銷售設(shè)備采購管理制度

銷售設(shè)備采購管理制度?總則目的為規(guī)范公司銷售設(shè)備采購管理工作，確保采購活動的順利進行，滿足公司銷售業(yè)務(wù)的需求，提高采購效率，保證設(shè)備質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司銷售所需設(shè)備的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、檢測設(shè)備、辦公設(shè)備等。基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的設(shè)備，以滿足銷售業(yè)務(wù)對設(shè)備的要求。采購計劃管理需求預(yù)測1.銷售部門應(yīng)定期對市場需求進行分析和預(yù)測，結(jié)合公司銷售目標和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前向采購部門提供設(shè)備需求信息。2.需求信息應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、技術(shù)要求等詳細內(nèi)容。采購計劃編制1.采購部門根據(jù)銷售部門提供的需求信息，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準。3.采購計劃應(yīng)根據(jù)市場變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時進行調(diào)整和優(yōu)化。采購計劃審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進行審批。2.審批流程如下：采購部門負責(zé)人審核采購計劃的合理性和可行性。財務(wù)部門審核采購計劃的預(yù)算金額。分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計劃?？偨?jīng)理批準采購計劃。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中選擇潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。3.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽狀況等方面。4.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，進行綜合比較和評價，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商準入1.對通過評估的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合作協(xié)議應(yīng)包括設(shè)備采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)將新準入供應(yīng)商的相關(guān)信息錄入供應(yīng)商信息庫，并及時更新。供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括設(shè)備質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.考核方式可采用定期評估、日常監(jiān)督、客戶反饋等方式進行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時進行整改或淘汰。采購流程管理采購申請1.銷售部門或其他相關(guān)部門根據(jù)實際需求，填寫采購申請表，詳細說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、采購原因等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，按照采購計劃審批流程進行審批。2.審批通過后，采購部門方可開展采購活動。采購詢價1.采購部門根據(jù)采購申請，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供設(shè)備報價、技術(shù)方案、交貨期等信息。2.詢價函應(yīng)明確采購設(shè)備的詳細要求和規(guī)格參數(shù)，確保供應(yīng)商報價的準確性和可比性。3.采購部門應(yīng)收集、整理供應(yīng)商的報價信息，并進行比較和分析。采購談判1.根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門選擇部分供應(yīng)商進行采購談判。2.采購談判應(yīng)圍繞設(shè)備價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行，爭取最有利的采購條件。3.采購談判過程中，采購部門應(yīng)做好記錄，明確雙方達成的共識和協(xié)議。采購合同簽訂1.采購談判達成一致后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。3.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至相關(guān)部門進行審核，審核通過后方可簽訂。采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時下達采購訂單給供應(yīng)商，明確采購設(shè)備的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)建立采購跟蹤機制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。2.對于即將到期的采購訂單，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，提醒其按時交貨。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時采取措施，如調(diào)整交貨期、尋找替代供應(yīng)商等，確保設(shè)備按時供應(yīng)。到貨驗收1.設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.設(shè)備到貨時，采購部門、質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員應(yīng)共同對設(shè)備進行驗收。3.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。4.驗收合格后，相關(guān)人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。采購付款1.設(shè)備到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理采購付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行審批，確保付款的準確性和合規(guī)性。3.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對發(fā)票信息，確保發(fā)票的真實性和合法性。4.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后支付貨款給供應(yīng)商。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估。2.風(fēng)險識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，采購部門應(yīng)對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法進行。風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等方面。3.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估和總結(jié)，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略。采購檔案管理檔案收集1.采購部門應(yīng)負責(zé)收集采購活動過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。2.檔案收集應(yīng)及時、完整，確保檔案資料的真實性和準確性。檔案整理1.采購部門應(yīng)定期對收集到的檔案資料進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂。2.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范、整齊，便于查閱和保管。檔案保管1.采購檔案應(yīng)妥善保管，建立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備。2.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的安全性和完整性。檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.檔案查閱應(yīng)在檔案保管場所進行，查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄檔案資料。3.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案資料，并檢查檔案資料的完整性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進行整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好各項監(jiān)管工作。2.對于政府部門提出