《2025貿(mào)易公司電子合同管理操作指南》

《2025貿(mào)易公司電子合同管理操作指南》第一章總則第一條為規(guī)范電子合同管理，確保合同的合法性和有效性，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本操作指南。第二條本指南適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)在電子合同的簽訂、履行、變更、解除及歸檔等環(huán)節(jié)的管理。第三條電子合同是指通過數(shù)據(jù)電文形式訂立的，以電子簽名代替handwrittensignature的合同。電子合同與書面合同具有同等法律效力。第四條電子合同管理應(yīng)遵循合法性、規(guī)范性、保密性和高效性的原則，確保合同內(nèi)容真實(shí)、完整、有效。第二章合同簽訂第五條簽訂電子合同前，需對(duì)合同相對(duì)方的資質(zhì)、信用狀況及履約能力進(jìn)行審查，確保其具備簽訂合同的主體資格。第六條合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下條款：合同編號(hào)：；合同名稱：；簽訂地點(diǎn)：；合同雙方的名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格；合同履行方式、時(shí)間、地點(diǎn)；雙方的權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式；合同生效條件及時(shí)間；其他約定事項(xiàng)。第七條合同內(nèi)容需經(jīng)過公司相關(guān)部門審核，確保條款合法、完整，符合公司利益。第八條電子合同的簽訂需通過公司指定的電子合同簽訂平臺(tái)進(jìn)行，平臺(tái)應(yīng)具備可靠的身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密及防篡改功能。第九條簽訂電子合雙方需使用符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方電子簽名服務(wù)，確保簽名的真實(shí)性和法律效力。第三章合同履行第十條合同履行過程中，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的時(shí)間、方式履行各自的義務(wù)。第十一條合同履行情況應(yīng)由公司相關(guān)部門進(jìn)行跟蹤記錄，確保合同按期履行，并及時(shí)處理履行過程中出現(xiàn)的問題。第十二條在合同履行過程中，如遇不可抗力或其他正當(dāng)事由導(dǎo)致無(wú)法履行合同義務(wù)的，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。第十三條合同履行完畢后，相關(guān)履行記錄應(yīng)存檔備查，保存期限不得少于年。第四章合同變更與解除第十四條因客觀情況變化需要變更或解除合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。第十五條變更或解除合同的補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)部門審核，并報(bào)公司備案。第十六條變更或解除合同的補(bǔ)充協(xié)議需通過電子合同簽訂平臺(tái)進(jìn)行，確保變更內(nèi)容的合法性和有效性。第五章合同歸檔與信息管理第十七條電子合同簽訂完成后，合同文本及相關(guān)簽署信息應(yīng)由公司指定部門統(tǒng)一歸檔管理。第十八條歸檔的電子合同應(yīng)采取加密存儲(chǔ)或其他安全措施，防止合同信息泄露或篡改。第十九條合同歸檔內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方信息、合同內(nèi)容、簽署時(shí)間、電子簽名信息等。第二十條公司應(yīng)建立電子合同信息查詢和復(fù)制機(jī)制，為合同相關(guān)方提供必要的信息查詢和復(fù)制服務(wù)。第二十一條電子合同的保存期限不得少于年，除非另有法律規(guī)定或雙方另行約定。第六章合同管理責(zé)任第二十二條公司相關(guān)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子合同的管理，確保合同管理工作的規(guī)范性和有效性。第二十三條合同管理人員應(yīng)定期對(duì)電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。第二十四條合同管理人員應(yīng)接受相關(guān)法律法規(guī)及合同管理技能培訓(xùn)，提升合同管理水平。第七章違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決第二十五條雙方未按合同約定履行義務(wù)的，需依法承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。第二十六條因合同履行產(chǎn)生爭(zhēng)議的，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可向人民法院提起訴訟。第二十七條爭(zhēng)議解決過程中，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同義務(wù)，除非爭(zhēng)議的解決需要停止履行合同。第八章補(bǔ)充條款第二十八條本指南未盡事宜，雙方可根據(jù)實(shí)際情況另行約定，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。第二十九條本指南自發(fā)布之日起施行，解釋權(quán)歸公司法律事務(wù)部所有。第九章簽署合同簽署方：簽署時(shí)間：年月日合同簽署方：