電器物料采購(gòu)流程

XXXXXX有限公司制訂日期2020-03-13電器物料采購(gòu)流程頁(yè)次1OF3生效日期2020-03-25版本A制訂部門總經(jīng)辦編號(hào)1范圍本流程對(duì)所有電器生產(chǎn)用的量產(chǎn)物料采購(gòu)作規(guī)定，供應(yīng)商開發(fā)、打樣、議價(jià)不在此列，按其它相關(guān)流程進(jìn)行,輔料、工具等按《物資采購(gòu)流程》進(jìn)行。2定義電器物料：用于電器事業(yè)部生產(chǎn)，直接構(gòu)成成品的物料，如批量的螺絲、塑料件、包材等。3處理流程序號(hào)作業(yè)流程責(zé)任人依據(jù)文件或說(shuō)明使用表物料需求物料需求計(jì)劃員3.1.1計(jì)劃員對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)、未來(lái)訂單預(yù)測(cè)、總經(jīng)理指令、成品庫(kù)存情況、機(jī)型熱銷程度、市場(chǎng)促銷等因素，預(yù)估未來(lái)兩周各產(chǎn)品需求。3.1.2計(jì)劃員按3.1.1預(yù)估產(chǎn)品需求后，查詢物料庫(kù)存數(shù)據(jù)是否能滿足未來(lái)兩周生產(chǎn)需求，計(jì)劃下“采購(gòu)計(jì)劃”前確保零部件已經(jīng)確認(rèn)合格（有《元件確認(rèn)表》）。3.1.3通用物料低于安全庫(kù)存量時(shí)，由材料倉(cāng)管向計(jì)劃員提出補(bǔ)庫(kù)需要。3.1.4計(jì)劃員按《生產(chǎn)周期表》規(guī)定時(shí)間結(jié)合3.1.1條評(píng)估后制作《生產(chǎn)計(jì)劃》，錄入ERP系統(tǒng)后自動(dòng)生成“MRP計(jì)劃”運(yùn)算，扣除庫(kù)存后，由計(jì)劃在系統(tǒng)中錄入“采購(gòu)計(jì)劃”，提出物料需求。3.1.5因計(jì)劃員工作失誤，造成3天內(nèi)需求的緊急物料采購(gòu)，由采購(gòu)提出報(bào)副總對(duì)計(jì)劃員按20元/項(xiàng)考核（公司總經(jīng)理指定物料或副總要求加急產(chǎn)品除外）。《安全庫(kù)存一覽表》《元件確認(rèn)表》《生產(chǎn)周期表》《獎(jiǎng)罰款單》下采購(gòu)單下采購(gòu)單采購(gòu)3.2.1采購(gòu)接到計(jì)劃在系統(tǒng)中的“采購(gòu)計(jì)劃”需求數(shù)據(jù)后，在系統(tǒng)中生成《采購(gòu)訂單》。3.2.2采購(gòu)在1個(gè)工作日內(nèi)制作《采購(gòu)訂單》，交期訂在計(jì)劃需求日期前1-2天，根據(jù)供應(yīng)商分級(jí)等綜合因素下給某家供應(yīng)商或按比例下單給兩家生產(chǎn)該物料的供應(yīng)商，交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審核后發(fā)給供應(yīng)商，如果價(jià)格有變動(dòng)的，下單前需總經(jīng)理審批、調(diào)整價(jià)格后才能發(fā)出《采購(gòu)訂單》。3.2.3新供應(yīng)商首份《采購(gòu)訂單》前雙方必須簽訂《采購(gòu)合同》明確產(chǎn)品交期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、送貨方式、付款條件、質(zhì)保期、違約責(zé)任等內(nèi)容，檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議、廉潔聲明一起發(fā)給對(duì)方，及要求對(duì)方提供檢驗(yàn)規(guī)范、成品檢驗(yàn)報(bào)告，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，后續(xù)訂單則以《采購(gòu)訂單》替代《采購(gòu)合同》，蓋公司合同章，以雙方傳真、郵件回復(fù)作為合同履行依據(jù)。采購(gòu)訂單以微信、QQ等方式傳遞的，信息必須保留三個(gè)月以上。3.2.4根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查信息，采購(gòu)對(duì)價(jià)格波動(dòng)大的材料作策略下單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施?！恫少?gòu)訂單》《采購(gòu)合同》進(jìn)度跟蹤進(jìn)度跟蹤采購(gòu)3.3.1下單后，采購(gòu)應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)跟進(jìn)供應(yīng)商回復(fù)情況，如果沒(méi)有信息反饋（QQ、微信、傳真、電話均可），采購(gòu)應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系供應(yīng)商，確認(rèn)是否有接到航佳的采購(gòu)訂單，對(duì)訂單交貨日期、質(zhì)量有沒(méi)有疑問(wèn)，如果有，則雙方溝通清楚。3.3.2當(dāng)供應(yīng)商因原材料、機(jī)臺(tái)、人員等原因無(wú)法按航佳要求日期交貨，采購(gòu)需詢問(wèn)供應(yīng)商確切的可交貨時(shí)間，并與計(jì)劃員溝通，評(píng)估該材料延期是否對(duì)生產(chǎn)有影響，如果沒(méi)有影響，則更改交貨日期并通知計(jì)劃員，如果公司生產(chǎn)需求緊迫，而供應(yīng)商接單人員《采購(gòu)訂單》修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容會(huì)簽/核準(zhǔn)XXXXXX有限公司制訂日期2020-03-13電器物料采購(gòu)流程頁(yè)次2OF3生效日期2020-03-25版本A制訂部門總經(jīng)辦編號(hào)序號(hào)作業(yè)流程責(zé)任人依據(jù)文件或說(shuō)明現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)無(wú)法協(xié)調(diào)時(shí)，采購(gòu)應(yīng)向?qū)Ψ缴霞?jí)或者總經(jīng)理溝通，使該物料滿足航佳生產(chǎn)需求。3.3.3對(duì)生產(chǎn)出貨有影響又確實(shí)無(wú)法按期交貨的，采購(gòu)確認(rèn)是否有備選合格供應(yīng)商，如果有，則轉(zhuǎn)下給可交貨備選供應(yīng)商。3.3.4在采購(gòu)訂單到期前（省外3天、省內(nèi)2天），采購(gòu)應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系《采購(gòu)訂單》完工情況，掌握哪些產(chǎn)品能按時(shí)回廠，哪些產(chǎn)品有可能無(wú)法按時(shí)回廠，當(dāng)所下采購(gòu)訂單只能部分回廠時(shí)，應(yīng)與計(jì)劃員溝通確認(rèn)是分批送貨、部分規(guī)格先送貨還是整個(gè)批量延遲送貨，把航佳的生產(chǎn)緊急程度及時(shí)傳達(dá)給供應(yīng)商。3.3.5因場(chǎng)地、產(chǎn)品機(jī)型等原因，有部分物料需要延期生產(chǎn)的，計(jì)劃通知采購(gòu)，采購(gòu)?fù)ㄖ?yīng)商延后交貨時(shí)，省內(nèi)供應(yīng)商提前2天、省外供應(yīng)商提前5天通知暫緩交貨，物料暫時(shí)備在供應(yīng)商處，并給出大概交貨延后的時(shí)間。3.3.6采購(gòu)掌握各物料進(jìn)度，有問(wèn)題及時(shí)處理，確保物料到貨時(shí)間與生產(chǎn)相匹配。3.3.7計(jì)劃員或委托材料倉(cāng)管在計(jì)劃生產(chǎn)前7天報(bào)欠料。3.3.8材料沒(méi)有跟催回廠，造成生產(chǎn)停產(chǎn)的，由計(jì)劃報(bào)事業(yè)部副總對(duì)采購(gòu)處罰50元。《采購(gòu)訂單》《全格供應(yīng)商名冊(cè)》《欠料表》采購(gòu)品質(zhì)經(jīng)理技術(shù)經(jīng)理3.4.1采購(gòu)訂單為塑料件，下單后，該產(chǎn)品、該供應(yīng)商為首次批量生產(chǎn)的，采購(gòu)應(yīng)組織技術(shù)經(jīng)理、品質(zhì)經(jīng)理到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)作產(chǎn)品質(zhì)量及生產(chǎn)要點(diǎn)輔導(dǎo)，對(duì)于不方便用文字描述的質(zhì)量要求、程度，應(yīng)以限度樣板的形式簽給供應(yīng)商作質(zhì)量最低要求參考，并對(duì)供應(yīng)商檢驗(yàn)方法、質(zhì)量控制要點(diǎn)、設(shè)備參數(shù)等影響因素作講解與提醒，使供應(yīng)商生產(chǎn)、檢驗(yàn)人員對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量準(zhǔn)確把握。3.4.2質(zhì)量問(wèn)題檢討、例行輔導(dǎo)等對(duì)供應(yīng)商輔導(dǎo)細(xì)則見《供應(yīng)商輔導(dǎo)辦法》。工程變更工程變更采購(gòu)倉(cāng)管技術(shù)經(jīng)理3.5.1工程變更后由材料倉(cāng)管按《工程變更流程》規(guī)定的《工程變更通知單》要求查詢倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物料數(shù)量報(bào)技術(shù)部，或由技術(shù)部在ERP中查詢，由技術(shù)部確定公司內(nèi)物料處理方式。3.5.2工程變更后的物料需要退給供應(yīng)商協(xié)助返工的，采購(gòu)應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜，涉及返工費(fèi)用，由供應(yīng)商報(bào)價(jià)，與供應(yīng)商議價(jià)后經(jīng)總經(jīng)理審批，回傳給供應(yīng)商。3.5.3聯(lián)系供應(yīng)商立即通知停止生產(chǎn)，查詢供應(yīng)商已經(jīng)生產(chǎn)的變更前數(shù)量、沒(méi)有生產(chǎn)訂單數(shù)量，報(bào)技術(shù)部確定處理方案。確定需供應(yīng)商協(xié)助返工的，按3.5.2條報(bào)價(jià)、回傳。3.5.4把工程變更圖紙發(fā)給供應(yīng)商，督促供應(yīng)商回收或銷毀變更之前的圖紙。因采購(gòu)沒(méi)有發(fā)圖紙或沒(méi)跟蹤造成供應(yīng)商仍生產(chǎn)變更前物料的，由事業(yè)部副總對(duì)采購(gòu)按50元/次考核。3.5.5如果工程變更前的物料由航佳配套使用、處理的，需特別交待供應(yīng)商在物料外包裝上用顯目標(biāo)記“變更前”字樣，以防止變更前物料混淆。3.5.6工程變更前物料交貨到倉(cāng)庫(kù)時(shí)材料倉(cāng)管應(yīng)特別留意?！豆こ套兏ㄖ獑巍沸抻営涗浶抻喨掌谛抻唭?nèi)容會(huì)簽/核準(zhǔn)XXXXXX有限公司制訂日期2020-03-13電器物料采購(gòu)流程頁(yè)次3OF3生效日期2020-03-25版本A制訂部門總經(jīng)辦編號(hào)序號(hào)作業(yè)流程責(zé)任人依據(jù)文件或說(shuō)明退貨交貨退貨交貨倉(cāng)管采購(gòu)檢驗(yàn)員3.6.1采購(gòu)跟催供應(yīng)商按期交貨，提前3天以上送貨不入庫(kù)。3.6.2供應(yīng)商送貨到“待檢驗(yàn)區(qū)”，物流送貨到電梯口通知采購(gòu)轉(zhuǎn)達(dá)給材料倉(cāng)管，由倉(cāng)管通知物料員搬到“待檢驗(yàn)區(qū)”，倉(cāng)管核對(duì)《采購(gòu)訂單》，清點(diǎn)數(shù)量、核對(duì)品名、規(guī)格、包裝是否與要求相符，如果不符，則拒收貨，要求供應(yīng)商送貨人員糾正后才能收貨。是物流送貨的，反饋給采購(gòu)，涉及航佳派人重新整理的，倉(cāng)管向采購(gòu)提出，評(píng)估合理費(fèi)用，聯(lián)系供應(yīng)商從貨款中扣除。3.6.3倉(cāng)管初步確認(rèn)合格，在2小時(shí)內(nèi)打印《材料入庫(kù)單》，注明供應(yīng)商、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量，交進(jìn)料檢驗(yàn)員按檢驗(yàn)規(guī)范、圖紙、樣品、實(shí)配件等作檢驗(yàn)，急件在2小時(shí)內(nèi)、一般1天內(nèi)完成檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后在《材料入庫(kù)單》上簽字，在供應(yīng)商標(biāo)識(shí)上蓋“合格”章，倉(cāng)管作入庫(kù)，具體操作見《倉(cāng)庫(kù)管理制度》。3.6.4檢驗(yàn)不合格，倉(cāng)管對(duì)該批物料區(qū)分、隔離，檢驗(yàn)員作標(biāo)示，并在《來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告》判定，交品質(zhì)經(jīng)理審核、組織評(píng)審，采購(gòu)接到評(píng)審處理意見后，與供應(yīng)商聯(lián)系物料的處理，具體操作細(xì)節(jié)按《不合格品處理流程》、《質(zhì)量異常處理流程》等文件執(zhí)行。3.6.5如果物料種類多、檢驗(yàn)時(shí)間長(zhǎng)，倉(cāng)管暫時(shí)簽收《送貨單》?！端拓泦巍酚蓚}(cāng)管簽字后一聯(lián)由送貨人帶回供應(yīng)商，自留一聯(lián)、交采購(gòu)一聯(lián)，采購(gòu)與原始《采購(gòu)訂單》合并放置。3.6.6倉(cāng)管嚴(yán)格控制超交數(shù)量，超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，向采購(gòu)反饋，由采購(gòu)決定是否接收，對(duì)于特殊物料，采購(gòu)應(yīng)對(duì)超交接收數(shù)量負(fù)責(zé)，因超交而導(dǎo)致超過(guò)三個(gè)月仍沒(méi)有用完的，由副總提出對(duì)采購(gòu)處罰100元（經(jīng)總經(jīng)理審批的策略采購(gòu)物料除外）?！端拓泦巍贰恫牧先霂?kù)單》《采購(gòu)訂單》《來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告》倉(cāng)管采購(gòu)3.7.1不合格品、工程變更品退貨由檢驗(yàn)員標(biāo)示，材料倉(cāng)管整理，具體操作見《倉(cāng)庫(kù)管理制度》、《不合格品處理流程》、《標(biāo)識(shí)與可追溯性程序》，《材料退貨單》一聯(lián)隨貨送到供應(yīng)商，一聯(lián)交采購(gòu)，由采購(gòu)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商批量退貨急件4小時(shí)內(nèi)退、一般在3天內(nèi)退出、生產(chǎn)挑出不合格品在送貨時(shí)退出。3.7.2如果是物流、快遞退貨的，采購(gòu)在《采購(gòu)合同》中注明“退貨所產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)”。3.7.3退貨后，聯(lián)系供應(yīng)商收到貨情況，跟進(jìn)何時(shí)能把返工好的、良品送到航佳。3.7.4采購(gòu)沒(méi)有跟進(jìn)退貨情況，造成對(duì)帳才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差異的，由副總對(duì)采購(gòu)作50元/次考核?！恫牧贤素泦巍穼?duì)帳對(duì)帳采購(gòu)倉(cāng)管技術(shù)經(jīng)理3.8.1供應(yīng)商每月5日前，把實(shí)際送貨明細(xì)、價(jià)格等匯總成《對(duì)帳單》蓋公章后傳真或