4-會展項目計劃管理

4會展項目計劃管理教學網(wǎng)站:

目錄4.1會展項目計劃概述4.2會展項目范圍計劃管理4.3會展項目進度計劃管理4.4會展項目資源計劃管理學習目標

掌握會展項目計劃的涵義和形式；理解會展項目計劃的編制內(nèi)容和程序；掌握會展項目范圍計劃、進度計劃和資源計劃的涵義；綜合應用會展項目范圍計劃、進度計劃和資源計劃的方法和工具；理解會展項目資源計劃的編制依據(jù)和編制程序?；靖拍顣鬼椖糠秶媱潟鬼椖窟M度計劃會展項目資源計劃甘特圖WBS網(wǎng)絡(luò)技術(shù)4.1會展項目計劃概述

4.1.1會展項目計劃的涵義會展項目計劃工作是項目團隊成員在預算范圍內(nèi)為了完成會展項目的預定目標而進行的系統(tǒng)安排任務的一系列過程。

項目計劃主要回答以下問題：

(1)什么(What)：項目經(jīng)理與項目團隊應當完成哪些工作。

(2)怎樣(How)：如何完成這些工作和任務。解決這一問題時可利用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS:workbreakdownstructure),WBS是項目必須完成的各項工作的清單。

(3)誰(Whom)：確定承擔工作分解結(jié)構(gòu)中每項工作的具體人員。

(4)何時(When)：確定各項工作需要多長時間，以及具體于何時開始，確定每項工作需要哪些資源等。

(5)多少(Howmuch)：確定WBS中每項工作需要多少經(jīng)費。

(6)哪里(Where)：確定各項工作在什么地方進行。4.1.2會展項目計劃的形式會展項目計劃按計劃制定的過程，可以分為概念性計劃、詳細計劃和滾動計劃三種形式。4.1.3會展項目計劃的編制內(nèi)容1.范圍計劃，2.工作計劃3.人員管理計劃，4.資源供應計劃,5.進度報告計劃，6.成本計劃，7.質(zhì)量計劃，8.變更控制計劃，9.文件控制計劃，10風險應對計劃，11.支持計劃。4.1.4會展項目計劃的編制程序1.定義項目的目標并進行目標分解。2.進行任務分解和排序。3.完成各項任務所需要時間的估算。4.以網(wǎng)絡(luò)圖的形式來描繪活動之間的次序和相互依賴關(guān)系。5.進行項目各項活動的成本估算。6.編制項目的進度計劃和成本基準計劃。7.確定完成各項工作所需要的人員、資金、設(shè)備、技術(shù)、原材料等資源計劃。8.匯總以上成果并編制成計劃文檔。4.2會展項目范圍計劃管理4.2.1

會展項目范圍計劃的涵義會展項目范圍計劃就是以會展項目實施動機為基礎(chǔ)，確定項目范圍并編制項目范圍說明書的過程。會展項目范圍計劃的依據(jù)是會展項目啟動的結(jié)果，即項目章程、項目說明書和項目假設(shè)條件的確定等。4.2.2會展項目范圍計劃的工具1.工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，WorkBreakdownStructure）項目工作分解結(jié)構(gòu)是項目管理中最具有價值的工具，是制定項目進度計劃、項目成本計劃等多個計劃的基礎(chǔ)。它分解項目活動界定所依據(jù)的最基本和最主要的信息，是項目團隊在項目實施期間要完成的工作或要開展的活動的一種層次性、樹型的項目活動描述。（1）WBS的作用。（2）WBS的層次和編碼。（3）WBS的形式。2.責任矩陣責任矩陣是用表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細目的個人責任的方法。它強調(diào)每一項工作細目由誰責任，并表明每個人在整個項目中的角色和地位。4.2.3會展項目范圍計劃的結(jié)果1.項目范圍說明書項目范圍說明書是未來項目實施的基礎(chǔ)，有助于項目干系人之間達成共識。項目范圍說明書一般包括以下內(nèi)容：

1)項目的合理性說明，即解釋為什么要進行這一主題會展項目；

2)項目可交付成果，形成項目產(chǎn)品清單；

3)項目成果的簡要描述，主要是定量標準，包括成本、進度、技術(shù)性能和質(zhì)量標準等。

4)項目目標的實現(xiàn)程度，因為會展項目多屬于創(chuàng)新性活動，這個過程不是一成不變的，而是隨著會展項目的實施進展和外界環(huán)境的變化發(fā)生相應的變動；

5)輔助性細節(jié),包括已識別的會展項目有關(guān)假設(shè)條件及制約因素的陳述。如假設(shè)活動當天的天氣預報準確，戶外的會展項目能夠正常舉行。2.項目范圍管理計劃項目范圍管理計劃描述了對項目范圍如何進行管理，項目范圍怎樣變更才能與項目要求相一致等問題。項目范圍管理計劃一般包括以下內(nèi)容：

1)說明如何管理項目范圍以及如何將變更納入到項目的范圍之內(nèi)。

2)對項目范圍穩(wěn)定性的評價，即項目范圍變化的可能性、頻率和幅度。

3)說明如何識別范圍變更以及如何對其進行分類。4.3會展項目進度計劃管理4.3.1會展項目活動進度計劃的涵義進度計劃是表達項目中各項工作的開展順序、開始、結(jié)束時間及相互銜接關(guān)系的計劃。會展項目進度計劃管理就是為保證會展項目各項工作及總?cè)蝿瞻磿r完成所需要的一系列的計劃工作與過程。制定進度計劃的目的是控制項目時間和節(jié)約時間。4.3.2會展項目進度計劃管理的目的1.保證按時獲利以補償已經(jīng)發(fā)生的費用支出。2.協(xié)調(diào)資源。由于會展項目小組通常是臨時組建的，某些項目小組成員或設(shè)備可能不屬于會展項目經(jīng)理直接管轄，需要對這些資源做出合理的預期和假設(shè)。3.使資源在需要的時候可以利用。4.預測在不同時間上所需要的資金和資源的級別以便賦予項目以不同的級別。5.滿足嚴格的完工時間約束。4.3.3會展項目進度計劃管理的工具1.甘特圖（Gantt）甘特圖又稱橫道圖，是應用廣泛的進度表達方式，橫道圖通常在左側(cè)垂直向下依次排列工作任務的各項工作名稱，而在右邊與之緊鄰的時間度表中則對應各項工作逐項繪制道線，從而使每項工作的起止時間均可由橫道線的兩個端點表示。由于簡單、明了、直觀和易于編制，它成為項目整體的進度計劃和控制的主要工具及高層管理者了解全局、基層安排進度或工作時間時的有用工具。2.里程碑計劃里程碑（Milestone）是項目中的重大事件，通常是指一個主要可交付成果的完成。它是項目進程中的一些重要標記，是在計劃階段應該重點考慮的關(guān)鍵點，里程碑既不占用時間也不占用資源?！景咐?-1】：2008年北京奧運會的里程碑事件的具體安排

前期準備階段：2001年12月~2003年6月。制定并實施《奧運行動規(guī)劃》；組建奧運會組織領(lǐng)導機構(gòu)；全面落實奧運場館、設(shè)施的前期工作和施工準備；環(huán)保設(shè)施；城市基礎(chǔ)設(shè)施及一批文化、旅游設(shè)施開始建設(shè)；市場開發(fā)工作啟動運行。全面建設(shè)階段：2003年6月~2006年6月。全面，完成“十五”計劃確定的各項任務；奧運場館及相關(guān)設(shè)施建設(shè)全面展開；其他各項準備工作全面下降。到2006年6月，基本完成奧運場館及相關(guān)設(shè)施的工程建設(shè)；各項準備工作基本就緒。完善運行階段：2006年7月~2008年奧運會開幕。各項建設(shè)工作全面完成，全部場館及相關(guān)設(shè)施達到奧運會要求；對所以建設(shè)項目和各項準備工作進行檢查、調(diào)整、測試和試運行，確保正常使用；組織工作、安全保衛(wèi)工作以及各項服務工作全部就緒。資料來源：王起靜.會展項目管理.北京：中國商務出版社，2004.83.網(wǎng)絡(luò)計劃網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就是以時間為基礎(chǔ)，用網(wǎng)絡(luò)形式來描述一個系統(tǒng)，對系統(tǒng)進行統(tǒng)籌安排，尋求資源分配的協(xié)調(diào)方案。網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)能夠從系統(tǒng)的觀點出發(fā)，用形象直觀的圖來表達生產(chǎn)過程中的各項工作之間相互制約相互依賴的關(guān)系，易于協(xié)調(diào)和配合，保證有計劃有節(jié)奏地完成任務。網(wǎng)絡(luò)圖能反映出系統(tǒng)之間內(nèi)在的聯(lián)系，分清問題的輕重緩急，使管理人員能抓住工作重點，科學地組織和指揮生產(chǎn)。能在紙上談兵，合理協(xié)調(diào)人力、物力、財留，預見工程項目中可能產(chǎn)生的麻煩及工期拖延的原因，從而合理安排有限的人力、物力、財力資源，盡快完成工程項目。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方法1）節(jié)點法（PDM，PrecedenceDiagrammingMethod），又稱為順序圖法或單代號網(wǎng)絡(luò)圖法（AON），它用單個節(jié)點（方框）表示一項活動，用節(jié)點之間的箭線表示項目活動之間的相互依賴關(guān)系。2）箭線圖法（ADM，ArrowDiagrammingMethod），又稱為雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法（AOA），它是一種用箭線表示工作、節(jié)點表示工作相互關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖方法。3）網(wǎng)絡(luò)圖的繪制①繪制步驟②繪制原則③網(wǎng)絡(luò)圖的時間參數(shù)計算4.日程表大多數(shù)會展項目的管理者都離不開日程表，它是活動的日程或時間表。在計劃的初期階段，日程表的內(nèi)容極為簡單，時間分配只局限于活動的具體構(gòu)成因素，隨著計劃的推進，日程表變得更為詳細，如準確的舞蹈演員、表演模特、技術(shù)人員或其他員工的工作時間安排等，最后制定更為詳細的日程表來確定每個人的任務和責任。4.3.4.會展項目進度計劃方法的選擇1.會展項目的規(guī)模大小。2.會展項目的復雜程度。3.會展項目的緊急性。4.對會展項目細節(jié)掌握的程度。5.有無相關(guān)的技術(shù)力量和設(shè)備。4.4會展項目資源計劃管理4.4.1會展項目資源計劃的涵義項目資源包括項目實施中需要的人力、設(shè)備、材料、能源及各種設(shè)施等。項目資源計劃是指通過分析、識別和確定項目所需資源種類（人力、設(shè)備、材料、資金等）、多少和投入時間的一種項目管理活動。會展項目資源計劃就是涉及到?jīng)Q定什么樣的資源以及多少資源將用于會展項目的每個工作的執(zhí)行過程之中。通過資源平衡，可以減少資源的過度分配，提高資源的使用效率。4.4.2會展項目資源計劃的編制依據(jù)

1.工作分解結(jié)構(gòu)。2.項目工作進度計劃。3.范圍陳述。4.資源庫描述。5.組織策略。6.歷史資料。4.4.3會展項目資源計劃的編制步驟1、資源需求分析2、資源供給分析3、資源成本比較與資源組合4、資源分配與計劃編制4.4.4會展項目資源計劃的方法

1.專家判斷法專家判斷法是指由項目成本管理專家根據(jù)經(jīng)驗和判斷去確定和編制項目資源計劃的方法。這種方法通常又有兩種具體的形式：專家小組法和特爾斐法。2.頭腦風暴法頭腦風暴法（Brainstorming）是20世紀30年代由美國科學家A·奧斯本提出的，其主要特點在于能夠最大限度地挖掘?qū)＜业臐撃?，使專家能夠無拘無束地表達自己關(guān)于某問題的意見和提案，讓各種思想火花自由碰撞，好像掀起一場頭腦風暴，一些有價值的新觀點和新創(chuàng)意可能在“風暴”中產(chǎn)生。3.資源平衡法資源平衡就是力求每天的資源需用量接近平均值，避免出現(xiàn)短期內(nèi)的高峰或低谷，在不延長項目要求完工時間的情況下建立資源均衡利用的進度計劃。資源平衡法是指通過確定出項目所需資源的確切投入時間，并盡可能均衡使用各種資源來滿足項目進度計劃的一種方法。它是均衡各種資源在項目各階段投入的一種常用方法。4.4.5會展項目資源計劃的工具1、資源矩陣資源矩陣是用以說明完成項目中的工作需要用到的各種資源的情況。2、資源數(shù)據(jù)表資源數(shù)據(jù)表以表格的形式說明各項資源在項目周期中各時間段上數(shù)量的需求情況。

3.資源甘特圖資源甘特圖就是用以反映各種資源在項目周期各階段用于完成哪些工作的情況。4.資源負荷圖資源負荷圖一般以條形圖的方式反映項目進度及其資源需求情況。5.資源需求曲線資源需求曲線是以線條的方式反映項目進度及其資源需求情況。4.4.5會展項目資源計劃的結(jié)果資源計劃的結(jié)果是制定資源的需求計劃，對各種資源需求及需求計劃加以描述，資源的需求安排一般應分解到具體的工作上并以圖表的形式予以反映。資源計劃的結(jié)果包括：資源的需求計劃。各種資源需求及需求計劃的描述。具體工作的資源的需求安排。本章小結(jié)會展項目計劃工作是項目團隊成員在預算范圍內(nèi)為了完成會展項目的預定目標而進行的系統(tǒng)安排任務的一系列過程。項目計劃工作是項目管理過程的基本組成部分。本章節(jié)探討會展項目計劃的形式、編制內(nèi)容和程序等。會展項目范圍計劃管理是以會展項目實施動機為基礎(chǔ)，確定項目范圍并編制項目范圍說明書的過程。會展項目范圍計劃的工具和方法包括工作分解結(jié)構(gòu)、責任矩陣等。會展項目范圍計劃的結(jié)果包括項目范圍說明書、項目范圍管理計劃等。本章小結(jié)會展項目進度計劃管理是為保證會展項目各項工作及總?cè)蝿瞻磿r完成所需要的一系列的計劃工作與過程。會展項目進度計劃的工具包括甘特圖、里程碑計劃、網(wǎng)絡(luò)計劃、日程表等會展項目資源計劃涉及到?jīng)Q定什么樣的資源以及多少資源將用于會展項目的每個工作的執(zhí)行過程之中。通過資源平衡，可以減少資源的過度分配，提高資源的使用效率。充分利用非關(guān)鍵線路上的浮動時間，確保進度計劃的實現(xiàn)。會展項目資源計劃的方法包括專家判斷法、頭腦風暴法、資源平衡法。常用的項目資源計劃的工具包括：資源矩陣、資源甘特圖、資源負荷圖或資源需求曲線、資源累計需求曲線等。復習與思考1.

會展項目計劃工作的涵義是什么？包括哪些內(nèi)容？2.會展項目計劃編制的程序是怎樣的？3.會展項目范圍計劃的涵義是什么？4.會展項目進度計劃的編制目的是什么？5.會展項目資源計劃的依據(jù)包括哪些？6.會展項目資源計劃的方法和工具包括哪些？7.試收集某會展項目的相關(guān)資料，運用本章所學知識編制該會展項目的范圍管理計劃、進度計劃和資源計劃。【案例分析】2008北京奧運會大型活動項目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)研究及其軟件實現(xiàn)討論題通過該案例探討如何在大型會展項目中進行項目的范圍管理。9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Monday,February24,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。20:11:5020:11:5020:112/24/20258:11:50PM11、夫?qū)W須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。2月-2520:11:5020:11Feb-2524-Feb-2512、越是無能的人