會務(wù)組織與管理制度

會務(wù)組織與管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，促進公司信息流通和工作協(xié)調(diào)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、項目會議等。（三）會議組織原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.明確目的原則：會議應(yīng)圍繞明確的主題和目的進行組織，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。3.充分準備原則：會前應(yīng)做好充分的準備工作，包括議題確定、資料準備、人員通知等，確保會議順利進行。4.規(guī)范有序原則：會議組織應(yīng)遵循一定的程序和規(guī)范，確保會議流程清晰、秩序良好。5.責任落實原則：明確會議組織各環(huán)節(jié)的責任人和職責，確保各項工作落實到位。二、會議分類與職責分工（一）董事會會議1.定義：由公司董事會成員參加，審議公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)預(yù)算等事項的會議。2.職責分工董事會辦公室：負責會議的籌備工作，包括會議通知、資料準備、會議記錄等。相關(guān)部門：根據(jù)會議議題，準備相關(guān)匯報材料，并負責在會議上進行匯報和解答。（二）經(jīng)理辦公會1.定義：由公司經(jīng)理層成員參加，研究公司日常經(jīng)營管理工作、協(xié)調(diào)各部門工作的會議。2.職責分工行政部：負責會議的組織安排，包括場地預(yù)訂、會議通知、資料準備、會議記錄等。各部門：根據(jù)會議議題，準備相關(guān)匯報材料，并負責在會議上進行匯報和溝通。（三）部門例會1.定義：由各部門定期召開的部門內(nèi)部會議，總結(jié)工作進展，安排下一階段工作任務(wù)。2.職責分工部門負責人：負責會議的組織和主持，確定會議議題和議程。部門秘書：負責會議記錄，并協(xié)助部門負責人進行會議組織和協(xié)調(diào)工作。（四）專題會議1.定義：針對特定的業(yè)務(wù)問題或項目召開的專門會議，研究解決方案和推進措施。2.職責分工發(fā)起部門：負責會議的發(fā)起和組織，確定會議主題、參會人員和議程。行政部：協(xié)助發(fā)起部門進行會議的組織安排，包括場地預(yù)訂、會議通知、資料準備等。（五）項目會議1.定義：圍繞公司項目開展過程中召開的各類會議，如項目啟動會、項目進度會、項目協(xié)調(diào)會等。2.職責分工項目經(jīng)理：負責項目會議的組織和主持，根據(jù)項目進展情況確定會議議題和議程。項目團隊成員：根據(jù)會議要求，準備相關(guān)匯報材料，并參加會議，匯報項目工作進展和問題。三、會議籌備（一）會議計劃制定1.各類會議主辦部門應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議的時間、地點、參會人員、議題、議程等內(nèi)容。2.會議計劃應(yīng)提前提交至行政部備案，行政部根據(jù)公司整體工作安排進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）會議通知1.根據(jù)會議計劃，提前向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等內(nèi)容。2.對于重要會議，應(yīng)提前[x]天發(fā)送通知；對于一般性會議，應(yīng)提前[x]天發(fā)送通知。3.會議通知可通過郵件、短信、即時通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。（三）資料準備1.根據(jù)會議議題，準備相關(guān)的會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、文件草案等。2.會議資料應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整，提前打印或整理好，并在會議前發(fā)放給參會人員。3.對于需要現(xiàn)場演示的資料，應(yīng)提前做好設(shè)備調(diào)試和演示準備工作。（四）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風、照明、音響等條件，確保會議順利進行。2.提前預(yù)訂會議場地，并進行現(xiàn)場布置。會議現(xiàn)場應(yīng)擺放好桌椅、名牌、投影儀、麥克風等設(shè)備，營造良好的會議氛圍。3.對于重要會議，應(yīng)安排專人負責會議場地的接待和引導工作。（五）人員安排1.根據(jù)會議需要，安排會議主持人、記錄員、攝像師等相關(guān)人員。2.會議主持人應(yīng)具備良好的溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議按議程進行。3.會議記錄員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準確、完整。會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導。4.對于重要會議，可安排攝像師進行會議記錄，以便后續(xù)查閱和存檔。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，在會議簽到表上進行簽到。2.會議簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，確保簽到信息準確無誤。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，做好會前準備工作。2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程和參會人員，宣布會議開始。（三）會議進行1.會議應(yīng)按照預(yù)定的議程進行，主持人應(yīng)引導參會人員圍繞議題展開討論，確保會議討論有序、高效。2.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，表達自己的觀點和意見，但應(yīng)注意發(fā)言的秩序和時間，避免出現(xiàn)跑題、爭吵等情況。3.對于重要的討論內(nèi)容，主持人應(yīng)及時進行總結(jié)和歸納，確保會議討論的重點突出。（四）會議記錄1.會議記錄員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議議題、參會人員發(fā)言要點、決議事項等。2.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導。（五）會議決議1.會議應(yīng)形成明確的決議事項，對于決議事項應(yīng)明確責任部門、責任人、完成時間等要求。2.會議決議應(yīng)在會議結(jié)束后及時發(fā)布，確保相關(guān)人員了解會議決議內(nèi)容，并按照要求執(zhí)行。3.對于重要的會議決議，應(yīng)跟蹤落實情況，定期進行檢查和反饋，確保決議事項得到有效執(zhí)行。五、會議后續(xù)工作（一）會議紀要整理1.會議結(jié)束后，會議記錄員應(yīng)及時整理會議紀要，會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、會議議程、會議主要內(nèi)容、會議決議等內(nèi)容。2.會議紀要應(yīng)語言簡潔、重點突出，確保能夠準確反映會議的主要精神和決議事項。3.會議紀要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導，并在公司內(nèi)部進行存檔。（二）決議事項跟蹤1.責任部門應(yīng)按照會議決議要求，制定具體的工作計劃，并組織實施。2.行政部應(yīng)定期對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.對于未能按時完成的決議事項，責任部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導匯報原因，并提出改進措施和計劃。（三）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)將會議相關(guān)資料進行整理歸檔，包括會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要等。2.會議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。3.會議資料的歸檔工作應(yīng)在會議結(jié)束后[x]個工作日內(nèi)完成，確保資料的完整性和可查閱性。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。4.參會人員應(yīng)按照會議要求提供相關(guān)資料和匯報工作，確保會議信息的準確和完整。（二）會議組織人員紀律1.會議組織人員應(yīng)認真履行職責，做好會議的籌備、組織和服務(wù)工作。2.會議組織人員應(yīng)嚴格遵守會議時間安排，確保會議按時開始和結(jié)束。3.會議組織人員應(yīng)保守會議機密，不得泄露會議討論的內(nèi)容和決議事項。4.會議組織人員應(yīng)及時處理會議期間出現(xiàn)的各種問題，確保會議順利進行。七、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.會議主辦部門應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前編制會議費用預(yù)算，明確會議各項費用的支出標準和金額。2.會議費用預(yù)算應(yīng)包括場地租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、設(shè)備租賃費用等。3.會議費用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，方可執(zhí)行。（二）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務(wù)制度進行報銷。2.會議費用報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報銷清單等，確保憑證真實、合法、有效。3.會議費用報銷應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，對于超出預(yù)算的費用，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導審批。（三）費用控制1.公司應(yīng)加強對會議費用的控制和管理，嚴格審核會議費用支出，確保費用合理、