財務票據(jù)登記管理制度

?財務票據(jù)登記管理制度總則目的為了加強公司財務票據(jù)的管理，規(guī)范財務票據(jù)的登記、使用、保管及核銷等行為，保證公司財務票據(jù)的安全與完整，維護公司正常的經(jīng)濟秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在財務活動中涉及的各類票據(jù)管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、本票等。基本原則1.合法性原則：財務票據(jù)的取得、使用、保管及核銷等活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定。2.真實性原則：財務票據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實、合法，不得虛構(gòu)、偽造經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容。3.完整性原則：財務票據(jù)的各項內(nèi)容必須填寫完整、準確，不得遺漏、涂改，確保票據(jù)的真實性和有效性。4.及時性原則：財務票據(jù)的登記、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)應當及時進行，確保財務信息的及時、準確反映。財務票據(jù)的種類及適用范圍發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物或者提供應稅勞務向購買方開具的發(fā)票，購買方可以憑此發(fā)票抵扣進項稅額。2.增值稅普通發(fā)票：主要用于公司銷售貨物或者提供應稅勞務向非增值稅一般納稅人開具的發(fā)票，以及公司發(fā)生的其他經(jīng)營業(yè)務開具的發(fā)票。3.其他發(fā)票：如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)公司實際業(yè)務需要使用。收據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司收到現(xiàn)金、銀行存款等款項時開具給交款人的收款憑證。2.往來收據(jù)：用于公司與其他單位或個人之間發(fā)生往來款項結(jié)算時開具的收據(jù)。支票1.現(xiàn)金支票：用于支取現(xiàn)金。2.轉(zhuǎn)賬支票：用于同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務供應及其他款項的結(jié)算。匯票1.銀行匯票：由出票銀行簽發(fā)的，由其在見票時按照實際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。2.商業(yè)匯票：由出票人簽發(fā)的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)，分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。本票銀行本票：由銀行簽發(fā)的，承諾自己在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。財務票據(jù)的登記登記原則1.專人負責原則：設立專門的財務票據(jù)登記崗位，指定專人負責財務票據(jù)的登記工作，確保登記工作的準確性和及時性。2.逐筆登記原則：對每一張財務票據(jù)的詳細信息進行逐筆登記，包括票據(jù)種類、號碼、開票日期、付款人名稱、收款人名稱、金額、用途等。登記方式1.手工登記：使用專門的財務票據(jù)登記簿，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行手工登記。2.電子登記：利用財務軟件系統(tǒng)，建立財務票據(jù)電子臺賬，實現(xiàn)財務票據(jù)信息的電子化管理，提高登記效率和準確性。登記內(nèi)容1.基本信息：包括票據(jù)種類、號碼、開票日期、付款人名稱、收款人名稱、金額、用途等。2.領用信息：記錄票據(jù)的領用日期、領用人姓名、部門、領用數(shù)量等。3.使用信息：詳細記錄票據(jù)的使用日期、使用部門、使用項目、對應的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容等。4.核銷信息：在票據(jù)核銷時，登記核銷日期、核銷人姓名、核銷原因等。登記時間1.購入或收到票據(jù)時：應在取得票據(jù)后的一個工作日內(nèi)進行登記，確保票據(jù)信息及時、準確記錄。2.領用票據(jù)時：領用人應在領用票據(jù)的當日進行登記，注明領用情況。3.使用票據(jù)后：使用部門應在票據(jù)使用后的一個工作日內(nèi)將使用情況反饋給財務部門，財務部門及時進行登記。4.票據(jù)核銷時：應在核銷當日進行登記，確保票據(jù)的使用情況得到完整記錄。財務票據(jù)的領用領用申請1.部門申請：各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《財務票據(jù)領用申請表》，注明領用票據(jù)的種類、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人簽字審批后提交給財務部門。2.個人申請：因工作需要個人領用財務票據(jù)的，填寫《財務票據(jù)領用申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門審核，財務部門負責人審批后予以發(fā)放。領用審批1.財務部門審核：財務部門收到《財務票據(jù)領用申請表》后，對領用申請的合理性、必要性進行審核，檢查申請領用的票據(jù)種類、數(shù)量是否與業(yè)務需求相符，用途是否明確。2.領導審批：經(jīng)財務部門審核通過后，報公司領導審批。領導根據(jù)公司財務制度和業(yè)務情況，對領用申請進行最終審批。領用發(fā)放1.發(fā)放原則：根據(jù)審批后的《財務票據(jù)領用申請表》，按照"限量發(fā)放、交舊領新"的原則向領用人發(fā)放財務票據(jù)。2.發(fā)放登記：財務票據(jù)發(fā)放人員在發(fā)放票據(jù)時，應在財務票據(jù)登記簿和電子臺賬上詳細記錄領用人姓名、部門、領用日期、領用票據(jù)種類、號碼、數(shù)量等信息，并由領用人簽字確認。財務票據(jù)的使用使用要求1.嚴格按照規(guī)定用途使用：財務票據(jù)必須按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開、虛開財務票據(jù)。2.如實填寫票據(jù)內(nèi)容：財務票據(jù)的填寫必須真實、準確、完整，字跡清晰，不得涂改、挖補。填寫內(nèi)容包括開票日期、付款人名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、收款人名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計、備注等。3.加蓋財務印章：財務票據(jù)必須加蓋公司財務專用章或發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得模糊、缺漏。使用監(jiān)督1.部門內(nèi)部監(jiān)督：各部門負責人應對本部門財務票據(jù)的使用情況進行監(jiān)督，確保財務票據(jù)按照規(guī)定用途使用，填寫內(nèi)容真實、準確、完整。2.財務部門監(jiān)督：財務部門定期對各部門財務票據(jù)的使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容包括票據(jù)使用的合規(guī)性、填寫的準確性、印章加蓋的完整性等。財務票據(jù)的保管保管要求1.專人專柜保管：設立專門的財務票據(jù)保管專柜，由專人負責保管財務票據(jù)。保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保財務票據(jù)的安全。2.分類存放：財務票據(jù)應按照種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和管理。3.防火防盜防潮：財務票據(jù)保管專柜應具備防火、防盜、防潮等安全設施，確保財務票據(jù)的安全保存。4.定期盤點：財務部門定期對財務票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。盤點內(nèi)容包括票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量等。保管期限1.發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應保存5年。2.收據(jù)：收款收據(jù)和往來收據(jù)的存根聯(lián)應保存5年。3.支票、匯票、本票：相關存根及登記簿應保存5年。保管責任1.保管人員責任：財務票據(jù)保管人員對財務票據(jù)的安全保管負責，如因保管不善導致財務票據(jù)丟失、損壞、被盜等情況，應承擔相應的責任。2.部門負責人責任：各部門負責人對本部門領用的財務票據(jù)的保管情況進行監(jiān)督，如因管理不善導致財務票據(jù)出現(xiàn)問題，應承擔相應的管理責任。財務票據(jù)的核銷核銷申請1.使用部門申請：財務票據(jù)使用完畢后，使用部門應及時整理票據(jù)，并填寫《財務票據(jù)核銷申請表》，注明票據(jù)號碼、開票日期、金額、用途、使用情況等，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給財務部門。2.個人申請：因工作需要個人領用財務票據(jù)的，在票據(jù)使用完畢后，填寫《財務票據(jù)核銷申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門審核，財務部門負責人審批后予以核銷。核銷審核1.財務部門審核：財務部門收到《財務票據(jù)核銷申請表》后，對申請核銷的財務票據(jù)進行審核，檢查票據(jù)的使用情況是否與申請內(nèi)容相符，票據(jù)的填寫是否完整、準確，印章是否加蓋齊全，是否存在違規(guī)使用票據(jù)的情況。2.相關部門核實：對于涉及經(jīng)濟業(yè)務往來的財務票據(jù)，財務部門可根據(jù)需要向相關部門核實業(yè)務的真實性和準確性。核銷處理1.審核通過：經(jīng)審核無誤后，財務部門在財務票據(jù)登記簿和電子臺賬上進行核銷記錄，并將已核銷的財務票據(jù)存檔保管。2.審核不通過：如發(fā)現(xiàn)財務票據(jù)存在問題，財務部門應及時通知使用部門或領用人進行整改，整改完畢后重新提交核銷申請。財務票據(jù)的遺失處理遺失報告1.發(fā)現(xiàn)遺失：財務票據(jù)保管人員或使用人員發(fā)現(xiàn)財務票據(jù)遺失后，應立即向所在部門負責人報告，并在第一時間向財務部門報告。2.書面報告：遺失報告應采用書面形式，詳細說明遺失票據(jù)的種類、號碼、開票日期、金額、用途等信息，以及遺失的時間、地點、經(jīng)過等情況。掛失聲明1.登報掛失：根據(jù)財務票據(jù)的種類和金額，按照國家相關規(guī)定，及時在報紙上刊登掛失聲明，聲明該票據(jù)作廢，以防止他人冒用。2.備案登記：將登報掛失的相關信息進行備案登記，包括報紙名稱、刊登日期、版面等，以備日后查詢。責任追究1.查明原因：公司組織相關人員對財務票據(jù)遺失事件進行調(diào)查，查明遺失原因，確定責任主體。2.責任追究：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對因保管不善或使用不當導致財務票據(jù)遺失的責任人員，按照公司相關規(guī)定進行責任追究，如責令賠償損失、給予紀律處分等。財務票據(jù)的監(jiān)督檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門定期對財務票據(jù)的管理情況進行審計，檢查財務票據(jù)的登記、領用、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.專項審計：根據(jù)公司業(yè)務需要或管理要求，對特定時期或特定業(yè)務的財務票據(jù)管理情況進行專項審計，深入檢查財務票據(jù)管理中存在的問題，提出改進措施和建議。財務部門自查1.日常檢查：財務部門安排專人對財務票據(jù)的管理情況進行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.定期盤點：財務部門定期對財務票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應形成書面報告，報財務部門負責人和公司領導。外部監(jiān)督檢查1.接受稅務機關檢查：積極配