行政管理制度視頻講解

行政管理制度視頻講解?一、總則（一）目的本行政管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部行政事務(wù)的運(yùn)作，確保各項(xiàng)工作有序、高效地進(jìn)行，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。通過明確各項(xiàng)行政工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高行政工作的質(zhì)量和效率，保障公司的正常運(yùn)營秩序，維護(hù)公司的良好形象。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有人員。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.合理性原則：各項(xiàng)規(guī)定應(yīng)基于公司實(shí)際情況，具有合理性和可操作性，充分考慮員工的利益和公司的整體利益。3.規(guī)范化原則：明確行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，實(shí)現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。4.效率原則：以提高行政工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，確保各項(xiàng)工作及時、準(zhǔn)確地完成。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，下轄行政經(jīng)理、行政專員等崗位。行政經(jīng)理負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，行政專員負(fù)責(zé)具體的行政事務(wù)執(zhí)行。（二）行政總監(jiān)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作，制定行政部門的工作計劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃和決策，為公司提供行政支持和決策建議。3.建立和完善行政管理制度體系，確保制度的有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化。4.負(fù)責(zé)公司行政資源的合理配置和管理，包括辦公設(shè)施、車輛、辦公用品等。5.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，確保行政工作與其他部門工作的順暢銜接。6.負(fù)責(zé)公司對外公共關(guān)系的維護(hù)和協(xié)調(diào)，包括與政府部門、合作伙伴等的溝通與合作。7.監(jiān)督行政部門各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，定期進(jìn)行工作總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案。（三）行政經(jīng)理職責(zé)1.協(xié)助行政總監(jiān)制定行政部門的工作計劃和目標(biāo)，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政部門日常工作的管理和協(xié)調(diào)，包括人員考勤、文件管理、會議組織等。3.負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施的管理和維護(hù)，確保辦公環(huán)境的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，保障車輛的安全使用。5.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理，控制行政費(fèi)用支出。6.協(xié)助行政總監(jiān)進(jìn)行公司對外公共關(guān)系的維護(hù)和協(xié)調(diào)工作。7.負(fù)責(zé)行政部門員工的培訓(xùn)和考核工作，提高團(tuán)隊整體素質(zhì)和工作效率。（四）行政專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司文件的起草、收發(fā)、歸檔和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)公司會議的組織和安排，包括會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要整理等。3.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理工作，根據(jù)實(shí)際需求及時補(bǔ)充辦公用品。4.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，定期進(jìn)行清潔和消毒。5.協(xié)助行政經(jīng)理進(jìn)行公司車輛的調(diào)度和管理工作，包括車輛預(yù)約、加油、維修等。6.負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的報銷和統(tǒng)計工作，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性行政工作任務(wù)。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域的布局，確保各部門之間聯(lián)系緊密，工作流程順暢。2.辦公區(qū)域應(yīng)劃分出不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等，以滿足不同的工作需求。（二）辦公設(shè)施管理1.辦公設(shè)施的配備應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行合理配置，確保員工能夠高效地開展工作。2.建立辦公設(shè)施臺賬，詳細(xì)記錄辦公設(shè)施的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用狀況等信息。3.定期對辦公設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)施，應(yīng)及時安排維修或更換，保障工作的順利進(jìn)行。4.員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)施，不得隨意損壞或挪用。如因個人原因造成辦公設(shè)施損壞的，應(yīng)照價賠償。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域。2.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰等。3.定期組織辦公區(qū)域的大掃除活動，對辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔和消毒，營造良好的工作環(huán)境。4.加強(qiáng)對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，確保公共區(qū)域的整潔和衛(wèi)生。（四）安全管理1.建立健全辦公區(qū)域安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保公司員工的人身安全和公司財產(chǎn)的安全。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我保護(hù)能力。如組織消防安全培訓(xùn)、應(yīng)急演練等活動。4.嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入公司辦公區(qū)域。員工應(yīng)妥善保管個人門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人使用。5.加強(qiáng)對公司財產(chǎn)的安全管理，貴重物品應(yīng)妥善保管，防止丟失或被盜。如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別。行政文件包括公司制度、通知、報告等；業(yè)務(wù)文件包括項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議等；財務(wù)文件包括財務(wù)報表、憑證等。2.文件起草與審核文件起草應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔。文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交行政部門編號存檔。3.文件編號與發(fā)放行政部門對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，并按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。文件發(fā)放應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。4.文件傳閱與存檔文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保文件能夠及時傳達(dá)給相關(guān)人員。文件傳閱完成后，應(yīng)及時交回行政部門存檔。行政部門應(yīng)建立文件存檔制度，對文件進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（二）檔案管理1.檔案分類公司檔案分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。人事檔案包括員工入職資料、勞動合同、績效考核記錄等；財務(wù)檔案包括會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等；業(yè)務(wù)檔案包括項(xiàng)目資料、合同協(xié)議、客戶檔案等。2.檔案收集與整理各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集整理后移交行政部門。行政部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與查閱行政部門應(yīng)建立檔案保管制度，對檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露。檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱檔案。查閱檔案時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。4.檔案銷毀對于已過保存期限或無保存價值的檔案資料，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、會議管理（一）會議分類公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。（二）會議組織1.會議通知會議組織者應(yīng)提前確定會議的時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等信息，并及時發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)采用書面或電子形式發(fā)送給參會人員，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議準(zhǔn)備會議組織者應(yīng)提前做好會議的準(zhǔn)備工作，包括會議資料的準(zhǔn)備、會議場地的布置、會議設(shè)備的調(diào)試等。會議資料應(yīng)根據(jù)會議主題和議程進(jìn)行準(zhǔn)備，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.會議記錄會議應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會議記錄應(yīng)及時整理，形成會議紀(jì)要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（三）會議流程1.會議簽到參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議地點(diǎn)進(jìn)行簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員的簽到情況。2.會議開場會議主持人應(yīng)介紹會議的主題、目的、議程等內(nèi)容，并宣布會議開始。3.會議討論參會人員應(yīng)圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。會議主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論的方向，確保會議討論的有序進(jìn)行。4.會議決議會議討論結(jié)束后，應(yīng)形成會議決議。會議決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時間等內(nèi)容，并經(jīng)參會人員確認(rèn)后生效。5.會議結(jié)束會議主持人應(yīng)總結(jié)會議的主要內(nèi)容和成果，宣布會議結(jié)束。參會人員應(yīng)有序離開會議場地。（四）會議跟進(jìn)會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，確保決議事項(xiàng)能夠得到及時有效的落實(shí)。對于未按時完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)及時了解原因，并督促責(zé)任部門采取措施加以解決。六、辦公用品與固定資產(chǎn)管理（一）辦公用品管理1.辦公用品需求計劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，定期制定辦公用品需求計劃，并提交給行政部門。行政部門根據(jù)各部門的需求計劃，結(jié)合辦公用品的庫存情況，制定辦公用品采購計劃。2.辦公用品采購行政部門按照辦公用品采購計劃進(jìn)行采購，選擇合適的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將辦公用品發(fā)放給各部門。3.辦公用品發(fā)放各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取和發(fā)放工作。領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、辦公用品名稱、數(shù)量等信息。4.辦公用品庫存管理行政部門應(yīng)定期對辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量與臺賬記錄一致。對于庫存不足的辦公用品，應(yīng)及時進(jìn)行采購補(bǔ)充；對于積壓的辦公用品，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。（二）固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)購置公司固定資產(chǎn)的購置應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理固定資產(chǎn)的購置手續(xù)。固定資產(chǎn)購置完成后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并進(jìn)行資產(chǎn)登記。2.固定資產(chǎn)使用與維護(hù)各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的使用和維護(hù)工作，確保固定資產(chǎn)的正常運(yùn)行。固定資產(chǎn)使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，不得擅自拆卸、改裝或轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時報告行政部門進(jìn)行維修。3.固定資產(chǎn)盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作，確保固定資產(chǎn)的賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。對于盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。4.固定資產(chǎn)處置對于已達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或不再使用的固定資產(chǎn)，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置。固定資產(chǎn)處置應(yīng)填寫固定資產(chǎn)處置申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行報廢、變賣等處置操作，并做好處置記錄。七、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.車輛配置公司根據(jù)工作需要配置一定數(shù)量的車輛，車輛的配置應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和實(shí)際需求進(jìn)行合理安排。2.車輛調(diào)度行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)員工的用車需求，合理安排車輛的使用。員工如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)車輛的使用情況進(jìn)行調(diào)度，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。（二）車輛使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。不得疲勞駕駛、酒后駕駛、超速行駛等。2.車輛應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車輛的性能良好。駕駛員應(yīng)每天對車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.車輛使用過程中，應(yīng)保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)將車輛停放在指定的停車場，并做好車輛的清潔和檢查工作。（三）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。車輛費(fèi)用應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報銷。2.駕駛員應(yīng)及時收集車輛費(fèi)用發(fā)票，并填寫費(fèi)用報銷申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給行政部門進(jìn)行報銷。3.行政部門應(yīng)建立車輛費(fèi)用臺賬，對車輛費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)記錄和統(tǒng)計分析，控制車輛費(fèi)用支出。八、印章管理（一）印章種類與保管公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。印章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全。（二）印章使用規(guī)定1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。使用印章時，應(yīng)填寫印章使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批后，到行政部門辦理印章使用手續(xù)。2.印章使用應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將印章帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司使用的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記備案工作。3.印章使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員，并做好使用記錄。保管人員應(yīng)對印章使用情況進(jìn)行定期檢查和核對，確保印章使用的合規(guī)性。（三）印章掛失與補(bǔ)辦如印章不慎遺失或被盜，保管人員應(yīng)立即報告行政部門，并及時辦理印章掛失手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，重新刻制印章，并做好印章的備案工作。九、費(fèi)用報銷管理（一）報銷范圍公司費(fèi)用報銷范圍包括辦公用品費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等。具體報銷范圍和標(biāo)準(zhǔn)按照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）報銷流程1.員工填寫費(fèi)用報銷申請表，詳細(xì)填寫報銷事項(xiàng)、金額、報銷日期等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.部門負(fù)責(zé)人對報銷申請進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核報銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性等。審核通過后簽字確認(rèn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)對報銷申請進(jìn)行審批，審批通過后簽字確認(rèn)。5.報銷申請經(jīng)各級審批通過后，員工將報銷申請表和報銷憑證提交給財務(wù)部門進(jìn)行報銷。（三）報銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品費(fèi)：根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行報銷，報銷金額應(yīng)與發(fā)票金額一致。2.差旅費(fèi)：按照公司制定的差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，包括交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：應(yīng)嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行