公司通訊錄管理制度

公司通訊錄管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司通訊錄的管理，確保公司內(nèi)部通訊信息的準(zhǔn)確、及時(shí)更新，方便員工之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部合作伙伴。（三）管理原則1.準(zhǔn)確性原則：通訊錄中的信息應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確，與員工實(shí)際情況相符。2.及時(shí)性原則：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新通訊錄，保證信息的時(shí)效性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)通訊錄中涉及的員工個(gè)人隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、通訊錄內(nèi)容（一）員工信息1.姓名2.部門(mén)3.職位4.辦公電話5.手機(jī)號(hào)碼6.電子郵箱（二）外部合作伙伴信息1.公司名稱2.聯(lián)系人姓名3.聯(lián)系人職位4.聯(lián)系電話5.電子郵箱三、通訊錄的建立與初始錄入（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司通訊錄的整體規(guī)劃與設(shè)計(jì)。2.組織各部門(mén)提交員工信息，進(jìn)行匯總、整理和初步審核。3.將審核后的員工信息錄入公司通訊錄系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工信息的收集、整理和核對(duì)，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門(mén)員工信息提交給人力資源部門(mén)。（三）信息錄入要求1.所有信息應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行錄入，確保一致性和規(guī)范性。2.手機(jī)號(hào)碼應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，以便能夠及時(shí)聯(lián)系到員工。3.電子郵箱應(yīng)使用員工常用的工作郵箱，確保通訊暢通。四、通訊錄的更新與維護(hù)（一）員工個(gè)人信息變更1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、部門(mén)、職位、聯(lián)系方式等）時(shí)，應(yīng)在變更后的[x]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《通訊錄信息變更申請(qǐng)表》，提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)變更信息進(jìn)行審核確認(rèn)后，簽字并提交至人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)變更信息進(jìn)行最終審核，審核通過(guò)后及時(shí)更新公司通訊錄系統(tǒng)。（二）離職員工信息處理1.員工離職時(shí)，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，將其從公司通訊錄中刪除，并確保相關(guān)信息不再保留在系統(tǒng)中。（三）定期更新1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期（每[x]個(gè)月）對(duì)公司通訊錄進(jìn)行全面檢查和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.在更新過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在疑問(wèn)或不一致的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或員工進(jìn)行核實(shí)。（四）緊急聯(lián)系人信息更新員工如更換緊急聯(lián)系人，應(yīng)參照上述員工個(gè)人信息變更流程，及時(shí)更新公司通訊錄中的緊急聯(lián)系人信息。五、通訊錄的使用規(guī)范（一）內(nèi)部使用1.公司員工應(yīng)妥善保管公司通訊錄，不得隨意向外部人員泄露。2.因工作需要查詢其他員工聯(lián)系方式時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或向人力資源部門(mén)申請(qǐng)，不得私自通過(guò)其他渠道獲取。3.在使用公司通訊錄進(jìn)行工作溝通時(shí)，應(yīng)尊重他人隱私，不得惡意騷擾或?yàn)E用通訊信息。（二）外部使用1.對(duì)于與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部合作伙伴，如需提供公司通訊錄中的部分信息，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確保信息的使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.嚴(yán)禁將公司通訊錄用于任何商業(yè)目的或未經(jīng)授權(quán)的其他用途。六、權(quán)限管理（一）系統(tǒng)管理員權(quán)限1.人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人作為公司通訊錄系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理。2.系統(tǒng)管理員有權(quán)對(duì)通訊錄中的信息進(jìn)行錄入、修改、刪除等操作，但必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，并確保操作記錄可追溯。3.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期備份通訊錄數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人權(quán)限1.部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查看本部門(mén)員工的通訊錄信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人可以對(duì)本部門(mén)員工的信息進(jìn)行修改，但需按照信息變更流程提交申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)審核通過(guò)后進(jìn)行操作。（三）普通員工權(quán)限1.普通員工只能查看公司通訊錄中與自己工作相關(guān)的部分信息。2.如需查看其他員工信息，應(yīng)按照規(guī)定流程向人力資源部門(mén)申請(qǐng)。七、數(shù)據(jù)安全與保密（一）安全措施1.公司應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，保障公司通訊錄系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.對(duì)通訊錄數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。（二）保密要求1.所有接觸公司通訊錄信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將通訊錄信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在處理涉及員工個(gè)人隱私的通訊錄信息時(shí)，應(yīng)遵循最小化原則，僅提供必要的信息，并采取相應(yīng)的保密措施。3.如發(fā)現(xiàn)通訊錄信息存在泄露風(fēng)險(xiǎn)或安全問(wèn)題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司通訊錄的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度得到有效執(zhí)行。2.對(duì)于違反通訊錄管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并記錄在案。（二）考核辦法1.將員工遵守通訊錄管理制度的情況納入績(jī)效考核體系。2.對(duì)于在通訊錄信息更新維護(hù)方面表現(xiàn)積極、準(zhǔn)確及時(shí)的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反制度、導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確或泄露的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績(jī)效扣分等。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度將根據(jù)公司實(shí)際情況和法律法規(guī)的要求進(jìn)行適時(shí)修訂。