防疫物質(zhì)采購(gòu)管理制度

防疫物質(zhì)采購(gòu)管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司防疫物資的采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保防疫物資的及時(shí)供應(yīng)和合理使用，保障公司員工的健康與安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有防疫物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于口罩、手套、防護(hù)服、消毒液、體溫槍、護(hù)目鏡等各類(lèi)防疫用品?；驹瓌t1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理確定防疫物資的采購(gòu)數(shù)量和種類(lèi)，避免浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購(gòu)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和防疫要求的優(yōu)質(zhì)防疫物資。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判，降低采購(gòu)成本。4.合規(guī)采購(gòu)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。職責(zé)分工采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)防疫物資采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)需求部門(mén)的申請(qǐng)，及時(shí)采購(gòu)所需防疫物資。2.尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。需求部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)實(shí)際工作需要，提前向采購(gòu)部門(mén)提交防疫物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確物資的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回的防疫物資進(jìn)行驗(yàn)收，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.合理使用防疫物資，做好物資的保管和發(fā)放工作。質(zhì)量管理部門(mén)1.參與防疫物資供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行抽檢和監(jiān)督。2.協(xié)助處理采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，確保所采購(gòu)的防疫物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核防疫物資采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理支出。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。采購(gòu)計(jì)劃管理需求預(yù)測(cè)1.各需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、人員數(shù)量、工作場(chǎng)所面積等因素，結(jié)合疫情防控形勢(shì)，定期對(duì)防疫物資的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并填寫(xiě)《防疫物資需求預(yù)測(cè)表》。2.需求預(yù)測(cè)應(yīng)包括不同類(lèi)型防疫物資的預(yù)計(jì)使用量、使用時(shí)間等信息，以便采購(gòu)部門(mén)提前做好采購(gòu)準(zhǔn)備。采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)預(yù)測(cè)結(jié)果，在防疫物資庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，填寫(xiě)《防疫物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)采購(gòu)的物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、申請(qǐng)理由等。2.《防疫物資采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到需求部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定防疫物資采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類(lèi)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)先安排采購(gòu)，以滿(mǎn)足公司防疫工作的緊急需要。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立防疫物資供應(yīng)商名錄，通過(guò)多種渠道尋找合格的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、醫(yī)療器械注冊(cè)證（如有）等相關(guān)資質(zhì)證明文件。3.實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)等情況，綜合評(píng)估后選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入名錄。供應(yīng)商評(píng)估1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。2.采購(gòu)部門(mén)收集需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的反饋意見(jiàn)，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。供應(yīng)商合作1.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時(shí)供應(yīng)。3.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對(duì)于供應(yīng)商在供貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無(wú)法解決，可按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。采購(gòu)流程詢(xún)價(jià)與比價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)送詢(xún)價(jià)單，要求供應(yīng)商提供防疫物資的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。2.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析不同供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等因素，選擇性?xún)r(jià)比最高的供應(yīng)商。議價(jià)與合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。2.雙方達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等詳細(xì)內(nèi)容。3.采購(gòu)合同簽訂后，及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。訂單跟蹤與到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時(shí)到達(dá)公司。2.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨時(shí)，由需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)等相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，填寫(xiě)《防疫物資驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，及時(shí)支付供應(yīng)商貨款。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，確保賬目清晰。物資庫(kù)存管理庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)防疫物資進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，需求部門(mén)可派人協(xié)助。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，填寫(xiě)《防疫物資庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫(xiě)《防疫物資盤(pán)盈盤(pán)虧處理表》，報(bào)相關(guān)部門(mén)審批后進(jìn)行處理。庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定防疫物資的安全庫(kù)存和最低庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員收到預(yù)警信息后，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物資庫(kù)存始終保持在合理水平。物資保管1.防疫物資應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物區(qū)域，按照物資的種類(lèi)、規(guī)格、性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并做好標(biāo)識(shí)。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合物資存放要求。對(duì)于有特殊儲(chǔ)存條件要求的物資，如易燃易爆物資、易腐物資等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存。3.建立物資出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息，做到賬目清晰、可追溯。物資發(fā)放與使用發(fā)放流程1.需求部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《防疫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《防疫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物資，并在《防疫物資發(fā)放登記表》上做好記錄。3.領(lǐng)用人領(lǐng)取物資時(shí)，應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)教育員工正確使用防疫物資，按照防疫要求和操作規(guī)程佩戴口罩、手套、防護(hù)服等防護(hù)用品。2.嚴(yán)格控制防疫物資的使用范圍，嚴(yán)禁將防疫物資挪作他用。對(duì)于一次性使用的防疫物資，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。3.定期對(duì)防疫物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化物資使用方案，提高物資使用效率。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)防疫物資采購(gòu)、庫(kù)存管理、發(fā)放使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和相關(guān)財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。紀(jì)檢監(jiān)察1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)防疫物資采購(gòu)過(guò)程中的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止發(fā)生違規(guī)違紀(jì)行為。2.對(duì)違反本制度和廉潔紀(jì)律的單位和個(gè)人，紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.組織相關(guān)人員參加防疫物資采購(gòu)、管理、使用等方面的培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括防疫物資的種類(lèi)、功能、使用方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)流程、庫(kù)存管理等方面的知識(shí)和技能。宣傳1.通過(guò)內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、微信群等渠道，宣傳防疫知識(shí)和公司防疫物資管理制度，提高員工的防疫意識(shí)和遵守制度的自覺(jué)性。2.及時(shí)發(fā)布防疫物資采購(gòu)、使用、庫(kù)存等方面的信息，讓員工了解公司防疫工作的進(jìn)展情況，增強(qiáng)員工的信心。應(yīng)急管理應(yīng)急采購(gòu)預(yù)案1.制定防疫物資應(yīng)急采購(gòu)預(yù)案，明確在緊急情況下的采購(gòu)渠道、采購(gòu)方式、審批流程等內(nèi)容。2.當(dāng)出現(xiàn)防疫物資短缺或其他緊急情況時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)預(yù)案，確保防疫物資的及時(shí)供應(yīng)。應(yīng)急物資調(diào)配1.建立防疫物資應(yīng)急調(diào)