行政助理培訓(xùn)青創(chuàng)匯模版版

－－行政助理培訓(xùn)行政人員的角色認(rèn)知你適合做行政人員嗎？什么樣的人適合做行政人員？個(gè)性要求

自信

熱情

謹(jǐn)慎

機(jī)智

守時(shí)

服從

自制

勤快

興趣什么樣的人適合做行政人員？禮貌而不居高臨下誠實(shí)而不弄虛作假參謀而不越權(quán)行事謙虛而不傲上凌下謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾公正而不見風(fēng)使舵敬業(yè)而不妄自尊大敬重而不阿諛奉承慎言而不論是道非本分而不炫耀示人品質(zhì)要求行政人員需具備的能力辦事能力溝通能力行政人員需具備的能力（一）辦事能力操作能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對(duì)能力統(tǒng)計(jì)分析能力行政人員需具備的能力（二）溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力行政人員需要具備的特質(zhì)1.能準(zhǔn)確理解上司的意圖。知道何時(shí)征求上司的意見和給上司建議。2.與同事及上司能融洽相處，并能從中起協(xié)調(diào)作用。2.能代表上司出席適當(dāng)?shù)幕顒?dòng)，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)上司的意見。3.及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給上司。4.良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排）5.辦公室主管外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。6.隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)，沉著處理緊急事件。行政人員需要具備的特質(zhì)7.能代替上司處理日常事務(wù)，獨(dú)立工作能力強(qiáng)。8.良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心，求知欲強(qiáng)。9.知錯(cuò)能及時(shí)糾正，有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。10.良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼反應(yīng)迅速。11.有一定數(shù)學(xué)頭腦，懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。12.熟練掌握辦公軟件，能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）13.嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。行政人員的角色扮演行政人員總調(diào)度參謀和助手橋梁和樞紐代言人不一定是上司的，要為同事服務(wù)角色扮演圖行政人員必須要有的角色認(rèn)知在工作中，我們每個(gè)人扮演的都不止一個(gè)角色，我們既是上司的下屬，又是同事的同事，同時(shí)還是下屬的上司，而這種角色會(huì)隨著我們資歷的增長或其他原因而發(fā)生改變，我們會(huì)在上司、同事、下屬間轉(zhuǎn)換，只有認(rèn)清本位角色，才能更好的處理人際關(guān)系和工作關(guān)系，從而使我們更好的投入到工作中去，下面我們分別認(rèn)識(shí)一下這三種基本角色。行政人員必須要有的角色認(rèn)知上司同事下屬“三位一體”是上級(jí)的窗口和橋梁完成目標(biāo)同時(shí)實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展和提升是上級(jí)的輔助者和補(bǔ)充者是上級(jí)的執(zhí)行者和推動(dòng)者作為下屬的四項(xiàng)職業(yè)準(zhǔn)則下屬同事上司下屬同事上司內(nèi)部客戶是同事是配合者是競(jìng)爭(zhēng)者骨干計(jì)劃者執(zhí)行者教練員團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖溝通者下屬上司同事辦公室日常工作內(nèi)容、特征及原則行政管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)介

企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。根據(jù)公司實(shí)際情況，現(xiàn)將行政管理的工作內(nèi)容細(xì)分為以下五大類，具體見下頁表格。行政人員的日常工作——工作內(nèi)容辦公室管理 1、辦公耗材的申購、管理、發(fā)放、領(lǐng)用，并做詳細(xì)記錄，每月盤點(diǎn)庫存，做《辦公耗材月盤點(diǎn)明細(xì)表》，年終做匯總表；2、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用、維護(hù)，復(fù)印機(jī)使用記錄；3、各部門報(bào)表的保管及上呈，各部門工作計(jì)劃的收集、存檔、監(jiān)督；4、公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達(dá)、交涉、調(diào)整；來電來函的接聽收閱、分類及傳達(dá)（視情況而定以書面或口頭傳達(dá)），部門文書類工作協(xié)作5、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔（包括訂閱的報(bào)紙、雜志）6、內(nèi)部會(huì)議召開地點(diǎn)的選擇、會(huì)議內(nèi)容的記錄、存檔，年終總結(jié)。后勤管理1、宿舍及車輛的管理，并做好管理記錄，涉及款項(xiàng)的要做好臺(tái)帳，在年終時(shí)對(duì)宿舍使用情況、及辦公室所屬車輛外派情況做統(tǒng)計(jì)；2、清潔衛(wèi)生管理，包括辦公樓、宿舍等公司各個(gè)角落的清潔分配及管理，保持整潔的廠容形象；3、綠化管理，分配人手定期對(duì)綠化作物修剪，保持良好的形象。人力資源管理1、員工招聘、入職培訓(xùn)、入職后分階段的能力拓展培訓(xùn)，薪酬規(guī)劃、員工考勤、員工福利2、人事制度及公司各部門日常辦公及管理制度的建立公關(guān)事務(wù)管理1、重要接待，包括政府機(jī)構(gòu)的檢查、參觀，及外來企事業(yè)單位的合作交流等情況下的人事接待；2、危機(jī)公關(guān)，對(duì)懷有不善意圖來訪者的接待或惡意事件的處理，根據(jù)具體情況可要求相關(guān)部門協(xié)助處理；3、媒體宣傳，分為官方和非官方的，平時(shí)與各種媒體及廣告公司接觸，搜集信息、分析判斷，根據(jù)公司需要選擇適當(dāng)?shù)男麄鞣绞剑膳c內(nèi)部相關(guān)部門溝通采購事務(wù)管理協(xié)助各部門填寫《采購申請(qǐng)單》，并存檔，定期分類匯總，年底做年終匯總表。行政人員日常工作的三大特征多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一輔助性與主動(dòng)性的統(tǒng)一原則性與靈活性的統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存行政人員要做好安全與保密工作積極防范突出重點(diǎn)有保有放內(nèi)外有別不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場(chǎng)所談?wù)摬辉诜潜Ｃ軈^(qū)存放不在非保密區(qū)傳達(dá)不在公共場(chǎng)所攜帶原則方針特別強(qiáng)調(diào)人力資源管理內(nèi)容1.組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。2.招聘使用3.員工基本信息管理4.工作報(bào)酬5.培訓(xùn)開發(fā)6.人員考核7.員工紀(jì)律管理組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)崗位描述人力規(guī)劃編制考勤管理的工作招聘使用使部門人力資源計(jì)劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致，根據(jù)職位準(zhǔn)備面試題庫。對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定。對(duì)提升、調(diào)遷、獎(jiǎng)懲和辭退做出決定，職務(wù)分析和工作分析的編寫。制定人力資源計(jì)劃。實(shí)現(xiàn)人力資源合理配制。員工基本信息管理

主要包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、畢業(yè)院校、專業(yè)、身份證號(hào)、職務(wù)、離職日期、離職原因、培訓(xùn)、工作履歷、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話。

《員工應(yīng)聘登記表》加以收集并錄機(jī)，統(tǒng)一管理，基本信息管理有助于人事部門對(duì)于員工的了解、管理以及工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)升遷等。

工作報(bào)酬

制定合理的薪酬和福利。對(duì)員工的工作成果給予肯定和保障。促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵(lì)策略。培訓(xùn)開發(fā)

市場(chǎng)說到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是一個(gè)企業(yè)整體素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)。應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本，追求卓越，以人為本的管理方式。提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單，制定并實(shí)施培訓(xùn)開發(fā)計(jì)劃。職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn)。人員考核

工作考核，滿意度調(diào)查，研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評(píng)價(jià)系統(tǒng)。制定紀(jì)律獎(jiǎng)懲制度，以工作職責(zé)來制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)。促進(jìn)人力資源開發(fā)和合理利用，并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。

員工紀(jì)律管理

公司管理制度由各部門嚴(yán)格貫徹執(zhí)行、人事部門監(jiān)督并執(zhí)行。收集、整理、匯總員工對(duì)公司制度的遵守狀況。設(shè)立意見箱，改善公司制度的不合理之處。人事部門對(duì)反饋結(jié)果進(jìn)行處理，修正、完善管理制度。行政助理發(fā)展訓(xùn)練拉近關(guān)系的談話技巧工作語言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時(shí)尚稱呼標(biāo)準(zhǔn)稱呼無稱呼替代性稱呼不適當(dāng)?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)稱禁忌稱呼——工作場(chǎng)合標(biāo)準(zhǔn)與禁忌稱呼工作語言“文明”溝通接待三聲來有迎聲問有答聲去有送聲——

文明語言服務(wù)“三”要素?zé)崆槿窖鄣剑ㄑ劭囱郏┛诘剑ㄖv普通話，因人而異）意到（有表情）文明十字（五句）問候語：“您好”請(qǐng)求語：“請(qǐng)”感謝語：“謝謝”道歉語：“對(duì)不起”（危機(jī)公關(guān)語）道別語：“再見”用別人喜歡聽的句式來說話同

事：“這臺(tái)復(fù)印機(jī)的質(zhì)量太差了，才買

回來幾天就不能用了，你們辦公室是不是專買不合格產(chǎn)品阿？”行政人員：“我非常理解你的心情！如果我

是你我也會(huì)這么想，讓我們一起來

看看，有什么辦法能夠補(bǔ)救吧?！本涫揭唬河谩拔依斫狻逼较⒉粷M與矛盾用別人喜歡聽的句式來說話句式二：用“我會(huì)……”表達(dá)服務(wù)意愿行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會(huì)給部門崔經(jīng)理打電話詢問，我會(huì)盡快給你答復(fù)的，好嗎？同事：“那就OK啦，謝謝！”行政人員：“對(duì)于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)

理崔經(jīng)理詢問吧?！蓖拢骸澳氵@是在應(yīng)付我嘛，’盡可能’就是有可能不會(huì)真是的！“用別人喜歡聽的句式來說話句式三：用“你能……？”提出要求行政人員：“你必須參加這次會(huì)議，這次會(huì)議很重要！“

同事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時(shí)間來參加此次會(huì)議嗎？因?yàn)檫@次會(huì)議很重要！“

同事：“好的，我會(huì)盡全力安排的，謝謝你了！”用別人喜歡聽的句式來說話句式五：說“我”代替“你”以糾正錯(cuò)誤同事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事啊！”行政人員：“別怪別人，你的表格都填錯(cuò)了，當(dāng)然沒辦法批了?！?/p>

同事：“什么，是你讓我這么填的！你……”同事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事??？”行政人員：“看來我還需要把表格的填法給你重新講一遍，因?yàn)閯偛趴赡苷f得不夠清楚，這里有一部分應(yīng)該是這樣填的……“

同事：“哦，知道了，不好意思麻煩你了……”行政助理發(fā)展訓(xùn)練行政人員的職業(yè)形象外在形象的重要性問題：人的印象的形成包含哪幾部分？所占的百分比？六、行政人員的職業(yè)形象人的印象的形成=55%外表+38%自我表現(xiàn)+7%語言行政助理發(fā)展訓(xùn)練快樂的八種技巧1、要有目標(biāo)和追求2、經(jīng)常保持微笑3、學(xué)會(huì)和各種人愉快的相處4、不要財(cái)迷5、要能處變不驚6、有幾個(gè)知心朋友7、偶爾放縱自己一下8、最后，保持高度的自信心9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Saturday,February22,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。19:44:0219:44:0219:442/22/20257:44:02PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。2月-2519:44:0219:44Feb-2522-Feb-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。19:44:0219:44:0219:44Saturday,February22,202513、志不立，天下無可成之事。2月-252月-2519:44:0219:44:02February22,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。22二月