常用的采購(gòu)流程和模板

PAGE196PAGE非常實(shí)用的采購(gòu)知識(shí)1、供應(yīng)商管理流程圖供應(yīng)商主管相關(guān)部門人員供應(yīng)商主管相關(guān)部門人員總經(jīng)理采購(gòu)部經(jīng)理供應(yīng)商開始采購(gòu)計(jì)劃供應(yīng)商調(diào)查②供應(yīng)商初審評(píng)價(jià)意見③供應(yīng)商產(chǎn)品批準(zhǔn)①制定供應(yīng)商管理制度審批審批⑦簽訂合同簽訂合同⑨考核供應(yīng)商反饋意見編制供應(yīng)商管理報(bào)告審核改進(jìn)措施⑧監(jiān)督供應(yīng)商結(jié)束審批溝通⑩存檔備案⑤篩選供應(yīng)商提供樣品④現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審審批⑥合格供應(yīng)商名單現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審接待供應(yīng)商管理流程說明表：任務(wù)概要供應(yīng)商管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說明①供應(yīng)商主管制定《供應(yīng)商管理制度》，明確相關(guān)事項(xiàng)②采購(gòu)部經(jīng)理組織人員按《供應(yīng)商初審流程》開展供應(yīng)商的初審工作，并將初審結(jié)果報(bào)總經(jīng)理審批③收到供應(yīng)商提供的樣品后，采購(gòu)部經(jīng)理組織人員按《供應(yīng)商產(chǎn)品批準(zhǔn)流程》開展供應(yīng)商產(chǎn)品批準(zhǔn)工作，并將其結(jié)果報(bào)總經(jīng)理審核、審批④采購(gòu)部經(jīng)理組織人員按《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審流程》開展供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作，并將其結(jié)果報(bào)總經(jīng)理審核、審批⑤采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選出合格的供應(yīng)商⑥采購(gòu)部經(jīng)理經(jīng)過對(duì)供應(yīng)商的篩選，形成合格供應(yīng)商的名單⑦在選定供應(yīng)商之后，采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)商品要求、供應(yīng)商情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)制度及方針等擬定《采購(gòu)合同》，并與供應(yīng)商簽訂正式《采購(gòu)合同》⑧供應(yīng)商主管應(yīng)定期會(huì)同相關(guān)部門及人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督管理，并對(duì)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)溝通與協(xié)調(diào)⑨各相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商情況反饋到供應(yīng)商主管，供應(yīng)商主管定期或不定期對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行考評(píng)評(píng)級(jí)，并將其結(jié)果報(bào)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批⑩供應(yīng)商主管安排相關(guān)人員及時(shí)整理供應(yīng)商檔案，并將供應(yīng)商最新信息錄入供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)2、供應(yīng)商調(diào)查表編號(hào)：日期：年月日供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱調(diào)查時(shí)間第幾次調(diào)查調(diào)查評(píng)核項(xiàng)目得分評(píng)分說明調(diào)查評(píng)核者備注價(jià)格評(píng)核1．原料價(jià)格2．加工費(fèi)用3．估價(jià)方法4．付款方式技術(shù)評(píng)核1．技術(shù)水準(zhǔn)2．資料管理3．設(shè)備狀況4．工藝流程5．作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量評(píng)核1．質(zhì)量管理部組織體系2．品質(zhì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)3．檢驗(yàn)方法記錄4．糾正預(yù)防措施生產(chǎn)管理評(píng)核1．生產(chǎn)計(jì)劃體系2．交期控制能力3．進(jìn)度控制能力4．異常排除能力合計(jì)3、供應(yīng)商基本資料表公司名稱公司地址郵編聯(lián)系電話傳真主要負(fù)責(zé)人公司網(wǎng)址業(yè)務(wù)聯(lián)系人電子郵件公司概況注冊(cè)資本占地面積成立日期營(yíng)業(yè)額銀行信用狀況設(shè)備狀況人力資源狀況主要產(chǎn)品及服務(wù)主要生產(chǎn)設(shè)備主要生產(chǎn)工藝主要試驗(yàn)設(shè)備主要檢測(cè)設(shè)備生產(chǎn)能力月供貨能力正常交付周期主要客戶簡(jiǎn)介客戶群體所提供的產(chǎn)品占生產(chǎn)的比例其他事項(xiàng)供應(yīng)商編號(hào)：填寫日期：年月日名稱地址法人聯(lián)系人電話傳真E-mail網(wǎng)址公司概況資本額萬元機(jī)器設(shè)備名稱臺(tái)數(shù)廠牌規(guī)格購(gòu)入時(shí)間購(gòu)入成本性能建廠登記日期年月日營(yíng)業(yè)執(zhí)照往來銀行開始往來時(shí)間停止往來時(shí)間所屬協(xié)會(huì)團(tuán)體協(xié)力工廠數(shù)協(xié)力工廠利用率平均月營(yíng)業(yè)額材料來源材料名稱供應(yīng)商備注員工職能人數(shù)干部數(shù)員工數(shù)大學(xué)高中以上平均月薪主要產(chǎn)品名稱比例名稱比例主要客戶名稱比例名稱比例確認(rèn)：審核：填表：4、采購(gòu)詢價(jià)記錄表采購(gòu)計(jì)劃單工作號(hào)詢價(jià)單工作號(hào)申請(qǐng)采購(gòu)商品序號(hào)供應(yīng)商電話供應(yīng)商報(bào)價(jià)（單位：元）備注出廠價(jià)批發(fā)價(jià)零售價(jià)平均價(jià)詢價(jià)員詢價(jià)員員工號(hào)詢價(jià)日期年月日5、詢價(jià)結(jié)果一覽表（）購(gòu)字第號(hào)填寫日期：年月日請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)材料編號(hào)規(guī)格說明單位數(shù)量說明1．報(bào)價(jià)須知（1）交貨期限□需于年月日以前交清□訂購(gòu)后天內(nèi)交清（2）交貨地點(diǎn)（3）付款辦法□交貨驗(yàn)收合格后付款□試車檢驗(yàn)合格后付款（4）訂購(gòu)方法□分項(xiàng)訂購(gòu)□總金額為準(zhǔn)2．報(bào)價(jià)期限（1）請(qǐng)于年月日時(shí)以前予以報(bào)價(jià)6、比價(jià)議價(jià)記錄表項(xiàng)目供應(yīng)商簡(jiǎn)稱原詢單價(jià)貨幣類別議價(jià)后單價(jià)議價(jià)后總價(jià)付款條件價(jià)格條件交貨日期交運(yùn)方式采購(gòu)擬購(gòu)方式天數(shù)料號(hào)品名規(guī)格數(shù)量單位核準(zhǔn)檢核承辦單位主管承辦人備注7、采購(gòu)談判管理流程圖采購(gòu)合同主管合同管理專員采購(gòu)合同主管合同管理專員供應(yīng)商采購(gòu)部經(jīng)理開始①確定采購(gòu)談判目標(biāo)收集采購(gòu)談判信息談判信息分析②初步確定談判項(xiàng)目審核審批③收集供應(yīng)商信息④議價(jià)分析⑤分析談判優(yōu)劣勢(shì)⑥制定談判方案審核審批⑦組織實(shí)施談判參與執(zhí)行談判協(xié)議形成談判協(xié)議匯總談判資料結(jié)束采購(gòu)談判流程說明表：任務(wù)概要采購(gòu)談判節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說明①由于采購(gòu)談判具有不確定性，因此，在確定采購(gòu)談判目標(biāo)時(shí)，應(yīng)確立不同層次的目標(biāo)，包括最高目標(biāo)、中等目標(biāo)和底線目標(biāo)②采購(gòu)談判項(xiàng)目是對(duì)談判內(nèi)容予以確定，包括物料品質(zhì)、包裝、價(jià)格、數(shù)量、折扣、付款條件以及交貨期等③收集供應(yīng)商的信息，包括了解供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)狀況、商業(yè)信譽(yù)、供貨成本以及供應(yīng)商的價(jià)格底線等內(nèi)容④議價(jià)分析，主要是通過專業(yè)人員對(duì)價(jià)格進(jìn)行成本分析，確立議價(jià)的底線⑤談判的優(yōu)劣勢(shì)包括公司在采購(gòu)談判中需要把握的談判的資本和不足，優(yōu)劣勢(shì)一般通過對(duì)比來體現(xiàn)，如采購(gòu)量的大小、采購(gòu)的連續(xù)性、供應(yīng)商供貨期的長(zhǎng)短、所供貨物差異性的大小以及公司的實(shí)力和供貨商的實(shí)力等⑥合同管理專員根據(jù)前期掌握的信息，制定詳細(xì)的采購(gòu)談判方案，方案的內(nèi)容包括談判目標(biāo)、談判議程、參加人員以及談判策略等⑦采購(gòu)部經(jīng)理組織相關(guān)人員同供應(yīng)商進(jìn)行談判，采購(gòu)部經(jīng)理在權(quán)限范圍內(nèi)有一定的決策權(quán)，可以對(duì)談判過程進(jìn)行控制，靈活做作出決定8、采購(gòu)談判計(jì)劃表談判目標(biāo)談判議程談判議題參加人員談判策略最優(yōu)目標(biāo)預(yù)期目標(biāo)底線目標(biāo)實(shí)施策略備選策略9、合同談判記錄表記錄人：記錄時(shí)間：年月日供貨方談判時(shí)間供貨時(shí)間談判地點(diǎn)采購(gòu)產(chǎn)品名稱數(shù)量產(chǎn)品規(guī)格和型號(hào)目標(biāo)價(jià)格技術(shù)要求質(zhì)量要求談判內(nèi)容描述（內(nèi)容較多可以附表）談判主要爭(zhēng)議點(diǎn)談判結(jié)果談判參加人員簽字：日期：年月日主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：年月日10、合同信息統(tǒng)計(jì)表登記日期：登記人：序號(hào)合同編號(hào)合同內(nèi)容供應(yīng)單位合同數(shù)量合同單價(jià)合同總額采購(gòu)形式聯(lián)系人及聯(lián)系方式1234審核人：審批人：11、采購(gòu)?fù)素浌芾砹鞒虉D否開始否開始采購(gòu)部經(jīng)理供應(yīng)商結(jié)束采購(gòu)專員①編制貨物采購(gòu)?fù)素浌芾碇贫瓤偨?jīng)理審核審批具體執(zhí)行貨物采購(gòu)實(shí)施是否按時(shí)發(fā)貨②接貨清點(diǎn)，組織質(zhì)量檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)問題是③提出解決方案審核審批④開退貨單，要求賠償核對(duì)信息賠償，取回貨物⑤開具退貨單，要求調(diào)貨賠償重新采購(gòu)或替代品采購(gòu)核對(duì)信息賠償，取回貨物重新發(fā)貨收貨驗(yàn)收采購(gòu)?fù)素浌芾砹鞒陶f明表：任務(wù)概要退貨處理管理流程節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說明①采購(gòu)專員依據(jù)企業(yè)的相關(guān)規(guī)定、經(jīng)常采購(gòu)貨物的性質(zhì)、特點(diǎn)及常見的供應(yīng)商供貨問題等編制貨物采購(gòu)?fù)素浌芾碇贫?，上?bào)采購(gòu)部經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批后貫徹執(zhí)行②采購(gòu)專員根據(jù)各相關(guān)部門生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的需要，進(jìn)行采購(gòu)工作。若供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨，到貨后采購(gòu)部進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，數(shù)量無誤后組織相關(guān)部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)③若檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，采購(gòu)專員提出具體解決方案上報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批；若供應(yīng)商不能及時(shí)發(fā)貨，按照合同規(guī)定，采購(gòu)專員亦應(yīng)視具體情況及時(shí)提出解決辦法，以免影響企業(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)