企業(yè)采購(gòu)及管理制度

企業(yè)采購(gòu)及管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購(gòu)成本最小化，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理。采購(gòu)部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，分設(shè)不同的采購(gòu)小組，如原材料采購(gòu)組、設(shè)備采購(gòu)組、辦公用品采購(gòu)組等。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況。4.采購(gòu)成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、談判等方式，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)價(jià)格合理。5.采購(gòu)質(zhì)量控制：對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合公司要求。6.采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作。7.采購(gòu)信息管理：收集、整理、分析采購(gòu)相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：提出采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并參與采購(gòu)過程中的技術(shù)交流和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、付款申請(qǐng)等，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。3.質(zhì)量部門：參與采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)意見。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)表：詳細(xì)說明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并簽字蓋章。2.提交采購(gòu)申請(qǐng)：將采購(gòu)申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部門，緊急采購(gòu)申請(qǐng)需注明"緊急"字樣。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門初審：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括采購(gòu)需求的合理性、是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.相關(guān)部門會(huì)審：對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門組織需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，綜合評(píng)估采購(gòu)需求和預(yù)算，提出審核意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)會(huì)審意見，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，包括采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)時(shí)間安排等。2.選擇供應(yīng)商：發(fā)布采購(gòu)信息：通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式，向潛在供應(yīng)商發(fā)布采購(gòu)信息。供應(yīng)商報(bào)名與資格審查：接收供應(yīng)商報(bào)名資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合要求的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：對(duì)于重要供應(yīng)商或新供應(yīng)商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)等情況。綜合評(píng)估與選擇：根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.跟蹤采購(gòu)訂單：采購(gòu)部門及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)部門反饋。（四）驗(yàn)收付款1.到貨驗(yàn)收：通知驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。驗(yàn)收實(shí)施：需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告并簽字確認(rèn)。不合格處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資不合格，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求。2.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。3.付款審批：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.付款執(zhí)行：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資或服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，選擇中標(biāo)供應(yīng)商。（二）詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)單一、市場(chǎng)價(jià)格透明的物資采購(gòu)項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)供應(yīng)商。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)適用于采購(gòu)時(shí)間緊迫、技術(shù)復(fù)雜、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資或服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。（四）單一來(lái)源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)、必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)等特殊情況的采購(gòu)項(xiàng)目。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.市場(chǎng)調(diào)研：采購(gòu)部門定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)價(jià)格水平。2.供應(yīng)商推薦：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等方式，獲取潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商篩選：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況等基本信息，確定符合基本要求的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立評(píng)估指標(biāo)體系：從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、生產(chǎn)能力、信譽(yù)等方面，建立評(píng)估指標(biāo)體系。2.定期評(píng)估：采購(gòu)部門定期（每年至少一次）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行打分，計(jì)算綜合得分。3.動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消合作資格。（三）供應(yīng)商考核1.考核內(nèi)容：包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。2.考核方式：通過采購(gòu)部門的日常跟蹤、需求部門的反饋、質(zhì)量部門的檢驗(yàn)報(bào)告等方式進(jìn)行考核。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，如給予價(jià)格優(yōu)惠、延長(zhǎng)付款期、增加訂單量等獎(jiǎng)勵(lì)，或扣除貨款、取消合作資格等懲罰。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.定期溝通：采購(gòu)部門與供應(yīng)商保持定期溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)變化，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓(xùn)：對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門可組織相關(guān)培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商了解公司的需求和標(biāo)準(zhǔn)，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平。3.建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系：對(duì)于長(zhǎng)期合作、合作良好的供應(yīng)商，可考慮建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物資質(zhì)量不符合要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商未能按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或延誤。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、不合理，或供應(yīng)商違約，給公司帶來(lái)?yè)p失。5.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員違規(guī)操作、收受賄賂等，給公司造成不良影響和經(jīng)濟(jì)損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)情況、供應(yīng)商狀況等因素，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性大小。2.評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)影響程度：分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)狀況、聲譽(yù)等方面的影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，如高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：通過簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)管理：建立供應(yīng)商儲(chǔ)備機(jī)制，與多家供應(yīng)商保持合作，確保供應(yīng)渠道穩(wěn)定。供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，尋找替代供應(yīng)商，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理：完善驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，增加驗(yàn)收頻次，確保采購(gòu)物資質(zhì)量合格。質(zhì)量問題處理：對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取整改措施，防止問題再次發(fā)生。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：合理安排采購(gòu)時(shí)間：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和供應(yīng)商生產(chǎn)周期，合理安排采購(gòu)時(shí)間，確保交貨期合理。加強(qiáng)訂單跟蹤：采購(gòu)部門及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。違約責(zé)任約定：在采購(gòu)合同中明確約定供應(yīng)商的交貨違約責(zé)任，如逾期交貨的罰款、承擔(dān)公司的損失等。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：合同審核：采購(gòu)合同簽訂前，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、合理。合同執(zhí)行監(jiān)督：采購(gòu)部門嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。合同變更管理：如需變更合同條款，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并確保變更后的合同條款符合公司利益。5.人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)培訓(xùn)教育：定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的培訓(xùn)教育，提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)。建立監(jiān)督機(jī)制：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)督管理，建立舉報(bào)制度，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。輪崗制度：實(shí)行采購(gòu)人員輪崗制度，避免采購(gòu)人員長(zhǎng)期與同一供應(yīng)商合作，防止出現(xiàn)利益輸送等問題。七、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算編制要求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。2.年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行匯總平衡。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和完善，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案。4.年度采購(gòu)預(yù)算方案報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，下達(dá)給采購(gòu)部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照年度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.采購(gòu)部門每月向財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等信息。（三）預(yù)算考核1.建立采購(gòu)預(yù)算考核制度，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行率、采購(gòu)成本控制情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，如對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)超預(yù)算采購(gòu)或預(yù)算執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行懲罰。八、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等采購(gòu)相關(guān)信息，并進(jìn)行整理和分析。2.通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)雜志、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)研等方式獲取采購(gòu)信息。（二）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員可在平臺(tái)上共享采購(gòu)信息，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)傳遞和溝通。2.定期召開采購(gòu)信息溝通會(huì)議，采購(gòu)部門向其他部門通報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息，聽取其他部門的意見和建議。（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)成本、供應(yīng)商表現(xiàn)等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)工作中存在的問題和不足，如采購(gòu)成本過高、供應(yīng)商交貨期不穩(wěn)定等，并提出改進(jìn)措施和建議。3.采購(gòu)數(shù)據(jù)分析結(jié)果為公司采購(gòu)決策提供支持，幫助公司優(yōu)化采購(gòu)策略，提高采購(gòu)管理水平。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、采購(gòu)合同簽訂與履行情況、采購(gòu)資金使用情況、供應(yīng)商管理情況等。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門提出審計(jì)意見和建