長沙市和悅家具有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1長沙市和悅家具有限公司概況..........................................1

1.1公司背景......................................................1

1.2公司組織人事構(gòu)架圖如下：......................................1

2長沙和悅家具有限公司費用報銷現(xiàn)狀....................................1

2.1公司費用報銷的類型............................................1

2.2費用報銷基本流程..............................................2

3長沙市和悅家具有限公司費用報銷方案中存在的問題......................2

3.1費用報銷標準不具體............................................2

3.2費用報銷單填制不規(guī)范..........................................3

3.3費用報銷不及時................................................3

3.4報銷內(nèi)容缺乏真實性............................................3

3.5財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力較低..........................................4

3.6傳統(tǒng)費用報銷有缺陷............................................4

4長沙市和悅家具有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計..........................4

4.1規(guī)范費用報銷制度..............................................4

4.1.1設(shè)置詳細費用報銷標準.....................................4

4.1.2設(shè)置報銷憑證填制規(guī)則....................................5

4.2規(guī)定費用報銷時間..............................................7

4.3加強相關(guān)領(lǐng)導審批的監(jiān)督........................................7

4.4強化和提高公司職員專業(yè)能力和整體素質(zhì)..........................7

4.5實現(xiàn)費用報銷智能化處理........................................8

5長沙市和悅家具有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計總結(jié).....................8

參考資料............................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

長沙市和悅家具有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計.

1長沙市和悅家具有限公司概況

1.1公司背景

長沙和悅家具有限公司，于2015年11月26日在瀏陽市鎮(zhèn)頭鎮(zhèn)甘棠村河州

組成立，其法定代表人為黃智輝，企業(yè)注冊資本為2000萬人民幣，實繳資本為

650萬人民幣。是一家從事家具制造業(yè)的企業(yè)。經(jīng)營范圍包括家具生產(chǎn)、加工、

室內(nèi)裝飾。家具安裝；家具設(shè)計服務(wù)；家具及室內(nèi)裝飾材料零售。

1.2公司組織人事構(gòu)架圖如下：

圖1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2長沙和悅家具有限公司費用報銷現(xiàn)狀

2.1公司費用報銷的類型

長沙和悅家具有限公司的費用詳細見表2-1

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表2-1公司費用報銷內(nèi)容及會計核算

費用項目交至財務(wù)部審核的附件賬務(wù)處理

辦公費費用報銷單、公司日用品計劃計入“管理費用”科目

書、相關(guān)商品購買單等

差旅費出差申請表、交通費用收據(jù)、按照費用發(fā)生部門分別

住宿憑據(jù)等計入相關(guān)會計科目

會議費集會邀請函、議會記錄表、議

會過程發(fā)生的相關(guān)費用報銷票計入“管理費用”科目

據(jù)等

業(yè)務(wù)招待費用餐憑據(jù)、購買禮品發(fā)票等計入“管理費用”科目

員工培訓費職工培訓提請單以及相關(guān)支出計入“管理費用”科目

憑證等

2.2費用報銷基本流程：

報銷員工填制費相關(guān)部門負責人費用會計審核憑

用報銷單簽字證并簽字

出納審核簽字并總經(jīng)理簽字財務(wù)部門負責人

付款簽字

圖2-1公司費用報銷流程

3長沙市和悅家具有限公司費用報銷方案中存在的問題

3.1費用報銷標準不具體

長沙市和悅家具有限公司的費用報銷制度沒有列明具體可報銷的費用標準，

費用報銷標準部不明確主要是由兩個原因?qū)е碌模紫绕髽I(yè)發(fā)生的費用種類繁

多，情況復雜，沒有具體的費用支出標準，員工就沒有約束力，造成公司資金

浪費，其次關(guān)于費用的標準，每個地區(qū)的消費水平總會存在一些差異，如若不

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統(tǒng)一費用報銷標準，可能會出現(xiàn)貪污、挪用的情況。

3.2費用報銷單填制不規(guī)范

填制費用報銷單有著嚴格的要求，公司內(nèi)部非財務(wù)部的人員填制報銷單，

由于不經(jīng)常使用到，且報銷人員不熟悉報銷制度、流程，而時常發(fā)生漏填、錯

填的情況，比如大小寫金額不一致、報銷單據(jù)不得涂改等，導致費用會計審核

后只得打回重新，要求重新填制。

表3-1職工在業(yè)務(wù)申報時容易出現(xiàn)的問題

存在的問題舉例

原始票據(jù)不符合要求發(fā)票信息不完整（如缺少單位蓋章）

公司日用品的購買發(fā)票未附請購清

單

報銷單據(jù)填寫不規(guī)范存在字跡潦草、未按照規(guī)定填寫報銷

單

報銷內(nèi)容不具體（如未仔細寫明費用

的發(fā)生時間、人數(shù)等）

大寫金額書寫錯誤

超出費用報銷標準存在住宿費、差旅費等費用超支情況

附件單據(jù)整理不規(guī)范費用發(fā)票未按時間順序擺放，發(fā)票面

積超出報銷單范圍

流程審批不完整存在缺少審批人員簽章

3.3費用報銷不及時

在現(xiàn)實生活中，長沙和悅家具有限公司經(jīng)常存在費用報銷不及時的情況，

如員工當前沒有在公司，就無法進行相關(guān)單據(jù)的填寫，更無法找領(lǐng)導簽字，憑

證無法提交，就無法完成報銷流程，對公司而言，費用沒有及時報銷，會影響

公司的費用核算，從而導致報表內(nèi)容出現(xiàn)偏差。

3.4報銷內(nèi)容缺乏真實性

在費用報銷過程中，發(fā)現(xiàn)公司員工報銷內(nèi)容存在虛假，虛假報銷有兩種情

況：第一發(fā)票本身是假的，員工利用虛假的發(fā)票，來騙取公司財產(chǎn)。第二發(fā)票

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的金額超出員工實際履行工作過程中的正常合理費用，對于正常的開支，公司

理應(yīng)報銷，但存在員工，將個人的消費也一并計入報銷單。

3.5財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力較低

企業(yè)經(jīng)營過程中，職工的專業(yè)能力是保證其完成本職工作的重要條件，面

對日新月異的財務(wù)知識，稅法知識，票據(jù)等相關(guān)規(guī)定，財務(wù)人員未能及時更新，

導致在實際工作中出現(xiàn)違背最新財稅政策報銷現(xiàn)象，比如在賬戶識別、費用分

類等財務(wù)管理能力上存在一定的問題。同時公司并沒有制定一套科學、完整的

員工培訓制度，疏忽了對員工的長期發(fā)展。

3.6傳統(tǒng)費用報銷有缺陷

長沙和悅家具有限公司的傳統(tǒng)費用報銷缺陷體現(xiàn)在：

傳統(tǒng)報銷方式不能進行遠距離的填制報賬單。

報銷單據(jù)填寫不規(guī)范、不完整，費用內(nèi)容不合理，報銷不及時等問題出現(xiàn)

時，不能及時查看，導致出錯率高。

審批過程中，因?qū)徟顺霾罨蚱渌虿辉诠?，導致審批卡在某一?jié)點，

報銷時間拉長，引起員工的埋怨。

原始憑據(jù)僅以紙質(zhì)形式保存，難以查詢、匯總、做多年分析。

4長沙市和悅家具有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

4.1規(guī)范費用報銷制度

4.1.1設(shè)置詳細費用報銷標準

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表4-1費用報銷標準

交通費本著節(jié)約企業(yè)資金的原則，出差人員乘坐大巴

和火車應(yīng)當選擇硬臥，但是對于晚上乘車6個小時

及以上或連續(xù)乘車超過半天的，則可以購買臥鋪和

軟座。

高鐵應(yīng)乘坐二等座，取得合法票據(jù)并憑票報銷，

因特殊情況需搭乘一等座或因時間關(guān)系搭乘飛機

的，應(yīng)事先報經(jīng)部門主管批準，未經(jīng)批準，一等座

車票、飛機票一律不得報銷。

市內(nèi)交通盡量選擇公交車，如目的地偏遠，沒

有公交車，或者攜帶了貴重文件資料需確保安全，

或者陪同重要客戶外出這幾種情況外，可以乘坐出

租車。

業(yè)務(wù)招待費對于公司日常往來單位來公司洽談工作、聯(lián)系

業(yè)務(wù)，原則上要求用工作餐，工作餐標準按照被接

待客戶的級別安排，總經(jīng)理及以上級別客戶，每人

每次為100元，部門主管級別每人每次70元，一

般職位級別的客戶接待標準為每人每天50元。

因工作需要在外招待客戶的，陪同人員不得多

于需接待的人員，開支標準為：總經(jīng)理及以上職位

級別每人每次不超過150元，部門主管級別每人每

次為90元，陪同人員按每人次60的標準開支。

商務(wù)接待的酒水，單價控制在130元以內(nèi)

住宿費住宿標準為每天每間，一般員工為100/天部

門主管120/天經(jīng)理及以上級別150/天

伙食補貼費用餐補助費為60/天

辦公費對于公司的辦公用品，需各部門提前先向辦公室提

出申請，集中進行采購，沒有提前報告的，一律不

予報銷。

4.1.2設(shè)置報銷憑證填制規(guī)則

一律采用黑色簽字填寫，保證所填單據(jù)的字跡工整、清晰，報銷單一經(jīng)填

報，不能隨意涂改挖補。

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報銷單據(jù)各項目應(yīng)填寫完整，正楷書寫，不得寫連筆字，大寫和小寫金額

要一致，并需經(jīng)過領(lǐng)導簽字批準才有效。

報銷單與后面所附的原始憑據(jù)，各單據(jù)的面積不得突出于費用報銷單。單

據(jù)的金額、費用類型應(yīng)與費用報銷單保持一致。

原則上，所有報銷單后都應(yīng)附有原始票據(jù)，且所有報銷單據(jù)必須是原件，

不可用復印件替代，若外來憑據(jù)不慎遺失，報銷人員應(yīng)回到原開具憑據(jù)單位重

新獲取票據(jù)復印件。

所有的發(fā)票及單據(jù)一律以粘貼單線框左上角為準進行粘貼，按發(fā)票的面積

從小到大的順序排列進行粘貼。

貼粘單時，請使用膠水，不可使用訂書針。

按照企業(yè)具體情況以下列單據(jù)為例

圖4-1費用報銷單規(guī)范填寫

填寫注釋：

費用報銷單的費用項目，應(yīng)當詳細填列清楚，不能太過簡單，內(nèi)容至少包

括“業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、人數(shù)、目的以及對應(yīng)項目名稱?！?/p>

報銷憑證“費用項目”應(yīng)填寫清楚，不能過于簡單，內(nèi)容包括“業(yè)務(wù)發(fā)生

的時間、當事人、使用目的及對應(yīng)業(yè)務(wù)項目?！?/p>

金額：根據(jù)所獲取發(fā)票所列明金額的合計填列，保留兩位小數(shù)，最后一行

的大寫金額合計欄內(nèi)，加上“￥“符號。

原借款單：如有請?zhí)顚?/p>

應(yīng)退金額：若借支的金額超出了報銷金額

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圖4-2差旅費報銷單規(guī)范填寫

差旅費報銷單填寫注釋：

出差起始日期必須填寫清楚，以便于，財務(wù)核算出差補助費用

4.2規(guī)定費用報銷時間

一般情況下費用發(fā)生后應(yīng)在一個月內(nèi)報銷，超過一個月不滿三個月，應(yīng)當

詳細說明情況，再申請?zhí)嘏?，超過三個月則不予報銷。

4.3加強相關(guān)領(lǐng)導審批的監(jiān)督

經(jīng)辦人部門負責人為第一審核人，對于部門內(nèi)的事務(wù)是最清楚的知情人，

應(yīng)當負責費用發(fā)票的真實性審核工作。其次為保證費用報銷審核的及時性，還

需規(guī)定主管領(lǐng)導的審批時間，一般是收到報銷人員提供報銷單后5個工作日內(nèi)

處理，對于主管領(lǐng)導審核的費用報銷憑證，主管領(lǐng)導應(yīng)承擔連帶責任，即如果

費用報銷在后面的審核出現(xiàn)問題，主管領(lǐng)導也附有賠償責任。

4.4強化和提高公司職員專業(yè)能力和整體素質(zhì)

公司應(yīng)當重視員工的培訓，并制定一套專業(yè)化、系統(tǒng)化的人才培訓機制，

定期為財務(wù)人員提供最新費用報銷相關(guān)培訓，為財務(wù)人員落實報銷制度提供環(huán)

境。企業(yè)還可以考慮建立針對財務(wù)人員的績效考核指標，將業(yè)務(wù)技能、能力提

升等考核指標相結(jié)合，激發(fā)財務(wù)人員積極參與公司規(guī)定的設(shè)置，完善公司費用

報銷制度。關(guān)于提高報銷人員整體素質(zhì)，首先企業(yè)內(nèi)部應(yīng)樹立正確的費用報銷

意識，要保證所獲取發(fā)票的真實、合法。其次還應(yīng)當為所有在職人員建立信用

檔案，信用檔案的分值將決定其個人費用報銷單據(jù)被抽查的機率。

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獎勵機制購買網(wǎng)課

人才培養(yǎng)

外出培訓引進專業(yè)人才

圖4-3人才培訓計劃圖

4.5實現(xiàn)費用報銷智能化處理

對于傳統(tǒng)費用報銷的缺陷，公司可以通過購買網(wǎng)上費用申報系統(tǒng)，實現(xiàn)員

工隨時隨地可申請費用報銷，從費用申請開始到報銷人員提交票據(jù)再到人員審

核通過付款，一站式報銷。

智能報銷主要流程分為：智能申請、票據(jù)采集、發(fā)票查驗、費用審核、統(tǒng)

一付款。

表4-2網(wǎng)上申報費用流程

智能申請根據(jù)網(wǎng)申平臺提前設(shè)定的單據(jù)格式填

制費用申請單

票據(jù)采集手機端拍照或者PC端掃描，利用OCR

技術(shù)識別票據(jù)，完成票據(jù)分類并自動

填寫業(yè)務(wù)單據(jù)