高校培訓文件管理制度

高校培訓文件管理制度?一、總則（一）目的為加強高校培訓文件的管理，確保培訓文件的完整性、準確性、規(guī)范性和有效性，提高培訓工作質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校開展的各類培訓項目所涉及的文件管理，包括培訓計劃、教學大綱、教材資料、考核評估材料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：對培訓文件實行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照文件的類別、性質(zhì)進行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保培訓文件的安全與保密。4.動態(tài)更新原則：根據(jù)培訓工作的發(fā)展和變化，及時對培訓文件進行更新和完善。二、文件管理職責（一）培訓管理部門1.負責制定培訓文件管理的相關制度和流程。2.組織培訓文件的收集、整理、審核、歸檔和保管工作。3.對培訓文件的使用情況進行監(jiān)督和檢查。4.定期對培訓文件進行清理和鑒定，及時銷毀過期或無用的文件。（二）培訓教師1.根據(jù)培訓要求，編寫或選用合適的教學大綱、教材和教案。2.及時更新和完善教學內(nèi)容，確保教學文件的時效性和針對性。3.按照規(guī)定將教學過程中產(chǎn)生的相關文件交培訓管理部門歸檔。（三）其他相關部門1.配合培訓管理部門做好培訓文件的收集、整理等工作。2.根據(jù)工作需要，及時提供或反饋與培訓相關的文件資料。三、文件分類與編號（一）文件分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、學期培訓計劃、專項培訓計劃等。2.教學大綱類：涵蓋各培訓項目的教學大綱。3.教材資料類：如教材、講義、參考資料等。4.考核評估類：包括考核方案、試卷、成績記錄、評估報告等。5.其他類：如培訓通知、學員名單、培訓總結等與培訓相關的其他文件。（二）文件編號1.培訓計劃類文件編號：[年份][序號]，如202301表示2023年第1號培訓計劃。2.教學大綱類文件編號：[培訓項目代碼][版本號]，培訓項目代碼根據(jù)學校規(guī)定統(tǒng)一編制，版本號按修訂次數(shù)遞增。3.教材資料類文件編號：[教材資料類別代碼][年份][序號]，教材資料類別代碼如JC（教材）、JY（講義）等。4.考核評估類文件編號：[考核評估類別代碼][年份][序號]，考核評估類別代碼如KH（考試）、PG（評估）等。5.其他類文件編號：[年份][序號]，按年份和順序編號。四、文件的形成與收集（一）培訓計劃的制定與收集1.培訓管理部門應根據(jù)學校發(fā)展需求、學員需求以及行業(yè)動態(tài)，于每年年底前制定下一年度培訓計劃。2.各相關部門可根據(jù)實際工作需要提出培訓項目建議，經(jīng)培訓管理部門匯總、審核后納入年度培訓計劃。3.培訓計劃應明確培訓項目名稱、培訓目標、培訓對象、培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓地點、培訓師資等內(nèi)容。4.培訓計劃制定完成后，由培訓管理部門統(tǒng)一收集，并進行編號和登記。（二）教學大綱的編寫與收集1.培訓教師應根據(jù)培訓計劃和培訓目標，編寫相應的教學大綱。2.教學大綱應包括課程性質(zhì)、教學目標、教學內(nèi)容、教學方法、教學進度安排、考核方式等內(nèi)容。3.教學大綱編寫完成后，經(jīng)培訓管理部門審核通過后，由培訓教師交培訓管理部門歸檔，并進行編號和登記。（三）教材資料的選用與收集1.培訓教師應根據(jù)教學大綱的要求，選用合適的教材和參考資料。2.對于自編的講義等教材資料，培訓教師應確保其內(nèi)容準確、規(guī)范，并按照學校規(guī)定的格式進行編寫。3.教材資料選用或編寫完成后，由培訓教師交培訓管理部門進行審核和編號登記，納入教材資料類文件管理。（四）考核評估文件的形成與收集1.培訓管理部門應根據(jù)培訓目標和教學大綱，制定考核評估方案。2.考核評估方案應明確考核方式（考試、考查、作業(yè)、實踐操作等）、考核內(nèi)容、評分標準、考核時間等。3.培訓教師應按照考核評估方案組織實施考核，并及時批改試卷、評定成績、撰寫評估報告等。4.考核評估文件由培訓教師整理后交培訓管理部門歸檔，進行編號和登記。（五）其他文件的收集1.培訓過程中產(chǎn)生的培訓通知、學員名單、考勤記錄、培訓總結等文件，由相關部門或人員及時收集并交培訓管理部門。2.培訓管理部門對收集到的其他文件進行審核、編號登記后，按照分類歸檔。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.培訓管理部門定期對收集到的培訓文件進行整理，按照分類要求進行分類。2.對每份文件進行核對，確保文件內(nèi)容完整、準確，編號清晰。3.去除文件中的重復頁、空白頁等，對破損或字跡模糊的文件進行修復或補充。（二）文件歸檔1.整理后的文件應及時歸檔，按照類別分別裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標明類別、編號、年度等信息。2.建立文件目錄，詳細記錄每份文件的編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和檢索。3.電子文件應按照相同的分類方式進行存儲，建立電子文件索引，確保電子文件與紙質(zhì)文件一一對應。六、文件的保管與借閱（一）文件保管1.設立專門的文件保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保文件的安全保存。2.對紙質(zhì)文件和電子文件進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止文件損壞、丟失或泄密。3.按照檔案管理的要求，對文件進行定期盤點，確保賬物相符。（二）文件借閱1.校內(nèi)人員因工作需要借閱培訓文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到培訓管理部門辦理借閱手續(xù)。2.培訓管理部門對借閱申請進行審核，批準后將文件借給借閱人，并做好借閱登記。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、污損，按時歸還。如需延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.涉及保密內(nèi)容的文件，借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著培訓工作的發(fā)展和變化，如培訓目標調(diào)整、教學內(nèi)容更新、考核方式改變等，相關培訓文件需要進行修訂。2.文件修訂由原起草部門或人員提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。3.培訓管理部門組織對修訂申請進行審核，必要時征求相關部門和人員的意見。審核通過后，由原起草部門或人員進行修訂。4.修訂后的文件經(jīng)審核、批準后，按照新文件進行編號、登記和歸檔，并及時替換原文件。（二）文件廢止1.當培訓項目結束、培訓內(nèi)容不再適用或文件已被新文件替代時，相關培訓文件應予以廢止。2.文件廢止由培訓管理部門提出申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因。3.經(jīng)學校相關部門批準后，對廢止的文件進行標識，并從保管場所中取出，單獨存放。4.對廢止文件進行定期清理，按照學校檔案管理規(guī)定進行銷毀或長期保存。八、文件的保密管理（一）保密范圍1.涉及學校培訓工作的戰(zhàn)略規(guī)劃、培訓計劃、學員信息、考核評估結果等文件屬于保密范疇。2.含有學校內(nèi)部未公開的教學內(nèi)容、教學方法、培訓資源等的文件也應嚴格保密。（二）保密措施1.對保密文件進行標識，明確保密級別。2.限制保密文件的接觸范圍，只有經(jīng)過授權的人員才能查閱和使用。3.采用加密存儲、訪問控制等技術手段，保障電子保密文件的安全。4.在文件的傳遞、使用過程中，要求相關人員嚴格遵守保密規(guī)定，