作人員.23日中午1點進入會商布酸。田苑.負立場內(nèi)搭這、設備消武.

場外布匿如相關工作人員，24日夜展I點進入外場布展.林眠負叱場外廠商展示區(qū)、兄弟單位展示區(qū)、報告后、各個界到處布殛，導衛(wèi)史貨與酒店

仍弱.

2005年2月24日上午7—9點

II、會以服務組負責人：

廠有按林小加：

比后單位扶待小姐：

資料運恰組：

資樸裝袋加：

現(xiàn)兩協(xié)調(diào)組：

桌分接放員貴人：

以上各小組相關工作人費，24日上午7點進入會而熟息場地.廠商接待小姐成員稱助廠商展示11工作人員清點廠商資料,遂行布五工作.24H上午

7點全體到向，有關貨責人安排案曜位五.府衛(wèi)應貴與酒店侍調(diào)、與各處如長勢調(diào)，廠商接椅如工作人員主至■貞玄廠商暴板、宣傳品的按殳、接放、排序,

資料運冷姐主要負責資料的運侑及搬運至指定地點.協(xié)助裝裝如裝袋。鞏場協(xié)調(diào)組負點協(xié)調(diào)公司內(nèi)華各部門之間的工作及工作人員的后勤保障.

2005年2月24日上午9一11點

布K姐進行初步謂備iBJ試.信號走臺.

場撲布展.組與廠有接待小組合作椽實廠商及兄弟文住展板、宣傳?材料收集情況，及時與廠商與兄弟單拉聯(lián)系。

資料袋袋如應于“點前資料分裝完畢.并掘放到位.

2005年2月24日上午11一12點

布展如布展.組送行最后彩櫛、調(diào)試設備、清場做最后洪備。

會議服齊姐在負責人的帶領下再次熱悉場地、各姐工作人員對工作做最后檢查.

會議現(xiàn)場分工:

1、政府貴賓負責人：

答方處：

接奪

部融領導接待：

信總產(chǎn)業(yè)部領導接待:

其它部委4級早接杵：

車G引領同相接待：

II、廠商貴賓負責人:

簽到處:

總掙片：

接詩小姐：

軟件：

主枕：

外謂：

行業(yè)信息化:

集成也珞：

2005年2月24日下午1點至5點

以上兩組相關工作人員，24日上午7點進入會場熟恚場地。廠商接件小組成.員協(xié)助廠商施示區(qū)工作人員洗點廠商資料，進行布直工作.有關貞青人

安排東金佳貪.44符人員熟息各自掛件貴賓的Qjt.讓行拄恁摸擬.下午一點拄林工作正式開飴,在政府及廣育生要貴賓來齊后.1點50分左右.由唐

杰、劉武軍及黃涌組統(tǒng)貴實到報告增前合影留念后進人會場。

2005年2月24日下午5點至8點

以卜兩加和關T作人員.24日下午5點羋則腐.以科T作,FM開出.

2005年2月25日上午7點至下午5點

以上兩組相關工作人員，25日上午7點到向，做好準備工作，上午8點接待工作正式開始.下午1點加關工作人員到自,I點15分拄持工作正式

開始.25日上、下午在星燈處準番好多余的會漢資料，以備發(fā)放.

III，普通來賓負責人

另到處：

21）05年2月24B下午I點至5點

以上工作人624日上午7點丑入會場熟急場地，清點會議資料,蛆用裝袋放入會場.布置技林《答月冊、物獎箱、獎品、資料等）。下午一點接待

工作正民開始.會漢站束后，由郭晴貞貴版集（禮儀，.、妞提供〉獲獎名單.核實領笑赤身份后發(fā)獎.

2005年2月25日上午7點至下午5點

以上工作人員25日上午7點全體到向，有直接待（務到舟、抽獎箱、獎品、資料等），上午8點接件工作正式開始.下午1點相關工作人員到面，1

點15分拄持工作正式開始。下午會議紂束后，由郭曲負點收集（禮儀小姐提供）獲獎名單,核實領更者身份后發(fā)獎.25日上、下午在答到處準備好多余

的會議營科，以備發(fā)放

IV\新聞中心負責人：

國內(nèi)妥劃處：

海外答到處：

海外南賓引屈：

P1傳設備發(fā)放⑻收：

接件:

立播設備：

2005年2月24H下午1點至5點

24日一卜午7點仝體可點.布篁接符（鑒刊科.東馬卷、費■<+#）.謨各前*人妾裝調(diào)試電位.為洛.打印機..網(wǎng)傳設備《除外立外必取行公）*.T

午一點次待工作正式開始,按計劃遺行克搞.姐織相關記者在貴賓室專訪.

2005年2月24日下午5點至8點

以上工偉人員24日下午5點半全體到崗，清點會雙資升，娘織裝袋放在記寺及到處.設備貨貨人檢查電腦,阿熱，打印機、同傳設備等.布五接待

（要到升、車馬管、資料等）。下午6點按種工作正式開蛤。

2005年2月25日上午7點至下午5點

以上工作人員25H上午7點全體到向，清點會議訴科，組熾裝袋放在汜者與到處，設備負*人校交電腦，網(wǎng)絡，打印機、同他設備專。布更拄件《基

到冊、車為費、資料等）.上午8點接傳工作正式開始，按計刎道行直墻,如織相關記者在貴真空專訪，下午I點相關工作人員列印，I點15分接存工作

正式開詒。25日上、下午在簽到處於各好多余的合雙資料,以備發(fā)放.

V、院內(nèi)單位展區(qū)負責人:

2005年2月24日下午I點至5點

以上工作人員24日上午7點進入會場熟悉場地，排放各單位會議責科，設備貨貨人安裝調(diào)貳電總，演訓員彩排。24日上午9點（根據(jù)布屐情況）全

體到崗，演講員再次彩排。下午一京拄件工作正式開器.1點40分開始演講兩遍。

2005年2月25日上午7點至下午5點

以上工作人員25日上午7點半全體到內(nèi).上午8點按枯工作正式開始.下午1點相關工作人員到崗.1點15分拄持工作正式開始。

VI、廠商展示區(qū)負責人：

2005年2月24日下午1點至5點

以上工作人員24日上午7點選入會場.熟恚場地.沸點廠商有3L宣傳資料及展板。下午一點建待工作正式開始,俗助廠商進行資料發(fā)放和現(xiàn)場法

序卷護.

2005年2月25日上午7點至下午S點

以上工作人電25日上午7點全體到向，布置資料等。上午8點接待工作正式開始，協(xié)助廠商進十資料發(fā)放和現(xiàn)場秩序維護。

Vik會場服務負責人：

與;百店障碼、發(fā)放饕票號

VIII、現(xiàn)場控制負責人：

流假導演：田苑

現(xiàn)場總控：王眈東

PPT播放：張金■海（組長）、呂天文、張