行政秘書崗位管理制度

行政秘書崗位管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政秘書崗位的工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政秘書崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則行政秘書要以服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工為宗旨，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則工作要準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)格遵守時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。3.保密原則嚴(yán)格保守公司機(jī)密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、重要文件及信息。4.團(tuán)結(jié)協(xié)作原則與公司內(nèi)部各部門保持良好的溝通與協(xié)作，共同推動(dòng)公司整體工作的順利進(jìn)行。二、崗位職責(zé)（一）日常行政事務(wù)1.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)的順暢。2.安排公司各類會(huì)議，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議記錄及紀(jì)要的整理等，跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，如行程安排、差旅預(yù)訂、辦公用品采購(gòu)與管理等。4.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期檢查辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，及時(shí)報(bào)修和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢及變更手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。（二）溝通協(xié)調(diào)1.作為公司內(nèi)部溝通的橋梁，及時(shí)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋各部門的工作進(jìn)展和問(wèn)題。2.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，解決工作中的矛盾和問(wèn)題，促進(jìn)部門間的協(xié)作與配合。3.負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位的聯(lián)絡(luò)與溝通，如政府部門、合作伙伴、供應(yīng)商等，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）信息管理1.收集、整理和分析公司內(nèi)部及外部的各類信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。2.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)的日常維護(hù)和信息更新，及時(shí)發(fā)布公司動(dòng)態(tài)、行業(yè)資訊等內(nèi)容。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)撰寫各類報(bào)告、發(fā)言稿等文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理。（四）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，對(duì)公司各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)。2.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，做好檔案的保管期限鑒定和銷毀工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外來(lái)文件前臺(tái)或相關(guān)人員收到外來(lái)文件后，及時(shí)登記文件的名稱、來(lái)源、日期等信息，并將文件送至行政秘書。行政秘書對(duì)文件進(jìn)行初步審核，判斷文件的重要性和傳閱范圍，填寫文件傳閱單。按照文件傳閱單上的順序，將文件依次傳閱給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時(shí)被閱讀和處理。文件傳閱完畢后，行政秘書負(fù)責(zé)將文件收回，并根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。2.公司內(nèi)部文件各部門起草的文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政秘書進(jìn)行編號(hào)、排版和格式檢查。行政秘書將審核通過(guò)的文件發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行修改和完善。文件簽發(fā)后，行政秘書負(fù)責(zé)將文件印發(fā)給相關(guān)部門，并做好文件的發(fā)放登記工作。文件執(zhí)行完畢后，相關(guān)部門將文件反饋至行政秘書，行政秘書進(jìn)行整理歸檔。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議需求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)地，準(zhǔn)備會(huì)議所需的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，并進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、文件等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。2.會(huì)議進(jìn)行提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，迎接參會(huì)人員。做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論的內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間等。負(fù)責(zé)會(huì)議期間的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向會(huì)議主持人匯報(bào)。清理會(huì)議場(chǎng)地，歸還借用的設(shè)備設(shè)施，整理會(huì)議資料并歸檔。（三）辦公用品管理流程1.需求統(tǒng)計(jì)每月末，行政秘書向各部門收集辦公用品需求信息，填寫辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表。2.采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表，結(jié)合庫(kù)存情況，編制辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。將采購(gòu)申請(qǐng)單提交給部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)執(zhí)行根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保辦公用品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.入庫(kù)管理辦公用品到貨后，行政秘書負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，將辦公用品存放在指定的倉(cāng)庫(kù)，并按照類別進(jìn)行擺放。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政秘書對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記工作。6.庫(kù)存盤點(diǎn)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、工作標(biāo)準(zhǔn)（一）文件管理標(biāo)準(zhǔn)1.文件收發(fā)及時(shí)、準(zhǔn)確，無(wú)遺漏、延誤現(xiàn)象。2.文件傳閱范圍合理，傳閱過(guò)程跟蹤到位，確保文件得到及時(shí)處理。3.文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查詢和使用。（二）會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議通知發(fā)送及時(shí)、準(zhǔn)確，參會(huì)人員知曉率達(dá)到100%。2.會(huì)議場(chǎng)地布置符合要求，設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，會(huì)議資料準(zhǔn)備齊全。3.會(huì)議記錄完整、準(zhǔn)確，會(huì)議紀(jì)要撰寫及時(shí)、清晰，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議決策和工作安排。4.會(huì)議決議執(zhí)行情況跟蹤到位，確保決議得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品需求統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，采購(gòu)申請(qǐng)合理，預(yù)算控制嚴(yán)格。2.采購(gòu)過(guò)程規(guī)范，選擇的供應(yīng)商信譽(yù)良好，采購(gòu)物品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。3.辦公用品入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)齊全，庫(kù)存管理規(guī)范，賬實(shí)相符。4.定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存管理中的問(wèn)題。（四）溝通協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)1.及時(shí)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋信息準(zhǔn)確、全面。2.協(xié)調(diào)內(nèi)部工作關(guān)系有效，能夠解決工作中的矛盾和問(wèn)題，促進(jìn)部門間的協(xié)作與配合。3.與外部單位聯(lián)絡(luò)溝通順暢，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（五）信息管理標(biāo)準(zhǔn)1.信息收集及時(shí)、全面，分析準(zhǔn)確，能夠?yàn)楣绢I(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策支持。2.公司網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)信息更新及時(shí)、內(nèi)容豐富、質(zhì)量高。3.協(xié)助撰寫的文件符合公司要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理。（六）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理制度健全，檔案分類合理，編號(hào)規(guī)范。2.檔案存儲(chǔ)安全，借閱、查閱登記手續(xù)齊全，檔案保管期限鑒定準(zhǔn)確。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，檔案資料完整、無(wú)缺失。五、考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)1.工作任務(wù)完成情況文件收發(fā)及時(shí)率、準(zhǔn)確率。會(huì)議組織的質(zhì)量和效率，包括會(huì)議通知發(fā)送及時(shí)率、會(huì)議紀(jì)要撰寫準(zhǔn)確率等。辦公用品采購(gòu)、管理的規(guī)范性，如采購(gòu)成本控制、庫(kù)存準(zhǔn)確率等。各項(xiàng)行政事務(wù)的辦理進(jìn)度和質(zhì)量，如證照辦理及時(shí)率、辦公設(shè)施設(shè)備維護(hù)及時(shí)率等。2.溝通協(xié)調(diào)能力內(nèi)部溝通的順暢程度，部門間協(xié)作問(wèn)題的解決情況。外部聯(lián)絡(luò)與溝通的效果，合作關(guān)系的維護(hù)情況。3.信息管理能力信息收集、分析的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持的有效性。新媒體平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，如信息更新頻率、閱讀量、互動(dòng)量等。4.檔案管理水平檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案分類、編號(hào)、存儲(chǔ)的規(guī)范性。檔案借閱、查閱的登記管理情況，檔案保管期限鑒定的準(zhǔn)確性。5.工作態(tài)度與責(zé)任心遵守公司規(guī)章制度的情況，出勤情況。對(duì)待工作的認(rèn)真程度，是否積極主動(dòng)、責(zé)任心強(qiáng)。（二）考核周期考核周期為每月一次，每月末對(duì)行政秘書當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行全面考核。（三）考核方式1.自評(píng)行政秘書每月末對(duì)自己當(dāng)月的工作進(jìn)行總結(jié)和自評(píng)，填寫自評(píng)表，對(duì)各項(xiàng)考核指標(biāo)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，并說(shuō)明工作中的亮點(diǎn)和不足之處。2.上級(jí)評(píng)價(jià)由行政秘書的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)其日常工作表現(xiàn)，對(duì)行政秘書進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫上級(jí)評(píng)價(jià)表，給出客觀、公正的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。3.部門互評(píng)組織公司內(nèi)部各部門對(duì)行政秘書的工作進(jìn)行互評(píng)，了解行政秘書在溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)質(zhì)量等方面的表現(xiàn)，填寫部門互評(píng)表。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)考核得分，將考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個(gè)等級(jí)。2.考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤，優(yōu)秀等級(jí)的行政秘書給予績(jī)效獎(jiǎng)金上浮20%的獎(jiǎng)勵(lì)，良好等級(jí)給予績(jī)效獎(jiǎng)金上浮10%的獎(jiǎng)勵(lì)，合格等級(jí)發(fā)放全額績(jī)效獎(jiǎng)金，不合格等級(jí)扣除績(jī)效獎(jiǎng)金的20%。3.連續(xù)三個(gè)月考核結(jié)果為不合格的行政秘書，公司將視情況進(jìn)行崗位調(diào)整或辭退處理。4.考核結(jié)果作為行政秘書晉升、培訓(xùn)、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。對(duì)于考核優(yōu)秀的行政秘書，在晉升、培訓(xùn)等方面給予優(yōu)先考慮。（五）激勵(lì)措施1.設(shè)立行政秘書專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)基金，對(duì)在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重要貢獻(xiàn)的行政秘書進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.定期組織行政秘書參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提升其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的行政秘書給予額外的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)資源支持。3.在公司內(nèi)部宣傳行政秘書的優(yōu)秀事跡，樹(shù)立榜樣，激發(fā)行政秘書的工作積極性和榮譽(yù)感。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)行政秘書崗位的職責(zé)和技能要求，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和行政秘書的個(gè)人發(fā)展需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等方面的安排，確保培訓(xùn)計(jì)劃具有針對(duì)性和可操作性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.行政辦公知識(shí)與技能文件管理、會(huì)議組織、辦公用品管理等行政事務(wù)的工作流程和方法。辦公軟件的操作技巧，如Word、Excel、PowerPoint等。2.溝通協(xié)調(diào)能力有效的溝通技巧，包括口頭溝通、書面溝通、跨部門溝通等。沖突管理與協(xié)調(diào)能力，如何解決部門間的矛盾和問(wèn)題。3.信息管理能力信息收集、整理、分析的方法和工具。新媒體運(yùn)營(yíng)與管理知識(shí)，如網(wǎng)站建設(shè)、微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)等。4.檔案管理知識(shí)檔案管理制度與流程。檔案分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理方法。5.職業(yè)素養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作職業(yè)操守、保密意識(shí)、責(zé)任心等職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的提升，如何與團(tuán)隊(duì)成員共同完成工作任務(wù)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)邀請(qǐng)公司內(nèi)部的資深管理人員、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，分享工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。組織行政秘書內(nèi)部交流活動(dòng)，開(kāi)展案例分析、經(jīng)驗(yàn)分享等，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和共同提高。2.外部培訓(xùn)選派行政秘書參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)課程培訓(xùn)，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和方法。參加行業(yè)研討會(huì)、論壇等活動(dòng)，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)。3.在線學(xué)習(xí)利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，為行政秘書提供豐富的在線學(xué)習(xí)資源，如視頻課程、電子書籍等，方便行政秘書自主學(xué)習(xí)。鼓勵(lì)行政秘書參加在線培訓(xùn)課程，并對(duì)學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核和評(píng)估。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為行政秘書制定明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如行政主管、行政經(jīng)理等，為其提供晉升機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。2.根據(jù)行政秘書的個(gè)人能力和職業(yè)興趣，結(jié)合公司發(fā)展需求，制定個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確其在不同階段的發(fā)展目標(biāo)和培養(yǎng)方向。3.定期與行政秘書進(jìn)行職業(yè)發(fā)展溝通，了解其職業(yè)發(fā)展需求和困惑，為其提供指導(dǎo)和支持，幫助其實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)策略、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開(kāi)的文件、資料、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部信息。3.公司領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人隱私信息。（二）保密措施1.與行政秘書簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.在文件傳閱、使用過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保機(jī)密信息不被泄露。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺(tái)上傳播公司機(jī)密信息，禁止使用公司電腦處理與工作無(wú)關(guān)的涉及保密