餐飲印章使用管理制度

餐飲印章使用管理制度?總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。本制度適用于公司總部及各下屬餐飲門店。適用范圍本制度所指印章包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、法人章以及各部門專用章、門店業(yè)務章等。印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用。3.嚴肅性原則：印章使用應嚴肅認真，嚴格履行審批手續(xù)，不得隨意使用。4.歸口管理原則：公司行政部為印章管理的歸口部門，負責統(tǒng)一管理各類印章，明確各印章的使用范圍和審批權限。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司因業(yè)務需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政部審核。2.行政部審核通過后，報公司法定代表人審批。審批通過后，由行政部統(tǒng)一安排到公安機關指定的具有資質的刻章單位進行刻制。3.新印章刻制完成后，行政部應及時與刻章單位進行交接，核對印章的規(guī)格、樣式、材質等是否與申請一致，并留存印章印模。印章啟用1.新印章啟用前，行政部應填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，經(jīng)公司法定代表人審批后，方可正式啟用。2.行政部應將印章啟用的相關信息及時通知各部門，并在公司內部發(fā)布啟用公告。同時，將新印章印模分發(fā)給相關部門備案。3.對于廢止的印章，行政部應及時收回，并在《印章管理臺賬》中注明廢止日期和原因。廢止的印章應妥善保管，定期銷毀。印章的保管保管方式1.公司公章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、法人章等重要印章，由行政部指定專人負責保管。保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章安全。2.各部門專用章、門店業(yè)務章等，由各部門負責人指定專人保管，并報行政部備案。3.印章保管人應配備專用的印章保險柜或保管箱，將印章存放于安全可靠的地方，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜、被搶、丟失或損壞。保管要求1.印章保管人應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。如因特殊原因需要臨時委托他人保管印章的，必須經(jīng)印章管理部門負責人批準，并辦理書面委托手續(xù)。受托人在使用印章后，應及時歸還印章，并向保管人報告使用情況。2.印章保管人應妥善保管印章存放的保險柜或保管箱鑰匙，不得隨意轉借他人。如鑰匙丟失，應及時報告行政部，并采取相應的防范措施，如更換鎖具等。3.印章保管人應定期檢查印章的保管情況，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡不清等情況，應及時報告行政部，并按規(guī)定申請更換印章。4.印章保管人離職或崗位調動時，應及時辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應在行政部的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、規(guī)格、使用情況等進行詳細核對，并填寫《印章交接清單》。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部留存一份。印章的使用使用范圍1.公司公章：適用于以公司名義對外發(fā)布的重要文件、信函、報表；與外單位簽訂的合同、協(xié)議；對外提供的擔保、證明等。2.合同專用章：專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等相關財務業(yè)務。4.發(fā)票專用章：用于公司開具各類發(fā)票。5.法人章：在辦理銀行結算、簽署重要文件等需要法人簽字的情況下使用。6.各部門專用章：用于本部門內部的文件、報表、通知等的蓋章確認，不得對外使用。7.門店業(yè)務章：用于門店日常經(jīng)營活動中的業(yè)務單據(jù)、協(xié)議等的蓋章確認，如訂單確認、收款收據(jù)等。使用流程1.填寫申請表：使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并由申請部門負責人簽字確認。2.審批：一般事項用?。河缮暾埐块T負責人審批。重要事項用?。荷婕昂贤炗啞ν鈸?、重大文件發(fā)布等重要事項的用印，需經(jīng)公司法定代表人或其授權的代理人審批。財務事項用?。喊凑展矩攧展芾碇贫鹊囊?guī)定，由財務負責人審批。3.用?。河≌卤９苋嗽谑盏浇?jīng)審批的《印章使用申請表》后，應仔細核對申請表上的各項信息與用印文件是否一致。確認無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。4.登記：印章保管人在用印完成后，應及時在《印章使用登記臺賬》上記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請部門、審批人等信息，以備查詢和追溯。特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先填寫《印章使用申請表》并按正常流程審批時，印章使用人應電話請示相關審批人同意后，先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)和填寫申請表。2.對于異地用印的情況，可采用傳真或掃描等方式將《印章使用申請表》及用印文件發(fā)送給印章保管人，經(jīng)審批人確認后，由印章保管人在異地用印，但事后需及時將原件寄回公司存檔。印章的停用與銷毀停用條件1.公司名稱變更、機構調整等原因，導致原印章不再適用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜。3.根據(jù)公司規(guī)定，需要停用的其他印章。停用流程1.當印章需要停用時，由行政部填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，經(jīng)公司法定代表人審批后，正式通知各部門停止使用該印章。2.行政部應及時收回停用的印章，并在《印章管理臺賬》中注明停用日期和原因。銷毀流程1.對于停用的印章，行政部應定期進行清理，并提出銷毀申請。申請時需填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、停用日期、銷毀原因等信息，并附上擬銷毀印章的印模。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)公司法定代表人審批后，由行政部會同審計部門等相關人員共同對擬銷毀的印章進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并填寫《印章銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。3.印章銷毀后，行政部應將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關資料存檔，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設立印章管理監(jiān)督小組，由行政部、審計部門等相關人員組成，負責對印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀等全過程進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、印章保管的安全性、使用流程的規(guī)范性等。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。2.因印章保管不