《行政助理培訓(xùn)教程》課件

《行政助理培訓(xùn)教程》歡迎來到《行政助理培訓(xùn)教程》！課程目標(biāo)掌握行政助理的核心技能包括溝通、時(shí)間管理、計(jì)劃與組織、文秘工作、行政事務(wù)處理等提升職業(yè)素養(yǎng)和工作效率了解職業(yè)道德、保密意識(shí)、應(yīng)急處理等促進(jìn)個(gè)人成長和職業(yè)發(fā)展提供學(xué)習(xí)資源、案例分析、實(shí)踐演練，幫助學(xué)員提升競(jìng)爭(zhēng)力行政助理的角色定位高效的組織者協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作目標(biāo)，協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作，推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展可靠的溝通橋梁處理內(nèi)部與外部溝通，傳遞信息，解決問題細(xì)致的管理者管理行政事務(wù)、辦公用品、差旅安排，確保工作順利開展行政職責(zé)和工作流程1日程安排管理領(lǐng)導(dǎo)日程、安排會(huì)議、提醒重要事項(xiàng)2文件處理收發(fā)文件、整理歸檔、制作文件目錄3會(huì)議記錄記錄會(huì)議內(nèi)容、制作會(huì)議紀(jì)要、跟蹤事項(xiàng)進(jìn)展4差旅安排預(yù)訂機(jī)票、酒店、安排交通，提供出行服務(wù)5辦公用品管理采購、保管、發(fā)放辦公用品，控制成本6客戶接待迎接客戶、安排會(huì)面、提供服務(wù)溝通能力培養(yǎng)有效傾聽認(rèn)真傾聽、理解對(duì)方意圖，避免打斷清晰表達(dá)語言簡潔明了、邏輯清晰，避免歧義積極溝通主動(dòng)交流、及時(shí)反饋，建立良好溝通關(guān)系情緒管理控制情緒、保持冷靜，以理服人時(shí)間管理技巧1目標(biāo)明確制定目標(biāo)，明確優(yōu)先級(jí)2計(jì)劃細(xì)化將目標(biāo)分解成具體任務(wù)，安排時(shí)間3專注執(zhí)行專注當(dāng)前任務(wù)，避免拖延4評(píng)估反饋定期回顧計(jì)劃，調(diào)整策略計(jì)劃與組織能力1收集信息了解需求、收集資料，為計(jì)劃提供依據(jù)2制定計(jì)劃明確目標(biāo)、步驟、時(shí)間，制定可行方案3分配資源合理分配人力、物力，確保計(jì)劃執(zhí)行4監(jiān)督執(zhí)行跟蹤進(jìn)度、及時(shí)反饋，確保計(jì)劃順利完成文秘工作要點(diǎn)1文件規(guī)范掌握文件格式、排版、語言規(guī)范，保證文件質(zhì)量2內(nèi)容準(zhǔn)確核實(shí)信息、確保準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤3表達(dá)清晰語言簡潔明了，邏輯清晰，方便理解4及時(shí)高效快速處理文件，提高工作效率行政事務(wù)處理郵件處理及時(shí)回復(fù)郵件、整理郵件、建立郵件歸檔系統(tǒng)電話接聽禮貌接聽電話、記錄信息、轉(zhuǎn)接電話日程安排管理領(lǐng)導(dǎo)日程、安排會(huì)議、提醒重要事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要撰寫會(huì)議主題簡潔明了地概括會(huì)議內(nèi)容主要議題記錄會(huì)議討論的主要議題，并概述討論結(jié)果決定事項(xiàng)詳細(xì)記錄會(huì)議中做出的決定和安排，以及責(zé)任人后續(xù)行動(dòng)列出會(huì)議后需要進(jìn)行的后續(xù)工作，以及完成時(shí)間出差與差旅管理機(jī)票預(yù)訂選擇合適的航班、預(yù)訂機(jī)票、確認(rèn)行程酒店預(yù)訂根據(jù)行程安排，選擇合適的酒店，預(yù)訂房間交通安排安排機(jī)場(chǎng)接送、市內(nèi)交通，確保出行便利行程安排合理安排時(shí)間，保證出差效率辦公用品采購與管理需求調(diào)研了解部門辦公用品需求，制定采購計(jì)劃供應(yīng)商選擇選擇信譽(yù)良好、價(jià)格合理的供應(yīng)商采購流程進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、訂貨，確保采購順利完成庫存管理建立庫存記錄、進(jìn)行定期盤點(diǎn)，控制庫存成本客戶接待與服務(wù)1預(yù)約接待及時(shí)接聽電話、安排會(huì)面時(shí)間2熱情迎接熱情禮貌地接待客戶，提供茶水3溝通交流主動(dòng)與客戶溝通，了解需求，提供幫助4問題解決耐心解答客戶疑問，積極解決問題5送別客戶禮貌地送別客戶，留下良好印象績效考核準(zhǔn)備收集資料收集相關(guān)工作資料，如工作記錄、項(xiàng)目成果整理數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)，形成清晰的績效報(bào)告準(zhǔn)備匯報(bào)準(zhǔn)備績效匯報(bào)內(nèi)容，并進(jìn)行模擬演練積極溝通與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解考核標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)期保密意識(shí)與職業(yè)道德1保密原則嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，維護(hù)公司利益2職業(yè)操守誠實(shí)守信，公平公正，維護(hù)職業(yè)形象3責(zé)任擔(dān)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，盡職盡責(zé)，完成工作任務(wù)4團(tuán)隊(duì)合作與同事團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成目標(biāo)應(yīng)急處理能力1保持冷靜遇事冷靜，避免慌張，理性思考2快速反應(yīng)迅速做出判斷，采取措施，控制事態(tài)3妥善處理根據(jù)情況，選擇合適的處理方式，解決問題4及時(shí)匯報(bào)將處理情況及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并記錄處理過程學(xué)習(xí)資源推薦1書籍《行政助理實(shí)務(wù)》、《秘書工作手冊(cè)》等2網(wǎng)站中國秘書網(wǎng)、秘書之家等3課程行政助理專業(yè)培訓(xùn)課程4經(jīng)驗(yàn)分享與其他助理交流學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，分享心得案例分析：高效助理的一天時(shí)間安排高效規(guī)劃日程，合理安排工作時(shí)間，保證工作效率溝通協(xié)作及時(shí)回復(fù)郵件，與團(tuán)隊(duì)成員溝通協(xié)作，推動(dòng)工作進(jìn)展會(huì)議記錄認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，制作詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議成果案例分享：團(tuán)隊(duì)協(xié)作目標(biāo)一致團(tuán)隊(duì)成員目標(biāo)一致，共同努力，才能取得成功溝通順暢團(tuán)隊(duì)成員之間保持溝通順暢，及時(shí)反饋信息分工明確明確團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)，分工合作，提高工作效率案例分享：突發(fā)事件處理保持冷靜遇事冷靜，避免慌張，理性思考問題迅速行動(dòng)迅速做出判斷，采取措施，控制事態(tài)發(fā)展妥善處理根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的處理方式，解決問題及時(shí)匯報(bào)將處理情況及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并記錄處理過程案例分享：溝通技巧運(yùn)用清晰表達(dá)語言簡潔明了，邏輯清晰，避免歧義尊重理解尊重對(duì)方觀點(diǎn)，積極傾聽，理解對(duì)方意圖積極反饋及時(shí)反饋信息，保持溝通順暢，建立良好關(guān)系學(xué)員反饋與交流課程感受分享課程收獲，提出改進(jìn)建議問題解答解答學(xué)員疑問，提供學(xué)習(xí)指導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)交流分享工作經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步實(shí)踐演練：角色扮演1情景模擬模擬真實(shí)工作場(chǎng)景，進(jìn)行角色扮演2技能提升通過實(shí)踐演練，提升溝通、協(xié)調(diào)、處理問題等能力3經(jīng)驗(yàn)總結(jié)分享演練經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升技能實(shí)踐演練：流程模擬流程演練模擬行政助理工作流程，熟悉操作步驟問題分析分析流程中存在的問題，提出改進(jìn)建議方案優(yōu)化優(yōu)化工作流程，提高效率，降低成本實(shí)踐演練：提升自我1目標(biāo)設(shè)定制定個(gè)人目標(biāo)，明確提升方向2學(xué)習(xí)計(jì)劃制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，選擇合適的學(xué)習(xí)方法3行動(dòng)實(shí)踐將學(xué)習(xí)成果應(yīng)用到實(shí)際工作中4評(píng)估反饋定期評(píng)估學(xué)習(xí)效果，調(diào)整學(xué)習(xí)計(jì)劃實(shí)踐演練：團(tuán)隊(duì)協(xié)作1項(xiàng)目合作團(tuán)隊(duì)成員共同完成一個(gè)項(xiàng)目，體驗(yàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作2角色分工明確團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)，分工合作，提高效率3溝通協(xié)作保持溝通順暢，及時(shí)反饋信息，確保項(xiàng)目順利完成總結(jié)與收獲1課程回顧回顧課程內(nèi)容，總結(jié)學(xué)習(xí)成果2技能提升梳理提升的技能，分析學(xué)習(xí)效果3未來展望展望未來工作，制定職業(yè)發(fā)展計(jì)劃下一步行動(dòng)計(jì)劃時(shí)間安排制定個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃，合理安排時(shí)間，持續(xù)學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)資料收集相關(guān)學(xué)習(xí)資料，不斷充實(shí)自己