集中采購流程管理制度

集中采購流程管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司集中采購流程，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等需要進行的集中采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。3.公正性原則：采購過程公平、公正、公開，維護公司利益，保護供應(yīng)商合法權(quán)益。4.保密性原則：對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議集中采購的重大事項，包括采購戰(zhàn)略、采購預(yù)算、采購政策等，對采購項目進行最終決策。（二）采購執(zhí)行部門公司采購部門作為集中采購的執(zhí)行機構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購活動的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判、招標(biāo)、詢價等采購活動。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。其主要職責(zé)包括：1.準(zhǔn)確提交采購申請。2.參與采購過程，提供技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.負(fù)責(zé)采購物品或服務(wù)的驗收工作。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項等工作，對采購資金進行監(jiān)督和管理。其主要職責(zé)包括：1.參與采購預(yù)算的編制和審核。2.審核采購合同付款條款。3.辦理采購款項的支付手續(xù)。4.對采購成本進行核算和分析。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)計劃和實際需求，于每年末編制下一年度的采購預(yù)算，提交給采購部門。2.采購部門匯總各部門采購預(yù)算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況，編制公司年度集中采購預(yù)算草案，報采購決策委員會審議。3.采購決策委員會審議通過后，由財務(wù)部門將采購預(yù)算納入公司年度預(yù)算體系，下達各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報采購決策委員會審批。2.需求部門因業(yè)務(wù)變化需要調(diào)整采購需求的，應(yīng)及時向采購部門提出申請，采購部門根據(jù)實際情況評估對采購預(yù)算的影響，并按規(guī)定程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為優(yōu)化采購預(yù)算編制和采購管理提供依據(jù)。四、采購需求管理（一）需求提出1.各需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。（二）需求審核1.采購部門收到采購申請表后，對需求的合理性、必要性、合規(guī)性等進行審核。2.對于重大采購需求，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，充分征求意見，確保需求準(zhǔn)確無誤。（三）需求變更1.在采購過程中，如因業(yè)務(wù)變化等原因需要變更采購需求的，需求部門應(yīng)及時填寫采購需求變更申請表，說明變更的內(nèi)容、原因及對采購項目的影響等。2.采購需求變更申請表應(yīng)經(jīng)原審核部門審核簽字后提交給采購部門，采購部門根據(jù)變更情況評估對采購進度、成本等的影響，并按規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。3.采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進行實地考察，深入了解其企業(yè)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系等，形成考察報告。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進供應(yīng)商。3.在進行具體采購項目時，采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商；對于B類供應(yīng)商，應(yīng)加強管理和監(jiān)督；對于C類供應(yīng)商，應(yīng)督促其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)予以淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，反饋采購需求和質(zhì)量要求，協(xié)調(diào)解決合作過程中存在的問題。2.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對出現(xiàn)問題的供應(yīng)商進行相應(yīng)的處罰，如減少采購份額、暫停合作等。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行回訪，了解其合作滿意度，不斷改進供應(yīng)商管理工作。六、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.招標(biāo)程序：采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定入圍供應(yīng)商名單。向入圍供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；或采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.招標(biāo)程序：采購部門向符合條件的潛在供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。對受邀供應(yīng)商進行資格審查，確定入圍供應(yīng)商名單。向入圍供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：采購部門成立談判小組，確定談判供應(yīng)商名單。談判小組與供應(yīng)商進行談判，要求供應(yīng)商提供報價、技術(shù)方案等資料。談判小組與供應(yīng)商進行多輪談判，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商提供報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采購理由、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)采購決策委員會審批通過后，采購部門與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。七、采購實施（一）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購需求，采購部門編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）采購信息發(fā)布1.對于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等采購方式，采購部門應(yīng)在指定媒體上發(fā)布采購信息，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書等。2.采購信息應(yīng)包括采購項目的基本情況、采購要求、報名時間、開標(biāo)時間、地點等內(nèi)容，確保潛在供應(yīng)商能夠及時獲取采購信息。（三）采購活動組織1.采購部門按照采購文件規(guī)定的程序和要求，組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等采購活動。2.在采購活動過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保采購活動的公平、公正、公開。（四）采購合同簽訂1.采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。八、采購驗收（一）驗收準(zhǔn)備1.需求部門在采購項目到貨前，應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收人員、驗收時間等內(nèi)容。2.需求部門應(yīng)組織驗收人員對采購物品或服務(wù)進行預(yù)驗收，檢查其外觀、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求。（二）驗收實施1.采購項目到貨后，需求部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員按照驗收方案進行驗收。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真核對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否與采購合同一致，對驗收結(jié)果進行記錄。3.對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的采購項目，需求部門可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行驗收。（三）驗收報告1.驗收結(jié)束后，需求部門應(yīng)編寫驗收報告，詳細說明驗收情況，包括驗收依據(jù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收過程、驗收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)后，提交給采購部門和財務(wù)部門。（四）驗收問題處理1.如驗收過程中發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等問題，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期整改或補貨。2.供應(yīng)商未按要求整改或補貨的，采購部門應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。九、采購付款（一）付款申請1.供應(yīng)商按照采購合同約定履行交貨義務(wù)并經(jīng)需求部門驗收合格后，采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提交付款申請。2.付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）付款審核1.財務(wù)部門收到付款申請后，對付款申請的真實性、合法性、準(zhǔn)確性等進行審核。2.財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款執(zhí)行1.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和付款期限，辦理采購款項的支付手續(xù)。2.財務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時將付款情況反饋給采購部門。十、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的收集工作，在采購項目結(jié)束后，及時將采購過程中形成的各類文件、資料等收集齊全。2.采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購預(yù)算、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的采購檔案進行整理，按照文件類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂。2.采購檔案應(yīng)確保資料完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）檔案保管1.采購部門應(yīng)將整理好的采購檔案移交公司檔案管理部門進行保管。2.檔案管理部門應(yīng)建立采購檔案保管制度，確保采購檔案的安全、完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)做好檔案查閱登記工作，查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改采購檔案。十一、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對集中采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門、社會公眾等的監(jiān)督，配合相關(guān)部門的檢查工作。2.對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，公司