檔案管理流程及制度匯編

檔案管理流程編制日期審核日期日期日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項(xiàng)目檔案管理。學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。各職能部門負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知人事行政部；向人事行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料；運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)管理質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄。各部門經(jīng)理4.3.1批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。人事行政部分管副總/常務(wù)副總4.4.1負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序檔案資料的收集各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。各部門文件資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。歸檔范圍及移交時間（見附表一）檔案資料的標(biāo)識人事行政部行政兼檔案管理員及各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。檔案室檔案借閱借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。絕密類：絕密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。機(jī)密類：機(jī)密檔案需經(jīng)人事行政部分管領(lǐng)導(dǎo)及常務(wù)副總批準(zhǔn)。普通類：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需其他部門經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；外單位摘抄檔案的（絕密、機(jī)密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由人事行政部經(jīng)理和行政兼檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細(xì)則檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；公司項(xiàng)目建設(shè)全程檔案；員工外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；財務(wù)檔案資料；各種實(shí)物檔案；質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料;其他具有利用和保存價值的文件資料。檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。檔案資料的歸檔主體人事行政部負(fù)責(zé)公司服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份和歸檔，指導(dǎo)公司其他部門的電子聲像的歸檔管理。各部門及高層管理人員負(fù)責(zé)各自日常工作中形成的檔案資料的歸檔和管理。運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)公司重大活動聲像檔案的制作，承辦部門負(fù)責(zé)聲像檔案的歸檔。承辦部門負(fù)責(zé)承辦工作或會議的材料、紀(jì)要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔。承辦部門負(fù)責(zé)搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。員工外出公務(wù)活動的檔案資料歸檔的主體為員工。其他檔案歸檔和保管主體參見“各部門檔案歸檔范圍和保管期限表”（附件一）。檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交檔案室；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，人事行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會及股東會紀(jì)錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。檔案交接部門內(nèi)檔案交接員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實(shí)無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，公司檔案管理員見證。檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號是否與清單相符：正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補(bǔ)齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。檔案保管建檔立卷檔案分類檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按項(xiàng)目或業(yè)務(wù)、部門分類。檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。案件編號檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”（待編），將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。案卷編號新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。檔案整理歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。文件整理的原則中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。檔卷清理檔案管理人員應(yīng)隨時維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。安全措施科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險鎖。嚴(yán)禁在檔案室吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進(jìn)行搶救。檔案人員外出時，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。嚴(yán)格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。檔案利用檔案開發(fā)公司檔案管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時在公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。部門檔案管理人員負(fù)責(zé)編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時在部門內(nèi)部共享該目錄，調(diào)用審批各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、人事行政部批準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項(xiàng)檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。在檔案室當(dāng)場調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案歸還時，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)。調(diào)卷/借閱管理“調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案員負(fù)責(zé)處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如調(diào)卷人員未按時歸還，檔案管理員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調(diào)卷人限期歸還。調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章，嚴(yán)防公司商業(yè)機(jī)密外泄。各部門可提前向人事行政部發(fā)出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續(xù)。檔案的銷毀任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須按《保密管理制度》規(guī)定的程序確認(rèn)無誤后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清冊，由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。罰款各級檔案管理員未認(rèn)真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，人事行政部給予責(zé)任人通報批評一次。經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，人事行政部給予責(zé)任人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人200元/次。部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負(fù)責(zé)人通報批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人各500元。檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次，并各扣罰300－1000元。附則本辦法由公司人事行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度行業(yè)規(guī)范、政策法規(guī)、管理與技術(shù)等工具資料的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由人事行政部統(tǒng)一訂購。期刊、雜志等的訂閱，由人事行政部匯總各部門征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購。購回的圖書等資料由人事行政部專人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。期刊、雜志等圖書資料由人事行政部安排專人管理，用完收存。工具類圖書資料可長期借閱；其它類的圖書資料借用期不得超過一個月，如需續(xù)用的，應(yīng)補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。員工離開本公司時，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。支持性文件無相關(guān)記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案借閱審批單》附件附件一、各部門檔案歸檔范圍附件二、建設(shè)項(xiàng)目報批報建文件目錄附件三、檔案移交清單表附件四、受控文件清單表附件五、歸檔案卷目錄附件六、檔案催還單附件七、檔案調(diào)用單附件八、歸檔文件目錄文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:序號合同編號合同標(biāo)題本部門經(jīng)理確認(rèn)需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號:編號：序號圖號及文件編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)壹份。檔案借閱審批單記錄編號:日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理分管副總?cè)耸滦姓糠止芨笨偲渌块T經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注附件三檔案移交清單表移交性質(zhì)

離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度

檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日附件四受控文件清單文件編號文件名稱發(fā)行日期最新版號發(fā)放部門舊版收回記錄附件五歸檔案卷目錄卷宗號： 目錄號： 部門：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注附件六閱檔催還單同志：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于月日前送還。檔案室年月日檔號文號名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊附件七檔案調(diào)用單檔案名稱文號調(diào)閱部門擬借日期年月日調(diào)閱用途部門負(fù)責(zé)人人事行政部檔號及件數(shù)還卷日期年月日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：1.公司秘密級及以上文件經(jīng)總經(jīng)理審批后方可調(diào)用。2.此表單由經(jīng)辦人調(diào)檔人填寫，檔案管理員歸檔保存。附件八歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案資料管理制度起草與發(fā)布本標(biāo)準(zhǔn)由公司工程部提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：本標(biāo)準(zhǔn)審核人：本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：本標(biāo)準(zhǔn)于年月日首次發(fā)布。目的本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司形成的各類檔案，包括：工程檔案、物資采購檔案、商務(wù)合同檔案、會計檔案、電子檔案、人事檔案、實(shí)物檔案等的管理標(biāo)準(zhǔn)。適用范圍適用于公司總部及項(xiàng)目部檔案資料的管理。管理職責(zé)工程部負(fù)責(zé)組織對項(xiàng)目部工程檔案的形成、整理、移交工作進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)對歸檔的資料進(jìn)行編目、錄入、貯存。負(fù)責(zé)檔案室管理，做好檔案的借閱和利用工作。綜合部負(fù)責(zé)行政公文、函件的收發(fā)記錄、資料歸檔管理。負(fù)責(zé)公司資質(zhì)證照的和管理和歸檔。負(fù)責(zé)辦公類固定資產(chǎn)資料的管理、整理、移交存檔。負(fù)責(zé)人事檔案的管理、整理、移交存檔。商務(wù)部負(fù)責(zé)商務(wù)資料的管理、整理、移交存檔。負(fù)責(zé)商務(wù)函件的收發(fā)記錄、資料歸檔管理。物資部負(fù)責(zé)物資采購資料的管理、整理、移交存檔。負(fù)責(zé)物資采購函件的收發(fā)記錄、資料歸檔管理。負(fù)責(zé)公司工程設(shè)備、工器具檔案資料管理、整理、移交存檔。財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案的管理和歸檔。管理內(nèi)容工程檔案4.1.1歸檔的工程文件宜為原件。4.1.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程要求。4.1.3工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。4.1.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。4.1.5工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件。4.1.6所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。4.1.6.1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。4.1.6.2竣工圖章示例如下圖：4.1.6.3竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。4.1.6.4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。4.1.6.5利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制峻工圖。4.1.6.6不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標(biāo)欄露在外面。4.1.7工程文件的立卷4.1.7.1立卷可采用如下方法：工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件和影像資料等；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。4.1.7.2立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不超過30mm.案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。4.1.7.3卷內(nèi)文件的排列文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與記錄不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、記錄在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。4.1.7.4案卷的編目編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。4.1.7.5卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附表的要求。序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。4.1.7.6案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面印刷在卷盒的正表面，同時采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附表的要求。案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。檔號應(yīng)由分類號、項(xiàng)目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。4.1.7.7案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。4.1.7.8案卷裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。案卷裝具一般采用卷盒形式。卷盒的外表尺寸為310mm×220mm,厚度為30mm。內(nèi)封面采用牛皮紙板封面。卷盒及內(nèi)封面應(yīng)采用無酸紙制作。案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。4.1.8工程竣工文件的歸檔4.1.8.1在工程竣工驗(yàn)收前，將形成的有關(guān)工程檔案報建設(shè)單位歸檔。4.1.8.2工程檔案資料至少編制三套，兩套（其中一套為正版原件）移交給業(yè)主單位，一套報送公司檔案室歸檔。4.1.8.3移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字（蓋章）后方可交接。文書檔案歸檔原則凡本公司各部門、單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料均需歸檔。如會議文件、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、收文、發(fā)文等。由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)整理，并按規(guī)定向檔案室移交。歸檔要求凡屬歸檔范圍的文件材料，文件形成單位的兼職檔案員均應(yīng)作初步的分類整理，并保證文件材料的齊全、系統(tǒng)和完整。歸檔的文件材料必須是碳素、藍(lán)黑墨水書寫的原件或打印件。凡不符合歸檔要求的，檔案人員有權(quán)拒收，并督促其完善后再歸檔。歸檔時間辦理完畢的文件材料，要求于次年二月底前移交給公司檔案室。歸檔手續(xù)歸檔時，移交人要填寫“檔案資料移交清單”，接收人詳細(xì)清點(diǎn)，認(rèn)真核對，準(zhǔn)確無誤后在移交清單上簽字。歸檔范圍及保管期限凡本單位形成的、具有查考利用價值的文書檔案材料，均應(yīng)按規(guī)定歸檔。詳見“文書檔案歸檔范圍及保管期限表”。會計檔案歸檔原則會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映我公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料的證據(jù)，具有十分重要的經(jīng)濟(jì)價值的和證據(jù)作用。公司所形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理、保管。電子檔案各單位、部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體（移動硬盤和光盤）上。歸檔電子文件以部門或項(xiàng)目為單位整理。電子檔案編號規(guī)則文書類電子檔案：“年度—盤號（小流水）”方式進(jìn)行編號；工程類電子檔案；工程代碼—盤號（小流水）人事檔案收集范圍在人事管理工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。考核、考察、鑒定材料。學(xué)歷、學(xué)位及相關(guān)材料，專業(yè)技術(shù)職稱評定相關(guān)材料，創(chuàng)造發(fā)明科研成果相關(guān)材料。黨團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料。表彰獎勵材料處分材料（包括復(fù)查材料，免于處分的處理意見）。錄用、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、等材料。干部任免、調(diào)動材料。錄用定級、辭職辭退、退休材料。健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料。個人勞動合同。檔案借閱借閱檔案時，必須填寫“文件借閱登記表”，注明借閱單位及期限。外來單位借閱檔案時，應(yīng)持單位介紹信，寫明借閱范圍及用途，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。借閱的檔案不得私自拆、散、涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制、違者嚴(yán)肅處理，需摘錄、復(fù)印時，應(yīng)經(jīng)檔案員同意后方可進(jìn)行。重要的證件，一律不準(zhǔn)借出檔案室。若有特殊情況，則應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。檔案庫房管理庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆品及食物，嚴(yán)禁吸煙，做好防盜、防火、防潮、防光、防蟲、防磁、防污染工作。庫房內(nèi)消防器材要定期檢查，經(jīng)常保持完好。保持庫房清潔衛(wèi)生和通風(fēng)良好。非本室工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫房和私人會客，工作人員下班前要檢查門窗是否關(guān)好及電源是否切斷等。工作人員對新增加和借出的檔案要進(jìn)行必要的加工整理和清點(diǎn)核對，及時入庫。工作人員工作變動時，要由檔案主管負(fù)責(zé)監(jiān)督、交接雙方認(rèn)真清點(diǎn)核對，及時辦理交接手續(xù)。檔案歸檔范圍及保管期限表序號文件材料歸檔范圍文件產(chǎn)生部門文件主管部門歸檔日期保管期限備注一、固定資產(chǎn)檔案1.1工程機(jī)械及工器具1.1.1工程機(jī)械及工器具臺帳、調(diào)配單物資部物資部1年移交一次長期1.1.2工程機(jī)械隨機(jī)文件：設(shè)備圖冊和說明書、設(shè)備合格證、裝箱單和配件目錄、設(shè)備安裝規(guī)程等物資部物資部即歸長期1.2辦公類固定資產(chǎn)（含車輛）1.2.1辦公類固定資產(chǎn)（含車輛）管理臺帳、調(diào)配單綜合部綜合部1年移交一次長期1.2.2隨機(jī)文件：說明書、發(fā)票（復(fù)印件）、保修卡、登記證等綜合部綜合部即歸長期二、工程檔案2.1工程前期文件2.1.1招標(biāo)文件、招標(biāo)文件評審、投標(biāo)工作計劃、投標(biāo)書、投標(biāo)書評審商務(wù)部商務(wù)部一年移交一次長期2.1.2中標(biāo)通知書、合同（正本）商務(wù)部商務(wù)部永久掃描后歸檔2.1.3施工組織總設(shè)計工程部工程部長期2.1.4工程總開工報告項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2施工過程文件2.2.1工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.2施工組織設(shè)計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術(shù)及安全措施文件，施工工藝文件項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.4建筑材料試驗(yàn)報告項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.5設(shè)計變更通知、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.6施工定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)、基準(zhǔn)線、控制點(diǎn)等）測量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.7土（巖）試驗(yàn)報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖、樁基工程記錄、地基驗(yàn)槽記錄項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.8施工日記、大事記項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.9隱蔽工程驗(yàn)收記錄項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.10各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄，事故處理報告項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.11系統(tǒng)調(diào)試、整定記錄項(xiàng)目部2.2.12絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄2.2.13材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗(yàn)記錄，施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評定、事故處理報告項(xiàng)目部2.2.14操作、聯(lián)動試驗(yàn)項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.15電氣裝置交接記錄項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.16中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評定項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.17工程質(zhì)量檢查、評定項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.2.18交工驗(yàn)收記錄證明項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.3設(shè)備、材料采購出廠質(zhì)量合格證明、送貨單項(xiàng)目部長期2.4工程后期文件2.4.1電力質(zhì)量監(jiān)督中心站質(zhì)量監(jiān)督檢查報告項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.2工程竣工驗(yàn)收申請表（原件）項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.3并網(wǎng)驗(yàn)收報告、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報告（原件）、工程審計報告項(xiàng)目部永久掃描后歸檔2.4.4業(yè)主方管理性文件項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.5工程竣工圖（藍(lán)圖）、二次設(shè)計圖紙項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.6設(shè)備圖項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.7竣工資料移交簽證書（原件）項(xiàng)目部項(xiàng)目部永久2.4.8工程技術(shù)總結(jié)、工程總結(jié)、工程大事記項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.9工程現(xiàn)場圖片（項(xiàng)目全景、精品工藝、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要節(jié)點(diǎn)、有關(guān)設(shè)計變更、簽證的隱蔽工程）項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期無壓縮文件2.4.10獲得市、省、部級榮譽(yù)證書、標(biāo)牌、錦旗項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期2.4.11竣工資料電子版項(xiàng)目部項(xiàng)目部長期三、文書及其它檔案3.1綜合部3.1.1公司重要會議文件材料綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.2公司工作計劃、總結(jié)綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.3年度公司大事記綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.4新增、修訂、修改的公司企業(yè)管理制度（手簽版原件）綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.5各基層單位上報的年度工作總結(jié)綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.6文秘、機(jī)要、保密工作材料綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.7企業(yè)管理創(chuàng)新獲獎材料綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.8公司收、發(fā)文綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.9公司與外單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)議書等文件材料綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.10公司內(nèi)部出版物綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.11公司上報的各種材料綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.12人事檔案：員工簡歷、轉(zhuǎn)正評價、勞動合同、辭職（退）記錄，身份證、學(xué)歷證復(fù)印件，彩色照片等綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.13公司職工花名冊綜合部綜合部1年移交一次永久3.1.1