行政秘書崗位管理制度

行政秘書崗位管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政秘書崗位的工作流程，提高工作效率，確保各項行政事務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政秘書崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.服務至上原則行政秘書要以服務公司領導、各部門及全體員工為宗旨，提供高效、優(yōu)質的服務。2.準確及時原則工作要準確無誤，嚴格遵守時間節(jié)點，及時完成各項任務。3.保密原則嚴格保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、重要文件及信息。4.團結協(xié)作原則與公司內部各部門保持良好的溝通與協(xié)作，共同推動公司整體工作的順利進行。二、崗位職責（一）日常行政事務1.負責公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉的順暢。2.安排公司各類會議，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的預訂、會議資料的準備、會議記錄及紀要的整理等，跟進會議決議的執(zhí)行情況。3.協(xié)助公司領導處理日常行政事務，如行程安排、差旅預訂、辦公用品采購與管理等。4.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期檢查辦公設施設備的運行情況，及時報修和維護。5.負責公司各類證照的辦理、年檢及變更手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。（二）溝通協(xié)調1.作為公司內部溝通的橋梁，及時傳達公司領導的指示和要求，反饋各部門的工作進展和問題。2.協(xié)調公司內部各部門之間的工作關系，解決工作中的矛盾和問題，促進部門間的協(xié)作與配合。3.負責與外部相關單位的聯(lián)絡與溝通，如政府部門、合作伙伴、供應商等，維護良好的合作關系。（三）信息管理1.收集、整理和分析公司內部及外部的各類信息，為公司領導提供決策支持。2.負責公司網站、微信公眾號等新媒體平臺的日常維護和信息更新，及時發(fā)布公司動態(tài)、行業(yè)資訊等內容。3.協(xié)助公司領導撰寫各類報告、發(fā)言稿等文件，確保文件內容準確、清晰、有條理。（四）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，對公司各類檔案進行分類、編號、裝訂和存儲。2.負責檔案的借閱、查閱登記工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對檔案進行整理和歸檔，做好檔案的保管期限鑒定和銷毀工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外來文件前臺或相關人員收到外來文件后，及時登記文件的名稱、來源、日期等信息，并將文件送至行政秘書。行政秘書對文件進行初步審核，判斷文件的重要性和傳閱范圍，填寫文件傳閱單。按照文件傳閱單上的順序，將文件依次傳閱給相關領導和部門負責人，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時被閱讀和處理。文件傳閱完畢后，行政秘書負責將文件收回，并根據(jù)文件內容進行分類歸檔。2.公司內部文件各部門起草的文件經部門負責人審核簽字后，交行政秘書進行編號、排版和格式檢查。行政秘書將審核通過的文件發(fā)送給公司領導簽發(fā)，根據(jù)領導批示進行修改和完善。文件簽發(fā)后，行政秘書負責將文件印發(fā)給相關部門，并做好文件的發(fā)放登記工作。文件執(zhí)行完畢后，相關部門將文件反饋至行政秘書，行政秘書進行整理歸檔。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議需求，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。發(fā)送會議通知，明確會議的相關要求和注意事項，確保參會人員提前做好準備。預訂會議場地，準備會議所需的設備設施，如投影儀、音響、麥克風等，并進行調試。準備會議資料，包括會議議程、匯報材料、文件等，確保資料齊全、準確。2.會議進行提前到達會議場地，檢查會議準備情況，迎接參會人員。做好會議記錄，詳細記錄會議討論的內容、決策事項、責任人及完成時間等。負責會議期間的服務工作，如茶水供應、設備操作等，確保會議順利進行。3.會議結束會議結束后，及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門。跟進會議決議的執(zhí)行情況，定期向會議主持人匯報。清理會議場地，歸還借用的設備設施，整理會議資料并歸檔。（三）辦公用品管理流程1.需求統(tǒng)計每月末，行政秘書向各部門收集辦公用品需求信息，填寫辦公用品需求統(tǒng)計表。2.采購申請根據(jù)辦公用品需求統(tǒng)計表，結合庫存情況，編制辦公用品采購申請單，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。將采購申請單提交給部門負責人審核，經審核通過后，報公司領導審批。3.采購執(zhí)行根據(jù)領導審批后的采購申請單，選擇合適的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的價格、交貨時間、質量標準等條款。跟進采購進度，確保辦公用品按時、按質、按量到貨。4.入庫管理辦公用品到貨后，行政秘書負責組織驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將辦公用品存放在指定的倉庫，并按照類別進行擺放。5.領用發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政秘書對領用申請表進行審核，經部門負責人簽字后，按照申請表上的內容發(fā)放辦公用品，并做好領用登記工作。6.庫存盤點定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。四、工作標準（一）文件管理標準1.文件收發(fā)及時、準確，無遺漏、延誤現(xiàn)象。2.文件傳閱范圍合理，傳閱過程跟蹤到位，確保文件得到及時處理。3.文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查詢和使用。（二）會議組織標準1.會議通知發(fā)送及時、準確，參會人員知曉率達到100%。2.會議場地布置符合要求，設備設施正常運行，會議資料準備齊全。3.會議記錄完整、準確，會議紀要撰寫及時、清晰，能夠準確反映會議決策和工作安排。4.會議決議執(zhí)行情況跟蹤到位，確保決議得到有效落實。（三）辦公用品管理標準1.辦公用品需求統(tǒng)計準確，采購申請合理，預算控制嚴格。2.采購過程規(guī)范，選擇的供應商信譽良好，采購物品質量合格、價格合理。3.辦公用品入庫、領用手續(xù)齊全，庫存管理規(guī)范，賬實相符。4.定期進行庫存盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存管理中的問題。（四）溝通協(xié)調標準1.及時傳達公司領導的指示和要求，反饋信息準確、全面。2.協(xié)調內部工作關系有效，能夠解決工作中的矛盾和問題，促進部門間的協(xié)作與配合。3.與外部單位聯(lián)絡溝通順暢，維護良好的合作關系。（五）信息管理標準1.信息收集及時、全面，分析準確，能夠為公司領導提供有價值的決策支持。2.公司網站、微信公眾號等新媒體平臺信息更新及時、內容豐富、質量高。3.協(xié)助撰寫的文件符合公司要求，內容準確、清晰、有條理。（六）檔案管理標準1.檔案管理制度健全，檔案分類合理，編號規(guī)范。2.檔案存儲安全，借閱、查閱登記手續(xù)齊全，檔案保管期限鑒定準確。3.定期對檔案進行整理和歸檔，檔案資料完整、無缺失。五、考核與激勵（一）考核指標1.工作任務完成情況文件收發(fā)及時率、準確率。會議組織的質量和效率，包括會議通知發(fā)送及時率、會議紀要撰寫準確率等。辦公用品采購、管理的規(guī)范性，如采購成本控制、庫存準確率等。各項行政事務的辦理進度和質量，如證照辦理及時率、辦公設施設備維護及時率等。2.溝通協(xié)調能力內部溝通的順暢程度，部門間協(xié)作問題的解決情況。外部聯(lián)絡與溝通的效果，合作關系的維護情況。3.信息管理能力信息收集、分析的準確性和及時性，為領導決策提供支持的有效性。新媒體平臺的運營質量，如信息更新頻率、閱讀量、互動量等。4.檔案管理水平檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案分類、編號、存儲的規(guī)范性。檔案借閱、查閱的登記管理情況，檔案保管期限鑒定的準確性。5.工作態(tài)度與責任心遵守公司規(guī)章制度的情況，出勤情況。對待工作的認真程度，是否積極主動、責任心強。（二）考核周期考核周期為每月一次，每月末對行政秘書當月的工作表現(xiàn)進行全面考核。（三）考核方式1.自評行政秘書每月末對自己當月的工作進行總結和自評，填寫自評表，對各項考核指標進行自我評價，并說明工作中的亮點和不足之處。2.上級評價由行政秘書的直接上級領導根據(jù)其日常工作表現(xiàn)，對行政秘書進行評價，填寫上級評價表，給出客觀、公正的評價意見。3.部門互評組織公司內部各部門對行政秘書的工作進行互評，了解行政秘書在溝通協(xié)調、服務質量等方面的表現(xiàn)，填寫部門互評表。（四）考核結果應用1.根據(jù)考核得分，將考核結果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。2.考核結果與績效獎金掛鉤，優(yōu)秀等級的行政秘書給予績效獎金上浮20%的獎勵，良好等級給予績效獎金上浮10%的獎勵，合格等級發(fā)放全額績效獎金，不合格等級扣除績效獎金的20%。3.連續(xù)三個月考核結果為不合格的行政秘書，公司將視情況進行崗位調整或辭退處理。4.考核結果作為行政秘書晉升、培訓、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的行政秘書，在晉升、培訓等方面給予優(yōu)先考慮。（五）激勵措施1.設立行政秘書專項獎勵基金，對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重要貢獻的行政秘書進行表彰和獎勵。2.定期組織行政秘書參加培訓和學習交流活動，提升其專業(yè)技能和綜合素質，對表現(xiàn)優(yōu)秀的行政秘書給予額外的培訓機會和學習資源支持。3.在公司內部宣傳行政秘書的優(yōu)秀事跡，樹立榜樣，激發(fā)行政秘書的工作積極性和榮譽感。六、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據(jù)行政秘書崗位的職責和技能要求，結合公司發(fā)展戰(zhàn)略和行政秘書的個人發(fā)展需求，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的安排，確保培訓計劃具有針對性和可操作性。（二）培訓內容1.行政辦公知識與技能文件管理、會議組織、辦公用品管理等行政事務的工作流程和方法。辦公軟件的操作技巧，如Word、Excel、PowerPoint等。2.溝通協(xié)調能力有效的溝通技巧，包括口頭溝通、書面溝通、跨部門溝通等。沖突管理與協(xié)調能力，如何解決部門間的矛盾和問題。3.信息管理能力信息收集、整理、分析的方法和工具。新媒體運營與管理知識，如網站建設、微信公眾號運營等。4.檔案管理知識檔案管理制度與流程。檔案分類、編號、存儲等管理方法。5.職業(yè)素養(yǎng)與團隊協(xié)作職業(yè)操守、保密意識、責任心等職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。團隊協(xié)作精神的提升，如何與團隊成員共同完成工作任務。（三）培訓方式1.內部培訓邀請公司內部的資深管理人員、業(yè)務骨干進行授課，分享工作經驗和專業(yè)知識。組織行政秘書內部交流活動，開展案例分析、經驗分享等，促進相互學習和共同提高。2.外部培訓選派行政秘書參加外部專業(yè)培訓機構舉辦的相關課程培訓，拓寬視野，學習先進的管理理念和方法。參加行業(yè)研討會、論壇等活動，了解行業(yè)動態(tài)和發(fā)展趨勢。3.在線學習利用網絡學習平臺，為行政秘書提供豐富的在線學習資源，如視頻課程、電子書籍等，方便行政秘書自主學習。鼓勵行政秘書參加在線培訓課程，并對學習成果進行考核和評估。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為行政秘書制定明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如行政主管、行政經理等，為其提供晉升機會和發(fā)展空間。2.根據(jù)行政秘書的個人能力和職業(yè)興趣，結合公司發(fā)展需求，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確其在不同階段的發(fā)展目標和培養(yǎng)方向。3.定期與行政秘書進行職業(yè)發(fā)展溝通，了解其職業(yè)發(fā)展需求和困惑，為其提供指導和支持，幫助其實現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括產品研發(fā)、市場策略、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的文件、資料、會議紀要等內部信息。3.公司領導的個人隱私信息。（二）保密措施1.與行政秘書簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和違約責任。2.對涉及公司機密的文件、資料進行嚴格的分類、編號和存儲，設置專門的保密區(qū)域，限制無關人員進入。3.在文件傳閱、使用過程中，嚴格控制知悉范圍，確保機密信息不被泄露。4.禁止在互聯(lián)網等公共平臺上傳播公司機密信息，禁止使用公司電腦處理與工作無關的涉及保密