2025未簽訂合同的員工檔案

2025未簽訂合同的員工檔案員工檔案管理合同本合同由以下雙方于年月日在中華人民共和國(guó)省市簽署：甲方（用人單位）：地址：法定代表人：聯(lián)系方式：乙方（員工）：住址：身份號(hào)碼：聯(lián)系方式：鑒于乙方為甲方的員工，但尚未與甲方簽訂正式的勞動(dòng)合同，為規(guī)范乙方員工檔案的管理工作，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，保障乙方的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條員工檔案的范圍1.1乙方的員工檔案包括但不限于以下內(nèi)容：（1）證件復(fù)印件；（2）學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件；（3）專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；（4）聘用合同、勞動(dòng)合同或其他相關(guān)協(xié)議；（5）員工入職登記表；（6）員工考勤記錄；（7）員工績(jī)效考核記錄；（8）員工獎(jiǎng)懲記錄；（9）其他與乙方工作相關(guān)的重要文件。1.2乙方應(yīng)當(dāng)如實(shí)向甲方提供上述檔案資料，并保證所提供資料的真實(shí)性、完整性和合法性。第二條員工檔案的管理2.1甲方負(fù)責(zé)乙方員工檔案的日常管理和維護(hù)工作，確保檔案的安全、完整和有效更新。2.2甲方應(yīng)當(dāng)為乙方建立專(zhuān)門(mén)的檔案存放區(qū)域，并采取必要的防火、防盜、防潮等安全措施，防止檔案損毀或遺失。2.3甲方應(yīng)當(dāng)定期對(duì)乙方的檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.4甲方應(yīng)當(dāng)為乙方提供檔案查詢(xún)服務(wù)，并在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，允許乙方或其授權(quán)代表查閱檔案內(nèi)容。第三條員工檔案的保密義務(wù)3.1甲乙雙方確認(rèn)，乙方的員工檔案屬于乙方的個(gè)人隱私和甲方的商業(yè)秘密，雙方均負(fù)有保密義務(wù)。3.2未經(jīng)乙方書(shū)面同意，甲方不得向任何第三方披露乙方的員工檔案內(nèi)容，但法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。3.3乙方有權(quán)要求甲方采取必要的保密措施，防止檔案內(nèi)容被泄露或?yàn)E用。3.4如因任何一方的原因?qū)е聶n案內(nèi)容泄露，泄露方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。第四條員工檔案的查詢(xún)與使用4.1乙方及其授權(quán)代表有權(quán)在工作時(shí)間內(nèi)查詢(xún)本人的員工檔案。4.2乙方查詢(xún)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前向甲方提出書(shū)面申請(qǐng)，并提供有效證件件。4.3甲方應(yīng)當(dāng)在收到乙方查詢(xún)申請(qǐng)后個(gè)工作日內(nèi)，安排專(zhuān)人陪同乙方查詢(xún)檔案，并提供必要的協(xié)助。4.4乙方查詢(xún)檔案時(shí)，不得擅自修改、刪除或攜帶檔案原件離開(kāi)檔案存放地點(diǎn)。如有需要，乙方可以申請(qǐng)檔案復(fù)印件。4.5甲方在查詢(xún)乙方檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)事先告知乙方查詢(xún)目的，并確保查詢(xún)行為符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。第五條員工檔案的儲(chǔ)存與移交5.1甲方應(yīng)當(dāng)為乙方的員工檔案建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案和紙質(zhì)檔案，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止檔案丟失。5.2甲方應(yīng)當(dāng)妥善保管乙方的檔案，不得擅自銷(xiāo)毀或變更檔案內(nèi)容。5.3如乙方與甲方簽訂正式勞動(dòng)合同或其他書(shū)面協(xié)議，甲方應(yīng)當(dāng)及時(shí)將乙方的檔案納入正式員工檔案管理系統(tǒng)。5.4如乙方與甲方解除勞動(dòng)關(guān)系，甲方應(yīng)當(dāng)在解除勞動(dòng)關(guān)系后日內(nèi)，將乙方的檔案完整移交給乙方或其指定的第三方（如新的用人單位）。5.5檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)當(dāng)共同清點(diǎn)檔案內(nèi)容，并簽署檔案移交清單，確保檔案完整性。第六條雙方的權(quán)利與義務(wù)6.1甲方的權(quán)利：（1）甲方有權(quán)要求乙方提供真實(shí)、完整的檔案資料；（2）甲方有權(quán)對(duì)乙方的檔案進(jìn)行日常管理和維護(hù)；（3）甲方有權(quán)拒絕乙方提出的不合理檔案查詢(xún)或使用需求。6.2甲方的義務(wù)：（1）甲方應(yīng)當(dāng)依法為乙方的檔案保密；（2）甲方應(yīng)當(dāng)為乙方提供檔案查詢(xún)和使用服務(wù)；（3）甲方應(yīng)當(dāng)妥善保管乙方的檔案，并在勞動(dòng)關(guān)系解除后及時(shí)移交檔案。6.3乙方的權(quán)利：（1）乙方有權(quán)要求甲方為其建立和保管員工檔案；（2）乙方有權(quán)查詢(xún)本人的員工檔案內(nèi)容；（3）乙方有權(quán)要求甲方為其提供檔案復(fù)印件或檔案移交服務(wù)。6.4乙方的義務(wù)：（1）乙方應(yīng)當(dāng)向甲方提供真實(shí)、完整的檔案資料；（2）乙方應(yīng)當(dāng)配合甲方進(jìn)行檔案查詢(xún)和管理；（3）乙方應(yīng)當(dāng)遵守甲方的檔案管理制度，不得擅自修改或泄露檔案內(nèi)容。第七條違約責(zé)任7.1如甲方未按照本合同約定為乙方建立和保管員工檔案，導(dǎo)致乙方合法權(quán)益受到損害的，甲方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。7.2如乙方未按照本合同約定提供真實(shí)、完整的檔案資料，或者擅自修改、泄露檔案內(nèi)容的，乙方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。7.3如因任何一方的原因?qū)е聶n案丟失或毀損的，責(zé)任方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)或賠償責(zé)任。第八條爭(zhēng)議解決8.1本合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)當(dāng)通過(guò)友好協(xié)商解決。8.2協(xié)商不成的，任何一方均可向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第九條其他條款9.1本合同未盡事宜，雙方可以另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。9.2本合同自雙方簽字或蓋章之日起生效，至乙方與甲方簽訂正式勞動(dòng)合同或其他書(shū)面協(xié)議之日終止。9.3本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)份，