第一節(jié)庫存更正流程

庫存更正流程概述目的適用范圍職責(zé)作業(yè)流程流程圖流程說明庫存更正原因及代碼說明庫存更正的控制庫存更正審批權(quán)限降低損耗措施附錄庫存更正表使用說明庫存更正電腦操作界面說明1、概述目的1.1.1保證商品電腦庫存與實際庫存的一致性，掌握真實庫存數(shù)據(jù)，以利于訂貨作業(yè)。1.1.2了解損耗產(chǎn)生的原因，制定相應(yīng)對策，降低損耗產(chǎn)生。適用范圍1.2.1適用于北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司下屬重慶地區(qū)各門店。職責(zé)1.3.1生鮮、食品、百貨各主管根據(jù)實際情況填寫庫存更正表。1.3.2樓面部門經(jīng)理和門店店長根據(jù)審批權(quán)限進行審核和批準。1.3.3ALC文員負責(zé)庫存更正表的復(fù)驗、錄入及單據(jù)傳遞。1.3.4保衛(wèi)部人員負責(zé)對報損商品進行檢查并監(jiān)督處理。1.3.5財務(wù)部人員負責(zé)對庫存更正報表和庫存更正單進行核對并進行帳務(wù)調(diào)整。2、作業(yè)流程2.1流程圖發(fā)現(xiàn)庫存差異/庫存異動發(fā)現(xiàn)庫存差異/庫存異動確定庫存差異/異動數(shù)量和注明原因確定庫存差異/異動數(shù)量和注明原因填寫庫存更正單填寫庫存更正單庫存更正核準庫存更正核準ALC進行庫存更正ALC進行庫存更正庫存更正電腦庫存驗證庫存更正電腦庫存驗證資料傳遞和存檔資料傳遞和存檔2.2 流程說明2.2.1發(fā)現(xiàn)差異/庫存異動：樓面主管通過盤點等手段發(fā)現(xiàn)某些商品品項的庫存存在差異，即該商品電腦系統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)與實際庫存數(shù)據(jù)不相同；或者當(dāng)庫存需要發(fā)生異動，如內(nèi)部轉(zhuǎn)貨、報損等。2.2.2確定庫存差異/異動數(shù)量和注明原因：對發(fā)現(xiàn)的庫存差異，通過盤點確定此差異的真實性和具體數(shù)量，同時注明造成差異的原因；或者確定庫存異動的數(shù)量及注明異動原因。2.2.3填寫庫存更正單：確認差異后的一個工作日內(nèi)，樓面主管填寫庫存更正單，申請庫存調(diào)整,根據(jù)系統(tǒng)的要求一個單品每天只能做一次庫存更正。2.2.4庫存更正核準：樓面經(jīng)理和店長對庫存更正單進行審核批準。2.2.5ALC進行庫存更正：ALC根據(jù)經(jīng)批準的庫存更正單進行系統(tǒng)庫存數(shù)量的更正，錄入之前ALC須對庫存更正單的合理性以及所需附件的齊全性進行驗證。2.2.6庫存更正電腦庫存驗證：ALC在庫存更正單錄入電腦后次日將庫存更正報表與原始庫存更正單進行核對，確保錄入正確。ALC人員在進行庫存更正時造成的失誤，包括數(shù)量多輸/少輸，代碼輸錯及符號輸錯等，按原始輸入代碼進行修正。2.2.7資料傳遞和存檔：核實無誤的庫存更正單由ALC負責(zé)將第二聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）傳遞給地區(qū)公司財務(wù)部，第一聯(lián)（樓面聯(lián)）負責(zé)存檔，保存期為一年。3、庫存更正原因及代碼說明3.1 代碼0，盤點3.1.1 適用于盤點生效后庫存更正。3.1.2 門店ALC根據(jù)地區(qū)公司總經(jīng)理批準生效報告進行電腦系統(tǒng)盤點生效操作。3.1.3 電腦系統(tǒng)自動以“0”代碼進行庫存調(diào)整，此類庫存更正無需填寫庫存更正單，無法手工操作。3.2代碼1，贈品3.2.1 該代碼暫且空置不啟用。3.2.2 贈品轉(zhuǎn)商品按照單品差異管理的有關(guān)規(guī)定通過收貨錄入的方式調(diào)整庫存，而不允許通過庫存更正的方式調(diào)整庫存。3.2.3 商品轉(zhuǎn)贈品分為兩種情況：☆供應(yīng)商同意承擔(dān)費用，可以通過退貨的方式調(diào)整庫存，商品退出后由客服部簽收，財務(wù)部從供應(yīng)商賬戶扣減應(yīng)付帳款；或者供應(yīng)商用現(xiàn)金以原始進價通過POS銷售買出的方式調(diào)整庫存，購買后直接轉(zhuǎn)交客服部簽收?！罟?yīng)商不同意承擔(dān)費用，而由地區(qū)公司承擔(dān)，可以通過POS機做零毛利銷售的方式調(diào)整庫存，該費用可以扣減商品毛利或者增記地區(qū)公司企劃費用。3.2.4 商品轉(zhuǎn)贈品時，只要商品離開賣場就必須進行相關(guān)退貨或銷售操作,保證帳實相符。3.2.5 門店不得使用《攜出攜入單》進行商品轉(zhuǎn)贈品操作，如有發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.3代碼2，報損3.3.1 適用于已填寫《報廢單》并通過審批的無銷售價值商品的庫存減少調(diào)整。3.3.2 樓面主管根據(jù)經(jīng)審批的《報廢單》上的內(nèi)容填寫庫存更正單。3.3.3 未經(jīng)填寫、審批《報廢單》的商品不可以代碼“2”進行庫存更正。3.4代碼3，偷竊3.4.1 適用于商品因偷竊造成的庫存減少調(diào)整。3.4.2 使用偷竊代碼必須有確鑿的證據(jù)，比如說空盒、替換物、尚未偷吃完畢的商品。3.4.2 樓面主管憑借所找到的證據(jù)填寫庫存更正單進行庫存調(diào)整，該庫存更正單必須有防損人員的簽字，證明確實是被偷竊的。3.3.4 無確鑿證據(jù)的不可用此代碼。3.5代碼4，清倉銷售3.5.1 適用于瑕疵、破損等零星殘次商品在無法退換貨和原價銷售情況下的庫存處理方式。3.5.2 在進行商品清倉銷售時，首先要將零星殘次商品以原貨號按實際數(shù)量用庫存更正代碼2進行報損，如果報損后的這些商品其殘值經(jīng)過加工處理后還能再銷售，那么根據(jù)加工處理后的物品可銷售價值及數(shù)量在相應(yīng)的出清貨號上調(diào)整庫存。比如說貨號為123456的汰漬洗衣粉100克/袋破損了50袋，既不能退貨也不能正常銷售，門店可以首先將這50袋破損洗衣粉進行報損，庫存更正操作時貨號123456用代碼2減庫存數(shù)量50，然而報損后的洗衣粉還有使用價值，因此可以將其集中起來重新進行包裝，假使每袋重量200克，總共包裝了20袋，部門主管認為每袋可賣5元，那么應(yīng)該在售價為5元的出清貨號下用庫存更正代碼4加庫存數(shù)量20。3.5.3 對于大量滯銷商品或高單價如家電等的瑕疵、殘次品由于成本較高，不宜報損，因此采取在原貨號下打折的方式處理，降價銷售的損失記入地區(qū)公司損益。3.6代碼5，盤點更正3.6.1 適用于以下三種情況的庫存調(diào)整：☆在盤點數(shù)據(jù)進行覆蓋之后的，在營運過程中發(fā)現(xiàn)的盤點錯誤（如串盤、錯盤等）的更正?！钤谌粘I運過程中用來調(diào)整無法查證原因的電腦庫存與實際庫存的數(shù)量差異，該數(shù)量差異一般是少量的，如果是大量的調(diào)整說明門店營運存在問題，應(yīng)該追查到底，探明真相?！钺槍θ粘Ｘ搸齑嬲{(diào)整及銷售中所發(fā)生的錯賣、串賣等庫存差異的調(diào)整。3.6.2 利用此代碼進行庫存更正必須提供實物盤點數(shù)據(jù)，并將盤點結(jié)果填寫在《缺貨管理跟蹤表》上，同時注明更正原因。3.6.3 《缺貨管理跟蹤表》作為代碼5庫存更正的輔助證明附在庫存更正單的后面，如果沒有該附件，則ALC不可進行代碼5的庫存更正操作。3.7代碼6，生鮮轉(zhuǎn)貨3.7.1 適用于生鮮部門大組與大組之間或大組內(nèi)部的商品調(diào)撥。3.7.2 生鮮轉(zhuǎn)貨僅用于生鮮加工處理再售賣的商品。3.7.3 生鮮部門大組之間進行商品調(diào)撥時，采購必須在調(diào)入的組別內(nèi)建立與調(diào)入大組貨號相應(yīng)的原料（轉(zhuǎn)入）貨號，此原料貨號的進價設(shè)定或調(diào)整必須與調(diào)出貨號的進價設(shè)定或調(diào)整保持一致。調(diào)出部門不得為調(diào)入部門作數(shù)量、金額折扣，保證調(diào)出和調(diào)入方金額、數(shù)量一致。3.7.4 店內(nèi)耗材、辦公用品不可以用此代碼進行調(diào)撥，而是直接通過過POS結(jié)算。3.8代碼7，收貨更正3.8.1 適用于因收貨部人員操作失誤所進行的庫存調(diào)整。3.8.2 在輸入兩天內(nèi)發(fā)現(xiàn)收貨部人員進行收貨錄入時發(fā)生的操作失誤（多輸、少輸或漏輸），由收貨部人員在收貨系統(tǒng)中進行更正。3.8.3 在輸入兩天后發(fā)現(xiàn)收貨部人員進行收貨錄入時發(fā)生操作失誤（多輸、少輸或漏輸），由收貨部人員填寫庫存更正單，經(jīng)部門經(jīng)理及店長批準后,再交給地區(qū)公司財務(wù)部。只有經(jīng)過地區(qū)公司財務(wù)部批準后方可交于ALC進行更正。3..4 如果收貨錄入錯誤在盤點覆蓋之后發(fā)現(xiàn)的，那么門店在發(fā)現(xiàn)后必須用收貨更正代碼按照實際收貨數(shù)量調(diào)整正確，同時用代碼5做相同數(shù)量的反向調(diào)整。3.8.4 凡用代碼7進行的庫存更正都必須附有該商品原始驗貨單和從收貨之日起至更正日期間的系統(tǒng)收貨記錄。3.9代碼8，自動轉(zhuǎn)包裝3.9.1 該代碼暫不啟用，待在沈陽和大連地區(qū)試點成熟后再全國統(tǒng)一執(zhí)行。3.10代碼9，人工轉(zhuǎn)包裝（臨時）3.10.1 當(dāng)需要對包裝轉(zhuǎn)換時，由于現(xiàn)時無法通過代碼8進行操作，且不允許用代碼5更正，特設(shè)定代碼9臨時進行操作。3.10.2 此代碼為過渡期使用，待采購對所有子母貨號進行規(guī)范化管理，且代碼8正式啟用之后將被禁止使用。4 庫存更正的控制4.1 庫存更正審批權(quán)限-4.1.1 門店部門經(jīng)理每次單品更正含稅售價金額200元以內(nèi)。4.1.2 店長每次單品更正含稅售價金額200-2000元。4.1.3 總經(jīng)理核準含稅售價金額2001元以上。4.1.4 大盤點后庫存更正參閱盤點作業(yè)程序。4.2 降低損耗措施4.2.1 針對偷盜造成的損耗☆陳列整齊、井然，從心理上給偷盜者增加抵抗力?！畈季趾侠?，讓顧客能夠?qū)⒌陜?nèi)無死角地全部逛完?！町?dāng)發(fā)現(xiàn)有嫌疑人員準備行竊時，主動向其打招呼，可以起到警示作用，使小偷明白已有人注意，從而中止行竊?！顚τ谛杞⑹止と墡さ纳唐沸杞?jīng)常檢查是否嚴格執(zhí)行。☆加強店內(nèi)安全監(jiān)督檢查，消除安全隱患，不給少數(shù)不良員工可乘之機?！顚?yīng)商出入收貨口加強檢查4.2.2 針對報損造成的損耗☆對于有保質(zhì)期的商品應(yīng)定期實施檢查，保證先進先出，避免因檢查不到位造成商品過期或變質(zhì)?！顚︻櫩蛠G置在貨架上或收銀臺前的零星商品要及時處理，尤其是生鮮食品和冷凍食品要第一時間歸位，各部門應(yīng)設(shè)立專人負責(zé)?！铌P(guān)鍵設(shè)備如冷凍、冷藏設(shè)備等定期實施檢查，避免因溫度不適當(dāng)引起生鮮食品變質(zhì)或品質(zhì)下降。☆收貨或補貨陳列時小心操作，避免搬運或擺放過程中造成商品損壞。☆對于季節(jié)性商品、生鮮食品等易過時、易腐爛的商品在訂貨時一定要做好正確的銷售預(yù)測，避免因訂貨過多造成商品的不良化而報損。5、附錄填寫表格的日期5、1庫存更正表使用說明填寫表格的日期填寫表格的部門北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司填寫表格的部門庫存更正單1□生鮮□食品□百貨□家電組2日期:年月日一式二聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)更正代碼:0.盤點1.贈品2.報損3一式二聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)貨號商品描述更正數(shù)量(±)含稅售價更正金額更正代碼3所要進行庫存更正的數(shù)量，如果是增加庫存就用加號，如果是減少庫存就用減號。4所要進行庫存更正的數(shù)量，如果是增加庫存就用加號，如果是減少庫存就用減號。系統(tǒng)中該商品的含稅售價5系統(tǒng)中該商品的含稅售價67該商品發(fā)生庫存更正的原因代碼，具體見表格上端所示。8該商品發(fā)生庫存更正的原因代碼，具體見表格上端所示。商品在系統(tǒng)中的名稱商品在系統(tǒng)中的名稱該商品所作庫存更正的總金額，等于更正數(shù)量乘以含稅售價該商品所作庫存更正的總金額，等于更正數(shù)量乘以含稅售價要進行庫存更正的商品貨號要進行庫存更正的商品貨號ALC更正人員簽名ALC更正人員簽名此張庫存更正單所列商品庫存更正的總金額。店長審批此張庫存更正單所列商品庫存更正的總金額。店長審批樓面經(jīng)理審核樓面經(jīng)理審核9合計部門主管簽名部門主管簽名10ALC11店長12樓面經(jīng)理13主管北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司庫存更正單一式二聯(lián)樓面第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)□生鮮□食品□一式二聯(lián)樓面第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)更正代碼:0.盤點1.贈品2.報損3.偷盜4.清倉銷售5.盤點更正6.生鮮轉(zhuǎn)貨7.收貨更正8.自動轉(zhuǎn)包裝9、人工轉(zhuǎn)包裝貨號商品描述更正數(shù)量(±)含稅售價更正金額更正編碼合計ALC店長部門經(jīng)理主管5、2庫存更正電腦操作界面說明進入《華聯(lián)門店商業(yè)管理系統(tǒng)》選擇第五項《門店庫存更正&盤點流程》華聯(lián)門店商業(yè)管理系統(tǒng)BSYSTEM(門店模塊)1.商品信息-供應(yīng)商信息-華聯(lián)快訊信息>>2.門店訂貨-ALC部門>>3.物價標簽&店內(nèi)條碼>>4.收貨流程程序>>5.門店庫存更正&盤點流程>>6.電子條碼秤>>7.更改本用戶的登錄密碼8.查看郵件信息(d刪除電子郵件)9.退出菜單Enteryourchoice:5進入《門店庫存更正&盤點程序》后，選擇第一項《庫存更正程序》。門店庫存更正與盤點程序================================1.庫存更正程序2.重新包裝商品定義及生成3.錄入盤點數(shù)據(jù)4.顯示盤點數(shù)據(jù)的差異(兩次錄入比較)5.修正盤點數(shù)據(jù)的差異6.報表列印要求7.盤點程序操作>>Enteryourchoice:1

3、進入庫存更正界面。STSTO030庫存更正日期:24-02-200412345678供應(yīng)商品售貨庫存代商號組商品號描述