會議策劃與組織 課件 第9、10章 會議財(cái)務(wù)管理；秘書會務(wù)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)

第十章

會議財(cái)務(wù)管理會議財(cái)務(wù)管理的概念與內(nèi)容編制會議預(yù)算會議資金管理會議財(cái)務(wù)預(yù)測會議成本控制會議財(cái)務(wù)管理的基本概念與內(nèi)容會議日常財(cái)務(wù)管理是指按國家有關(guān)財(cái)務(wù)管理制度，按照組織委員會批準(zhǔn)的會議預(yù)算，由財(cái)會部門和人員進(jìn)行的會議日常財(cái)務(wù)管理工作。會議日常財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括會議資金管理、費(fèi)用管理和會議余款的處理。會議日常財(cái)務(wù)管理會議財(cái)務(wù)管理首先是從財(cái)務(wù)計(jì)劃管理開始。在策劃會議時(shí)，會議組織者必須根據(jù)我國舉辦會議的有關(guān)財(cái)務(wù)管理制度、參照以往舉辦會議的歷史資料，在資金運(yùn)作規(guī)律的基礎(chǔ)上編制出會議財(cái)務(wù)計(jì)劃。會議的預(yù)算是會議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理的重要依據(jù)，它使會議組織者有計(jì)劃地籌措資金，包括資金的數(shù)額、來源；按預(yù)算進(jìn)行各項(xiàng)支出，包括支出的項(xiàng)目和支出標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算是會議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理中最重要的內(nèi)容。會議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理會議財(cái)務(wù)管理是利用價(jià)值形式對會議財(cái)務(wù)活動的管理。會議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)是對會議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會議運(yùn)作時(shí)資金活動的過程及其規(guī)律。會議運(yùn)作時(shí)的資金活動主要包括籌集資金、運(yùn)用和分配資金。會議要努力開辟資金渠道，合理分配和使用資金，以確保會議取得成功。為此，在會議籌備初期，必須首先制定出會議財(cái)務(wù)目標(biāo)。會議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營利性和非營利性兩種。目前，在我國舉辦的大多數(shù)會議都不是純粹商業(yè)營利性活動，財(cái)務(wù)目標(biāo)一般為非營利性的。會議財(cái)務(wù)分析會議財(cái)務(wù)分析是對會議財(cái)務(wù)狀況的分析和研究，對流動資金的使用和開支的分析，檢查會議的財(cái)務(wù)運(yùn)作狀況，以便發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。會議財(cái)務(wù)分析的目的是要保證會議實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)。會議財(cái)務(wù)預(yù)測

會議財(cái)務(wù)預(yù)測的含義會議財(cái)務(wù)預(yù)測數(shù)據(jù)是編制會議預(yù)算的基礎(chǔ)，會議組織者要依據(jù)會議活動的客觀發(fā)展規(guī)律，利用已經(jīng)掌握的財(cái)務(wù)知識和手段，對會議未來的財(cái)務(wù)狀況做預(yù)先推測和判斷，以保證會議財(cái)務(wù)工作井然有序，并切合會議實(shí)際，順利實(shí)現(xiàn)會議財(cái)務(wù)管理的最終目標(biāo)。會議財(cái)務(wù)預(yù)測經(jīng)常使用的方法是：專家調(diào)查法、報(bào)表調(diào)查法、歷史類比法、集合意見法。會議財(cái)務(wù)預(yù)測的內(nèi)容一般可采用歷史類比法對數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷會議預(yù)算是以會議規(guī)模為最主要數(shù)據(jù)編制的。會議規(guī)模即是指有多少人參加會議。在會議籌備初期，會議人數(shù)帶有很大的不確定性，這給編制會議預(yù)算帶來了很大的難度。會議規(guī)模的預(yù)測會議支出的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議收入的預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測如參考前三屆會議的與會人數(shù)，可向這幾屆會議的主辦單位索取代表通訊錄，對參加會議的人進(jìn)行分析，這樣可以粗略推算出本屆會議可能參加的人數(shù)。會議財(cái)務(wù)預(yù)測的內(nèi)容固定支出是不隨會議人數(shù)的變化而變化的支出，即使將來會議的實(shí)際收入少于預(yù)期收入，固定支出也不會有很大變動。如會議籌備期間的印刷費(fèi)和郵寄費(fèi)等。由于會議的許多固定支出發(fā)生在會議籌備期間，這就需要有一定的啟動資金。因此，預(yù)測會議固定支出對籌集會議啟動資金也有指導(dǎo)意義。會議支出分為兩類：固定支出和可變支出。會議支出的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議收入的預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測會議的可變支出是隨著會議人數(shù)的變化而變化的，如會議期間的餐費(fèi)、住宿費(fèi)等。在對會議規(guī)模進(jìn)行預(yù)測后，應(yīng)盡快根據(jù)預(yù)測的數(shù)據(jù)對會議固定支出進(jìn)行預(yù)測，以此為基礎(chǔ)，預(yù)測出會議的保本人數(shù)和注冊費(fèi)收取的水平。這兩項(xiàng)數(shù)據(jù)對于完成會議的財(cái)務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。會議財(cái)務(wù)預(yù)測的內(nèi)容但是會議其他一些收入，如旅游收入，不同的會議收入會有所不同。通常在會議各項(xiàng)收入中注冊費(fèi)收入是相對穩(wěn)定的，只要人數(shù)預(yù)測準(zhǔn)確，預(yù)算收入和實(shí)際收入不會有很大差別。會議收入的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測會議支出的預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測從歷史來看，來我國參加國際會議的代表很少采用組團(tuán)形式參會，他們大多希望能夠參加會議舉辦的各種旅游活動，這樣，會議在旅游服務(wù)方面就會獲取一定收入。贊助費(fèi)也是會議的主要收入，許多會議的盈虧最終取決于贊助費(fèi)的多少。因此，對贊助費(fèi)的預(yù)測也是至關(guān)重要的。會議財(cái)務(wù)預(yù)測的內(nèi)容保本人數(shù)＝會議固定支出／（注冊費(fèi)－每位代表的可變支出）舉辦會議最基本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會議不出現(xiàn)虧損。會議保本人數(shù)的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議收入的預(yù)測會議支出的預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測由于會議收入主要決定于注冊費(fèi)高低和參會人數(shù)，而當(dāng)會議注冊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)基本確定之后，會議的收入就完全取決于會議代表人數(shù)的多少，因此，會議財(cái)務(wù)預(yù)測時(shí)，一定要預(yù)測會議保本人數(shù)。會議財(cái)務(wù)預(yù)測的內(nèi)容籌備大型會議需要幾年時(shí)間，這期間國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化等因素最終都會反映到價(jià)格上。經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測會議規(guī)模的預(yù)測會議收入的預(yù)測會議支出的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測如果是舉辦國際會議，匯率的調(diào)整變化經(jīng)常是影響國際會議財(cái)務(wù)管理的重要因素。因此還要注意預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境。編制會議預(yù)算

編制會議預(yù)算的目的在會議財(cái)務(wù)預(yù)測的基礎(chǔ)上編制會議預(yù)算，能夠提供一個(gè)定量的會議財(cái)務(wù)計(jì)劃，會議預(yù)算既能反映會議固定支出，也可反映會議的可變支出，同時(shí)也估算了會議的大致收入。通過預(yù)算，能夠初步反映會議的盈虧。預(yù)算對于會議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個(gè)原因是，通過預(yù)算可以清楚地了解需要多少會議啟動資金，避免出現(xiàn)由于啟動資金不足而影響會議正?；I備的被動局面。會議預(yù)算的內(nèi)容組成會議預(yù)算主要是由會議收入和支出兩部分組成。支出部分又分為固定支出和可變支出。會議財(cái)務(wù)預(yù)測提供了編制預(yù)算的許多相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)會議舉辦城市的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和會議支出的項(xiàng)目編制出會議預(yù)算表。會議預(yù)算表的內(nèi)容包括：會議的固定支出、可變支出和收入。會議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化1申辦費(fèi)申辦費(fèi)主要指在申辦和競標(biāo)會議時(shí)所支出的費(fèi)用。辦公費(fèi)辦公費(fèi)是整個(gè)會議籌備期間運(yùn)作所需的辦公費(fèi)用。包括會議秘書處購置設(shè)備費(fèi)、日常辦公費(fèi)、通信費(fèi)、財(cái)務(wù)管理費(fèi)。同聲傳譯譯員勞務(wù)費(fèi)對于國際會議，一般要求安排同聲傳譯，會議須支付同聲傳譯譯員勞務(wù)費(fèi)。以中文為同聲傳譯，譯員的服務(wù)價(jià)格相對便宜；以其他語言為傳譯，譯員的服務(wù)價(jià)格會很高。公關(guān)宣傳費(fèi)公關(guān)宣傳費(fèi)是為擴(kuò)大會議的影響力，吸引更多人參加會議，為開拓市場而進(jìn)行的公關(guān)宣傳活動所需的費(fèi)用。人工費(fèi)人工費(fèi)是指會議工作人員的工資、獎金和其他福利費(fèi)用。應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們加班費(fèi)。服務(wù)費(fèi)指通過為客戶組織、經(jīng)辦會議而獲取收入的專業(yè)的會議組織機(jī)構(gòu)）的服務(wù)是一種商業(yè)行為，其目的是為了獲取利潤。352461.選擇所舉辦會議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志刊登廣告2.散發(fā)會議預(yù)通知會議經(jīng)常使用的公關(guān)宣傳方式3.散發(fā)招貼畫4.制作會議網(wǎng)頁即幫助組織、運(yùn)作、管理會議后，不管與會人數(shù)的多少，一次性收取一筆費(fèi)用。包價(jià)完全按照工作時(shí)間收費(fèi)。按小時(shí)收費(fèi)完全根據(jù)參會人數(shù)多少提取費(fèi)用。按參會人數(shù)收費(fèi)完成一個(gè)會議，除收取基本費(fèi)外，再按參會人數(shù)提取一定費(fèi)用。基本費(fèi)用加依據(jù)參會人數(shù)收取費(fèi)用服務(wù)費(fèi)PCO會議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化7會議組織機(jī)構(gòu)活動費(fèi)會議籌備期間各委員會和秘書處定期開會和活動時(shí)的費(fèi)用?？疾旎顒淤M(fèi)這部分的費(fèi)用主要包括：交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、考察活動費(fèi)。會場和設(shè)備租金費(fèi)用征文通知書印刷費(fèi)和郵寄費(fèi)會議組織者為了擴(kuò)大會議影響，邀請到更多參會人和參會報(bào)告，在會議籌辦初期，通常會印刷大量征文通知書。特邀報(bào)告人的參會費(fèi)報(bào)告費(fèi)支付的標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)以往慣例或參照相應(yīng)會議的支付標(biāo)準(zhǔn)支付。911810會場租金包括：主會場租金、分會場租金、大會組織機(jī)構(gòu)辦公用房費(fèi)用、設(shè)備租金、網(wǎng)吧主會場租金在我國基本上所有的會議中心和賓館的會場租金都是按單元計(jì)價(jià)的，每半天為一個(gè)單元，不管租用時(shí)間是半個(gè)小時(shí)還是４個(gè)小時(shí)，費(fèi)用相同。為節(jié)約成本，組織會議時(shí)應(yīng)盡量將開幕式、閉幕式等大型活動集中在幾個(gè)單元。分會場租金根據(jù)會議分組情況選定分會場，應(yīng)盡可能選擇與分會場人數(shù)相適應(yīng)大小的會場，避免不必要的浪費(fèi)。設(shè)備租金包括視聽設(shè)備和同聲傳譯設(shè)備。會議組織者一定要做好充分調(diào)查，合理安排和使用設(shè)備。同聲傳譯設(shè)備租金昂貴，因此，一般只在會議的開幕式和特邀專家報(bào)告時(shí)才安排。網(wǎng)吧專供代表上網(wǎng)使用。這部分的費(fèi)用包括租用計(jì)算機(jī)和租用網(wǎng)絡(luò)專用電纜兩項(xiàng)費(fèi)用。大會組織機(jī)構(gòu)辦公用房費(fèi)用大會秘書處辦公用房雖然不多，但從會議籌備到會議結(jié)束，時(shí)間較長，也是一筆不小的開支。一般在會議籌辦初期，大會組織機(jī)構(gòu)辦公室會附設(shè)在會議承辦單位，待會議召開前，再遷往會議中心，這樣，就節(jié)省了不小的開支。會議可變支出隨人數(shù)變化而變化1餐飲餐飲費(fèi)是可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，包括：宴會費(fèi)用、招待會費(fèi)用、茶歇、會議午餐。郵寄費(fèi)郵寄費(fèi)主要包括論文錄取通知書、注冊通知書、簽證邀請信。會議紀(jì)念禮品費(fèi)印刷費(fèi)印刷費(fèi)是僅次于餐飲費(fèi)的支出。印刷的文件包括：論文集、會議內(nèi)容摘要、會議資料匯編、程序手冊、會議指南等。代表用品費(fèi)代表用品費(fèi)是最直觀的可變支出，支出的項(xiàng)目包括：名卡制作或購買的費(fèi)用、請柬和各類票證制作的費(fèi)用、文件袋、筆和筆記本等購買費(fèi)用。3524紀(jì)念禮品因人數(shù)的多少而定6租車及其他交通費(fèi)會議期間的用車及其他交通費(fèi)用因參會人數(shù)多少而變化，合理使用車輛可以節(jié)約會議成本。7不可預(yù)見費(fèi)計(jì)算會議的可變支出時(shí)，可根據(jù)具體情況設(shè)不可預(yù)見費(fèi)一項(xiàng)。通常不可預(yù)見費(fèi)按5％～20％來計(jì)算。會議的收入注冊費(fèi)或會務(wù)費(fèi)是會議最主要的收入，是決定會議能否做到收支平衡的重要因素，對它的定價(jià)至關(guān)重要。注冊費(fèi)或會務(wù)費(fèi)的種類包括：代表注冊費(fèi)、會員注冊費(fèi)、特邀報(bào)告人注冊費(fèi)、陪同人員注冊費(fèi)等。會議注冊費(fèi)或會務(wù)費(fèi)賓館經(jīng)常會在各方面給會議提供一些優(yōu)惠條件。如當(dāng)會議用房超過一定數(shù)量，會議可以免費(fèi)使用賓館的會場或設(shè)備。還有的賓館提供一些免費(fèi)房間或低價(jià)房間供會議使用。總之不論是哪種方式，都會增加會議的收入或者減少會議的支出。賓館的優(yōu)惠當(dāng)發(fā)現(xiàn)會議注冊費(fèi)不能支付會議全部支出時(shí)，要使會議的財(cái)務(wù)預(yù)算做到平衡，首先考慮的是尋求對會議的贊助。目前，在我國舉辦的各類會議或多或少都能得到一些贊助。企業(yè)贊助是會議最主要的贊助來源，除此之外，會議還可以獲取政府機(jī)構(gòu)的補(bǔ)助、基金會的贊助、國際組織的贊助以及私人贊助。贊助費(fèi)會議的收入旅游活動收入是會議組織的在舉辦地周邊旅游所獲取的費(fèi)用。除特殊情況外，每次會議總有部分代表報(bào)名參加會議組織的旅游活動。會議組織者通常采用競標(biāo)方式，將會議的旅游活動承包給旅行社。旅行社會將會議旅游的部分利潤返還給會議組織者，作為會議的一部分收入。旅游活動收入在一些專業(yè)性會議上利用各種方式為產(chǎn)品做廣告，是很多企業(yè)主特別看重的機(jī)會。會議可通過會議論文集、制發(fā)宣傳單頁、標(biāo)語或直接在紀(jì)念品、文具、礦泉水等物品上標(biāo)志企業(yè)廣告等多種形式為企業(yè)主發(fā)布廣告，并收取一定廣告費(fèi)。會議廣告收費(fèi)會議附設(shè)展覽一方面是會議內(nèi)容的補(bǔ)充，豐富了會議；另一方面也是為增加會議經(jīng)費(fèi)。展覽會可由會議組織者自己籌備，也可承包給專門的展覽公司。在初期的會議預(yù)算中有些會議組織先不計(jì)算此筆收入。會議附設(shè)展覽所收展位費(fèi)會議資金管理籌集會議啟動資金籌集會議啟動資金是會議全部資金活動的第一個(gè)階段，也是最重要的階段。從會議最初醞釀和策劃時(shí)就開始有了資金支出，而會議本身的資金收入?yún)s要等到會議召開前的3-4個(gè)月，收到會議代表的注冊費(fèi)才會有。在漫長的會議籌備期間，必須要尋求到籌備會議的啟動資金，這是會議面臨的第一個(gè)財(cái)務(wù)問題。會議規(guī)模的大小不等，需要的啟動資金也相差很大。舉辦中小型會議時(shí)，幾萬元的啟動資金比較容易解決。如果會議規(guī)模達(dá)到幾千人，籌備時(shí)間長達(dá)兩三年，有的甚至達(dá)到七八年，能否順利進(jìn)行籌備就成為首要問題?；I集會議啟動資金的渠道行政事業(yè)費(fèi)會議規(guī)模如果不大，籌備期間墊支經(jīng)費(fèi)也不多的情況下，可向所在單位的主管部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后主辦單位用行政事業(yè)費(fèi)墊支，待會議結(jié)束后償還即可。目前，大多數(shù)會議都是采取這種方法解決會議啟動資金的。專業(yè)會議管理機(jī)構(gòu)墊支籌備千人以上的大型會議，為解決前期啟動資金問題，常常會選擇一個(gè)專業(yè)會議管理機(jī)構(gòu)來承辦會議。而選擇專業(yè)會議管理機(jī)構(gòu)的重要條件就是其資金墊支能力。專業(yè)會議管理機(jī)構(gòu)可以給會議在整個(gè)籌備期間提供充足的啟動資金，通常不計(jì)利息，因而在舉辦大型會議時(shí)，不失為一種首選的集資方式。企業(yè)專門性資金與企業(yè)贊助企業(yè)為促進(jìn)自身發(fā)展而舉辦的一些會議，如客戶聯(lián)誼會、產(chǎn)品介紹會、技術(shù)座談會以及表彰獎勵(lì)等方面的會議，通常資金主要來自企業(yè)的專門性資金，是從企業(yè)稅后利潤中提取的。一些會期比較短，會議議題以及影響力惹人關(guān)注的會議通常會得到一些企業(yè)的資助，以獲取會議的啟動資金。會議收入管理注冊費(fèi)或會務(wù)費(fèi)管理注冊費(fèi)收入是會議收入的主要來源。注冊費(fèi)的收取是一件較為復(fù)雜的工作，由于收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不同，交納時(shí)間和交納方式不一樣，如有用支票交納、有通過銀行或郵局匯款，還有使用信用卡等。因此注冊費(fèi)收取后，應(yīng)反復(fù)核準(zhǔn)以確保準(zhǔn)確無誤。贊助費(fèi)管理贊助費(fèi)通常是那些規(guī)模較大、綜合實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)提供的。而這些企業(yè)往往因?yàn)闄C(jī)構(gòu)管理層次復(fù)雜而在支付贊助費(fèi)時(shí)經(jīng)常拖延，因此，要保證會議籌備資金能準(zhǔn)時(shí)到位，不影響會議的正常召開，會務(wù)工作機(jī)構(gòu)要常催促，直到贊助款項(xiàng)到位。其他收入管理旅游、附設(shè)展覽、廣告等收入要在會議結(jié)束后才能明確金額的多少，因此，在會議期間僅能粗略估算，實(shí)際收入經(jīng)常會與估算收入有很大差距。在會議的各種收入中，代收代支的款項(xiàng)占了很大比重，例如，住房費(fèi)用轉(zhuǎn)給賓館，旅游費(fèi)用轉(zhuǎn)給旅行社。這是會議收入中很重要的一個(gè)特點(diǎn)。因此在管理中，要經(jīng)常對會議的各項(xiàng)收入進(jìn)行確認(rèn)和時(shí)間上的界定。會議成本控制會議啟動資金的控制在漫長的會議籌備期間，支持會議籌備的經(jīng)費(fèi)只有會議啟動資金。因此，對啟動資金的支出要嚴(yán)格控制，盡量降低會議成本是會議財(cái)務(wù)管理的工作重點(diǎn)?；I備期間產(chǎn)生的會議成本有活動費(fèi)用、人工費(fèi)用和管理費(fèi)用，其中活動費(fèi)用是最主要的?；I備期間的活動主要是印刷和郵寄會議通知，通常這兩項(xiàng)費(fèi)用可以占到全部會議啟動資金的70％左右?；I備大型國際會議時(shí)，這兩項(xiàng)費(fèi)用經(jīng)常可以達(dá)到幾十萬元。財(cái)務(wù)管理人員要與會議工作人員密切配合，開拓思路，盡量控制和減少印刷和郵寄費(fèi)用，降低會議成本。例如，非正式通知采用電子郵件傳遞；正式通知盡量提早發(fā)出，用平郵或大宗印刷品寄出，這樣可以減少使用快遞的郵資等。會議支出項(xiàng)目的控制餐飲費(fèi)的控制餐飲費(fèi)是會議舉行期間一項(xiàng)最大的支出，通常占到會議總支出的25％。餐飲費(fèi)又是會議非固定支出的主要部分，會議期間餐飲費(fèi)的成本控制是最重要的環(huán)節(jié)。會場和設(shè)備費(fèi)用控制由于每天參加會議人數(shù)的遞減，有時(shí)會議還要將原預(yù)訂的大會議室改為小會議室，或?qū)⒃A(yù)訂的比較多的分會場減少幾個(gè)，這樣的做法并不僅僅只是為了減少一些開支，主要也是考慮到會議交流的效果。在租借同聲傳譯的接收設(shè)備時(shí)，要統(tǒng)計(jì)好人數(shù)，并事先了解與會者的需要，會議應(yīng)將未使用的接收設(shè)備盡早返還給設(shè)備公司。工作人員勞務(wù)支出等費(fèi)用的控制會議召開最初的幾天，工作尤為忙碌和繁雜，有多少會務(wù)工作人員都覺得不夠，但是，隨著注冊和開幕式等重要活動完成后，工作人員的工作就越來越少。會議要根據(jù)實(shí)際情況不斷減少會務(wù)工作人員，這樣可以有效地減少人員成本。會議也盡量不安排工作人員的住宿，因?yàn)榻煌ㄙM(fèi)比房費(fèi)要便宜得多。會議日程要安排緊湊，進(jìn)駐時(shí)間和撤離時(shí)間盡可能壓縮，這些都是減少工作人員和租用辦公室費(fèi)用的經(jīng)驗(yàn)。交通費(fèi)用控制交通費(fèi)用控制從以下幾方面入手：一是會場安排與住宿安排相對集中在同一區(qū)域，減少與會者來回奔波和會務(wù)車輛接送，節(jié)省時(shí)間和交通成本。二是引導(dǎo)同城的與會者乘坐地鐵等公共交通工具，既避免了開會時(shí)車輛擁堵，也節(jié)約了交通成本。三是將以往的迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場班車、地鐵和其他公交發(fā)票。四是事先與酒店商定，要求酒店免費(fèi)接送與會者。招待會歡迎招待會如果安排在會議正式舉行的第一天晚上，絕大多數(shù)的會議代表都會前去參加；若安排在注冊日的晚上，由于各種原因會有相當(dāng)數(shù)量的代表不能參加；特別是在舉辦國際會議時(shí)，要根據(jù)以往舉辦會議的經(jīng)驗(yàn)估算出參加招待會的可能人數(shù)。閉幕宴會如果宴會票是要求參加者購買的，就不用擔(dān)心人數(shù)的問題。如果宴會是包含在注冊費(fèi)中的，就一定要格外注意。通常閉幕宴會是安排在會議的最后一天，要考慮到一些代表會因各種原因提前離會，主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和合作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人通常也不會參加這種宴會，因此一定要做好參加人數(shù)的判斷，避免出現(xiàn)浪費(fèi)。茶歇和午餐統(tǒng)計(jì)會議人數(shù)遵循遞減的規(guī)律，即參會的人數(shù)只會越來越少，參加下午會議的人數(shù)會比參加上午會議的人數(shù)少一些，參加分組會的人數(shù)比參加大報(bào)告會的人數(shù)又要少一些。根據(jù)這種規(guī)律可適當(dāng)遞減每次茶歇和午餐的預(yù)訂人數(shù)。餐飲費(fèi)的控制思考與練習(xí)一、會議財(cái)務(wù)管理的含義是什么?二、會議財(cái)務(wù)預(yù)測包含哪些內(nèi)容？怎樣進(jìn)行會議規(guī)模的預(yù)測?三、控制會議成本的意義是什么？應(yīng)從哪些方面入手控制會議成本?33)四、案例分析政協(xié)開會也吃盒飯×年×月×日，《廣州日報(bào)》刊發(fā)了一則新聞，題為《廣州政協(xié)委員開會吃盒飯節(jié)約經(jīng)費(fèi)》。

報(bào)道稱，為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率，廣州市政協(xié)一改在白云國際會議中心開培訓(xùn)會議的慣例，把此次為期一天的學(xué)習(xí)培訓(xùn)班安排在市政協(xié)機(jī)關(guān)大樓，并特意安排這些平時(shí)“吃慣大餐”的委員們“屈就”食堂吃盒飯。飯后也只能在會議廳休息。為了把食堂讓給委員們，機(jī)關(guān)工作人員都把盒飯捧回了辦公室。

一碗瘦肉湯，兩個(gè)雞翅，幾塊叉燒，若干青菜，這就是廣州市政協(xié)參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)班的委員們的“盒飯菜譜”。上午的培訓(xùn)結(jié)束后，委員們每人手持一張粉色午餐券，陸續(xù)來到位于市政協(xié)辦公樓負(fù)二層的食堂。排隊(duì)、領(lǐng)餐、取筷子……然后就座于四人餐桌進(jìn)餐，談笑風(fēng)生，興致盎然。

政協(xié)委員韓志鵬告訴記者，以往委員培訓(xùn)班都在白云國際會議中心舉行，吃的都是“大餐”，中午還能開房睡午覺。平常一些委員會議也會在附近酒店“加餐”。這次能夠把午餐速戰(zhàn)速決解決實(shí)屬難得。他說：“以前開會在酒店吃飯，一吃就是一個(gè)中午，既費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)錢。在市政協(xié)機(jī)關(guān)開會、吃飯，既省了錢又節(jié)約了時(shí)間，實(shí)在是一頓節(jié)能高效的午餐。”

資料來源：楊鋒秘書工作案例與分析2版廣州：暨南大學(xué)出版社，2022.思考：1會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括哪些內(nèi)容，如何降低開會成本?2如何從不浪費(fèi)時(shí)間和不浪費(fèi)金錢兩個(gè)方面控制會議數(shù)量，提高會議質(zhì)量?3認(rèn)真閱讀“知識鏈接”的內(nèi)容，了解國家關(guān)于壓縮會議、節(jié)約會議開支的有關(guān)規(guī)定。第十章

秘書會務(wù)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)會前準(zhǔn)備工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)會間服務(wù)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)會后落實(shí)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)視頻會議組織教學(xué)實(shí)訓(xùn)會議方案策劃教學(xué)實(shí)訓(xùn)會議方案策劃

教學(xué)實(shí)訓(xùn)

概

述

會議策劃是會議完滿進(jìn)行的前提和保證。只有經(jīng)過精心策劃和充分準(zhǔn)備的會議，才有可能取得預(yù)期的效果。會議策劃方案明確了會議的宗旨和目的，確定了會議的主題、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、與會者等會議要素，初步擬定了會議流程和經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容，為召開會議提供了指導(dǎo)性意見。

科學(xué)完善的會議方案的形成會經(jīng)歷方案調(diào)研、方案編制、方案實(shí)施和方案評估四個(gè)階段。項(xiàng)目描述

黨的十八大以來，習(xí)近平總書記在多個(gè)場合談到中國傳統(tǒng)文化，表達(dá)了自己對傳統(tǒng)文化、傳統(tǒng)思想價(jià)值體系的認(rèn)同與尊崇。為擴(kuò)大東方美學(xué)的影響力，將美育理念進(jìn)一步融入社區(qū)千家萬戶，引導(dǎo)大眾自覺擔(dān)負(fù)新的文化使命，某街道辦擬舉辦題為“音樂與美學(xué)雙向?qū)\生”的主題會議。會議將邀請來自廣州、深圳、香港地區(qū)的三名音樂文化交流大使作為主講嘉賓。以“詩經(jīng)文化基地”為平臺，面向街道辦所轄十個(gè)社區(qū)的居民。時(shí)長1

5~2小時(shí)。經(jīng)費(fèi)支持：10000元實(shí)訓(xùn)目標(biāo)

技能目標(biāo)通過會議策劃，訓(xùn)練學(xué)生問卷設(shè)計(jì)、策劃方案編制的技能。

素質(zhì)目標(biāo)通過策劃會議和編制會議策劃方案，培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)合作的精神和守正創(chuàng)新的素質(zhì)。

能力目標(biāo)通過策劃會議和編制會議策劃方案，提升學(xué)生信息處理、創(chuàng)意寫作、協(xié)調(diào)溝通和團(tuán)隊(duì)協(xié)作的能力。實(shí)訓(xùn)要求（1）學(xué)生以小組（5~6人）為單位進(jìn)行全過程會議策劃和方案編制實(shí)訓(xùn)；（2）實(shí)訓(xùn)任務(wù)完成后，學(xué)生以小組為單位進(jìn)行實(shí)訓(xùn)成果匯報(bào)（匯報(bào)材料需制作成PPT并錄制8~10分鐘視頻）；（3）也可選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議作為實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目。實(shí)訓(xùn)成果實(shí)訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)生以小組為單位提交以下材料：（1）項(xiàng)目方案調(diào)研報(bào)告（Word/PPT文件）；（2）項(xiàng)目活動方案（Word/PDF文件，同時(shí)制作成方案匯報(bào)PPT和不超過8分鐘的匯報(bào)視頻）；（3）項(xiàng)目執(zhí)行方案（項(xiàng)目執(zhí)行后的方案定稿）；（4）項(xiàng)目評估報(bào)告。實(shí)訓(xùn)評價(jià)

根據(jù)多元評價(jià)體系，將實(shí)訓(xùn)成績分成項(xiàng)目執(zhí)行效果和項(xiàng)目成果匯報(bào)兩部分進(jìn)行考核。項(xiàng)目執(zhí)行效果基于主辦單位、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實(shí)訓(xùn)總成績的60%；項(xiàng)目成果匯報(bào)分為匯報(bào)資料質(zhì)量、匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)表現(xiàn)三個(gè)維度，通過同伴評價(jià)、教師評價(jià)和自我評價(jià)的方式，給出項(xiàng)目匯報(bào)的分?jǐn)?shù)，此部分占實(shí)訓(xùn)總成績的40%。具體見表101。實(shí)訓(xùn)任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)04任務(wù)4：方案評估03任務(wù)3：方案實(shí)施02任務(wù)2：方案編制01任務(wù)1方案調(diào)研任務(wù)1方案調(diào)研方案調(diào)研是為了論證會議召開必要性和可行性而進(jìn)行的調(diào)查研究。調(diào)研可以從宏觀和微觀兩個(gè)方面展開。方案調(diào)研工作從確定調(diào)研具體事項(xiàng)開始，通過制訂調(diào)研工作計(jì)劃、收集整理和分析信息形成調(diào)研方案。收集整理和分析信息是方案調(diào)研的核心工作。整理和分析信息主要從以下3個(gè)方面展開。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，討論方案調(diào)研的對象、事項(xiàng)，制定調(diào)研工作計(jì)劃表。●調(diào)研結(jié)束后，以小組為單位交流以下兩個(gè)問題：一是調(diào)研過程中遇到的問題以及解決的辦法；二是在方案調(diào)研過程中，你在哪些方面得到了鍛煉？哪些能力和素質(zhì)有待提升？●以小組為單位對方案調(diào)研過程及成果進(jìn)行匯報(bào)展示。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是會議方案的策劃。此次會議作為一種學(xué)術(shù)或教學(xué)活動，是常見的會議形式。它多利用報(bào)告會的形式，由主講人就某一專題做報(bào)告，輔以簡單的互動交流。為了提升會議的效果，策劃前需進(jìn)行充分的調(diào)研——會議召開的目的、主題、主講嘉賓、時(shí)間、地點(diǎn)、與會者等都需全面把握。任務(wù)分析任務(wù)2方案編制調(diào)研工作結(jié)束即進(jìn)入方案編制階段。策劃是為實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)，針對會議主題和對象而設(shè)計(jì)的一套策略、方法和步驟。作為會議方案，文本還需內(nèi)容全面、邏輯順暢、格式規(guī)范、字體美觀，從而提升讀者的閱讀體驗(yàn)感。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，編制會議活動方案目錄。●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，編制會議活動方案（包括可行性分析和備選方案）。●實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目完成后，對比方案初稿和執(zhí)行后修改的定稿，分析其中變動要素產(chǎn)生的原因以及在以后的方案編制中該如何避免出現(xiàn)問題?！癖?02到表105是某校學(xué)生本次講座方案中部分模塊的截圖，請分析其中的優(yōu)點(diǎn)與不足之處。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的目的是邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍δ骋恢黝}進(jìn)行講解與互動。此方案策劃首先要考慮主講嘉賓與主題的適配性，其次圍繞嘉賓和與會者的時(shí)間以及主辦單位提供場地、人力、財(cái)力的能力展開策劃。任務(wù)分析任務(wù)3方案實(shí)施方案實(shí)施是對方案調(diào)研和方案編制質(zhì)量的綜合考驗(yàn)。事實(shí)上，方案實(shí)施伴隨著方案編制的全過程。方案開始編制的那一刻實(shí)施行為即開始，如會議主題、會議形式、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)等要素，在方案編制時(shí)已經(jīng)基本確定。會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)和會議善后本身就是方案實(shí)施的過程。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”中活動主題和規(guī)模，設(shè)計(jì)會議籌備組織工作架構(gòu)圖?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制定一份主講嘉賓接待方案?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，為本次會議設(shè)計(jì)現(xiàn)場布置效果圖（假定現(xiàn)場聽眾為100人）?！袢绻麜h當(dāng)天香港地區(qū)嘉賓因?yàn)樽C件問題無法趕到現(xiàn)場，該如何處理？又該如何避免此類事情發(fā)生？●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制定一份會議現(xiàn)場應(yīng)急處理工作方案。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容方案實(shí)施前期需要邀約嘉賓、布置會場，必要時(shí)還要對活動進(jìn)行宣傳；方案實(shí)施中期需要現(xiàn)場接待、環(huán)境維護(hù)、設(shè)備管理等，緊急事件處理也是方案實(shí)施中經(jīng)常面對的問題；方案實(shí)施后期工作主要有嘉賓送別、會議現(xiàn)場清場、資料整理、活動總結(jié)與評估等。在本方案實(shí)施過程中，主講嘉賓是方案順利實(shí)施的關(guān)鍵要素。任務(wù)分析任務(wù)4方案評估方案評估是對方案實(shí)施后可能產(chǎn)生的效果進(jìn)行的判斷和評估。評估既可以在會議結(jié)束后進(jìn)行，也可在方案實(shí)施前進(jìn)行。前期評估主要針對方案的前瞻性、目的性和可行性展開，是方案得以實(shí)施的科學(xué)依據(jù)；后期評估除對方案本身進(jìn)行評估外，還需對方案實(shí)施的效果、活動組織的質(zhì)量進(jìn)行反饋與評價(jià)。相關(guān)知識●實(shí)訓(xùn)任務(wù)結(jié)束后，對本小組策劃的會議方案進(jìn)行會前評估（也可以和另一小組進(jìn)行互評）?！裾?jiān)O(shè)計(jì)一份針對本次會議策劃與組織工作水平的調(diào)查問卷?！窀鶕?jù)前兩項(xiàng)實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，撰寫本次會議方案評估報(bào)告?！癖?05是某高校學(xué)生制定的本次講座方案的截圖（部分），請對其目的性和可行性進(jìn)行分析。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容要站在社區(qū)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展現(xiàn)狀、社區(qū)居民需求的角度對方案進(jìn)行前瞻性評估，活動的目的也要基于問題分析、現(xiàn)狀調(diào)查，與社區(qū)工作性質(zhì)相結(jié)合。方案的可行性要從目的出發(fā)、對活動各要素執(zhí)行的可能性進(jìn)行分析。方案的后期評估可以通過對主講嘉賓、社區(qū)居民參與活動的體驗(yàn)感和滿意度的調(diào)查獲得。任務(wù)分析會前準(zhǔn)備工作

教學(xué)實(shí)訓(xùn)

概

述“良好的開始是成功的一半”。會前準(zhǔn)備是保證高質(zhì)量、高效率會議的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會議的順利召開、會議目的的圓滿實(shí)現(xiàn)、會議取得滿意的效果，都需要在會前做好充分的準(zhǔn)備。

會議前準(zhǔn)備工作內(nèi)容繁雜，歸納起來主要有：擬定會議議程和日程、撰寫和發(fā)送會議通知、準(zhǔn)備會議資料和會議設(shè)備、會議選址和會場布置、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。項(xiàng)目描述

為了傳播中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，增進(jìn)中德、中馬文化交流，某高校素質(zhì)賦能中心特舉辦雅樂欣賞、漢服美拍及香道體驗(yàn)活動?；顒友埾愀壑形拇髮W(xué)的德國及馬來西亞留學(xué)生參加（大約50人左右），和本校學(xué)生一道體驗(yàn)中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的獨(dú)特魅力。香港中文大學(xué)留學(xué)生管理處領(lǐng)導(dǎo)和某高校副校長也應(yīng)邀出席?；顒釉谒刭|(zhì)賦能中心詩經(jīng)實(shí)訓(xùn)基地舉行?；赜信?、古箏、豎琴等樂器，還有50套漢服以及各式茶藝設(shè)備。此外，素質(zhì)賦能中心還向?qū)W校申請了1萬元活動經(jīng)費(fèi)。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)

技能目標(biāo)（1）通過會議文件工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生利用現(xiàn)代媒介手段制作、發(fā)布會議文件的技能；（2）通過會場布置工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生根據(jù)會議性質(zhì)和要求設(shè)計(jì)和布置會場的技能；（3）通過會議預(yù)算工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生利用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)編制會議預(yù)算的技能。素質(zhì)目標(biāo)通過會前準(zhǔn)備工作實(shí)訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)合作的精神和精益求精的職業(yè)態(tài)度。

能力目標(biāo)（1）通過會前準(zhǔn)備工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生擬定科學(xué)合理的會議議程和日程的能力；（2）通過會前準(zhǔn)備工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生撰寫和處理會議文件的能力；（3）通過會前準(zhǔn)備工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生利用信息化智能化手段提高工作質(zhì)量和效率的能力。實(shí)訓(xùn)要求（1）按照“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，完成會前相關(guān)文書工作、會場布置和經(jīng)費(fèi)預(yù)算任務(wù)；（2）實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目完成后，以小組為單位進(jìn)行實(shí)訓(xùn)成果匯報(bào)（匯報(bào)材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻）；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目。實(shí)訓(xùn)成果實(shí)訓(xùn)結(jié)束后，以小組為單位提交以下資料：（1）活動議程、日程；（2）活動通知、邀請函；（3）活動宣傳文案、海報(bào)、視頻、鏈接等；（4）會場選址考察表、會場布置效果圖以及會議現(xiàn)場各角度照片；（5）活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案；（6）實(shí)訓(xùn)成果總結(jié)匯報(bào)（PPT及不超過8分鐘的匯報(bào)視頻）。實(shí)訓(xùn)評價(jià)

根據(jù)多元評價(jià)體系，將實(shí)訓(xùn)成績分成項(xiàng)目執(zhí)行效果和項(xiàng)目成果匯報(bào)兩部分進(jìn)行考核。項(xiàng)目執(zhí)行效果基于上級領(lǐng)導(dǎo)、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實(shí)訓(xùn)總成績的60%；項(xiàng)目成果匯報(bào)分為匯報(bào)資料質(zhì)量、匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)表現(xiàn)三個(gè)維度，通過同伴評價(jià)、教師評價(jià)和自我評價(jià)的方式，給出項(xiàng)目匯報(bào)的分?jǐn)?shù)，此部分占實(shí)訓(xùn)總成績的40%。具體見表106。實(shí)訓(xùn)任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)03任務(wù)3：會議預(yù)算02任務(wù)2：會場布置01任務(wù)1：會議文件任務(wù)1會議文件會議文件是貫穿會議始終、體現(xiàn)會議預(yù)想、傳達(dá)進(jìn)展?fàn)顩r的文字材料。幾乎所有與會議相關(guān)的安排都要形諸文字，分發(fā)到有關(guān)人員手中，以便查閱、指導(dǎo)、監(jiān)督或了解會議相關(guān)信息。從會前準(zhǔn)備的角度出發(fā)，會議文件包括會議方案、會議議程日程、會議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、宣傳文案等。相關(guān)知識●分析會議主題、議題、議程、日程、流程之間的區(qū)別和聯(lián)系，并制作一份活動議程?！窈喴愂觥巴ㄖ钡姆N類、發(fā)布時(shí)間和媒介，并為活動撰寫通知（通知對象：本校領(lǐng)導(dǎo)、師生、香港中文大學(xué)留學(xué)生）?！駷樗刭|(zhì)賦能中心主任寫一份此次活動的致辭。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目雖然屬于交流體驗(yàn)式活動，但文件種類和其他會議無太大差別，也包括活動方案、活動議程、活動流程、活動通知、邀請函、領(lǐng)導(dǎo)致辭、宣傳稿等?；顒幼h程要緊扣活動目的和主題，同時(shí)兼顧受邀留學(xué)生的興趣、體驗(yàn)，也要注意文化、語言之間的差異?；顒油ㄖ淖珜懞桶l(fā)布要考慮接收對象的不同選擇不同的風(fēng)格和媒介。任務(wù)分析任務(wù)2會場布置會場布置是會議籌備中一項(xiàng)重要的工作，它是會議正式開始的前奏。會場布置前要對會議地點(diǎn)進(jìn)行選擇。會址選擇需要考慮的因素很多，如會議目的、會議形式、會議規(guī)模、會議經(jīng)費(fèi)等。會場布置包括場地環(huán)境布置、主席臺布置、座次安排、物資擺放等。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制作一份會場布置考察表?！窈喪龀Ｒ姇霾贾玫母窬植⒃O(shè)計(jì)一份活動現(xiàn)場布置效果圖?！窦俣ɑ顒蝇F(xiàn)場嘉賓有香港中文大學(xué)留學(xué)生部主任2名以及活動主辦方副校長1名、校長辦公室主任1名、素質(zhì)賦能中心主任和副主任各1名、二級學(xué)院院長3名（和素質(zhì)賦能中心主任同一級別）?，F(xiàn)場座簽該如何安排？●實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，提交一份會場布置分析報(bào)告（內(nèi)容包括但不限于：會場布置理念、會場考察情況、實(shí)際現(xiàn)場效果、總結(jié)反思等）。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是交流體驗(yàn)式活動，活動目的是傳播中國優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化，增進(jìn)德國、馬來西亞留學(xué)生對中國文化的了解。會場布置要結(jié)合“中德、中馬文化交流”主題，有助于“交流和體驗(yàn)”目的的實(shí)現(xiàn)，也要考慮經(jīng)費(fèi)和基地原有設(shè)備。此外，還要注意文化差異和文化禁忌。任務(wù)分析任務(wù)3會議預(yù)算會議預(yù)算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，也是會議前期的一項(xiàng)重要工作。會務(wù)工作人員應(yīng)本著勤儉辦會的原則，對會議經(jīng)費(fèi)及各項(xiàng)支出做出預(yù)估。預(yù)估時(shí)要考慮會議目的、會議形式、會議規(guī)模等因素，同時(shí)為了最大化利用資源，還要對原有物資、設(shè)備進(jìn)行調(diào)研。預(yù)估經(jīng)費(fèi)時(shí)還要充分了解公司或單位的財(cái)務(wù)制度。相關(guān)知識●制定一份本次活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案?！駷楸敬位顒幼珜懸环萁?jīng)費(fèi)請示。●如果本項(xiàng)目描述中還邀請了一位來自中央美術(shù)學(xué)院的專家做關(guān)于“音樂與美學(xué)”的專題講座，請?jiān)O(shè)計(jì)一份專家的經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是交流體驗(yàn)式活動，經(jīng)費(fèi)預(yù)算要按照活動議程逐項(xiàng)列出物資清單。同時(shí)，要對活動規(guī)模進(jìn)行預(yù)估，以便按需準(zhǔn)備物資，既不能鋪張浪費(fèi)，也不能因?yàn)槲镔Y不充分影響活動效果。物資購買時(shí)既要貨比三家，又要考慮派送時(shí)長、退換貨機(jī)制等。任務(wù)分析會間服務(wù)工作

教學(xué)實(shí)訓(xùn)

概

述

會間服務(wù)是秘書會務(wù)工作的重要職責(zé)，它既是對會前準(zhǔn)備工作的檢驗(yàn)，也是對現(xiàn)場服務(wù)與管理能力的考驗(yàn)。會間服務(wù)質(zhì)量影響與會者對會議的滿意度，決定著會議的成功與失敗。在這一階段，秘書主要負(fù)責(zé)做好嘉賓接待、簽到與報(bào)到、與會者確認(rèn)、會議物資與設(shè)備管理、會議記錄、會議環(huán)境與秩序維護(hù)、會議后勤服務(wù)以及會議突發(fā)事件的處理。項(xiàng)目描述

為慶祝第72個(gè)秘書節(jié)，某高?，F(xiàn)代文秘專業(yè)策劃了“秘書周”系列活動，并定于秘書周第一天舉行本校秘書節(jié)開幕式。開幕式邀請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)1人、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)2人、合作企業(yè)總經(jīng)理3人（分別來自深圳、廣州、珠海）、文秘專業(yè)校友5人（分別來自廈門、廣州、深圳）參加?；顒蝇F(xiàn)場觀眾預(yù)估為150人左右。開幕式流程有領(lǐng)導(dǎo)者致辭、企業(yè)總經(jīng)理和校友發(fā)言、歷屆秘書節(jié)活動回顧、秘書節(jié)啟動儀式和融合舞臺五個(gè)環(huán)節(jié)。開幕式時(shí)間：4月22日下午2：00-4：30。開幕式地點(diǎn)：會議中心109。活動經(jīng)費(fèi)：15000元。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)

技能目標(biāo)（1）通過會間服務(wù)接待工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步訓(xùn)練學(xué)生掌握接待禮儀規(guī)范；（2）通過會間服務(wù)會場管理工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步訓(xùn)練學(xué)生運(yùn)用會議軟硬件的技能；（3）通過會間服務(wù)會場記錄工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生的會議攝影攝像技能。素質(zhì)目標(biāo)通過會間服務(wù)工作實(shí)訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生的服務(wù)意識和靈活應(yīng)變的素質(zhì)。

能力目標(biāo)（1）通過會間服務(wù)工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生根據(jù)會議嘉賓情況制定接待方案的能力；（2）通過會間服務(wù)工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生維護(hù)與管理會議現(xiàn)場環(huán)境、秩序的能力；（3）通過會間服務(wù)工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生溝通協(xié)調(diào)與解決問題的能力；（4）通過會間服務(wù)工作實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生會議主持與應(yīng)變的能力。實(shí)訓(xùn)要求（1）根據(jù)任務(wù)類型以小組（3~6人不等）為單位組成現(xiàn)場服務(wù)與管理團(tuán)隊(duì)；（2）實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目完成后，學(xué)生須以任務(wù)小組為單位進(jìn)行實(shí)訓(xùn)總結(jié)匯報(bào)。匯報(bào)材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目。實(shí)訓(xùn)成果實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，學(xué)生需以小組為單位提交以下資料：（1）嘉賓接待方案及方案匯報(bào)演示文稿；（2）秘書節(jié)啟動儀式環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)；（3）開幕式具體流程設(shè)計(jì)；（4）會議現(xiàn)場圖片及典型場景小視頻；（5）開幕式新聞快訊文案。實(shí)訓(xùn)評價(jià)

根據(jù)多元評價(jià)體系，將實(shí)訓(xùn)成績分成項(xiàng)目執(zhí)行效果和項(xiàng)目成果匯報(bào)兩部分進(jìn)行考核。項(xiàng)目執(zhí)行效果基于上級領(lǐng)導(dǎo)、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實(shí)訓(xùn)總成績的60%；項(xiàng)目成果匯報(bào)分為匯報(bào)資料質(zhì)量、匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)表現(xiàn)三個(gè)維度，通過同伴評價(jià)、教師評價(jià)和自我評價(jià)的方式，給出項(xiàng)目匯報(bào)的分?jǐn)?shù)，此部分占實(shí)訓(xùn)總成績的40%。具體見表108。實(shí)訓(xùn)任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)03任務(wù)3：會議記錄02任務(wù)2：現(xiàn)場管理01任務(wù)1：會議接待任務(wù)1會議接待會議接待是指圍繞與會者的迎送和吃、住、行、游等方面所做的安排，是會務(wù)工作的重要組成部分。會議接待通過妥善、周到、細(xì)心的安排保障會議順利進(jìn)行，在提高會議質(zhì)量的同時(shí)也可提高主辦單位在與會者心目中的地位，樹立主辦單位良好的形象。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式活動嘉賓接待方案，并將方案做成PPT匯報(bào)演示文稿?！窦俣ā绊?xiàng)目描述”中會議中心109場地面積為500平方米、座位為300個(gè)左右，沒有主席臺，會場后側(cè)左右有兩個(gè)入口，請?jiān)O(shè)計(jì)一份現(xiàn)場指引、嘉賓座次與觀眾座位安排圖?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，利用信息化、智能化手段，設(shè)計(jì)本次活動的報(bào)到與簽到環(huán)節(jié)?！窦俣ǜ鶕?jù)活動安排，開幕式結(jié)束后學(xué)院準(zhǔn)備了簡單的晚宴，感謝為學(xué)院發(fā)展做出貢獻(xiàn)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和優(yōu)秀校友，請策劃晚宴活動流程。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是開幕式的會間服務(wù)。會議接待是開幕式會間服務(wù)工作的第一環(huán)。接待工作不但包括前期的嘉賓對接，還包括現(xiàn)場的報(bào)到、簽到和指引，時(shí)時(shí)處處都要體現(xiàn)出專業(yè)、細(xì)心、周到的服務(wù)品質(zhì)。開幕式經(jīng)常邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者參加，要注意邀請嘉賓類型和級別不同，接待規(guī)格也會不同。任務(wù)分析任務(wù)2現(xiàn)場管理會議現(xiàn)場是活動對外展示的窗口?，F(xiàn)場管理是指用科學(xué)的管理手段和方法，對活動現(xiàn)場的各個(gè)要素進(jìn)行合理有效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，使其達(dá)到良好有序狀態(tài)的管理過程。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式現(xiàn)場工作人員任務(wù)分工表。●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式現(xiàn)場工作人員培訓(xùn)方案?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，分析本次活動突發(fā)事件的類型，制定一份風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防及應(yīng)對預(yù)案?！癜咐治觥?shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是開幕式的會間服務(wù)。開幕式是整個(gè)活動的序幕，一般比較正式、隆重。開幕式活動現(xiàn)場工作主要有嘉賓接待、報(bào)到簽到、流程推進(jìn)、物資與設(shè)備管理、攝影攝像、會場環(huán)境與秩序維護(hù)、氛圍創(chuàng)建等。任務(wù)分析任務(wù)3會議記錄會議記錄是對會議主要內(nèi)容和客觀進(jìn)程的原始記載，是當(dāng)次會議的永久檔案。在會議過程中，應(yīng)由記錄人把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成會議記錄。相關(guān)知識●結(jié)合本次開幕式活動，簡述會議記錄前需做好哪些準(zhǔn)備工作以及在會議記錄過程需注意的事項(xiàng)?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，在本次開幕式結(jié)束后，該如何整理會議記錄？●如果你們團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)本次開幕式的攝影攝像工作，在開幕式前你們該做哪些工作？現(xiàn)場拍攝和錄像時(shí)你們又是如何相互配合完成工作的？在整個(gè)工作中有哪些注意事項(xiàng)？實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是開幕式的會間服務(wù)。開幕式的目的不僅是以儀式的形式宣布一個(gè)或一系列活動的開始，同時(shí)也是擴(kuò)大活動影響力、塑造企業(yè)或部門形象的行為。一般情況下，開幕式的流程包含領(lǐng)導(dǎo)者致開幕詞、上級領(lǐng)導(dǎo)講話、嘉賓發(fā)言、啟動儀式等常規(guī)環(huán)節(jié)。任務(wù)分析會后落實(shí)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)

概

述

會議結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的完成。秘書要及時(shí)做好會議善后工作，讓會議善始善終、圓滿完成。會議善后工作包括與會者離場與會場清場、會議文件資料的收集和整理、會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算、會議總結(jié)與落實(shí)等。嘉賓送別與會場清場是“善始善終”原則的體現(xiàn)，接來的嘉賓要按相應(yīng)規(guī)格和禮儀送走，會場要恢復(fù)原樣，設(shè)備物資要回收整理歸還。會議文件資料收集整理后要進(jìn)行立卷歸檔；要按照財(cái)務(wù)要求及財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，對會前經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行結(jié)算；通過反思、復(fù)盤與跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題、吸取經(jīng)驗(yàn)、找出規(guī)律并對會議決定、決策等進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)。會后落實(shí)是秘書作為輔助人員重要的工作內(nèi)容之一。項(xiàng)目描述

為提升員工的企業(yè)歸屬感與認(rèn)同感、調(diào)動員工工作的主動性與積極性，某公司決定在2023年12月27日召開以“繼往開來、邁向更輝煌的明天”為主題的公司年會暨員工表彰大會。年會邀請公司董事長、總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、受表彰員工及部分員工家屬代表參加，參與人數(shù)總計(jì)200人左右。年會分為年終大會、戶外活動和晚宴三部分。年終大會包括各部門分管經(jīng)理做年終工作總結(jié)匯報(bào)、員工代表對公司未來發(fā)展的展望及期許、優(yōu)秀員工表彰、總經(jīng)理和副董事長發(fā)言；戶外活動有拔河比賽、兩人三足、歌曲串唱等游戲環(huán)節(jié)；晚宴有娛樂節(jié)目和抽獎環(huán)節(jié)等。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)

技能目標(biāo)通過會后落實(shí)工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行文件整理與歸檔的技能。素質(zhì)目標(biāo)通過會后落實(shí)工作實(shí)訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生善始善終的服務(wù)意識。

能力目標(biāo)通過會后落實(shí)工作實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提升學(xué)生撰寫總結(jié)報(bào)告的能力。實(shí)訓(xùn)要求（1）根據(jù)任務(wù)類型以小組（3~6人不等）為單位組成會后落實(shí)工作管理團(tuán)隊(duì)；（2）實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目完成后，學(xué)生須以任務(wù)小組為單位進(jìn)行實(shí)訓(xùn)總結(jié)匯報(bào)。匯報(bào)材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻。（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目。實(shí)訓(xùn)成果實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，學(xué)生需以小組為單位提交以下資料：（1）會后文件回收清單及歸檔資料目錄；（2）會后領(lǐng)導(dǎo)者送別任務(wù)分工表；（3）會場清場內(nèi)容清單；（4）年會暨表彰大會活動總結(jié)報(bào)告；（5）會后落實(shí)工作計(jì)劃表。實(shí)訓(xùn)評價(jià)

根據(jù)多元評價(jià)體系，將實(shí)訓(xùn)成績分成項(xiàng)目執(zhí)行效果和項(xiàng)目成果匯報(bào)兩部分進(jìn)行考核。項(xiàng)目執(zhí)行效果基于上級領(lǐng)導(dǎo)、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實(shí)訓(xùn)總成績的60%；項(xiàng)目成果匯報(bào)分為匯報(bào)資料質(zhì)量、匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)表現(xiàn)三個(gè)維度，通過同伴評價(jià)、教師評價(jià)和自我評價(jià)的方式，給出項(xiàng)目匯報(bào)的分?jǐn)?shù)，此部分占實(shí)訓(xùn)總成績的40%。具體見表109。實(shí)訓(xùn)任務(wù)實(shí)訓(xùn)任務(wù)03任務(wù)3：總結(jié)與落實(shí)02任務(wù)2：送別與清場01任務(wù)1：文件回收與歸檔任務(wù)1文件回收與歸檔會議結(jié)束后秘書的第一項(xiàng)工作就是回收、整理相關(guān)會議文件。秘書應(yīng)首先確定會議文件收集、整理的范圍，根據(jù)文件收集的要求做好相關(guān)工作，最后按照文書立卷的原則和工作步驟完成立卷歸檔工作。相關(guān)知識●簡述文件歸檔的重要性并列舉“項(xiàng)目描述”中年會文件回收的方式和立卷歸檔文件的范圍。●簡述會議記錄的作用與種類并思考如何做好會議記錄。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是公司年會暨表彰大會的會后落實(shí)工作。通常，企業(yè)年會會伴隨著企業(yè)員工表彰、企業(yè)歷史回顧、企業(yè)未來展望等重要內(nèi)容?；厥张c歸檔的文件包括但不限于年會方案、年會議程、年會通知、邀請函、主持稿、領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)言稿、各部門總結(jié)匯報(bào)、新年工作計(jì)劃、與會者信息等。任務(wù)分析任務(wù)2送別與清場會議所有議程結(jié)束后，秘書首先要負(fù)責(zé)安排送別現(xiàn)場的領(lǐng)導(dǎo)者、嘉賓。俗話說：“出迎三步，身送七步?！彪x開時(shí)的送別比開始時(shí)的接待更重要。重要嘉賓有時(shí)需要贈送小禮品或是送站，秘書要根據(jù)接待規(guī)格做好每一步安排。相關(guān)知識●根據(jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，你認(rèn)為該如何做好年會送別工作？寫出送別工作流程安排與注意事項(xiàng)?！窀鶕?jù)“項(xiàng)目描述”內(nèi)容，簡敘會議清場工作的思路與技巧。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是公司年會暨表彰大會的會后落實(shí)工作。年會是某些社會團(tuán)體一年舉行一次的集會，代表一個(gè)公司的實(shí)力和風(fēng)貌。舉辦年會的主要目的是深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同。一些優(yōu)秀企業(yè)和組織還會邀請有分量的上下游合作伙伴共同參與這一全司同慶的節(jié)日，增加企業(yè)之間的溝通，促進(jìn)企業(yè)之間的共同進(jìn)步。任務(wù)分析任務(wù)3總結(jié)與落實(shí)會議總結(jié)是對會議的基本情況、會議過程、會議成果進(jìn)行的回顧與評析。通過會議總結(jié)，可對會議各要素的實(shí)施情況進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，為日后會議工作提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒。相關(guān)知識●簡要陳述會議評估的意義。列舉公司年會暨表彰大會評估的對象和因素，設(shè)計(jì)評估表格，分析評估數(shù)據(jù)，形成分析報(bào)告?！褡珜懝灸陼弑碚么髸h總結(jié)。要求：不少于800字，以電子郵件形式提交?！窆灸陼弑碚么髸Y(jié)束后，秘書應(yīng)該跟進(jìn)或落實(shí)的事項(xiàng)有哪些？實(shí)訓(xùn)內(nèi)容本實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目是公司年會暨表彰大會的會后落實(shí)工作。通過年會，各部門對過去一年的工作進(jìn)行總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者公布新一年的工作計(jì)劃。作為秘書，需了解公司未來的工作重點(diǎn)和發(fā)展方向，在會后幫助領(lǐng)導(dǎo)者跟蹤、督促各執(zhí)行部門落實(shí)。任務(wù)分析視頻會議組織教學(xué)實(shí)訓(xùn)

概

述

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，會議手段日新月異，通過視頻系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等渠道和手段進(jìn)行視頻會議，是目前很多用戶選擇的一種比較有效的會議保障方式。視頻會議利用會議軟件、在線工具（App）、小程序，結(jié)合電腦、iPad、智能手機(jī)等終端設(shè)備，把分散在各地的與會者組織起來，跨越時(shí)間、空間的限制，促進(jìn)快速決策和溝通，提高工作效率的同時(shí)，賦予了會議更多的活力。

和傳統(tǒng)線下會議相比，視頻會議擴(kuò)大了會議受眾范圍、克服了時(shí)間和空間的障礙，使會議隨時(shí)隨地可以舉辦，在某種程度上節(jié)約了會議成本、提高了會議質(zhì)量。然而，視頻會議系統(tǒng)對設(shè)備、技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的依賴，導(dǎo)致每一次視頻會議的組織工作都面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

視頻會議線上、遠(yuǎn)程的特點(diǎn)，使會前籌備、會中組織和會議善后都表現(xiàn)出和線下會議不同的工作內(nèi)容。對于秘書而言，除需具備傳統(tǒng)會議組織的技能與能力外，還需了解現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)每一單元的運(yùn)作規(guī)則及其在會議中的作用。項(xiàng)目描述

為了提高高職院校大學(xué)生心理素養(yǎng)，宣傳和普及心理健康知識，某高校將開展主題為“沒有誰是一座孤島——讀懂人際，走向幸?！钡南盗姓搲顒?。論壇邀請北京師范大學(xué)心理學(xué)專家趙教授、本校心理咨詢中心主任國家二級心理咨詢師程老師作為主講嘉賓。論壇主持人由校團(tuán)委邀請知名主持人Lisa擔(dān)任。論壇時(shí)間是周五下午2：00—4：30。趙教授因?yàn)楣ぷ鞣泵χ荒芫€上參會。為了擴(kuò)大受眾范圍，本次論壇面向全市高校學(xué)生以及對主題感興趣的社會人士開放，采用線上視頻會議的方式進(jìn)行。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)

技能目標(biāo)通過視頻會議組織實(shí)訓(xùn)，訓(xùn)練學(xué)生操作視頻會議軟硬件的技能。素質(zhì)目標(biāo)通過視頻會議組織實(shí)訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新意識和團(tuán)隊(duì)合作的精神。

能力目標(biāo)(1)通過視頻會議組織實(shí)訓(xùn)，進(jìn)一步提高學(xué)生溝通協(xié)調(diào)的能力；(2)通過視頻會議組織實(shí)訓(xùn)，提升學(xué)生主持視頻會議的能力。實(shí)訓(xùn)要求（1）以小組（5~6人）為單位進(jìn)行方案策劃全過程實(shí)訓(xùn)；（2）實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目完成后，學(xué)生需以小組為單位進(jìn)行實(shí)訓(xùn)成果匯報(bào)。匯報(bào)材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的視頻會議