人事檔案的規(guī)定管理范文

人事檔案的規(guī)定管理范文一、總則為了規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，保護企業(yè)和員工雙方的權益，提高人事檔案的管理效率和質量，訂立本規(guī)章制度。二、人事檔案的定義人事檔案是企業(yè)對員工個人背景、學歷、工作經過、崗位職責、績效評價等情況進行記錄和管理的文件及材料。人事檔案包括員工入職時提交的相關材料、企業(yè)內部生成的評價記錄以及員工離職時提交的離職材料等。三、人事檔案的建立和更新入職時建檔：員工在入職時應準備并提交以下材料，供企業(yè)建立員工人事檔案：填寫完整并真實的個人信息表；身份證復印件；學歷學位證書、職業(yè)資格證書等相關證書復印件；入職體檢報告復印件。檔案更新：員工在工作期間如有以下情況，應適時向人力資源部門提交相關材料，以更新人事檔案：身份證、戶口本、護照等身份證明文件的變更；學歷學位證書、職業(yè)資格證書等相關證書的獲得或更新；崗位職責或職稱的變更；績效評價及嘉獎、處分記錄的更新等。四、人事檔案的保密與訪問保密原則：人事檔案屬于個人隱私，企業(yè)及相關人員應嚴格遵守保密原則，不得將檔案內容泄露或用于不正當用途。訪問權限：人事檔案的訪問權限應依照管理層人員、直接上級、人力資源部門和相關的法務人員等肯定權限范圍內進行授權。其他員工及外部人員未經授權不得查閱、復制或修改人事檔案。訪問記錄：每次訪問人事檔案應記錄相關情況，包括訪問時間、訪問人、訪問目的等，以確保訪問的合法性和真實性。五、人事檔案的存檔和保管存檔形式：人事檔案可以采納電子檔案和實物檔案相結合的方式進行存儲。電子檔案應備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。檔案保管：人事檔案的保管由專門的人事檔案管理部門負責。對于實物檔案，要分類、整理、標識并妥當保管；對于電子檔案，要實行措施防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。保管期限：人事檔案的保管期限應依照國家法律法規(guī)的要求進行執(zhí)行，過期的人事檔案應即時進行合法銷毀。六、人事檔案的調閱和使用調閱權限：人事檔案的調閱權限僅限于企業(yè)內設置的管理層人員、直接上級、人力資源部門以及需要供給法律證據(jù)的情況下的法務人員，并需遵守保密原則。調閱人員在調閱前須填寫調閱申請，并獲得上級批準。使用規(guī)定：人事檔案的使用應以合法、合規(guī)、合理的原則進行，禁止利用檔案信息進行違法、違規(guī)操作或侵害員工的合法權益。檔案復制：對于需要復制人事檔案的情況，應進行登記和備案，并由授權人員僅限于需要的目的進行處理，嚴禁私自復制、轉載或外傳。七、人事檔案的考核與歸檔檔案考核標準：人力資源部門應依據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度和績效考核制度，對人事檔案進行定期審核和考核，確保檔案的真實性和精準性。檔案歸檔標準：人事檔案的歸檔應依照以下要求進行：入職和離職檔案歸檔：員工離職后，應適時整理歸檔其離職材料和相關檔案，存放在離職員工檔案庫中；工作檔案歸檔：員工在公司工作期間的各類文件、評價記錄等應依據(jù)年度進行分類歸檔，存放在工作年度的檔案庫中。八、懲罰及監(jiān)管對于違反本規(guī)章制度的行為，將實行以下懲罰措施：-移交相關部門進行處理；-暫時停止或停止訪問權限；-賠償相應損失；-予以紀律處分等。同時，企業(yè)應建立健全人事檔案管理制度審核機制，定期對人事檔案管理情況進行監(jiān)管和檢查，確保規(guī)章制度的執(zhí)行和落實。九、附則本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，如需進行任何修改或補充，應經企業(yè)法務及人力資源方面的審核和批準。本規(guī)章制度的解釋權歸企業(yè)法務部門和人力資源部門共同全部。本規(guī)章制度未盡事宜可依據(jù)需要進行補充和完善，并經相關部門批準后執(zhí)行。以上為企業(yè)人