文書管理制度規(guī)范樣本

文書管理要求

□總則

第一條目標(biāo)

為使文書管理制度化，以促進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定

本規(guī)則。

第二條范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各企業(yè)（含

事業(yè)部、業(yè)務(wù)實(shí)施部門）和外界來往文書（包含電報(bào)）及關(guān)系企業(yè)（含

企業(yè)內(nèi)容）各部門間來往文書（包含簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔全部

過程之辦理和控制。

□承接部門

第三條總收發(fā)部門

總企業(yè)各部門和外界來往文書收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一

辦理，各企業(yè)（工廠）所在地總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)

部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條管理部門

（一）總管理處各部、室、中心及各企業(yè)以企業(yè)名義和外界來、

往文書，以各企業(yè)總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工

務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部匚文書，得以各該業(yè)務(wù)部門

最高主管部門為管理部門。

（-）各企業(yè)（工廠）所在地和外界來往屬地域性文書，以其所在

地之經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門）為管理部門。

（三）關(guān)系企業(yè)各企業(yè)、部門間來往文書標(biāo)準(zhǔn)上以廠、處、部、

室以上部門為管理部門。

（四）管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書核稿及收發(fā)、拆封、登

記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按要求處

理者，管理部門不得受理。

第五條主辦及會(huì)辦部門

（-）文書內(nèi)容所包含業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書主辦部門，如有

包含其它部門時(shí)，其它部門則為該項(xiàng)文書會(huì)辦部門。

（二）本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送主辦、會(huì)辦及提供部門以下

表

資料報(bào)送對(duì)象主辦部門提供部門備注

一、金融機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門各各企業(yè)會(huì)計(jì)法律事

二、主管機(jī)構(gòu)企業(yè)會(huì)計(jì)處處（科）各務(wù)室法律事

（一）稅務(wù)主管（科）法律事企業(yè)會(huì)計(jì)處務(wù)室財(cái)務(wù)部如

機(jī)構(gòu)（二）商務(wù)室各企業(yè)（科）各企公布資料包含

業(yè)及證券主管總經(jīng)理或獨(dú)立業(yè)會(huì)計(jì)處企業(yè)業(yè)務(wù)政策

機(jī)構(gòu)（三）工廠區(qū)之管理部（科）各企事項(xiàng)應(yīng)后始得

廠主管機(jī)構(gòu)門資材部秘業(yè)會(huì)計(jì)處向外宣告。

（四）外匯貿(mào)易書室營業(yè)部（科）及技（一）務(wù)求文

主管機(jī)構(gòu)三、門各企業(yè)總術(shù)、工務(wù)部門字簡明，設(shè)計(jì)

報(bào)界（新聞）資經(jīng)理室（統(tǒng)一各企業(yè)會(huì)計(jì)新奇，方便作

料四、業(yè)務(wù)往格式由各企業(yè)處（科）各為企業(yè)宣傳之

業(yè)用戶（業(yè)務(wù)上會(huì)商決定，如企業(yè)總經(jīng)理輔助工具。

需要及推廣產(chǎn)以企業(yè)體為室由營業(yè)部（-）編印前

品宣傳資）五、主，則由各企門委請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)

股東及通常性業(yè)總經(jīng)理室提編制各企業(yè)

用戶（編制各企供資料并由總及總管理處

業(yè)或關(guān)系企業(yè)管理處總經(jīng)理相關(guān)部門

體年報(bào)）營業(yè)部室匯編）

門

□行文

第六條行文類別

（一）函：公布規(guī)章或臨時(shí)性要求及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)行號(hào)、私

人或關(guān)系企業(yè)各企業(yè)間及企業(yè)內(nèi)各部門間行文使用。

（二）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣告時(shí)使用。

①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等行文。

②對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)行文。

③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)行文。

④總管理處各部、室、中心代表各企業(yè)對(duì)外行文（但本款第六

項(xiàng)另有要求者從其要求）。

4.以企業(yè)名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章：

對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外公家機(jī)構(gòu)或公營企業(yè)、法人團(tuán)體行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章要求核決權(quán)限或授權(quán)范圍

內(nèi)對(duì)用戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章：

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章要求核決權(quán)限或授權(quán)范圍

內(nèi)對(duì)用戶、廠商行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對(duì)廠商行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)

公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人行文。

7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)名義、署名及用印要求行文而該行文單位無

經(jīng)理者，得蓋用企業(yè)公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行要求行文名義、署名及印信

使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

（二）關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列要求簽

署、用?。?/p>

1.正式行文者，以企業(yè)名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜

簽字章；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，

蓋用部門章。

2?總管理處各部、室、中心對(duì)各企業(yè)行文油印函件，蓋用部門

章。

3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其它部門行文蓋部門

章。

4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽

字章簽署。

（三）公告、人事通知單、聘用書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定

業(yè)務(wù)（如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等），須加蓋企業(yè)或業(yè)務(wù)

專用章文件?，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依要求加蓋董事長或總經(jīng)理

之職銜簽字章或耿章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)部門主管簽字

章或私章。

（四）特定簽署人及印信文件從其要求。

（五）需以對(duì)等身份簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。

第八條行文判行權(quán)限

（一）以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長

判行。

（二）以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各企

業(yè)對(duì)外行文得由經(jīng)理（主任）判行者外，應(yīng)送各企業(yè)總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總

經(jīng)理判行。

（三）以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

（四）以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

（五）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

（六）以企業(yè)名義蓋用企業(yè)公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。

（七）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等

使用企業(yè)名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)

經(jīng)該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

（八）固定格式文書，應(yīng)由署名主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主

辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

I.通則

第九條文書分類

（一）機(jī)密類：含有專利性、獨(dú)特技術(shù)性資料及特定列管業(yè)務(wù)機(jī)

密文件，應(yīng)依本要求第八章要求辦理。

（二）A類：凡關(guān)系重大，足以影響企業(yè)權(quán)益文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核

閱后始得分文辦理。

（三）B類：通常文書及常常性業(yè)務(wù)往來文書。

（四）C類：通常通知或參考性函件無須呈判者，僅登記分文直

接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

（五）其它類：和企業(yè)業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件,

無需收文、登記，可直接送相關(guān)部門參閱。

第十條收發(fā)文登記單

（一）第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼次序裝訂

存查。

（二）第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收

回，按處理期限或待復(fù)日期之前后次序整理，按日查對(duì)催辦。

（三）第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，

按處理期限或待復(fù)日期之前后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。

（四）第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案

分類存查。

（五）第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授

權(quán)判行文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

第十一條收（發(fā)）文字號(hào)制訂管理

（一）對(duì)外行文字號(hào)

1.企業(yè)：XIX2（X3）總字第OOOO號(hào)。XIX2為企業(yè)

簡稱；X3為地域分，不需

分地域者省略；OOOO為企業(yè)收（發(fā)）文流水號(hào)。

2.事業(yè)部（含直屬部門）：XIX2（X3）X4字第OOOO號(hào)

（X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各企業(yè)總經(jīng)理室制訂管理）。

3.營業(yè)部門：出各企業(yè)總經(jīng)理室制訂。

（二）對(duì)關(guān)系企業(yè)行文字號(hào)

1.由各企業(yè)總經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理。

（三）收發(fā)文編號(hào)

1.由文書管理部門按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。“業(yè)務(wù)接

洽便函”另行編定，亦采取流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。

2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來文并案處理，

以最終收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。

3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼和通常收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)次序。

II.和外界來往文件

第十二條收文

（一）登記、分文

來文由收發(fā)人員拆封后，于“收（發(fā)）文登記單''登記收文編號(hào)、

收文日期、來文者、來文字號(hào)、來文日期、附件及摘要后，送分文

人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。

（二）文件分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存“收（發(fā)）文登記單''第一聯(lián)，依收文

編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其它第二、三、四、五聯(lián)連同來文以''分

文專用卷宗''送交經(jīng)辦部門主管核定“要”“否”回復(fù)及處理期限，記入

“收（發(fā)）文登記單“第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)日簽收后，夾

放于“分文專用卷宗''退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限日期前

后給予整理為文件催辦之用。

（三）文件交辦

經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入“收（發(fā)）

文登記單''第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之前后整理稽

催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

（四）文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要統(tǒng)計(jì)于“收（發(fā)）文登

記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄（如不敷使用時(shí)，得以“文書簽辦單”

補(bǔ)充，簽辦單隨同“收（發(fā)）文登記單“第五聯(lián)步驟處理），并填記預(yù)

定保留期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文（復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿）經(jīng)

呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于

文件判行后，將“收（發(fā)）文登記單”第三聯(lián)抽出銷案。

3.收發(fā)人員收到辦妥來文及“收（發(fā)）文登記單”第四、五聯(lián)時(shí)：

①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)

及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文

件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封

發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、

五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存

第二聯(lián)銷案（如需待復(fù)者，則將笫二聯(lián)依待復(fù)日期前后整理以備稽

催），再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，能夠復(fù)文底

本留存。

4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其它有價(jià)證券等，經(jīng)辦部

門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳輸。

第十三條主動(dòng)發(fā)文

（一）擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收（發(fā)）文登記單”一式五

聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、

預(yù)定保留年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管核稿人員經(jīng)判

行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收發(fā)人

員。

（二）發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收（發(fā)）文登記單”（一式五聯(lián)），立

即發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第

一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)流水號(hào)裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷

案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管,

均依待復(fù)日期前后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本

依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交

還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

笫十四條外界復(fù)文處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理

外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文第

一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔第五聯(lián)，經(jīng)辦部門

接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文第

四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。

in.關(guān)系企業(yè)來往文件

第十五條行文方法

（一）正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章要求處理。通

常性要求、通知、

公告等函件無需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦剪發(fā)文手續(xù)，受文部門則依

下列方法處理：

1.主管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各企業(yè)相互行文，由受文企業(yè)總

經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí),

所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項(xiàng)要求免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文

日期前后次序歸檔。

（二）以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條要求辦理。

（三）各類文書行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐

層轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。

第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理

（一）發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并

填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后

另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記

載于“收（發(fā)）文編號(hào)記錄表“再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將

“業(yè)務(wù)接洽便函“第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日

期之前后整理以備稽催。

（二）收文

受文部門收發(fā)人員收至廣業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便

函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載“收（發(fā)）文編號(hào)記錄表”將

便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、

三聯(lián)交由經(jīng)辦人承接，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部

門要求待復(fù)日期前后整理，以備稽催。

（三）復(fù)文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日

期，及預(yù)定保留期限（如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單

連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理），經(jīng)主管判行后，依式填寫于第

二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第

四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門（原發(fā)文部門），

第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四

聯(lián)依收文流水編號(hào)次序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期前后

整理以備稽催。

（四）回文處理

發(fā)文部門收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存

第一聯(lián)注記復(fù)文收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定

保留期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)

欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)次序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，

如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求待復(fù)日期，并按此日期前后

整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。

□文書處理方法

第十七條文書結(jié)構(gòu)

（一）公告：以“主旨”、“依據(jù)”、“公告事項(xiàng)”三段式斟酌利用。

（二）函、簽呈：以“主旨”、“說明”、“措施”、”請(qǐng)求、擬辦或提

議”三段式斟酌利用。（三）業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條

例方法逐點(diǎn)敘述。

（四）采取語體文以達(dá)成“簡、淺、明、確”要求，可用表格處理

盡可能利用表格。

第十八條信函處理

（一）指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受信函由信封上記載

可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；

經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理

（二）指名經(jīng)副理以上人員信函，徑送其本人，如系公務(wù)文書，

再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條簽呈處理

（一）經(jīng)辦人因特殊案件處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙

繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

（二）經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)（副）理級(jí)以上主

管核示者（各企業(yè)經(jīng)理室、總經(jīng)理室和總管理處各部、室、中心為

呈總經(jīng)理或董事長核示者）則于廠（處）長（部、室主管）簽示后，由

廠（處）、部（室）收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表“轉(zhuǎn)呈經(jīng)（副）理以

上主管（各企業(yè)經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長）核

示，于核示后由廠（處）部（室）收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“指示”情形，呈送廠（處）

長（部室主管）核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但和會(huì)辦部門相關(guān)者

應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由

廠（處）、部（室）收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”

后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專員

專案簽辦。

第二十條合約處理

（一）簽訂或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)

送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校

對(duì)、用印。

（-）固定格式合約書其原稿應(yīng)依前款要求經(jīng)核稿判行后使用，

經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印O

（三）合約書簽約代表原稿、正本保管部門要求以下表

合約書類別簽約代表人正本及原稿保管部門

資材買賣合企業(yè)總經(jīng)理或事企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或

約書資材業(yè)部經(jīng)理總管該廠區(qū)文書管理部門總管理處

統(tǒng)購合約書理處資材部管理資材部資材管理科企業(yè)總經(jīng)理

資材外購合企業(yè)總經(jīng)理或事室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書

約書資材業(yè)部經(jīng)理企業(yè)管理部門企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)部

托工合約書總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門

工程修造合經(jīng)理企業(yè)總經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或

約書營業(yè)理或事業(yè)部經(jīng)理該廠區(qū)文書管理部門企業(yè)總經(jīng)

買賣合約書企業(yè)總經(jīng)理、事理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文

聘約及定時(shí)業(yè)部經(jīng)理或營業(yè)書管理部門企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)

契約人職四處長事業(yè)部部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門

員合約書經(jīng)理各企業(yè)視人事部門或該廠區(qū)文書管理部門

其它合約書業(yè)務(wù)需自行訂定企業(yè)總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或

該廠區(qū)文書管理部門

保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后和原稿一

并歸檔。其它業(yè)務(wù)相關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依要求處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部

門集中管理。

第二十二條電報(bào)處理

電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。

第二十三條文書處理關(guān)鍵點(diǎn)

（一）經(jīng)辦文書遇相關(guān)系重大足以影響企業(yè)權(quán)益之關(guān)鍵文件，應(yīng)

將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本。

（二）為利于文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目標(biāo)，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容關(guān)鍵

點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文

案注意見，避免只署名而無意見。

（三）經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之署名，應(yīng)清楚可辨，不得潦草

難認(rèn)。

（四）經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情包含其它部門應(yīng)照

會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。

第二十四條文件處理期限

（一）收發(fā)人員收文時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲

應(yīng)于文到一小時(shí)送交相關(guān)人員。

（一）分文人員分文時(shí)期，由各企業(yè)視其收文數(shù)量自行訂定。

（三）經(jīng)辦人員處理期限。

1.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完

成為標(biāo)準(zhǔn)。

2?通常案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人工作量，指定處理期限，通

常以文到三日內(nèi)處理完成為標(biāo)準(zhǔn)。

3.來文定有回復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定時(shí)限內(nèi)處理完成。

4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特

殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別要求其處理期限。

5.監(jiān)印人員標(biāo)準(zhǔn)上于當(dāng)口完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)，由各企業(yè)自行訂定時(shí)限。

第二十五條文件稽催

（一）經(jīng)辦人如未能準(zhǔn)期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)

示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

（二）收發(fā)人員應(yīng)按日檢驗(yàn)催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先

以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以

“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成

日期”及“拖延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還

收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形統(tǒng)計(jì)于稽催

聯(lián)。

第二十六條發(fā)送方法

文書發(fā)送方法分為專送、郵寄（平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空）、電

報(bào)（平常、加急、書信、打字）及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注

明。

第二十七條文件遞送

（一）呈閱文件遞送方法

文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為一般案件以淺灰色卷宗遞送，

如系機(jī)密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

（二）部門間文件遞送

L發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，能夠文件直接遞送，如需簽

收者，能夠自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不一樣廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文

件依受文部門地域分以（處）、部（室）為單位裝入“內(nèi)部信封”給予遞

送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦

人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3,各企業(yè)于各辦公地域應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總企業(yè)為各企

業(yè)總經(jīng)理室，各企業(yè)（工廠）所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得要

求每日截止收件時(shí)間，方便整理集中裝運(yùn)。

4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同

一受文部門之廠（處）部（室）文件集中整理，開具“文件遞送清單''一

式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地域分專用“文

件袋”寄送。收文地域之“寄送中心''人員收至e文件袋”拆開后，即以

“文件遞送清單“第二、三聯(lián)連同文件送交各廠（處）收發(fā)人員簽收后

留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)日“文件袋”送還原發(fā)文“寄送中心”存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)文件，一律遞交各企業(yè)

“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

6.總企業(yè)各“寄送中心”“文件袋L需于下午5時(shí)前送交總管理處

總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。

7.標(biāo)準(zhǔn)上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，“寄送中心”人員須于每

日早晨上班后30分鐘內(nèi)將“文件袋”內(nèi)文件分送各廠（處）、部（室）收

發(fā)人員簽收。

□印信

I.印信種類

第二十八條種類

（-）公章：各企業(yè)向主管機(jī)構(gòu)登記之企業(yè)印鑒及特定業(yè)務(wù)專用

之企業(yè)印信。

（二）職章：1.董事長、各企業(yè)總經(jīng)理刻有企業(yè)名銜及職別印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用主管印信。

（三）職銜簽字章：各企業(yè)廠、處長以上主管刻有職銜及署名印

信。

（四）部門章：刻有企業(yè)及部門名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外

行文之部門，應(yīng)于部門章上加注“對(duì)內(nèi)專用”之字樣。

（五）校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有企業(yè)名銜及“校對(duì)章”或“騎

縫章”、“附件章”等字樣之印信。

第二十九條印信資料及形式

全部印信均為圓形橡皮質(zhì)。

n.印信使用

第三十條監(jiān)印人員

（-）各企業(yè)公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事

長核定后任用。

（二）特定業(yè)務(wù)專用圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)

印人員應(yīng)簽請(qǐng)各企業(yè)總經(jīng)理核定后任用。

（三）各部門主管職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印

人員。

（四）監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人任用應(yīng)依

前三款要求簽準(zhǔn)或指派。

第三十一條印信蓋用

（一）行文時(shí)應(yīng)依第八條要求判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條要求

于函件、文稿及底本上用印。

（二）其它文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印信申請(qǐng)單''

一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，

還應(yīng)于“蓋用印信申請(qǐng)單”正面加蓋使用印信，并收存第一聯(lián)，第二

聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。

第三十二條印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。

III.印信管理

第三十三條印信核定及制發(fā)部門

（一）公章、董事長及各企業(yè)總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總

管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

（二）總管理處各部、室、中心部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)

各部（室）經(jīng)理（主任）核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制

發(fā)。

（三）各事業(yè)部經(jīng)理、廠（處）長職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職

章及各部門部門章經(jīng)各企業(yè)總經(jīng)理核定由各企業(yè)總經(jīng)理室為管理

部門統(tǒng)一制發(fā)。

第三十四條印信登記

業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向相關(guān)主管機(jī)構(gòu)

報(bào)備時(shí)，該印信登記、更換、撤銷等手續(xù)，均由該主辦部門辦理。

第三十五條印信申請(qǐng)

（-）印信制發(fā)申請(qǐng)

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具“請(qǐng)（制）發(fā)印信申請(qǐng)

表''一份，依本規(guī)則第三十三條要求呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。

（二）印信換發(fā)申請(qǐng)

1.印信印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí).，由監(jiān)印人員填具“請(qǐng)（換）發(fā)印信

申請(qǐng)表“一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，依本要求第三

十三條要求呈請(qǐng)核定后由管理部門換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本

規(guī)則第三十六條要求辦理。

（三）印信補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)

1.印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依

法公告作廢外，應(yīng)填具“請(qǐng)（補(bǔ)）發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄敘明

原印種類、字體、制發(fā)H期、毀損或遺失經(jīng)過及瀆職人員議處，并

依本規(guī)則第三十三條要求呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。

2.補(bǔ)發(fā)印信文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)分。

3.遺失印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本要求第三

十六條要求辦理。

（四）印信增刊申請(qǐng)

1.一個(gè)印信以制發(fā)一枚為標(biāo)準(zhǔn)，但如因業(yè)務(wù)需要或受地域限制

需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。

2.增刊印信應(yīng)由管理部門斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)分。

第三十六條印信繳銷

（一）廢舊、撤銷或遺失尋獲印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具“繳銷印

信申請(qǐng)表”一份，印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之要求呈經(jīng)核

定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。

（二）印信管理部門收到繳銷印信，即斟酌實(shí)情給予保留或截角

注銷。

第三十七條印信管理

（一）多種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用由監(jiān)印

人員負(fù)完全責(zé)任。

（二）印信管理部門應(yīng)指定專員負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、

稽查等管理工作，并設(shè)置“印信記錄表“拓具印模、樣本，依序裝訂

成冊(cè)，以利管理.°

（三）印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每十二個(gè)月最少應(yīng)稽

查一次。

（四）主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本

列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。

□檔案管理

I.管理部門

第三十八條管理部門

（一）文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)

際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部

門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保留，文書管理部門

以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影木。

（二）各企業(yè)檔卷分類目錄及編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，由各企業(yè)總經(jīng)理室或事

業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自

行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。

H.整理和分類

第三十九條文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移交歸檔時(shí)，依以下標(biāo)準(zhǔn)點(diǎn)收：

（一）檢驗(yàn)文件本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

（一）文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管簽認(rèn)。

（三）文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)

辦。

（四）和本案無關(guān)文件或不應(yīng)隨案歸檔文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部

門。

（五）有價(jià)證券或其它珍貴物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)

送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條文件整理

點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方法整理：

（一）漢字直寫文件以右方裝訂為標(biāo)準(zhǔn)，漢字橫寫或外文文件則

以左方裝訂為標(biāo)準(zhǔn)。

（二）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)

左上角理齊釘牢。

（三）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切

折疊，使其整齊劃一。

第四十一條檔案分類

（-）檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等原因，

按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別以后依案

件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

（二）檔案分類應(yīng)努力爭取切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三

級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)以后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦

可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。

（三）同一“小類”（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為標(biāo)準(zhǔn)，如案

件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上檔夾裝訂，并于小

類（或細(xì)類）以后增設(shè)“卷次''編號(hào)，方便查考。

（四）每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、

登錄；并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為標(biāo)準(zhǔn)。

（五）檔號(hào)之表示方法以下

A1A2—BIB2CIC2D1—EIE2

A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，BIB2為大類號(hào)，CIC2為小類

號(hào)。D1為檔卷卷次，EIE2為檔案目次。

第四十二條檔案名稱及編號(hào)

（一）檔案各級(jí)分類應(yīng)給予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充

足表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，且有一定范圍，不宜籠統(tǒng)含混。

（二）各級(jí)分類、卷次及目次編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；

其位數(shù)使用視案件多篡及增加情形而斟酌決定。

（三）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,

立即全部分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定次序依次排列，

方便查閱。

（四）檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備未來組織擴(kuò)大

或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

（五）檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修

改，如確有修改必需，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)

對(duì)照表，以免混淆。

第四十三條檔號(hào)編定

（一）案件如系新案，應(yīng)就''檔案分類編號(hào)表〃，查明該案件所屬

類別及其卷次、目次次序編列檔號(hào)。

（二）案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)給予同號(hào)編列。

（三）檔號(hào)以一案一號(hào)為標(biāo)準(zhǔn)，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入

多類者，應(yīng)先確定其關(guān)鍵類別，編列檔號(hào)U

（四）檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案

件首頁左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

山.歸檔和檔案清理

第四十四條保留期限

（一）歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)次序以活頁方法裝訂于相關(guān)類別檔

夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，方便翻閱。

（二）檔夾背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件分類編號(hào)及名稱，方便查

檔。

第四十五條保留期限

文件保留期限除政府相關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章特定者外，依

下列要求辦理:

（一）永久保留：1.企業(yè)章程；2.股東名簿；3,組織規(guī)程及辦事

細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)統(tǒng)計(jì)；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;

7.不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其它經(jīng)核定

須永久保留文書。

（二）保留：L預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料;

4.其它經(jīng)核定須保留文書。

（三）5年保留：1.期滿或解除之合約；2.其它經(jīng)核定保留5年文

書。

（四）1年保留：結(jié)案后無長久保留必需者。

（五）規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保留，使用部門視其使用期間給

予保留。

第四十六條檔卷清理

（一）管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐

朽。每十二個(gè)月年度更換時(shí)，依第四十五條要求清理一次，已屆保

留期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必需時(shí)向主管

官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

（二）保管期限屆滿文件中，部分經(jīng)核定仍有保留參考價(jià)值者，

管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并

在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

IV.調(diào)卷

第四十七條調(diào)卷程序

（一）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷

單”經(jīng)其部門主管（科長以上）核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。

（二）管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于

“調(diào)卷單”上填注借出口期，將檔案交和調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則

依預(yù)定歸還日期之前后整理，以備稽催。

（三）于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填“調(diào)卷單二

（四）檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸

還日期及簽章確定后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員

留存?zhèn)洳椤?/p>

第四十八條調(diào)卷管理

（-）“調(diào)卷單”以一單一案為標(biāo)準(zhǔn)，借閱時(shí)間最長以一周為限,

如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

（二）調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必需時(shí),

亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理

（三）調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于要求期限內(nèi)歸還，如有其它人員

調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

（四）調(diào)閱案件限和經(jīng)辦業(yè)務(wù)相關(guān)者，如調(diào)閱和經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之

案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

□機(jī)密文件

第四十九條范圍

（-）生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：含有專利性和獨(dú)特征之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，

和生產(chǎn)設(shè)備部署圖。

（-）技術(shù)性資料：獨(dú)特技術(shù)性操作標(biāo)準(zhǔn)，和外人技術(shù)合作或

外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國外

現(xiàn)場實(shí)習(xí)匯報(bào)及其它技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。

（三）業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報(bào)，國外業(yè)務(wù)考察

匯報(bào)及其它業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。

（四）其它經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必需列入機(jī)密文件管理之

一切資料。

第五十條保管部門

（一）外來機(jī)密文件應(yīng)以各企業(yè)總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各企業(yè)

總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保留者，應(yīng)以事業(yè)部

經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)（副）理室或總經(jīng)理指定之部門為保

管部門。

（二）屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密

文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。

（三）總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承接之

專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。

（四）各保管部門應(yīng)指定專員經(jīng)各企業(yè)總經(jīng)理核定（總管理處由

總經(jīng)理核定），負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。

第五十一條外來機(jī)密文件處理

（一）外來機(jī)密文件由代表企業(yè)取得該文件人員徑送該企業(yè)總

經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收（發(fā)）文登記單”一式五聯(lián)登記，

呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人（主辦人）及指定史理期限后，其分文、經(jīng)辦、

復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之要求步驟史理。惟其遞送均應(yīng)親自為

之，不得假手她人。

（二）若文件內(nèi)容影響企業(yè)權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦

理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。

（三）主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分配其所屬

人員辦理時(shí)，則于每日上班以“文件傳輸統(tǒng)計(jì)卡”注明時(shí)間、用途

由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳輸統(tǒng)計(jì)卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦

人辦理。于當(dāng)日下班（或完工）時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文

件傳輸統(tǒng)計(jì)卡”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收（發(fā)）文登記

單”第五聯(lián)和密件一并歸檔。

（四）密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理

部門收發(fā)人員寄送。

第五十二條自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理

（一）隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門工作人員于承接特

定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章要求辦理。

（二）前款各項(xiàng)機(jī)密文件經(jīng)辦部門應(yīng)于每個(gè)月底編制翌月“工作

計(jì)劃表”寫明交辦特定業(yè)務(wù)工作專題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完

成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。

第五十三條經(jīng)辦方法

（一）經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得私自攜帶外出或

轉(zhuǎn)借、出示于她人，處理期間并應(yīng)妥善收存，預(yù)防她人輕易取得或

翻閱。

（二）經(jīng)辦人不得請(qǐng)托她人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)