公司證照章管理制度

公司證照章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照章的管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的證照章管理。（三）定義1.證照：指公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、許可證等各類證件。2.章：指公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章、部門章等各類印章。二、證照管理（一）證照的登記與備案1.公司設(shè)立專門的證照管理臺賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取日期、保管人等信息。2.新領(lǐng)取的證照，由證照管理部門及時向公司辦公室備案，并提交證照復(fù)印件一份。（二）證照的領(lǐng)取與歸還1.因工作需要使用證照的，需填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到證照管理部門領(lǐng)取。2.使用完畢后，應(yīng)及時將證照歸還證照管理部門，并在臺賬上登記歸還日期。（三）證照的保管1.證照管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)證照的保管，確保證照存放安全、有序。2.保管人應(yīng)定期對證照進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)證照有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（四）證照的年審與換證1.證照管理部門應(yīng)提前了解證照的年審與換證時間要求，及時辦理相關(guān)手續(xù)。2.年審與換證所需資料由證照管理部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，相關(guān)部門予以配合。（五）證照的遺失補(bǔ)辦1.如發(fā)生證照遺失，證照保管人應(yīng)立即向證照管理部門報告，并在相關(guān)媒體上刊登遺失聲明。2.遺失補(bǔ)辦所需資料由證照管理部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，按照規(guī)定程序向原頒發(fā)機(jī)關(guān)申請補(bǔ)辦。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.新刻制的印章，應(yīng)在印章管理部門進(jìn)行備案，并預(yù)留印模。（二）印章的啟用1.印章刻制完成后，由公司辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行啟用前的檢查，確認(rèn)印章無誤后，方可啟用。2.印章啟用時，應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知。（三）印章的保管1.公司設(shè)立專門的印章保管臺賬，詳細(xì)記錄印章的名稱、編號、保管人、使用記錄等信息。2.不同類型的印章應(yīng)分別指定專人保管，嚴(yán)禁一人保管所有印章。3.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如因工作需要確需帶出公司的，需填寫《印章外借申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（四）印章的使用1.使用印章前，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用日期等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)后，方可使用。2.涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字后，方可加蓋印章。3.印章使用應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。如因特殊情況確需在空白紙張上加蓋印章的，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并注明用途和有效期限。4.印章使用完畢后，應(yīng)及時在印章使用申請表上登記蓋章日期、蓋章文件名稱、蓋章份數(shù)等信息，并將申請表歸檔保存。（五）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，印章不再使用時，由印章保管人填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司辦公室審核、公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時交回公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀日期、銷毀印章名稱、編號等信息，并由公司辦公室、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程。3.印章銷毀后，應(yīng)在印章管理臺賬上注明銷毀日期，并將銷毀申請表歸檔保存。四、證照章使用審批流程（一）一般事項審批1.部門負(fù)責(zé)人填寫《證照章使用申請表》，注明使用事由、使用期限等。2.提交部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。4.到證照章管理部門領(lǐng)取或使用證照章。（二）重大事項審批1.部門負(fù)責(zé)人填寫《證照章使用申請表》，注明使用事由、使用期限等。2.提交部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。4.公司法定代表人或其授權(quán)代表審批簽字。5.到證照章管理部門領(lǐng)取或使用證照章。五、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對證照章的管理情況進(jìn)行檢查，確保證照章的使用符合規(guī)定。2.審計部門不定期對證照章的使用情況進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定使用證照章的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；造成公司損失的，依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。2.對于因保管不善導(dǎo)致證照章遺失、損壞的，由保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；造成公司損