廣州新世界物業(yè)行政工作指引手冊

目錄

-XX--1-

一、刖B

二、管理處行政部的工作職責

三、公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責

四、管理處行政制度及流程

1保密規(guī)定

2廉潔守則

3收發(fā)文及檔案管理

4月報制度

5表格格式的管理規(guī)定

6文件格式的管理規(guī)定

7管理處印章使用管理規(guī)定

8資產(chǎn)管理規(guī)定

9采購、倉庫管理規(guī)定

10物品領(lǐng)用制度

11集團網(wǎng)手機使用管理規(guī)定

12對講機使用管理規(guī)定

13工作任務(wù)單使用辦法

14圖書借閱管理規(guī)定

15制服管理規(guī)定

16車輛使用和管理制度

17宿舍管理制度

18電話接聽制度

19電話管理制度

20節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定

21辦公區(qū)域的管理規(guī)定

22辦公行政管理規(guī)定

22.1員工證

22.2更衣柜、鑰匙的管理

22.3電腦使用與管理

22.4復印使用管理

22.5傳真機使用管理

22.6辦公費用控制

六、相關(guān)表格

（一）模版

1公文模版

2信函模版

3傳真模版

4備忘錄模版

5會議紀要模版

6內(nèi)部工作聯(lián)系單模版

（二）表格

1請購單

2工作任務(wù)單

3公司車輛使用申請表

4車輛維修申請表

5固定資產(chǎn)申請表

6非固定資產(chǎn)申請表

7實物資產(chǎn)處理申請表

8實物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請表

9合同審批流程表

10名片印制申請表

11報價分析報告

12事務(wù)應酬費用申請及報銷申請表

13行政費用分析表

前言

本《行政工作指引手冊》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管

理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負責人為主要聯(lián)絡(luò)人，具

體負責與公司資源部進行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。

物管公司資源部對本手冊具有修改權(quán)和解釋權(quán)。

資源部

二零零五年七月

管理處行政的工作職責

1、貫徹落實物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持

的同時，控制及芋約行政成本；

2、組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全；

3、負責管理處的各類物品采購和固定資產(chǎn)管理；

4、嚴格執(zhí)行保密制度，負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。

1）管理體系文件的發(fā)放管理。

2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注俏及檔案資

料的立卷歸檔。

3）管理處合同、協(xié)議、評審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。

4）指導管理處各部門的文件資料管理。

5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。

5、負責管理處會議的組織、安排、記錄及跟蹤落實；

6、根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進行管理處印章管理；

7、按照公司指引編制管理處行政辦公預算，并嚴格按照經(jīng)審批預算執(zhí)行

及復核管理處日常辦公費用的支出。

8、完成其他日常行政事務(wù)性工作：

物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責

一、資源部與管理處行政的定位和角色：

資源部管理處行政

規(guī)章制度的草擬者規(guī)章制度的執(zhí)行者

業(yè)務(wù)的支持者業(yè)務(wù)的優(yōu)化者

業(yè)務(wù)的監(jiān)督者業(yè)務(wù)的實踐者

業(yè)務(wù)咨詢顧問基層信息的提供者

二、資源部與管理處行政職責描述:

資源部管理處行政

1、組織制定公司及管理處的行政1、執(zhí)行公司的行政管理制度，按照

工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制公司的指引編制管理處行政預

實施計劃與預算，審核各管理處算，認真執(zhí)行公司行政預算，并

的實施計劃及預算；及時提出優(yōu)化成本的好建議；

2、修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行2、嚴格執(zhí)行各行政和后勤管理制

政和后勤管理制度、工作流程，度、工作流程，確保公司行政后

確保行政后勤管理的順利進行；勤管理的順利進行；接受公司行

監(jiān)督管理處行政的運作，為管理政的監(jiān)督；

處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題；3、組織協(xié)調(diào)管理處各類活動及會

3、組織、協(xié)調(diào)公司各類活動；議，并配合實施公司各類活動；

4、制定公司及管理處的檔案管理4、按照《檔案管理規(guī)定》管理管理

規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸處檔案工作；接受公司檔案管理

口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導；

導管理處的檔案管理：5、管理處日常行政事務(wù)的具體實

5、各項日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司施；

本部口常行政事務(wù)的具體實施；6、具體負責管理處的口常資產(chǎn)管

6、統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實理工作，包括申購、采購、轉(zhuǎn)移、

施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作;維護、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費

具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管用報銷；

理工作；7、收集、提供管理處日常運行情況

7、收集各管理處日常運行資料，整資料；

理公司的運行情況資料；8、負責管理處與物管公司、所在項

8、負責公司與項目管理中心、各管目的項目部、銷售部及外部單位

理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作；

及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理9、配合物管公司及管理處其他部

工作；門的工作。

9、配合公司各職能部門及管理處

的工作。

三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述:

事務(wù)類型資源部管理處行政

1、行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制執(zhí)行物管公司行政管理

度；制度；

執(zhí)行公司行政管理制度；匯報管理處行政手冊的

監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理執(zhí)行情況及提出改進建

制度議。

檢查、完善現(xiàn)行各項行政管理制

度c

2、預算管理編制公司行政預算的費用指標；編制管理處行政預算；

編制公司本部的行政預算；執(zhí)行公司批準后的行政

協(xié)助管理處完成行政預算；預算；

執(zhí)行公司的行政預算，對預算目定期檢查匯報管理處行

標負責；政預算的執(zhí)行情況。

監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預算；

對公司及管理處的行政預算執(zhí)

行情況做定期檢討。

3、收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管執(zhí)行公司的收發(fā)文管理

理規(guī)范；規(guī)范；

負責公司本部所有的收發(fā)文事負責管理處所有的收發(fā)

務(wù)；文事務(wù)；

監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。匯報管理處的收發(fā)文執(zhí)

行情況，并提出優(yōu)化改進

建議。

4、文檔管理制定公司文檔管理標準文件，并按公司文檔管理標準規(guī)

統(tǒng)籌實施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、定的細則，實施文檔管理

統(tǒng)一表格格式等；工作；

草擬、公布、完善公司的文本和正確使用公司文本和表

表格模式。格模式。

5、檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理依照公司《檔案管理制

制度》；度》建立管理處檔案管理

負責公司及管理處的證照、合T作程序：

同、文件等重要檔案的集中管管理好物管公司的所有

理；文檔資料；

發(fā)揮檔案價值，保障檔案安全完匯報管理處的檔案管理

整；情況，并提出優(yōu)化改進建

監(jiān)督管理處檔案管理工作；議；

組織實施公司本部檔案室盤點

工作。

6、印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申嚴格執(zhí)行《印章管理規(guī)

請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制定》、《申請蓋章管理規(guī)

度和流程；定》及其他相關(guān)制度和流

監(jiān)督、實施公司印章、蓋章及其程；

他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請刻制管

審批各管理處刻制管理處印章理處印章，并妥善保管；

申請；

8、資產(chǎn)采購及管制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴按公司《資產(chǎn)管理制度》、

理格要求實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保的職責要求，嚴格實施資

全工作；產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。

指導、監(jiān)督、檢查各管理處的資對資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)

產(chǎn)管理工作；問題的及時匯總、上報；

在各管理處之間合理調(diào)配各類配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；工作；

制定資產(chǎn)采購流程及相關(guān)應用嚴格按照公司資產(chǎn)采購

表格；流程和權(quán)限進行實施采

按照行政采購審批權(quán)限實施物購；

管公司的資產(chǎn)采購工作；管理處資產(chǎn)的口常維護

公司本部資產(chǎn)的日常維護管理。管理。

9、各類日常行政負責日常行政事務(wù)供應商的甄負責本管理處各類辦公

事務(wù)（飲用水、用選、評價、反饋、適時更換等事設(shè)備、設(shè)施維護、調(diào)配等

餐、快遞、車輛調(diào)務(wù)。工作；

度、辦公用品采購制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督按公司的要求與有關(guān)供

/分發(fā)、辦公設(shè)備實施情況，提出意見和改進建應商合作，并及時反饋對

的維護、指定供應議；供應商的贊許/意見/建

商的意見反饋等）優(yōu)化公司日常行政工作，提高工議；

作效率。優(yōu)化木管理處日常行政

工作，提高工作效率。

11、報告關(guān)系/類1、行政月報匯總：1、行政月報

別：2、半年度行政工作報告；2、半年度行政工作報

3、年度工作報告；告；

4、各類會議紀要；3、年度工作報告；

5、審核管理處年度行政預算。4、各類會議紀要；

申報管理處年度行政預

算

行政工作制度及流程

1保密規(guī)定

為了加強對公司/管理處信息資料的綜合保護，完善公司辦公室/

管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動法規(guī)，

結(jié)合公司/管理處運作之實際，特制定本規(guī)定。

1.1保密的范圍

1.1.1本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/

管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)

主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認定為秘密的其他資料P

1.1.2商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益，具有實

用性的技術(shù)信息和經(jīng)營信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)

益受損的內(nèi)容。技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、

合同資料、推廣計劃、管理策略、預算、薪酬制度、人事資料、財

務(wù)計劃、會計資料、規(guī)劃設(shè)計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術(shù)

參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料

1.2保密文件的控制

1.2.1保密文件的界定

1.2.2保密文件的保管

“密件，不得復印”字樣。任何人如復印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根

據(jù)本規(guī)定追究其泄密責任。

1.2.3保密文件的傳遞

1.2.4保密文件的使用

1.2.5保密文件的銷毀

1.2.6網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制

1.3員工保密的義務(wù)

1.4員工泄密的后果與處理

2廉潔守則

2.1公司任何員工個人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應

商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應繳交公司資源

部登記，由公司統(tǒng)一處理。

2.2公司任何員工個人不得要求和盡量避免受請參加業(yè)務(wù)單位的請吃。若

因工作需要應事前向部門經(jīng)理報告，經(jīng)批準后始可料約。

2.3公司任何員工嚴禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。

2.4公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對在廉潔紀律執(zhí)行時發(fā)

現(xiàn)的問題，若金額或物品價值較大的，將移交司法機關(guān)處理。

2.5員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通

報批評處理，屢犯者，將予辭退。

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.3發(fā)件

3.3.1起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處

內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打?。河砂l(fā)文部門/管理處負責。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負責，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有

發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的

電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章，按項目中心有關(guān)圖章

的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負

責歸檔。

3.3.6發(fā)出：由發(fā)件部門/管理處負貢，并作出發(fā)義、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。傳閱并簽名后的文件,

交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部

檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管

和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況

的登記。

3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類

別進行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學、系

統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年

一次或有改變時報物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人

負責，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方

法，例如：

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進行保管，一股雇員不得私自保留檔案。

資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則，將文件進行編號，分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進行復印檔案，但必須填寫《檔案復印記

錄表》。如所復印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項目

中心行政及信息管理部辦理。

1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例

如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件

借用申請表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行

政及信息管理部借出。

2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還

的，須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員，并由

檔案管理員作出追蹤。

3）檔案借用人應有高度責任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及

損壞。

1）借用人將檔案歸還時，須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案

是否完整，并簽名確認。

2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人，證明已

歸還檔案，完

檔案歸還手續(xù)。

由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。

4月報制度

4.1月報制度：每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門

工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工

作狀況至物管公司秘書及項目。

5表格格式的管理規(guī)定

5.1適用范圍

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用

的表格。

5.2表格格式

5.2.1表頭

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠

標志的右邊）。

例：

“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號為三號；表格名稱用

華文楷體，字號為小三號。

5.2.2表尾

1）表格編號由：制表部門'表格編號（以用途分類）'版次\生效日

期組成

2）編號的字體：宋體，9號。

3）表格編號的位置：在表尾的左邊。

1）頁號數(shù)內(nèi)容：第一頁，共—頁。

2）頁號數(shù)的字體：宋體，9號。

3）頁號數(shù)的位置：在表尾的中間。

5.2.3表格的正文

5.3表格管理

5.3.1表格的編制

各部門負責編制相應的表格，應指定專人負責，并將編制好的表

格報資源部，如有更新，應及時告知資源部。

5.3.2表格的管理

資源部負責表格編號分類、登記及檢查、督促等管理工作。

5.3.3所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格,

均不發(fā)生效力。

6文件格式的管理規(guī)定

6.1適用對象

本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內(nèi)和對外文件，包括打印版本和手

寫版本的文件。

6.2.公司標志

公司標志在文件上端的最左邊，具體如下：

6.3文件編號的規(guī)則：

1）文件編號由：物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成

例如：G80/RMS/a/Ml/0001

f檔號

?文件種類

A發(fā)文部門

>項目物管處

?物管公司

詮釋：

內(nèi)部工作聯(lián)系

物管公司G80W

單

時代RMA備忘錄M

壩日口物/Wrl日轡

嶺南RMS會議紀要MU

處

逸彩RMY電子郵件E

文件類型

資源部ZY傳真F

財務(wù)部CW物管公司0

工程部GC項目管理中心1

發(fā)文部門

客服部KF合作公司2

保安部BA往來公司3

檔號'0001始

6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種

文字日期）、或2005年1月31日（簡稱為中文式數(shù)字日期）。

——年/月/日,例如：2005/1/31o

6.3使用規(guī)定

6.3.1對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文

件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日

期，則可選擇上述格式中的任一種。

7管理處印章使用管理規(guī)定

7.1目的：

規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。

7.2使用范雨:

新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。

7.3職責：

7.4工作程序：見《印章申請使用流程》

由:主/今mVKfl

不

同

意

不

同

意

:Z4.仔Crr尢J■業(yè)

7.5使用規(guī)定：

7.5.1B理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對業(yè)主的通告、管理處/部

制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單位、

政府部門及個人等的對外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔保、證明等事

項。

7.5.2使用印章應填寫《印章使用申請單》，經(jīng)管理處主任批準后再加蓋公章。

7.5.3加蓋的印章應端正、清晰，加印位置應“齊年蓋月二

7.5.4不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。

7.5.5行政助理要嚴格遵守印章管理規(guī)定，嚴格核對《印章使用申請單》上

注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。

8資產(chǎn)管理規(guī)定

8.1本文件的適用范圍

適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。

8.2資產(chǎn)的定義

泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。

其中，單位價值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類,

財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類資產(chǎn)；單位價值在RMB2000元以下的資產(chǎn)，屬

非固定資產(chǎn)類，財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類資產(chǎn)。

8.3資產(chǎn)的分類

所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財務(wù)賬相一致的標準進行分類的，具體為：

8.31辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機、復印機、打印機、空調(diào)、碎紙機、

繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）；

8.3..3交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）；

8.3.4房屋類；

8.4資產(chǎn)管理和主管部門

8.5資產(chǎn)使用部門

資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理卻使用的有關(guān)規(guī)定，負責部

門資產(chǎn)日常維護工作的執(zhí)行部門。

8.6資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責任

8.6.1資產(chǎn)所有權(quán)

資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負擔其成本費用的物管公司或管理處。在廣州新世

界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)

成所有■權(quán)的改變。

8.6.2資產(chǎn)管理部門責任

負責按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點等蛆織、辭記

手續(xù)，并對資產(chǎn)進行必要的維護安排。

8.6.3資產(chǎn)使用部門責任

資產(chǎn)管理部門已對管理處所有資產(chǎn)及其使用人進行了編號并登記，各資

產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對應使用，并妥善保管、愛

惜使用。

8.7固定資產(chǎn)的折舊

固定資產(chǎn)每月折舊費用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門/管理處承擔。

8.8資產(chǎn)的取得

作購買前的準備，填寫“固定資產(chǎn)申請表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)

類時適用）、或填寫“非固定資產(chǎn)/費用申請表”（所申購的資產(chǎn)屬非固

定資產(chǎn)類時適用），然后將申請表匯總到資源部審核，由資源部進行調(diào)

配，無庫存則再由資源部組織購買。

資產(chǎn)管理的公司責任人應負責資產(chǎn)到達后的質(zhì)量確認，保證其今后的正

常使用。

當物品送到時，申請人或接收人應檢查該物品以確保以下幾點：

注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門/

管理處責任人必須通知資源部，并作有關(guān)的協(xié)調(diào)，保證對資產(chǎn)情況的

及時了解。

8.9資產(chǎn)的編號

所申請的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資

產(chǎn)編號，資源部作相應的變更使用人登記。

8.10資產(chǎn)的簽收

資源部將該資產(chǎn)編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人

或使用人在“取得登記欄”上簽收。

8.11資產(chǎn)資料的存檔

資產(chǎn)管理的公司責任人，將該資產(chǎn)的申請表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、

保質(zhì)書、發(fā)票復印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。

8.12資產(chǎn)購買款的支付

由資源部負責辦理資產(chǎn)購買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”

的申請表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財務(wù)部。

8.13資產(chǎn)的處理

資產(chǎn)的處理應填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如

屬固定資產(chǎn)

批準后交由財務(wù)部操作。

8.14定期資產(chǎn)檢查

兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實：

資源部于每年12月31日前，根據(jù)當年二次資產(chǎn)盤點的情況，調(diào)整

好資產(chǎn)登記后，打印出公司/管理處資產(chǎn)的年報，交檔案室歸檔；同

時將各部門/管理處的資產(chǎn)年報發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責任人。

周期性的盤點為每年的3月和9月。

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采

購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應商管理及倉庫管理等。

9.3職責

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.4采購制度要點

9.4.2采購行為分類

指單位價值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、

在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。

包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電

機等物品。

指單位價值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費用。

包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公

室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)

備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。

經(jīng)市場調(diào)查，固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商

的價格高時，臨時尋找的供應商，采購品單價在300元（含）以上,

或總價值在1,000元（含），要求有3家或3家以上供應商來進行比

較、核價。

9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)

行。

9.5其他采購要求：

9.5.1盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品，均要求供應商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤

管理六個階段。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.3呈核、訂購

9.6.4驗收

9.6.5存檔跟蹤管理

9.7倉庫管理

9.7.2物品盤點

9.7.3倉庫管理

9.8物品供應商評審管理

9.8.1評審范圍

9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔，包括以下內(nèi)容：

9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址

9.9.2營業(yè)執(zhí)照復印件

9.9.3資質(zhì)等級證書

9.9.4評審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀

況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體

要求：

9.10.1掌握委托方/供應商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應商產(chǎn)品價格的變化

9.10.3社會信譽的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應當跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應當依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應商分為優(yōu)

等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象，可在合作

時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購流程

采購流程

預克內(nèi)預算外

各管理處行政助理月底匯總

八三1正*>VKN由，六

報公司副總經(jīng)理審

徑記入倉.填寫入

法.乏長；:T上〉13〉3二

備注：每月22日前若伊典混交下方采購物品計劃（注明到貨時間），并填

寫好物品采購單。

10物品領(lǐng)用制度

10.1物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審

核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進物料使用情況。

10.2對用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心

在進行驗收的同時，監(jiān)管材料是否得到合理使用。

10.3各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時，由部門提出申請，報人事行政經(jīng)理批準

后方可領(lǐng)用。

10.4每月25日工程部各班組須將剩余和回收對料填寫退料單、領(lǐng)料單,

交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用

料。

物料領(lǐng)用流程

補簽名。

11集團網(wǎng)手機使用管理規(guī)定

n.i手機所有

手機為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，

手機與手機號碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級以上員工使

用。

11.2手機使用管理

11.2.1CDMA手機由新世界公司配于主管級以上員工使用，是屬于員工福

利的一種，在使用CDMA手機時，同時享有公司手機補助。

11.2.2MA手機統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。

11.2.3員工在使用CDMA手機時，必須保證在工作時間內(nèi)開機，如果發(fā)現(xiàn)

在工作時間內(nèi)無故關(guān)機，無法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。

11.3手機費用管理

11.3.1CDMA手機交由員工使用的當月起，員工相應享有與其職位相應

的手機報銷。具體參照“手機通信費用管理規(guī)定”。

11.3.2CDMA手機話費每月由使用者自行到營業(yè)廳繳費，索取話費發(fā)票

交行政核準，在限額標準內(nèi)實報實銷，超過報銷限額的話費由持

機人自行承擔。

11.4其他

11.4.1員工在領(lǐng)取CDMA手機時，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機管理協(xié)

議；

11.5內(nèi)部手機管理協(xié)議

為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限

公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機及對應的號碼。為更好地進行

管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定：

將會受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責任的權(quán)利。

卡，結(jié)清話費，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機的

市場價款、話費及其他相關(guān)費用。

12對講機使用管理規(guī)定

12.1對講機的管理

12.1.1對講機由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰領(lǐng)用，誰保管，誰

損壞，誰負責”的原則，層層落實。

12.1.2對講機由各管理處行政助理統(tǒng)一編號管理，定期對使用情況進行

檢查。

12.1.3各管理處各部門必須設(shè)立對講機使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)

放、驗收，并做好對講機交接工作。

12.2對講機的維修

12.2.1對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負責，由資源部指定統(tǒng)一

的維修商進行維修保養(yǎng)。

12.2.2行政助理應建立對講機的設(shè)備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況

及使用情況。

12.3對講機的使用

12.3.1對講機必須隨身攜帶，小心愛護，使用時應小心輕放，嚴禁手提

對講機天線，嚴禁用對講機敲擊硬物，因使用不當造成損壞須照價

賠償。

12.3.2用對講機后必須保持對講機處于開機狀態(tài)，并注意及時更換電池,

更換電池時，必須先關(guān)機后再更換電池，以保護和延長對講機使用

壽命。

12.3.3須嚴格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話

完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常

通話。

12.3.4在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。

12.3.5對講機僅供工作上的聯(lián)系，不準用對講機講與工作無關(guān)的事情，

不得講影響公司/管理處形象的說話或泄露公司/管理處秘密。

12.3.6用對講機時應先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使

用對講機時應使用禮貌用語，要求別人辦事時應多用“請”字，如

“消防中心CALL巡樓保安，請即到XX層檢查X號煙感”，接收人

收到后應回復“收到”或不清楚時說“請重復”，檢查后回復“巡樓

保安CALL消防中心，檢查無火情，請復位”，“謝謝”。嚴禁用對講

機講粗言爛語。

12.3.7對講機使用過程因接受信號不好，接收雙方聽不清楚時，呼叫三

次無反應，其他同事應立即轉(zhuǎn)呼并及時代為轉(zhuǎn)告。

13《工作任務(wù)單》使用辦法

13.1目的

加快工作效率、避免工作延誤，把每一項工作明確到人和完成時間，

以保證“成本、效率、質(zhì)量、態(tài)度”均使客戶得到滿意

13.2使用說明：

13.2.1每一張工作任務(wù)單只有一項工作內(nèi)容，一個編號；

13.2.2工作任務(wù)單共3聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門保管；第二聯(lián)為

紅色，由接單部門保管；第三聯(lián)為藍色，由倉庫保管；

13.2.3“接待人”（客戶服務(wù)中心前臺）在接到報單人的電話時，需馬上詳

細記錄、填寫“報

單人”姓名、“報單時間”和“報單內(nèi)容”；若報單人到客戶服務(wù)中

心前臺，則請報單人親自填寫

13.2.4接待人在確認報單內(nèi)容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單

時間”“要求完成時間”欄內(nèi)容，并在4個時內(nèi)交接單部門

（一）接單部門不得以任何理由拒簽工作任務(wù)單，接單人為接單部門

的主管

（二）接單人需填寫“接單時間”、“維修人員”，并在4小時內(nèi)交維

修人員

（三）維修人員填寫所需材料，憑工作任務(wù)單到倉庫領(lǐng)料

（四）維修人員需填寫“到達時間”、“完成時間”或“未完成工作情

況反饋”、“工時”、“工價”“總費用”

（五）在完成工作以后，屬于有償服務(wù)的，馬上需請業(yè)主在“有償收

費確認”欄簽名：并杷工作仟務(wù)單交客戶服務(wù)中心確認，由客

戶服務(wù)中心前臺評分后，分別送下單部門主管、管理處主任進

行評分；由客戶服務(wù)中心前臺進行統(tǒng)計保管，每月25日把工作

任務(wù)單統(tǒng)計表交人事行政助理進行績效考評

13.3《工作任務(wù)單》管理制度

14圖書借閱管理規(guī)定

14.1圖書的收集和管理

購買、定期收集、公司/管理處/部門/員工提供。

14.2圖書借閱

14.3圖書歸還

借閱人歸還圖書時，須經(jīng)圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、

并簽名確認。

14.4圖書處理

15制服管理規(guī)定

15.1目的

為了統(tǒng)一物管公司對外形象，加強員工的歸屬感，促進公司的業(yè)務(wù)

和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現(xiàn)特制定相關(guān)的員

工制服管理規(guī)定，具體內(nèi)容如下：

15.2一般規(guī)定

15.3折舊標準

按兩年時間折舊,即每年的折舊率為50%；

按兩年時間折舊，即每年的折舊率為50%；

按兩年時間折舊，即每年的折舊率為50版

由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套

服裝，所以按一年時間折舊。

皮鞋類按一年時間折舊；布鞋類按半年時間折舊；

涉及個人衛(wèi)生問題，員工離職時一律采用工鞋折舊方法，工鞋不

予回收

如女門童使用的保暖長襪等，一般按半年時間折舊，離職時不予

回收，其他如保安精神帶等配飾，般按年n寸間折舊，或根據(jù)

具體情況作出決定。

15.4工衣?lián)Q洗

適用范圍夏季冬季備注

客服人員4次/月2次/月

保安人員2次/月1次/月

工程人員1次/月1次/月

后勤人員2次/月1次/月

16車輛使用管理制度

16.1總則

為加強公司車輛管理，確保行車安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費開支，

制定本制度。

16.2車輛使用范圍

16.2.1公司接送往來賓客等接待用車；

16.2.2公司領(lǐng)導業(yè)務(wù)用車；

16.2.3員工外出開會、聯(lián)系業(yè)務(wù)用車；

16.2.4其它緊急和特殊情況用車等。

16.3車輛使用程序

16.3.1周一上午本部各部門以電郵形式申報本周用車計劃，交由前臺

文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。

16.3.2需用車人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一

天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經(jīng)理批準后交資源部。

16.3.3資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車。

16.3.4無法安排用車時，資源部將開具“無公司車輛安排回執(zhí)”。

16.3.5員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。

16.4車輛的管理

16.4.1車輛調(diào)配權(quán)歸屬資源部。

16.4.2必須在公司指定的場所進行定期維修、保養(yǎng)，以確保車輛保持

良好運行；司機有責任在每次出車前進行檢查，確保安全后方

可用車。

16.4.3停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監(jiān)控室）

以備緊急恃況使用車輛。

16.4.4車輛需在指定加油站加油，由資源部統(tǒng)一支付油費。

16.4.5車輛加油統(tǒng)一由司機經(jīng)辦，司機在每個工作日結(jié)束前檢查油箱

油量，保證緊急任務(wù)和特殊情況用車時的需求。

16.4.6司機出車時應向用車人收回“車輛使用申請表”，并在工作日志

中及時登記起點至目的地區(qū)段名和行程公里數(shù)，由用車人簽名確

認。

16.4.7司機下班后應將車輛停入停車場，同時及時登記行程公里數(shù)，

掌握用油情況及控制用油量。

16.4.8公司人員下班后或周末確需用車的，應提前向資源部提出申請,

確有急事應口頭申請獲得批準后，方可用車。自行開車者需在“公

共用車登記簿”上登記起始終點及行程公里數(shù)，并簽名確認。

16.4.9司機每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經(jīng)辦人簽名確認。

16.4.10司機應保持車輛外觀及車內(nèi)的整潔，備用修理工具齊全；停入

停車場時應保障油箱儲油不少于1/4,外出時需在正規(guī)停車場

保管車輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事

人負責。

16.4.11杜絕員工無證或未經(jīng)允許駕駛公司車輛。

16.4.12用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責任和費用由當事人承擔。

17宿舍管理制度

因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統(tǒng)一配備床鋪及

必需生活用品，并制定員工住宿及管理規(guī)定如下：

17.1住宿員工需提供個人資料,到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)

手續(xù)。

17.2員工應保證無不良嗜好，不得攜眷住宿；

17.3住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管

理處負責，水電費用由員工自行負擔。

17.4員工離職時，應于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償

費或搬家費用。

17.5單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監(jiān),其工作

任務(wù)如下：

17.5.1總管一切內(nèi)務(wù)，保持整潔、維持秩序；

17.5.2備置員工資料（如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等）；

17.5.3監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報

各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。

17.6舍員應遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至

解雇。

17.6.1服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督；

17.6.2遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現(xiàn)場增援；

17.6.3室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電

線，（禁止明爐烹飪）；

17.6.4室內(nèi)不得使用或存放危險及違禁物品;

17.6.5個人被鋪及其他物品必須疊放整齊，保持室內(nèi)清潔：

17.6.6愛護室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘

物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備；

17.6.7愛護管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品，員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)

定折舊或賠償；

17.G.8各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值口；

17.6.9任何時侯均不得制造噪音、氣味；

18電話接聽制度

18.1接聽電話

18.1.1鈴響三聲以內(nèi)，必須接聽電話。

18.1.2拿起電話，應清晰報到：“您好，XX管理處，有什么可以幫到您？”

18.1.3認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍候，然后輕

輕擱下電話，去傳呼他人；如對方有公事相告或相求時，應將對方要

求逐條記錄在《工作日記》內(nèi)，并盡量詳細回答。

18.1.4通話完畢，應說：“謝謝，再見！”語氣平和，并在對方放下電話后

再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽筒。

18.1.5接電話聽不懂對方語言時，應說：“對不起，請您用普通話，好嗎？”

或“不好意思，請稍候，我不會說廣州話”。

18.1.6中途若遇急事需暫時中斷與對方通話時，應先征得對方的同意，并

表示感謝，恢復與對方通話時，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮?/p>

18.1.7接聽電話時，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量

不要過高，亦不要過低，以免對方聽不太清楚。

18.2撥打電話

18.2.1電話接通后，應首先向?qū)Ψ街乱詥柡?，如：“您好”，并作自我介紹。

18.2.2使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。

18.2.3通話完畢時,應說：“謝謝，再見”。

19電話管理制度

19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理，特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及

開展辦公業(yè)務(wù)之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下，嚴禁使用撥號上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn)，將

給予書面警告處分。

19.4任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現(xiàn)信息費，將由使用人自行負擔此

項費用。

19.5員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以節(jié)約話費成本。

19.6各管理處的分機號碼統(tǒng)一使用“8”開頭的三位數(shù)，各部門分機號碼按如

下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任：801；客戶服務(wù)部：802-805,客戶服務(wù)部前臺

800；人事行政部：806；財務(wù)部：807-808；保安部：809-810；工程部:

811-812.不設(shè)分機或分機號碼不能使用三位數(shù)的管理處，由公司根據(jù)實

際情況另行審核批示。

19.7總機人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為“您好，xx客戶服務(wù)中心，請撥分機號

碼，杳號請撥00”、“您撥的分機正忙，請改撥其他分機號碼。，或撥0

由總機為您服務(wù)，”、“您撥的分機無人接聽，請改撥其他分機號碼。”

總機人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。

19.8總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線。

19.9前臺文員接聽外線電話的標準用語為“您好，xx新世界管理處〃，當對

方告知分機電話時，說“請稍候！”如分機占線，說“電話占線，請稍后

再撥。謝謝！”接聽內(nèi)線電話的用語為“您好，前臺！”其他內(nèi)容視情況

回答，要求規(guī)范、簡潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據(jù)實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審

核，并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監(jiān)督。

19.11行政人員要做好電話費用的核準報銷工作，并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話

的正常合理使用，對電話費用有疑問的，應主動聯(lián)系電信部門查明原因，

為費用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對電話費用定額管理的執(zhí)行情