高校電子印章管理制度

高校電子印章管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范高校電子印章的使用與管理，提高學(xué)校辦公效率，保障電子文件和業(yè)務(wù)活動的真實性、完整性和合法性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院在開展教學(xué)、科研、管理等各類活動中涉及電子印章的使用與管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子印章的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保印章使用的合法性和有效性。2.安全保密原則采取有效措施保障電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止印章信息泄露、被盜用或篡改，確保印章使用的安全性和保密性。3.專人負責原則明確電子印章管理的責任主體，指定專人負責電子印章的申請、審批、使用、保管等工作，確保管理工作的規(guī)范有序。4.留痕追溯原則對電子印章的使用進行詳細記錄，以便在需要時能夠追溯印章的使用情況，實現(xiàn)全過程的可審計性。二、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指以數(shù)字證書為基礎(chǔ)，通過電子簽名技術(shù)，在電子文件上加蓋的與實物印章具有同等法律效力的電子標識。（二）分類1.學(xué)校公章電子印章代表學(xué)校行使權(quán)力和履行職責的標志性電子印章，用于學(xué)校重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.部門印章電子印章各部門根據(jù)工作需要申請的電子印章，用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件、材料的簽署。3.專用印章電子印章針對特定業(yè)務(wù)或用途設(shè)置的電子印章，如財務(wù)專用章電子印章、科研項目專用章電子印章等。三、電子印章的申請與審批（一）申請條件1.學(xué)校各部門、各學(xué)院因工作需要開展經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動，確需使用電子印章的，可以申請電子印章。2.申請電子印章的部門或?qū)W院應(yīng)明確電子印章的使用范圍、使用流程和保管責任人。（二）申請流程1.申請部門或?qū)W院填寫《高校電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的名稱、類型、使用范圍、使用流程、保管責任人等信息，并加蓋本部門或?qū)W院公章。2.將申請表提交至學(xué)校信息化管理部門。3.信息化管理部門對申請表進行初審，審核申請信息的完整性和準確性，以及申請電子印章的必要性和合理性。（三）審批流程1.初審?fù)ㄟ^后，信息化管理部門將申請表提交至學(xué)校辦公室。2.學(xué)校辦公室根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定和實際情況進行審批，審批通過后報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，信息化管理部門負責為申請部門或?qū)W院制作電子印章，并將電子印章的相關(guān)信息錄入電子印章管理系統(tǒng)。四、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.信息化管理部門根據(jù)審批結(jié)果，委托具有資質(zhì)的電子印章制作機構(gòu)制作電子印章。2.電子印章制作機構(gòu)按照國家相關(guān)標準和規(guī)范，采用先進的電子簽名技術(shù)制作電子印章，并確保電子印章的安全性和可靠性。3.制作完成的電子印章應(yīng)具備唯一的數(shù)字證書和標識，能夠準確識別印章的來源和使用情況。（二）發(fā)放1.電子印章制作完成后，信息化管理部門將電子印章的密鑰文件和使用說明等資料發(fā)放給申請部門或?qū)W院的保管責任人。2.保管責任人應(yīng)妥善保管電子印章的密鑰文件，不得泄露給他人。3.信息化管理部門應(yīng)將電子印章的相關(guān)信息錄入電子印章管理系統(tǒng)，包括印章名稱、類型、使用范圍、保管責任人等，以便進行統(tǒng)一管理和查詢。五、電子印章的使用與管理（一）使用范圍1.電子印章的使用范圍應(yīng)與申請時確定的使用范圍一致，不得超出范圍使用。2.電子印章可用于學(xué)校內(nèi)部的各類文件、材料、合同、協(xié)議等的簽署，以及對外報送的電子文件。（二）使用流程1.文件起草人在完成電子文件起草后，如需使用電子印章，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批通過后，文件起草人將電子文件發(fā)送至電子印章管理系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的電子印章進行加蓋。3.系統(tǒng)驗證文件起草人的身份信息和電子印章的合法性后，自動在電子文件上加蓋電子印章，并生成電子簽名記錄。4.文件起草人可對加蓋電子印章后的電子文件進行預(yù)覽、下載或打印，確保文件的完整性和準確性。（三）管理措施1.專人保管各部門或?qū)W院應(yīng)指定專人負責電子印章的保管，保管責任人應(yīng)具備一定的安全意識和責任心，嚴格遵守電子印章的使用規(guī)定。2.權(quán)限設(shè)置根據(jù)電子印章的使用范圍和審批流程，對電子印章的使用權(quán)限進行合理設(shè)置，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子印章。3.定期檢查信息化管理部門應(yīng)定期對電子印章的使用情況進行檢查，包括印章的使用記錄、審批流程、安全狀況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.安全審計建立電子印章使用的安全審計機制，對電子印章的使用全過程進行記錄和審計，以便在需要時能夠追溯印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)異常行為及時進行處理。六、電子印章的存儲與備份（一）存儲1.電子印章的密鑰文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，如加密的移動存儲介質(zhì)或?qū)Ｓ玫姆?wù)器存儲系統(tǒng)。2.存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問密碼，并定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子印章的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防磁等安全措施，確保密鑰文件的安全性和完整性。（二）備份1.信息化管理部門應(yīng)定期對電子印章的密鑰文件進行備份，備份頻率可根據(jù)實際情況確定，一般不少于每月一次。2.備份文件應(yīng)存儲在與原始密鑰文件不同的存儲介質(zhì)和存儲位置，并進行加密處理。3.備份文件應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保在需要時能夠及時恢復(fù)電子印章的正常使用。七、電子印章的安全與保密（一）安全措施1.采用先進的加密技術(shù)對電子印章的密鑰文件進行加密存儲和傳輸，確保印章信息的安全性。2.建立電子印章使用的安全審計系統(tǒng)，對印章的使用情況進行實時監(jiān)測和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。3.加強對電子印章管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。4.定期對電子印章管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（二）保密要求1.電子印章的保管責任人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露電子印章的密鑰文件和使用信息。2.在使用電子印章的過程中，涉及印章信息的人員應(yīng)妥善保管相關(guān)文件和資料，防止信息泄露。3.對于因工作需要知悉電子印章信息的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。4.如發(fā)現(xiàn)電子印章信息泄露或存在安全隱患，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。八、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因?qū)W校機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因，需要變更電子印章的使用范圍、保管責任人等信息時，申請部門或?qū)W院應(yīng)填寫《高校電子印章變更申請表》，并按照電子印章申請流程進行審批。2.審批通過后，信息化管理部門負責對電子印章的相關(guān)信息進行變更，并更新電子印章管理系統(tǒng)。（二）注銷1.電子印章不再使用時，申請部門或?qū)W院應(yīng)填寫《高校電子印章注銷申請表》，說明注銷原因，并提交至學(xué)校信息化管理部門。2.信息化管理部門對申請表進行審核，審核通過后報學(xué)校辦公室審批。3.經(jīng)學(xué)校辦公室審批同意后，信息化管理部門負責注銷電子印章，并將相關(guān)信息從電子印章管理系統(tǒng)中刪除。4.電子印章注銷后，其密鑰文件應(yīng)按照學(xué)校的保密規(guī)定進行妥善處理，防止信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體學(xué)校辦公室負責對全校電子印章的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.電子印章的申請、審批、制作、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.電子印章的使用范圍是否與申請時一致，使用流程是否規(guī)范。3.電子印章的保管是否安全，是否存在泄露風險。4.電子印章管理系統(tǒng)的運行是否正常，安全審計功能是否有效。（三）檢查方式1.定期檢查學(xué)校辦公室定期組織對電子印章的使用與管理情況進行全面檢查，檢查周期一般為每學(xué)期一次。2.不定期抽查學(xué)校辦公室根據(jù)工作需要，不定期對電子印章的使用情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查針對電子印章使用過程中出現(xiàn)的問題或安全隱患，學(xué)校辦公室組織專項檢查，深入分析原因，制定整改措施，確保電子印章的安全使用。十、責任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)授權(quán)擅自使用電子印章。2.超出電子印章使用范圍使用印章。3.泄露電子印章密鑰文件或使用信息。4.因保管不善導(dǎo)致電子印章密鑰文件丟失或損壞。5.違反電子印章使用流程和管理規(guī)定，造成不良后果。（二）責任追究1.對于違