股份制企業(yè)合同審查與管理規(guī)范

股份制企業(yè)合同審查與管理規(guī)范一、合同審查的基本原則1.1合法性審查在股份制企業(yè)合同審查中，合法性審查是首要任務(wù)。這意味著要仔細檢查合同的各項條款是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。例如，合同的主體是否具備合法的資格，是否有相應(yīng)的營業(yè)執(zhí)照和經(jīng)營許可證；合同的內(nèi)容是否違反了反壟斷法、反不正當競爭法等相關(guān)法律法規(guī)；合同的簽訂程序是否符合法律要求，如是否經(jīng)過了必要的審批手續(xù)等。如果發(fā)覺合同存在合法性問題，應(yīng)及時提出修改意見，保證合同的合法性。1.2合規(guī)性審查除了合法性審查，合規(guī)性審查也非常重要。合規(guī)性審查主要是檢查合同是否符合企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度和行業(yè)規(guī)范。不同的股份制企業(yè)可能有不同的內(nèi)部規(guī)章制度，比如財務(wù)管理制度、采購管理制度等。合同的條款應(yīng)與這些規(guī)章制度相匹配，不得與之沖突。同時行業(yè)規(guī)范也需要考慮，不同行業(yè)可能有不同的行業(yè)標準和慣例，合同應(yīng)符合這些規(guī)范，以避免在履行過程中出現(xiàn)糾紛。1.3合理性審查合理性審查是對合同條款的公平性和合理性進行評估。這包括檢查合同價格是否合理，是否存在明顯的過高或過低；合同的履行期限、履行方式等是否合理，是否能夠滿足雙方的實際需求；合同的違約責任是否合理，是否能夠起到約束雙方的作用等。在進行合理性審查時，需要綜合考慮各種因素，如市場行情、企業(yè)的實際情況等，保證合同條款既公平又合理。二、合同審查的流程與節(jié)點2.1合同起草階段的審查在合同起草階段，合同管理人員應(yīng)參與其中，對合同的框架和主要條款進行初步審查。要保證合同的結(jié)構(gòu)合理，條款完整，避免出現(xiàn)遺漏和模糊之處。同時要對合同的起草依據(jù)進行審核，保證合同的起草符合企業(yè)的戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。在這個階段，還可以與相關(guān)部門和人員進行溝通，征求他們的意見和建議，以提高合同的質(zhì)量。2.2合同審核階段的審查合同起草完成后，進入審核階段。審核人員應(yīng)從合法性、合規(guī)性和合理性等方面對合同進行全面審查。審核過程中，要與起草人員進行充分溝通，對存在的問題進行及時反饋和修改。審核人員還可以邀請法律專家或?qū)I(yè)人士對合同進行審核，以保證合同的質(zhì)量。審核通過后，合同應(yīng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字，方可進入簽訂階段。2.3合同簽訂階段的審查在合同簽訂階段，合同管理人員要對合同的簽訂程序進行審查，保證合同的簽訂符合企業(yè)的規(guī)定和法律要求。要檢查合同是否加蓋了雙方的公章或合同專用章，簽字人員是否具備合法的授權(quán)等。同時還要對合同的附件和補充協(xié)議進行審查，保證其與主合同的一致性和完整性。簽訂完成后，合同應(yīng)及時歸檔，以備后續(xù)查閱和管理。三、合同文本的審查要點3.1合同主體的審查合同主體是合同的簽訂方，對合同的履行和風險承擔起著重要作用。在審查合同主體時，要核實其身份和資格，保證其是合法的民事主體。對于企業(yè)法人，要審查其營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證件；對于自然人，要審查其身份證等證件。同時還要關(guān)注合同主體的信用狀況和履約能力，避免與信用不良或履約能力不足的主體簽訂合同。3.2合同條款的審查合同條款是合同的核心內(nèi)容，直接關(guān)系到雙方的權(quán)利和義務(wù)。在審查合同條款時，要仔細推敲每一個條款，保證其明確、具體、可操作。要檢查合同的條款是否完整，是否涵蓋了雙方的主要權(quán)利和義務(wù)；合同的條款是否符合法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度；合同的條款是否存在歧義或模糊之處，如有應(yīng)及時進行修改。還要注意合同條款之間的邏輯關(guān)系，保證條款之間相互銜接、協(xié)調(diào)一致。3.3合同風險的評估與防范合同審查不僅要關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性和合理性，還要對合同可能存在的風險進行評估和防范。在審查合同時要分析合同中可能存在的風險點，如市場風險、信用風險、法律風險等，并提出相應(yīng)的防范措施。例如，對于市場風險，可以在合同中約定價格調(diào)整機制；對于信用風險，可以要求對方提供擔?；虮ＷC金；對于法律風險，可以在合同中明確法律適用條款和爭議解決方式等。通過對合同風險的評估與防范，可以有效降低合同履行過程中的風險。四、合同管理的職責與權(quán)限4.1合同管理部門的職責合同管理部門是股份制企業(yè)合同管理的主要責任部門，負責合同的全過程管理。其主要職責包括：制定合同管理制度和流程；組織合同的起草、審核、簽訂和歸檔等工作；對合同的履行情況進行監(jiān)督和管理；處理合同糾紛和違規(guī)行為等。合同管理部門要與企業(yè)的其他部門密切配合，共同做好合同管理工作。4.2各部門在合同管理中的權(quán)限除了合同管理部門，企業(yè)的其他部門在合同管理中也有相應(yīng)的權(quán)限。例如，業(yè)務(wù)部門負責合同的起草和談判，要保證合同的內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求；財務(wù)部門負責合同的付款和結(jié)算，要對合同的財務(wù)條款進行審核；法律部門負責合同的法律審查，要對合同的合法性和合規(guī)性進行把關(guān)。各部門應(yīng)在合同管理中明確自己的職責和權(quán)限，相互協(xié)作，共同做好合同管理工作。4.3合同管理人員的培訓與考核合同管理人員是合同管理工作的具體執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)直接影響合同管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)應(yīng)加強對合同管理人員的培訓，定期組織培訓課程，提高他們的合同管理知識和技能。同時還應(yīng)建立合同管理人員的考核機制，對合同管理人員的工作進行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤，以激勵合同管理人員不斷提高自己的工作水平。五、合同檔案的管理5.1合同檔案的建立與歸檔合同檔案是股份制企業(yè)合同管理的重要依據(jù)，應(yīng)及時建立和歸檔。在合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)按照一定的分類方式進行歸檔，如按照合同類型、簽訂時間等進行分類。同時要為每份合同編制檔案編號，便于查閱和管理。5.2合同檔案的保管與利用合同檔案的保管是合同管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)采取有效的保管措施，保證合同檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，定期進行檢查和維護。在利用合同檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，如填寫借閱申請單、經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準等。利用合同檔案時，要注意保護合同檔案的機密性，不得隨意泄露合同內(nèi)容。5.3合同檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀與清理是合同管理的最后一個環(huán)節(jié)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行。合同檔案保管期滿后，應(yīng)進行銷毀或清理。在銷毀合同檔案時，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。銷毀合同檔案時，要注意保密，不得將合同檔案隨意丟棄或賣給他人。六、合同履行的監(jiān)督與管理6.1合同履行情況的跟蹤與反饋合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時跟蹤合同的履行情況，定期與合同雙方進行溝通，了解合同的履行進度和存在的問題。如發(fā)覺合同履行存在問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告，并協(xié)調(diào)解決。同時要將合同履行情況及時反饋給合同雙方，保持溝通的暢通。6.2合同履行中的變更與解除管理在合同履行過程中，可能會出現(xiàn)合同變更或解除的情況。合同管理人員應(yīng)嚴格按照合同約定的程序和條件，對合同變更或解除進行管理。如需要變更或解除合同，應(yīng)及時與合同雙方進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容和生效時間等。6.3合同糾紛的處理與解決合同履行過程中，難免會出現(xiàn)合同糾紛。合同管理人員應(yīng)及時了解合同糾紛的情況，積極協(xié)調(diào)解決。如協(xié)商不成，應(yīng)及時向企業(yè)的法律部門或外部律師咨詢，尋求法律幫助。在處理合同糾紛時，要注意保留相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要等，以便在訴訟或仲裁中使用。七、合同違規(guī)行為的處理7.1合同違規(guī)行為的界定合同違規(guī)行為是指在合同簽訂、履行過程中違反合同約定或法律法規(guī)的行為。合同違規(guī)行為包括但不限于合同主體不合格、合同條款不明確、合同履行不符合約定、合同變更或解除程序不合法等。合同管理人員應(yīng)明確合同違規(guī)行為的界定標準，以便在發(fā)覺合同違規(guī)行為時能夠及時進行處理。7.2合同違規(guī)行為的處罰措施對于合同違規(guī)行為，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和情節(jié)輕重，采取相應(yīng)的處罰措施。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除合同、追究法律責任等。在采取處罰措施時，應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，保證處罰措施的合理性和合法性。7.3合同違規(guī)行為的預(yù)防與糾正為了避免合同違規(guī)行為的發(fā)生，合同管理人員應(yīng)加強對合同簽訂和履行過程的監(jiān)督管理，建立健全合同管理制度和流程，加強對合同管理人員的培訓和考核，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。同時要及時發(fā)覺和糾正合同簽訂和履行過程中的問題，避免問題擴大化。八、合同管理的信息化建設(shè)8.1合同管理系統(tǒng)的選型與實施合同管理的信息化建設(shè)是提高合同管理效率和質(zhì)量的重要手段。在進行合同管理系統(tǒng)的選型時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際需求和規(guī)模，選擇適合企業(yè)的合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、歸檔、履行跟蹤、糾紛處理等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理的全過程信息化。在合同管理系統(tǒng)的實施過程中，要注重系統(tǒng)的培訓和推廣，保證系統(tǒng)的順利運行。8.2合同管理信息化的流程與規(guī)范合同管理信息化的流程與規(guī)范是保證合同管理信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。在制定合同管理信息化的流程與規(guī)范時，要結(jié)合企業(yè)的實際情況，明確合同管理的各個環(huán)節(jié)和流程，制定相應(yīng)的操作規(guī)范和標準。同