會議管理規(guī)定

第4頁共4頁會議管理規(guī)定總則為提高會議質(zhì)量，通過會議及時研究處理公司經(jīng)營管理中存在的問題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調(diào)部門工作，保證公司的決策貫徹、落實(shí)到位，特制訂本規(guī)定。召開會議要本著精簡、高效的原則，避免開長會。本規(guī)定適用于公司行政例會、專題會、研討會以及臨時會議。會議組織行政例會包括：公司總裁行政例會：人員：執(zhí)行總裁、副總裁、針織和染整總經(jīng)理、下屬公司總經(jīng)理及總裁要求參加會議人員。時間：每季度最后一天，遇休息日推遲到休息日后第一個工作日。內(nèi)容：研究公司重大事項；溝通信息。公司總裁行政例會。與會人員：執(zhí)行總裁、副總裁、針織和染整總經(jīng)理及總裁要求參加會議的相關(guān)人員。時間：每月最后一天下午15：00-17：30。內(nèi)容：針織和染整總經(jīng)理和副總裁匯報工作；總裁協(xié)調(diào)平衡各系統(tǒng)之間工作；總結(jié)本月工作，布置下月工作；研討工作重點(diǎn)難點(diǎn)，形成會議決議。各系統(tǒng)行政例會。人員：本系統(tǒng)副總裁、下屬總經(jīng)理、主管人員及相關(guān)人員。時間：每周一下午14：00-15：30。內(nèi)容：總結(jié)上周工作，布置本周工作，形成需要向總裁行政例會匯報或提請解決的問題。專題會：與會人員和會議時間由主持人確定。主要內(nèi)容：研究解決公司重大事項及亟待解決的問題。專題會必須事先備案，需經(jīng)行政中心審核，執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后召開。研討會：與會人員和會議時間由主持人確定。公司在決策前就經(jīng)營、管理、生產(chǎn)、科研以及銷售等專門問題，請公司專業(yè)人員以及外部專家進(jìn)行研討，提供參考意見或備選方案。研討會必須事先備案，經(jīng)公司行政中心審核，執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后召開。臨時會議：臨時會議指除以上會議外因或下屬公司需解決生產(chǎn)、經(jīng)營、人事等重大問題需要召開的其他會議。臨時會議由提議人提出申請，經(jīng)公司行政中心審核，執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后方可召開。臨時會議應(yīng)嚴(yán)格控制。會議通知公司總裁行政例會、公司總裁行政例會及大型外事會議由行政中心負(fù)責(zé)下發(fā)通知，系統(tǒng)間工作會議等由行政中心辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)通知，系統(tǒng)內(nèi)、部門內(nèi)工作會議由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知。工作例會如無變動可不另發(fā)通知，也可口頭通知；其他會議可下發(fā)通知并由接收人背簽，重要會議應(yīng)履行填寫回執(zhí)手續(xù)。會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點(diǎn)、參加人、需準(zhǔn)備或攜帶的資料。會議通知應(yīng)提前2個工作日下發(fā)，重要會議應(yīng)提前5個工作日下發(fā)。會議召開時間和地點(diǎn)如有變動，負(fù)責(zé)通知的部門應(yīng)及時通知參會人員。會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備包括議題、議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料準(zhǔn)備，對會議進(jìn)程的預(yù)測和對策。會議召集者就會議議題準(zhǔn)備充分的資料、信息，擬就議程及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。與會人員接到通知后，應(yīng)就議題認(rèn)真準(zhǔn)備好所需資料及言簡意賅的發(fā)言稿。提前布置會議場所，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。主持人事先安排好與會人員座次。會議議程會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題，按照議程主持會議，確保會議按預(yù)計時間進(jìn)行。會議主持人要把握會議進(jìn)程，及時制止干擾會議的行為，適時宣布散會。在會議議程進(jìn)行中與會人員應(yīng)保持良好的會風(fēng)，發(fā)言人力求發(fā)言簡短、切題，表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。會議紀(jì)要及會議督辦會議記錄員坐在會議主持人右側(cè)，做好會議紀(jì)要，會議紀(jì)要只記錄會議的決議，而不記錄討論過程。會議記錄員在記錄過程中，對于沒有聽清或不理解的決議有權(quán)舉手提出疑問，由主持人給予明確指示。會議記錄員要在會議結(jié)束后1日內(nèi)將會議紀(jì)要交主持人審核簽字。會議紀(jì)要由記錄員復(fù)印后送達(dá)“抄送人”和與會人員。會議記錄員應(yīng)對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行分級，做好督辦記錄。會議記錄員按《督辦程序》進(jìn)行會議督辦。會議紀(jì)律會議記錄員負(fù)責(zé)會議簽到。與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假。與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。對遲到、早退者召集人應(yīng)給予批評，無故缺席視為曠工。與會人員應(yīng)提前5分鐘到會，不得喧嘩，不得來回走動。遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入席、出席，盡量不干擾會議進(jìn)行。與會人員應(yīng)坐（站）姿端正，遵守會場紀(jì)律，禁止交頭接耳。會議期間與會人員應(yīng)關(guān)閉通訊工具或改為振動，不會客（特殊客人除外），聽取會議內(nèi)容并做好記錄。與會人員應(yīng)保持會場整潔，不得吸煙，不準(zhǔn)隨地吐痰、扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好。與會人員應(yīng)尊重發(fā)言人，不可無故打斷他人的發(fā)言。保密事項會議召集者對會議內(nèi)容的保密工作負(fù)責(zé)。重要會議應(yīng)事先制訂保密防范措施。與會人員及記錄員對會議內(nèi)容的秘密事項負(fù)有保密責(zé)任。涉及到秘密事項的會議紀(jì)要，記錄員應(yīng)在指定場所整理并標(biāo)明保密級別，嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。違反本規(guī)定