辦公室日常管理制度

深圳市綠吧科技有限公司辦公室日常管理制度總則為加強公司管理,維護公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍.本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、辦公衛(wèi)生規(guī)章制度、辦公室用電安全、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、樣品管理等第一章辦公秩序公司員工必須遵守和服從上級負責人的領(lǐng)導，遵守公司的各種規(guī)章制度，戰(zhàn)略與公司保持一致，與公司同心同德，維護公司的公共秩序，全心全意為用戶和員工服務(wù)員工應(yīng)注重維護公司的利益、信譽，注意保守公司的商業(yè)機密，不得有危害公司形象和信譽的言論和行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即提出警告，情節(jié)嚴重者做開除處理員工工作時間必須著裝整潔、待人熱情、文明、禮貌；對待客戶要熱情、耐心、周到；同事之間互相尊重、互相關(guān)心、和睦相處辦公區(qū)不得大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天、玩游戲、瀏覽與工作無關(guān)網(wǎng)站；任何時候不得使用不文明語言和肢體動作。未經(jīng)許可，不準隨意翻動、閱覽他人辦公桌的文件；工作時間未經(jīng)允許不得外出、不得亂串工作崗位影響工作工作期間私人手機應(yīng)調(diào)整為震動或無聲，不得在辦公區(qū)接打私人電話，確有需要在辦公區(qū)接打私人電話不得超過10分鐘。禁止利用公司電話接打私人電話。公司員工應(yīng)自覺維護公司環(huán)境衛(wèi)生，不亂扔廢紙廢物，保持辦公設(shè)施及場所的清潔衛(wèi)生飲食：叫餐時間為自下班前半小時起，外賣送到時，一律到負責外賣人付款領(lǐng)取，不允許不相干人員進入辦公區(qū)內(nèi)。自備食物的同事在下班休息時間按先后順序使用微波爐進行加熱。每位員工要樹立良好的責任心，對公司的財產(chǎn)應(yīng)珍惜，辦公用品應(yīng)節(jié)約使用，不得私自拿走公司物品包括辦公設(shè)備、公司產(chǎn)品、客戶贈與公司的物品等，違者原價賠償；節(jié)約試用水、電；嚴格要求自己，不得有損公利己的行為。為杜絕能源浪費，保證公司安全，每天下班時，員工各自應(yīng)檢查并關(guān)門電腦、顯示器等辦公設(shè)備，最后離開辦公室者應(yīng)檢查并關(guān)閉所有設(shè)備，門窗等。遇下雨天，員工所帶的傘不能隨意亂擺放，必須統(tǒng)一擺放到指定區(qū)域公司上下班采取指紋打卡，員工必須及時打卡。若因外出辦事或其他原因不能及時打卡，請在當天或次日及時到行政補簽卡，行政不接受月底統(tǒng)一簽卡或延期簽卡。第二章辦公室5S管理規(guī)定一、目的為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，是公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個新層次，特制定本制度。二、本制度使用范圍綠吧科技有限公司全體員工三、辦公室5S管理規(guī)定整理1.每月對文件（包括電子文檔）做盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀，必要的文件存檔。2.每月對表單記錄（包括電子文檔）做盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一歸檔。3.對辦公區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分“要”和“不要”，分類如下：（1）設(shè)備：電腦、打印機、文具、書籍等（2）空間：柜架、展架、花盤、桌椅等（3）物品：個人用品、裝飾品4.依據(jù)下列常用程度和使用頻率標準決定物品的“要”與“不要”。常用程度使用頻率處理方法低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中在過去的6個月中使用過過一次的物品集中存放一個月使用一次的物品高一周使用一次的物品保存在辦公桌或隨身攜帶每天都使用的物品梅西哦啊是都要使用的物品5.“不要”的物品經(jīng)行政認識不判定后，集中退回公司指定位置。整頓1.辦公室整頓：（1）辦公桌：桌面除文件、電腦、電話、文具、口杯外，不允許放其他物品；（2）辦公常用品：筆、訂書機、即時貼、便條簽、計算器，可以集中放在辦工作的一定區(qū)域內(nèi)；（3）電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；（4）人離開時椅子調(diào)正，離開半小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)。（5）桌洞內(nèi)不得堆積雜物。2.文件、資料管理整頓（1）將文件待處理、處理中和已處理放置，此外還有機密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用、常用、和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；（2）辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該即時備份。清掃清掃對象主要是個人辦公區(qū)域：桌面、桌洞、辦公設(shè)備、電腦、傳真機、復印機、打印機等等清掃標準如下：對象清掃標準要求周期清掃時間個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落每天5分鐘每天上班前后5分鐘辦公設(shè)備主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢每周一次每周大掃除期間文檔桌面、電腦過期文件、無用的手稿與工作無關(guān)的文件每月一次月末清潔1．每天上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進行清掃2．上班時間隨時保持自我檢查，對發(fā)現(xiàn)的不符合項隨時整改3．下班前整理好當天的資料、文件、票據(jù)，分類歸檔4．下班后整理辦公桌上的物品，放置整齊：整理好個人物品，定置存放5．公司的衛(wèi)生清潔實行辦公室衛(wèi)生實行輪流值日，每日一小掃，每一周一大掃6．當天值日生必須做到地面沒有紙屑、無雜物、清潔，清除所有的垃圾7．要求地面清潔，死角的清掃，桌、椅表面干凈無明顯灰塵，電腦及所有線路、器械等無灰塵，茶桌清潔以及茶具清洗，并把所有物品擺放整齊、無異味。素養(yǎng)1．上班時間穿戴整潔，儀容整齊大方。2．言談舉止文明有禮，對人熱情大方，不大聲喧嘩。3．工作時間精神飽滿，樂于助人。工作安排科學有序，時間觀念強。4．不串崗、不聚眾聊天。5．不隨地吐痰，不隨便亂拋垃圾，看見垃圾及時收好。6．上班時間不進食，如早餐零食等。7．上班時間不看報紙、雜志等與工作無關(guān)的刊物。8．下班最后一個人必須鎖好門窗。四、管理職責1．公司行政部負責辦公室衛(wèi)生不定期的進行檢查并考核。對于不認真履行值日職責的給予警告并且重罰值日；嚴重者懲罰一周值日生。第三章辦公室用電安全1.公共區(qū)域用電安全：計算機、電燈、空調(diào)做到人在才開，人走就關(guān)。下班后請自覺將辦公室點燈關(guān)閉2.公共電器用電安全：

復印機、打印機等電器用完之后請自覺關(guān)機，防止意外事件發(fā)生，同時節(jié)用電，節(jié)省能源。3.個人用電存在問題及安全使用：離開崗位半小時以上，計算機應(yīng)調(diào)整待機狀態(tài)；下班后，計算機關(guān)機，顯示器關(guān)閉；中午休息時請將顯示器關(guān)閉；請保持電源插座附近的清潔，遠離水源。第四章檔案管理歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年、月、周計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料檔案管理要制定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密檔案必須保證安全。檔案的借閱與索?。汗卷毥栝啓n案時，必須要經(jīng)總經(jīng)理或檔案管理員批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄。轉(zhuǎn)借、遺失。如正確工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準。第五章印鑒管理公司印鑒（公章、財務(wù)章、合同章、發(fā)票章等）由總經(jīng)理負責保管公司印鑒的使用一律由總經(jīng)理或行政總監(jiān)簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責公司所需要蓋印鑒的合同、介紹信、說明及對外開出任何公文，應(yīng)統(tǒng)一登記，以備查詢、存檔。公司一般不允許開具空白介紹信。證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的介紹信必須交回第六章辦公室用品管理辦公用品管理：辦公用品統(tǒng)一由公司采購。辦公用品包括日常消耗品、管理消耗品和管理品消耗品：簽字筆鉛筆、膠水、大頭針、筆記本、橡皮擦、夾子、簽字筆、釘書針等。管理消耗品：復印紙、修正液、電池、色帶、墨盒等。

管理品：剪刀、美工刀、釘書機、計算器、尺子、塑料文件盒、文件夾、玻璃器材等。

辦公用品統(tǒng)一由行政統(tǒng)一保管與發(fā)放，員工領(lǐng)取辦公用品必須填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，嚴格控制辦公用品領(lǐng)用。辦公管理品的借用，使用完必須及時歸還原處。如經(jīng)發(fā)現(xiàn)丟失，根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用登記表》最后一名借用，做出詢問，或者賠償。辦公用品嚴禁取回家私用。

新進員工到職由行政統(tǒng)一發(fā)放，并做好登記；人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交回行政部名片管理公司名片格式統(tǒng)一由行政部委托供應(yīng)商印制。新員工入職1個月后方可印刷名片。名片申請需提交總經(jīng)理或行政總監(jiān)審批后，由行政統(tǒng)一安排制作。名片制作至少以文檔提前兩天申請。職位變動重新印制、員工離職等情況，需將剩余名片交回行政部，統(tǒng)一處理。樣品管理公司樣品入庫：統(tǒng)一根據(jù)樣品庫存量以及銷售部客戶樣品要求，進行入庫。業(yè)務(wù)員在進行市場推廣，開發(fā)客戶時，要求寄樣，方可領(lǐng)用。業(yè)務(wù)員對產(chǎn)品的熟悉、測試，方可領(lǐng)用；公司樣品嚴禁私自帶回家，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)，輕者做出警告，嚴重者照樣品價費用原價賠償。公司所有樣品的出庫領(lǐng)用，必須要經(jīng)行政部批準。樣品必須由當事人親自領(lǐng)用，若其他原因不能親自領(lǐng)用，請說明理由，并填寫《樣品登記表》。特別提醒，樣品的領(lǐng)用后，各種樣品的自封袋必須密封好，按照原來的位置擺放好。若經(jīng)發(fā)現(xiàn)粗心疏忽，樣品因密封不好而導致回潮、變質(zhì)的，罰值日辦公室一個禮拜；嚴重按照樣品費用原價賠償。關(guān)于進行測試后的樣品，必須在使用完后，及時清理。若經(jīng)發(fā)現(xiàn)，長時間沒有清理，影響公共場所衛(wèi)生的，罰值日辦公室一個禮拜。第七章會議管理目的：為進一步規(guī)范公司會議管理，做好上傳下達和下傳上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實，以便有效提升公司營運水平。公司會議區(qū)分為定期與非定期會議。定期會議一般按時召開，如晨會、夕會、周總結(jié)會議；非定期會議由當事部門負責召開，視工作需要而定如主管交流會、各組討論會。定期會議規(guī)定晨會會議名稱晨會主持人值日輪排參加人員業(yè)務(wù)部會議頻率周一、周三會議時間8:30會議記錄主持人會議內(nèi)容一天之計在于晨，為新的一天增添活力與激情。1.企業(yè)歌曲的演唱、做廣播體操；2.公司企業(yè)文化和名言警句的宣讀；3.公司動態(tài)學習；4.表彰工作完成出色的員工；5.分享互動；6.各組口號的呼喊。要求每天晨會內(nèi)容各不相同，具體流程參照《綠吧晨會流程制度》夕會會議名稱夕會主持人主管參加人員業(yè)務(wù)部人員會議頻率周二、周四會議時間17:45會議記錄主持人會議內(nèi)容在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有所創(chuàng)造，有所前進，讓綠吧人一起成長。1.各部門的各組員工作任務(wù)總結(jié)匯報2.各部門的目標檢測3..分享與客戶交流中遇到的經(jīng)典問題。要求具體流程參照《綠吧夕會流程制度》。周總結(jié)會議會議名稱周總結(jié)會議主持人主管/總經(jīng)理參加人員業(yè)務(wù)部會議頻率周五/周六會議時間