公司洽談室管理制度

公司洽談室管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司洽談室的使用與管理，確保洽談室的正常運作和使用效率，為公司內部及外部商務洽談提供一個良好、有序的環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有洽談室，包括但不限于各樓層設置的專用洽談室以及臨時用于洽談的會議室等。（三）管理原則1.合理安排：根據洽談需求，合理分配洽談室資源，確保各部門及業(yè)務活動能順利使用。2.高效利用：提高洽談室的使用頻率和效率，避免資源閑置浪費。3.維護秩序：保持洽談室內的良好秩序和環(huán)境整潔，保障洽談活動的正常進行。二、洽談室使用規(guī)定（一）使用申請1.公司內部各部門因業(yè)務需要使用洽談室，需提前[x]小時填寫《洽談室使用申請表》，詳細注明使用時間、使用部門、參與人數、洽談主題等信息。2.外部合作伙伴來訪需使用洽談室，由對口接待部門負責填寫申請表，并提前[x]個工作日提交申請。申請表經部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門審批。3.緊急情況下臨時使用洽談室，可在使用前電話告知行政管理部門，并在使用后[x]小時內補辦申請手續(xù)。（二）審批流程1.行政管理部門收到《洽談室使用申請表》后，根據洽談室的使用情況進行審批。如申請時間與其他安排沖突，行政管理部門將與申請部門溝通協調，重新安排使用時間。2.對于涉及重要客戶或重大業(yè)務洽談的申請，行政管理部門應及時向公司領導匯報，根據領導意見進行審批。3.審批通過后，行政管理部門將申請表反饋給申請部門，并通知洽談室管理人員做好相關準備工作。（三）使用安排1.洽談室管理人員根據審批后的申請表，按照先申請先安排的原則，為申請部門安排洽談室。如遇多個部門同時申請同一時間段，將根據洽談的重要性和緊急程度進行協調安排。2.申請部門應嚴格按照申請表中注明的時間使用洽談室，不得擅自更改或延長使用時間。如需延長使用時間，應提前[x]小時向行政管理部門提出申請，經審批后方可繼續(xù)使用。3.若申請部門在預約時間結束后仍未離開洽談室，洽談室管理人員有權進行催促。如多次催促無效，將記錄在案，并根據情節(jié)輕重限制其后續(xù)使用洽談室的權限。三、洽談室使用規(guī)范（一）使用人員規(guī)范1.所有進入洽談室的人員應遵守公司的各項規(guī)章制度，愛護室內設施設備，保持良好的行為舉止。2.洽談室內禁止吸煙、飲食、大聲喧嘩等行為，保持室內安靜、整潔。3.使用人員應妥善保管個人物品，避免在洽談室內遺留貴重物品。如有遺失，公司不承擔賠償責任。（二）設施設備使用規(guī)范1.洽談室管理人員應在每次使用前對室內設施設備進行檢查，確保設備正常運行。如發(fā)現問題，應及時維修或更換。2.使用人員在使用過程中應正確操作設施設備，如投影儀、音響、空調等。如因操作不當導致設備損壞，使用人員應承擔相應的賠償責任。3.使用完畢后，使用人員應關閉室內所有電器設備及照明燈具，整理好桌椅，保持洽談室整潔有序。（三）文件資料管理規(guī)范1.洽談過程中涉及的文件資料應妥善保管，避免遺失或泄露。如需在洽談室內復印、打印文件資料，應使用洽談室內配備的設備，并按照規(guī)定的流程操作。2.未經對方同意，不得擅自將洽談過程中的文件資料帶出洽談室。如有需要，應按照公司文件管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.使用完畢后，使用人員應將文件資料整理好，如有需要留存?zhèn)浞荩瑧凑展緳n案管理規(guī)定進行歸檔。四、洽談室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.洽談室管理人員應每天對洽談室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保洽談室整潔衛(wèi)生。2.定期對洽談室內的門窗、玻璃、墻壁等進行清潔，保持室內環(huán)境干凈明亮。（二）特殊清潔1.對于使用頻率較高或有特殊污漬的洽談室，應增加清潔次數，并使用適當的清潔用品進行深度清潔。2.在洽談活動結束后，使用人員應自覺清理洽談過程中產生的垃圾，保持洽談室整潔。如發(fā)現有明顯污漬或垃圾未清理，洽談室管理人員有權要求使用部門進行清理。五、洽談室安全管理（一）消防安全1.洽談室內應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于正常使用狀態(tài)。2.禁止在洽談室內堆放易燃、易爆物品，嚴禁私拉亂接電線，確保用電安全。3.使用人員應熟悉洽談室內的消防設施位置和使用方法，掌握基本的消防安全知識，如火災報警、滅火器材使用等。（二）人員安全1.洽談室管理人員應定期對洽談室內的設施設備進行檢查，確保其不存在安全隱患。如發(fā)現問題，應及時維修或更換。2.在洽談過程中，如發(fā)現有人員身體不適或發(fā)生意外情況，應及時采取急救措施，并通知公司相關部門。六、洽談室維護與維修（一）設施設備維護1.行政管理部門應定期對洽談室內的設施設備進行維護保養(yǎng)，制定詳細的維護保養(yǎng)計劃，確保設備正常運行。2.洽談室管理人員應每天對設施設備進行檢查，如發(fā)現設備故障或損壞，應及時報告行政管理部門，并填寫《設施設備維修申請表》。（二）維修流程1.行政管理部門收到《設施設備維修申請表》后，應及時安排維修人員進行維修。維修人員應在接到維修通知后的[x]小時內到達現場進行維修。2.對于一般性故障，維修人員應在[x]個工作日內修復；對于較為復雜的故障，應根據實際情況盡快安排維修，并及時向申請部門反饋維修進度。3.維修完成后，維修人員應填寫《設施設備維修記錄單》，經申請部門簽字確認后交行政管理部門存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政管理部門負責對洽談室的使用、管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對洽談室進行巡查，確保各項管理制度得到有效執(zhí)行。2.設立意見箱，接受公司員工對洽談室使用管理的意見和建議。行政管理部門應及時對意見和建議進行整理分析，并采取相應的改進措施。（二）考核辦法1.對洽談室使用部門及使用人員的考核納入公司績效考核體系，考核內容包括申請的及時性、使用的規(guī)范性、設施設備的愛護情況等。2.對于違反洽談室管理制度的部門及個人，行政管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、限制使用權限等處罰，