食品公司贈(zèng)品管理制度

食品公司贈(zèng)品管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司贈(zèng)品管理，有效控制贈(zèng)品成本，確保贈(zèng)品發(fā)放的合理性、公正性與合規(guī)性，提高品牌推廣效果和客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及贈(zèng)品管理的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、客服部、采購部等。3.定義贈(zèng)品：指公司為促進(jìn)產(chǎn)品銷售、提升品牌知名度、回饋客戶等目的，免費(fèi)向客戶、合作伙伴或其他相關(guān)方提供的食品及相關(guān)物品。贈(zèng)品活動(dòng)：包括但不限于促銷活動(dòng)贈(zèng)品、節(jié)日贈(zèng)品、新品上市贈(zèng)品、客戶忠誠度計(jì)劃贈(zèng)品等各類以贈(zèng)送贈(zèng)品為手段的營銷活動(dòng)。二、贈(zèng)品計(jì)劃與預(yù)算管理1.贈(zèng)品計(jì)劃制定市場部負(fù)責(zé)：結(jié)合公司年度營銷計(jì)劃、市場推廣目標(biāo)、產(chǎn)品銷售策略以及競爭對(duì)手動(dòng)態(tài)等因素，每年初制定年度贈(zèng)品計(jì)劃草案。草案內(nèi)容應(yīng)涵蓋贈(zèng)品類型、預(yù)計(jì)發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、贈(zèng)品預(yù)算等?？绮块T評(píng)審：年度贈(zèng)品計(jì)劃草案提交后，由市場部牽頭組織銷售部、財(cái)務(wù)部、采購部等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。各部門根據(jù)自身職責(zé)對(duì)計(jì)劃的合理性、可行性、成本效益等方面提出意見和建議。計(jì)劃調(diào)整：根據(jù)跨部門評(píng)審意見，市場部對(duì)年度贈(zèng)品計(jì)劃草案進(jìn)行修訂和完善，形成正式的年度贈(zèng)品計(jì)劃，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，如因市場變化、銷售情況等因素需要調(diào)整贈(zèng)品計(jì)劃，應(yīng)提前按照上述流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.贈(zèng)品預(yù)算編制財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：依據(jù)年度贈(zèng)品計(jì)劃，結(jié)合公司財(cái)務(wù)預(yù)算編制要求，負(fù)責(zé)編制年度贈(zèng)品預(yù)算。贈(zèng)品預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)贈(zèng)品的費(fèi)用明細(xì)，包括采購成本、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、包裝成本、促銷活動(dòng)費(fèi)用等。預(yù)算審核與控制：財(cái)務(wù)部對(duì)贈(zèng)品預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。在贈(zèng)品預(yù)算執(zhí)行過程中，財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算超支等問題。如遇特殊情況需要調(diào)整贈(zèng)品預(yù)算，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。三、贈(zèng)品采購管理1.采購申請(qǐng)需求部門提出：根據(jù)年度贈(zèng)品計(jì)劃，各需求部門（如市場部、銷售部等）提前向采購部提交贈(zèng)品采購申請(qǐng)單。申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明贈(zèng)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、質(zhì)量要求等信息。采購部審核：采購部收到采購申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括采購需求的合理性、與年度贈(zèng)品計(jì)劃的一致性、庫存情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通并進(jìn)行調(diào)整。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部負(fù)責(zé)建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)、實(shí)地考察等方式，從眾多供應(yīng)商中篩選出具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商作為贈(zèng)品采購的合作對(duì)象。供應(yīng)商評(píng)估與考核：采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等方面。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.采購合同簽訂合同條款明確：采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括贈(zèng)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同審核與備案：采購合同簽訂前，應(yīng)提交給法務(wù)部進(jìn)行審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。審核通過后的合同由采購部負(fù)責(zé)備案，并按照合同約定執(zhí)行。四、贈(zèng)品倉儲(chǔ)管理1.倉庫規(guī)劃與布局合理規(guī)劃：根據(jù)贈(zèng)品的種類、數(shù)量、特性等因素，對(duì)倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃和布局。劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、冷凍區(qū)等，確保贈(zèng)品存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。標(biāo)識(shí)清晰：對(duì)倉庫內(nèi)的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確標(biāo)注贈(zèng)品的名稱、規(guī)格、批次、入庫時(shí)間等信息，便于查找和管理。2.入庫管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：贈(zèng)品到貨后，倉庫管理人員按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括贈(zèng)品的數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量證明文件等。如發(fā)現(xiàn)贈(zèng)品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部和供應(yīng)商進(jìn)行處理。入庫登記：驗(yàn)收合格的贈(zèng)品辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行入庫登記，記錄贈(zèng)品的入庫時(shí)間、批次、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。3.庫存管理定期盤點(diǎn)：倉庫管理人員定期對(duì)贈(zèng)品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。庫存預(yù)警：設(shè)定贈(zèng)品庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，倉庫管理人員及時(shí)通知采購部進(jìn)行補(bǔ)貨，以確保贈(zèng)品供應(yīng)的連續(xù)性。庫存安全管理：加強(qiáng)倉庫的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保贈(zèng)品的質(zhì)量安全。五、贈(zèng)品發(fā)放管理1.發(fā)放流程需求部門申請(qǐng)：各需求部門根據(jù)營銷活動(dòng)方案或客戶服務(wù)需求，填寫贈(zèng)品發(fā)放申請(qǐng)單，注明發(fā)放對(duì)象、贈(zèng)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給市場部或相關(guān)審批部門。審批環(huán)節(jié)：市場部或相關(guān)審批部門對(duì)贈(zèng)品發(fā)放申請(qǐng)單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)放對(duì)象的資格、發(fā)放數(shù)量的合理性、與營銷活動(dòng)方案的一致性等。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。倉庫發(fā)貨：經(jīng)審批同意后，倉庫管理人員根據(jù)贈(zèng)品發(fā)放申請(qǐng)單進(jìn)行發(fā)貨，填寫發(fā)貨記錄，注明發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨單號(hào)、贈(zèng)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨單位等信息。簽收確認(rèn)：贈(zèng)品送達(dá)后，由接收方在贈(zèng)品簽收單上簽字確認(rèn)，確保贈(zèng)品已準(zhǔn)確無誤地發(fā)放到相應(yīng)對(duì)象手中。2.發(fā)放對(duì)象管理明確發(fā)放對(duì)象范圍：根據(jù)不同的營銷活動(dòng)目的和贈(zèng)品類型，明確贈(zèng)品發(fā)放對(duì)象的范圍，如消費(fèi)者、經(jīng)銷商、合作伙伴、員工等。確保發(fā)放對(duì)象符合公司的相關(guān)政策和規(guī)定。建立發(fā)放對(duì)象檔案：對(duì)于重要的發(fā)放對(duì)象，如長期合作的經(jīng)銷商、大客戶等，建立發(fā)放對(duì)象檔案，記錄其基本信息、購買歷史、贈(zèng)品領(lǐng)取記錄等，以便進(jìn)行客戶關(guān)系管理和數(shù)據(jù)分析。3.發(fā)放記錄與統(tǒng)計(jì)詳細(xì)記錄：各部門應(yīng)建立完善的贈(zèng)品發(fā)放記錄臺(tái)賬，對(duì)每次贈(zèng)品發(fā)放的時(shí)間、對(duì)象、數(shù)量、贈(zèng)品名稱等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。定期統(tǒng)計(jì)分析：市場部或相關(guān)部門定期對(duì)贈(zèng)品發(fā)放記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估贈(zèng)品發(fā)放效果，如銷售額增長情況、客戶滿意度提升情況、品牌知名度傳播效果等。根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整贈(zèng)品發(fā)放策略和計(jì)劃。六、贈(zèng)品成本核算與效益評(píng)估1.成本核算財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：財(cái)務(wù)部定期對(duì)贈(zèng)品成本進(jìn)行核算，包括采購成本、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、包裝成本、促銷活動(dòng)費(fèi)用等各項(xiàng)直接和間接成本。核算結(jié)果應(yīng)準(zhǔn)確反映贈(zèng)品的實(shí)際成本支出情況。成本分析與控制：通過成本核算，分析贈(zèng)品成本構(gòu)成，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)某類贈(zèng)品成本過高，應(yīng)及時(shí)與采購部、市場部等部門溝通，采取措施降低成本，如優(yōu)化采購渠道、調(diào)整贈(zèng)品規(guī)格、減少不必要的包裝等。2.效益評(píng)估評(píng)估指標(biāo)設(shè)定：建立贈(zèng)品效益評(píng)估指標(biāo)體系，主要指標(biāo)包括銷售額增長、市場份額提升、客戶忠誠度提高、品牌知名度傳播效果等。根據(jù)不同的營銷活動(dòng)目標(biāo)，確定各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和目標(biāo)值。評(píng)估方法與周期：采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法，定期（如每月、每季度或每年）對(duì)贈(zèng)品活動(dòng)的效益進(jìn)行評(píng)估。通過對(duì)比活動(dòng)前后的相關(guān)數(shù)據(jù)，分析贈(zèng)品活動(dòng)對(duì)公司銷售業(yè)績、品牌形象等方面的影響。評(píng)估報(bào)告與決策支持：根據(jù)效益評(píng)估結(jié)果，撰寫評(píng)估報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司后續(xù)的贈(zèng)品管理和營銷決策提供參考依據(jù)。對(duì)于效益顯著的贈(zèng)品活動(dòng)，可考慮在今后的營銷活動(dòng)中繼續(xù)采用或優(yōu)化；對(duì)于效益不佳的贈(zèng)品活動(dòng)，應(yīng)及時(shí)分析原因，調(diào)整策略或停止執(zhí)行。七、贈(zèng)品監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門定期檢查：公司審計(jì)部門定期對(duì)贈(zèng)品管理情況進(jìn)行檢查，包括贈(zèng)品計(jì)劃制定、采購、倉儲(chǔ)、發(fā)放等各個(gè)環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容主要包括制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、成本控制、發(fā)放記錄準(zhǔn)確性等方面。問題反饋與整改：審計(jì)部門對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行反饋，并提出整改意見和建議。相關(guān)部門應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，確保贈(zèng)品管理工作規(guī)范有序。2.外部審計(jì)接受外部審計(jì)：公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)（如稅務(wù)審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)等）對(duì)贈(zèng)品管理相關(guān)事項(xiàng)的審計(jì)工作。如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，確保公司贈(zèng)品管理符合法律法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求。應(yīng)對(duì)審計(jì)意見