員工文件資料分類表

員工文件資料分類表序號文件類型詳細分類存檔期限備注1個人基本信息身份證、戶口本、護照永久用于員工入職、離職等2教育背景學(xué)歷證書、學(xué)位證書永久用于員工資質(zhì)審核3工作經(jīng)歷歷任單位證明、勞動合同永久用于員工背景調(diào)查4培訓(xùn)與認證培訓(xùn)證書、職業(yè)資格證書5年用于員工能力評估5薪酬福利薪酬發(fā)放記錄、福利領(lǐng)取記錄5年用于員工薪資福利管理6工作績效績效考核表、獎懲記錄5年用于員工績效評估7離職信息離職證明、離職面談記錄3年用于離職員工跟蹤8其他其他文件資料可根據(jù)實際情況進行分類表格說明：表格中的“詳細分類”可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如學(xué)歷證書可分為本科、碩士、博士等?！按鏅n期限”根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定設(shè)定，如勞動合同、薪酬發(fā)放記錄等?！皞渥ⅰ睓诳商顚懳募拇娣盼恢谩㈦娮影娲鎯Φ刃畔?。序號文件類別具體資料存檔要求使用說明1證件類身份證、護照、港澳臺通行證長期（至少10年）用于身份驗證和背景調(diào)查2教育背景學(xué)歷證明、學(xué)位證明、專業(yè)資格證書長期（至少10年）用于職業(yè)資格和能力評定3工作履歷歷職證明、離職證明、勞動合同中期（至少3年）用于工作經(jīng)歷核實4薪資記錄薪資發(fā)放證明、獎金記錄中期（至少3年）用于薪酬管理和審計5績效評估績效考核表、獎勵通報中期（至少3年）用于員工評估和發(fā)展規(guī)劃6體檢報告定期體檢記錄短期（至少1年）用于健康管理和疾病預(yù)防7培訓(xùn)資料培訓(xùn)證書、學(xué)習(xí)證明中期（至少3年）用于培訓(xùn)記錄和職業(yè)發(fā)展8離職資料離職申請書、離職面談記錄短期（至少1年）用于離職原因分析和人力資源規(guī)劃9隱私類銀行賬戶信息、個人財務(wù)記錄長期（至少7年）遵守數(shù)據(jù)保護法規(guī)，避免泄露10特殊文件法律文書、仲裁記錄長期（至少7年）用于法律合規(guī)和爭議解決表格說明：文件類別按照一般企業(yè)文件管理的需要進行分類。具體資料列舉了該類別下的常見文件類型。存檔要求根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)政策制定，保證信息安全和管理效率。使用說明提供了該類別文件的基本用途和管理注意事項。類別文件名稱存檔期限保密級別使用說明個人信息身份證復(fù)印件長期保留高用于身份認證和背景調(diào)查銀行卡復(fù)印件3年高遵循銀行規(guī)定和GDPR要求入職信息入職合同長期保留中員工工作關(guān)系的法律依據(jù)健康檢查報告3年中用于評估員工健康和工作能力工作記錄工作績效考核3年中評估員工績效和發(fā)展路徑獎懲記錄3年中用于員工獎勵和紀(jì)律管理財務(wù)記錄薪資發(fā)放明細7年中用于財務(wù)審計和稅務(wù)申報資產(chǎn)分配記錄7年中用于資產(chǎn)管理和盤點離職信息離職報告1年中用于分析離職原因和改進措施離職交接單1年中用于保證工作連續(xù)性和信息完整性培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)記錄5年低用于記錄員工職業(yè)發(fā)展路徑資格證書長期保留低用于證明員工專業(yè)技能和資質(zhì)安全與合規(guī)安全報告長期保留高用于預(yù)防和改進安全措施法規(guī)遵守記錄長期保留高用于證明公司合規(guī)性其他法律訴訟文件長期保留高用于記錄和解決法律問題表格說明：文件名稱：列出該類別下需要歸檔的具體文件名稱。存檔期限：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部政策和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，