軟件項(xiàng)目文件管理制度

軟件項(xiàng)目文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軟件項(xiàng)目文件的管理，確保項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，提高軟件項(xiàng)目開發(fā)效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有軟件項(xiàng)目文件的管理，包括項(xiàng)目策劃文檔、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、編碼文檔、測試文檔、項(xiàng)目總結(jié)文檔等。（三）職責(zé)分工1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件的編制、審核、批準(zhǔn)和歸檔工作。確保項(xiàng)目文件符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范。協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的文件管理工作。2.文件編制人員根據(jù)項(xiàng)目要求和任務(wù)安排，負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的項(xiàng)目文件。保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。按照規(guī)定的格式和模板進(jìn)行文件編寫。3.質(zhì)量管理人員對項(xiàng)目文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，提出改進(jìn)意見和建議。監(jiān)督項(xiàng)目文件管理工作的執(zhí)行情況，確保制度的有效實(shí)施。4.文檔管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和檢索工作。維護(hù)文件管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保文件的安全性和保密性。定期對項(xiàng)目文件進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.項(xiàng)目策劃文檔：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度安排等。2.需求文檔：如軟件需求規(guī)格說明書、用戶需求報(bào)告等。3.設(shè)計(jì)文檔：涵蓋軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔等。4.編碼文檔：程序員編寫的代碼注釋、模塊說明等。5.測試文檔：測試計(jì)劃、測試用例、測試報(bào)告等。6.項(xiàng)目總結(jié)文檔：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)等。7.其他文檔：如會(huì)議紀(jì)要、變更記錄、技術(shù)文檔等。（二）文件編號(hào)文件編號(hào)采用統(tǒng)一的規(guī)則，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式如下：項(xiàng)目代號(hào)文檔類別版本號(hào)序號(hào)例如：SP01需求文檔V1.0001其中，"SP"為項(xiàng)目代號(hào)，根據(jù)公司項(xiàng)目管理規(guī)定確定；"01"為文檔類別代碼，對應(yīng)上述文件分類中的類別；"V1.0"為版本號(hào)，記錄文件的版本信息；"001"為序號(hào)，按照文件生成的順序編排。三、文件編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容要求項(xiàng)目文件應(yīng)準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，包括項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)、流程、技術(shù)方案等。文檔內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、邏輯連貫，避免出現(xiàn)模糊、歧義或矛盾的表述。對于涉及技術(shù)細(xì)節(jié)的部分，應(yīng)提供詳細(xì)的說明和示例，以便于理解和實(shí)施。2.格式要求項(xiàng)目文件應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板進(jìn)行編寫，確保文檔的規(guī)范性和一致性。文檔的字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合視覺要求，易于閱讀和編輯。對于圖表、公式等，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和說明，并與正文內(nèi)容緊密配合。（二）審核流程1.內(nèi)部審核文件編制完成后，編制人員應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，檢查文件內(nèi)容和格式是否符合要求。然后提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的完整性、準(zhǔn)確性和與項(xiàng)目的一致性進(jìn)行審查，并提出修改意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后，文件應(yīng)提交給相關(guān)部門或人員進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，并簽署意見。2.外部審核（如有需要）對于一些涉及重大項(xiàng)目或與外部合作的軟件項(xiàng)目，可能需要進(jìn)行外部審核。外部審核可由客戶、合作伙伴或相關(guān)專家進(jìn)行。外部審核前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目文件提交給審核方，并提前溝通審核的范圍、要求和時(shí)間安排。審核方應(yīng)按照要求對項(xiàng)目文件進(jìn)行審核，并出具審核意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)審核意見組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行修改和完善。（三）批準(zhǔn)發(fā)布經(jīng)過審核和會(huì)簽的項(xiàng)目文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，文件正式發(fā)布，并加蓋公司公章或電子印章。四、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)建立公司統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)項(xiàng)目文件的電子版本。文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、版本控制等功能。項(xiàng)目文件應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于快速檢索和管理。同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的索引目錄，方便用戶查找文件。對于重要的項(xiàng)目文件，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)（如有需要）對于一些需要紙質(zhì)存檔的項(xiàng)目文件，應(yīng)按照文件編號(hào)和類別進(jìn)行分類裝訂，并建立紙質(zhì)檔案目錄。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整性。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。（二）保管期限1.短期保管對于一些臨時(shí)性的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目執(zhí)行過程中的臨時(shí)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后1年。2.中期保管對于與項(xiàng)目開發(fā)過程密切相關(guān)的文件，如需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測試文檔等，保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后3年。3.長期保管對于具有重要價(jià)值和參考意義的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目總結(jié)文檔、技術(shù)文檔等，保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年以上，甚至永久保存。（三）保密措施1.訪問控制文件管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的項(xiàng)目文件。權(quán)限設(shè)置應(yīng)根據(jù)人員的工作職責(zé)和項(xiàng)目角色進(jìn)行分配，確保文件的安全性。對于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的項(xiàng)目文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)姆绞?，防止文件被非法獲取或篡改。2.人員管理加強(qiáng)對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對于離職人員，應(yīng)及時(shí)收回其訪問項(xiàng)目文件的權(quán)限，并對其保管的項(xiàng)目文件進(jìn)行清理和交接。五、文件檢索與使用（一）檢索方式1.電子檢索在文件管理系統(tǒng)中提供多種檢索方式，如按文件編號(hào)、文件名、文件類別、項(xiàng)目代號(hào)等進(jìn)行檢索。用戶可根據(jù)自己的需求選擇相應(yīng)的檢索條件進(jìn)行查詢。系統(tǒng)應(yīng)能夠快速準(zhǔn)確地返回檢索結(jié)果，并提供文件的詳細(xì)信息，如文件版本、編制日期、編制人員等。2.紙質(zhì)檢索對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄，并定期更新。用戶可通過查閱紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行文件檢索。在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍，便于快速定位所需文件。（二）使用規(guī)定1.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因和歸還日期等信息。《文件借閱申請表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交文檔管理人員辦理借閱手續(xù)。文檔管理人員應(yīng)記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時(shí)間等信息，并提供相應(yīng)的文件副本。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。文件歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)確保文件的完整性和保密性，交文檔管理人員進(jìn)行檢查和簽收。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.使用權(quán)限項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)根據(jù)自己的工作職責(zé)和項(xiàng)目角色，在授權(quán)范圍內(nèi)使用相應(yīng)的項(xiàng)目文件。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自訪問和使用其他人員的項(xiàng)目文件。對于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的項(xiàng)目文件，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。六、文件變更與版本控制（一）變更流程1.變更申請當(dāng)項(xiàng)目文件需要變更時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)填寫《文件變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍等信息。《文件變更申請表》應(yīng)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)評(píng)估變更的必要性和可行性，并簽署審核意見。2.變更實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后，由文件編制人員按照變更申請表的要求進(jìn)行文件修改。修改完成后，編制人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，并提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行再次審核。3.變更批準(zhǔn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人再次審核通過后，文件應(yīng)提交給相關(guān)部門或人員進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)對變更內(nèi)容進(jìn)行審核，并簽署意見。經(jīng)過會(huì)簽的文件變更申請，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，文件變更正式生效。（二）版本控制1.版本編號(hào)規(guī)則項(xiàng)目文件的版本編號(hào)采用"Vx.y"的格式，其中"x"為大版本號(hào)，"y"為小版本號(hào)。當(dāng)文件發(fā)生重大變更時(shí)，大版本號(hào)增加1；當(dāng)文件發(fā)生較小變更時(shí)，小版本號(hào)增加1。2.版本管理文件管理系統(tǒng)應(yīng)記錄文件的所有版本信息，包括版本編號(hào)、編制日期、編制人員、變更內(nèi)容等。用戶可通過系統(tǒng)查詢文件的歷史版本，了解文件的變更情況。對于不同版本的文件，應(yīng)分別存儲(chǔ)在文件管理系統(tǒng)中，以便于區(qū)分和管理。同時(shí)，應(yīng)建立版本說明文檔，記錄每個(gè)版本的主要變更內(nèi)容和特點(diǎn)。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.項(xiàng)目結(jié)束后，經(jīng)過保管期限的項(xiàng)目文件，如無繼續(xù)保存價(jià)值，可進(jìn)行銷毀。2.文件內(nèi)容涉及公司機(jī)密或客戶隱私，但因項(xiàng)目結(jié)束或其他原因不再需要保密的，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理。3.文件因損壞、丟失等原因無法正常使用，且無備份價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.申請由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息?！段募N毀申請表》應(yīng)提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。2.銷毀實(shí)施主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文檔管理人員負(fù)責(zé)組織文件銷毀工作。文件銷毀可采用電子刪除、紙質(zhì)粉碎等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式