餐飲貨物訂貨管理制度

餐飲貨物訂貨管理制度?總則1.目的為了規(guī)范餐飲貨物訂貨流程，確保訂貨的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和合理性，保障餐飲業(yè)務(wù)的正常運(yùn)營，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店的貨物訂貨管理。3.基本原則按需訂貨原則：根據(jù)餐飲門店的實(shí)際經(jīng)營情況、庫存狀況以及預(yù)估的銷售需求，合理確定訂貨數(shù)量，避免盲目訂貨和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：所訂貨物必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和餐飲行業(yè)要求，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保食品安全和菜品質(zhì)量。成本控制原則：在保證貨物質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化訂貨流程、比較供應(yīng)商價(jià)格、批量采購等方式，降低采購成本，提高資金使用效率。信息準(zhǔn)確原則：訂貨過程中涉及的各類信息，如貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等必須準(zhǔn)確無誤，確保訂單的順利執(zhí)行和后續(xù)的庫存管理、成本核算等工作的準(zhǔn)確性。訂貨流程1.需求預(yù)測銷售數(shù)據(jù)分析：各餐飲門店每日營業(yè)結(jié)束后，由收銀員或相關(guān)統(tǒng)計(jì)人員對當(dāng)日的菜品銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括菜品名稱、銷售數(shù)量、銷售額等信息。同時(shí)，結(jié)合過去一周、一個(gè)月、一個(gè)季度等不同時(shí)間段的銷售數(shù)據(jù)，分析菜品的銷售趨勢，如哪些菜品銷量呈上升趨勢，哪些菜品銷量逐漸下降等。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員定期（每周或每兩周）對店內(nèi)的貨物庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄各類貨物的現(xiàn)有庫存數(shù)量、保質(zhì)期等信息。盤點(diǎn)過程中要確保賬實(shí)相符，對于盤盈、盤虧的情況要及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。預(yù)估銷售需求：根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析和庫存盤點(diǎn)結(jié)果，結(jié)合季節(jié)變化、節(jié)假日、特殊活動(dòng)等因素，由門店店長或廚師長組織相關(guān)人員對未來一段時(shí)間內(nèi)（一般為一周或兩周）各類貨物的銷售需求進(jìn)行預(yù)估。預(yù)估時(shí)要充分考慮到不同菜品的受歡迎程度、預(yù)計(jì)客流量、食材的季節(jié)性供應(yīng)等因素，力求準(zhǔn)確合理。2.訂單生成填寫訂貨單：根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，由門店指定的訂貨人員填寫訂貨單。訂貨單應(yīng)詳細(xì)列出所需貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。對于有特殊要求的貨物，如特定品牌、質(zhì)量等級等，要在訂貨單上明確注明。審核訂貨單：訂貨單填寫完成后，先由門店店長或廚師長進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂貨數(shù)量是否合理、貨物規(guī)格是否符合要求、單價(jià)是否與市場價(jià)格相符等。審核通過后，將訂貨單提交給公司采購部門。3.采購審批采購部門初審：公司采購部門收到門店提交的訂貨單后，首先對訂貨單的格式、內(nèi)容完整性等進(jìn)行審核。然后，根據(jù)公司的采購政策和庫存狀況，對訂貨的必要性、合理性進(jìn)行初步評估。對于一些常規(guī)貨物，采購部門可以根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)和庫存水平直接進(jìn)行審批；對于金額較大或特殊的訂貨需求，采購部門需要進(jìn)一步核實(shí)相關(guān)信息，并與門店溝通確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對訂貨單的金額進(jìn)行審核，確保訂貨資金在預(yù)算范圍內(nèi)。同時(shí)，審核訂貨的付款方式、付款期限等是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。如果訂貨金額超出預(yù)算或付款條件存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門和門店溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見。管理層審批：經(jīng)過采購部門初審和財(cái)務(wù)部門審核后的訂貨單，提交給公司管理層進(jìn)行最終審批。管理層根據(jù)公司的整體經(jīng)營策略、資金狀況、市場情況等因素，對訂貨單進(jìn)行全面評估和決策。對于重大的訂貨決策，管理層可能需要召開專門會(huì)議進(jìn)行討論和研究。4.供應(yīng)商選擇與采購供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)公司的供應(yīng)商管理體系，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在選擇供應(yīng)商時(shí)，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素。對于新的采購項(xiàng)目或有特殊要求的貨物，采購部門可以通過市場調(diào)研、同行推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找潛在的供應(yīng)商，并進(jìn)行資質(zhì)審核和實(shí)地考察。詢價(jià)與報(bào)價(jià)：采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確告知所需貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給出報(bào)價(jià)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購人員要對不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，評估其價(jià)格合理性。同時(shí)，要考慮到供應(yīng)商的綜合實(shí)力和信譽(yù)，不能僅僅以價(jià)格作為唯一的選擇標(biāo)準(zhǔn)。簽訂采購合同：在確定供應(yīng)商和采購價(jià)格后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，要確保合同條款符合公司的利益和法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)合同糾紛。訂單下達(dá)與跟蹤：采購合同簽訂后，采購人員及時(shí)將訂單下達(dá)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單接收情況。在訂單執(zhí)行過程中，采購人員要定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤貨物的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、貨物質(zhì)量問題等情況，采購人員要及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催促交貨、要求換貨、扣除違約金等，以保障公司的利益。5.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：在貨物預(yù)計(jì)到貨前，倉庫管理人員要做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括清理驗(yàn)收場地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具（如磅秤、卡尺、檢驗(yàn)報(bào)告等）、安排驗(yàn)收人員等。同時(shí)，要根據(jù)采購合同和訂貨單的要求，明確貨物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。數(shù)量驗(yàn)收：貨物到貨后，驗(yàn)收人員首先對貨物的數(shù)量進(jìn)行核對。按照送貨單或發(fā)票上的數(shù)量，逐一清點(diǎn)貨物的實(shí)際數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。質(zhì)量驗(yàn)收：根據(jù)采購合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收人員可以通過查看貨物的外觀、包裝、標(biāo)識(shí)、規(guī)格等，檢查貨物是否符合質(zhì)量要求。對于一些需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)或感官檢驗(yàn)的貨物，如食品原材料、酒水飲料等，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量不合格，要及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨等事宜，并做好質(zhì)量記錄。驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告，詳細(xì)記錄貨物的驗(yàn)收情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，一份留存?zhèn)}庫作為庫存管理的依據(jù)，一份交采購部門作為付款結(jié)算的憑證，一份反饋給門店告知訂貨執(zhí)行情況。庫存管理1.庫存分類原材料庫存：包括各類食品原材料、調(diào)料、干貨等，是餐飲生產(chǎn)的基礎(chǔ)物資。原材料庫存管理要重點(diǎn)關(guān)注庫存數(shù)量、保質(zhì)期、質(zhì)量狀況等，確保原材料的新鮮度和可用性。酒水飲料庫存：涵蓋各種酒類、飲料等商品，庫存管理要根據(jù)銷售情況和季節(jié)特點(diǎn)，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨。低值易耗品庫存：如餐具、廚具、清潔用品等，這些物品雖然價(jià)值相對較低，但也是餐飲經(jīng)營中不可或缺的。低值易耗品庫存管理要注重庫存的合理性和周轉(zhuǎn)率，及時(shí)補(bǔ)充消耗品，避免浪費(fèi)。2.庫存盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)：倉庫管理人員按照規(guī)定的時(shí)間間隔（每周或每兩周）對庫存進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中要認(rèn)真核對貨物的實(shí)際數(shù)量與庫存賬目是否一致，對于盤盈、盤虧的貨物要查明原因，并及時(shí)調(diào)整庫存賬目。不定期盤點(diǎn)：除定期盤點(diǎn)外，公司還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期盤點(diǎn)，如在財(cái)務(wù)審計(jì)、倉庫管理檢查、庫存異常波動(dòng)等情況下。不定期盤點(diǎn)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存管理中存在的問題，加強(qiáng)對庫存的監(jiān)控和管理。盤點(diǎn)報(bào)告：每次盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員要編寫盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、結(jié)果、差異原因及處理建議等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)審核簽字后，上報(bào)給公司管理層和相關(guān)部門，作為庫存管理決策的依據(jù)。3.庫存預(yù)警設(shè)定預(yù)警指標(biāo)：根據(jù)各類貨物的歷史銷售數(shù)據(jù)、采購周期、安全庫存等因素，為每種貨物設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，包括最低庫存數(shù)量和最高庫存數(shù)量。當(dāng)庫存數(shù)量低于最低庫存預(yù)警值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出補(bǔ)貨提醒；當(dāng)庫存數(shù)量高于最高庫存預(yù)警值時(shí)，提醒相關(guān)人員控制進(jìn)貨量，避免庫存積壓。預(yù)警處理：庫存預(yù)警信息發(fā)出后，倉庫管理人員要及時(shí)查看庫存情況，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行處理。對于需要補(bǔ)貨的貨物，要按照訂貨流程及時(shí)提交訂貨申請；對于庫存積壓的貨物，要分析原因，采取促銷、退貨、調(diào)整采購計(jì)劃等措施，降低庫存水平。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)：制定嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)口碑、價(jià)格水平、交貨期等方面。只有符合篩選標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商才有資格進(jìn)入公司的合格供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估與審核：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和審核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、合作配合度等方面。通過實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式，全面了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。對于評估不合格的供應(yīng)商，要及時(shí)采取措施，如暫停合作、要求整改、取消合格供應(yīng)商資格等。新供應(yīng)商開發(fā)：隨著餐飲業(yè)務(wù)的發(fā)展和市場需求的變化，需要不斷開發(fā)新的供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)要按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、資質(zhì)審核、實(shí)地考察、樣品測試、合作洽談等環(huán)節(jié)。只有經(jīng)過嚴(yán)格篩選和評估的新供應(yīng)商，才能與公司建立合作關(guān)系。2.供應(yīng)商合作與溝通簽訂合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物供應(yīng)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議是雙方合作的基礎(chǔ)和依據(jù)，要確保協(xié)議條款清晰、明確、合法，避免出現(xiàn)糾紛。定期溝通會(huì)議：定期組織與供應(yīng)商的溝通會(huì)議，一般每月或每季度召開一次。會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)過去一段時(shí)間的合作情況，討論存在的問題及解決方案，協(xié)商下階段的合作計(jì)劃和目標(biāo)等。通過溝通會(huì)議，加強(qiáng)雙方的了解和信任，促進(jìn)合作的順利進(jìn)行。日常溝通協(xié)調(diào)：在日常工作中，采購人員要與供應(yīng)商保持密切的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。如貨物質(zhì)量問題、交貨延遲問題、價(jià)格調(diào)整問題等，采購人員要第一時(shí)間與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取措施解決，并跟蹤處理結(jié)果。同時(shí)，要及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)部門反饋溝通協(xié)調(diào)情況，確保信息的及時(shí)傳遞和共享。3.供應(yīng)商評價(jià)與激勵(lì)供應(yīng)商評價(jià)：建立供應(yīng)商評價(jià)體系，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、價(jià)格水平、合作配合度等方面。評價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。激勵(lì)措施：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。通過激勵(lì)措施，鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。懲罰措施：對于表現(xiàn)不合格的供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的懲罰措施，如減少采購訂單量、要求整改、扣除貨款、暫停合作直至取消合格供應(yīng)商資格等。通過懲罰措施，促使供應(yīng)商改進(jìn)不足之處，提高自身的競爭力。訂貨相關(guān)人員職責(zé)1.門店店長/廚師長職責(zé)組織需求預(yù)測：負(fù)責(zé)組織門店相關(guān)人員進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)分析和庫存盤點(diǎn)，結(jié)合季節(jié)、節(jié)假日、活動(dòng)等因素，預(yù)估未來一段時(shí)間內(nèi)的貨物銷售需求。審核訂貨單：對門店訂貨人員填寫的訂貨單進(jìn)行初步審核，確保訂貨數(shù)量合理、貨物規(guī)格符合要求、單價(jià)與市場價(jià)格相符等。審核通過后，提交給公司采購部門。協(xié)調(diào)采購與庫存管理：與采購部門保持密切溝通，協(xié)調(diào)解決訂貨過程中出現(xiàn)的問題。同時(shí)，關(guān)注庫存管理情況，根據(jù)實(shí)際銷售情況及時(shí)調(diào)整訂貨計(jì)劃，避免庫存積壓或缺貨。2.訂貨人員職責(zé)準(zhǔn)確填寫訂貨單：根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，認(rèn)真填寫訂貨單，確保訂貨單上的貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息準(zhǔn)確無誤。對于有特殊要求的貨物，要在訂貨單上明確注明。提交訂貨單：訂貨單填寫完成后，及時(shí)提交給門店店長/廚師長進(jìn)行審核。審核通過后，將訂貨單提交給公司采購部門，并跟蹤訂貨單的審批和執(zhí)行情況。協(xié)助到貨驗(yàn)收：在貨物到貨時(shí)，協(xié)助倉庫管理人員進(jìn)行到貨驗(yàn)收工作，核對貨物的數(shù)量和質(zhì)量，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。3.采購人員職責(zé)供應(yīng)商選擇與管理：根據(jù)公司的供應(yīng)商管理體系，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。與供應(yīng)商保持密切溝通，管理供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。采購操作：向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，比較分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商并簽訂采購合同。及時(shí)下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。采購審批與結(jié)算：按照公司的采購審批流程，提交訂貨單進(jìn)行審批。在貨物驗(yàn)收合格后，辦理付款結(jié)算手續(xù)，確保采購資金的合理使用和支付安全。4.倉庫管理人員職責(zé)庫存管理：負(fù)責(zé)倉庫貨物的日常管理，包括貨物的出入庫登記、庫存盤點(diǎn)、庫存預(yù)警等工作。確保庫存賬目清晰，賬實(shí)相符，庫存貨物的質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。到貨驗(yàn)收：在貨物到貨時(shí)，組織相關(guān)人員進(jìn)行到貨驗(yàn)收工作，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的貨物，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。庫存信息反饋：定期向門店和采購部門反饋庫存信息，為訂貨決策提供依據(jù)。根據(jù)庫存情況，提出合理的庫存管理建議，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低庫存成本。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對餐飲貨物訂貨管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查訂貨流程是否規(guī)范、采購合同是否合規(guī)、庫存管理是否有效、供應(yīng)商管理是否到位等方面。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。日常監(jiān)督檢查：采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)職能部門要加強(qiáng)對訂貨管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。如檢查訂貨單的填寫是否規(guī)范、采購訂單的執(zhí)行情況是否正常、庫存盤點(diǎn)是否準(zhǔn)確等。員工監(jiān)督舉報(bào)：鼓勵(lì)公司員工對訂貨管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的員工，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對于打擊報(bào)復(fù)舉報(bào)人的行為，公司將嚴(yán)肅處理。2.考核指標(biāo)訂貨準(zhǔn)確率：考核訂貨數(shù)量與實(shí)際需求的符合程度，計(jì)算公式為：訂貨準(zhǔn)確率=（準(zhǔn)確訂貨數(shù)量÷總訂貨數(shù)量）×100%。訂貨準(zhǔn)確率越高，說明訂貨工作越準(zhǔn)確合理。庫存周轉(zhuǎn)率：反映庫存貨物的周轉(zhuǎn)速度，計(jì)算公式為：庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本÷平均庫存余額。庫存周轉(zhuǎn)率越高，說明庫存管理效率越高，庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)越低。采購成本控制率：考核采購成本的控制情況，計(jì)算公式為：采購成本控制率=（預(yù)算采購成本實(shí)際采購成本）÷預(yù)算采購成本×100%。采購成本控制率越低，說明采購成本控制效果越好。供應(yīng)商交貨及時(shí)率：評估供應(yīng)商的交貨及時(shí)性，計(jì)算公式為：供應(yīng)商交貨及時(shí)率=（按時(shí)交貨次數(shù)÷總交貨次數(shù)）×100%。供應(yīng)商交貨及時(shí)率越高，說明供應(yīng)商的合作配合