溝通與寫作 課件 第7章 會(huì)議溝通

會(huì)

議

溝

通會(huì)議溝通要素、功能及種類引入語讀書節(jié)策劃會(huì)議會(huì)議溝通與寫作會(huì)議溝通要素、功能及種類會(huì)議溝通中的角色及主要環(huán)節(jié)會(huì)議文書寫作會(huì)議溝通與寫作會(huì)議溝通要素、功能及種類會(huì)議溝通中的角色及主要環(huán)節(jié)會(huì)議文書寫作會(huì)議溝通要素、功能及種類一、會(huì)議溝通概念二、會(huì)議溝通要素三、會(huì)議溝通功能四、會(huì)議溝通特點(diǎn)五、會(huì)議溝通類型一、會(huì)議溝通概念

會(huì)議溝通是群體或組織中相互交流意見的一種形式，也是重要的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具。二、會(huì)議溝通要素（一）目的與意圖（二）與會(huì)人員（三）議題（四）溝通方式（五）會(huì)議時(shí)間（六）會(huì)議地點(diǎn)二、會(huì)議溝通要素（一）目的與意圖

我們?cè)诨I劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，首先要問自己：會(huì)議的目的何在；是不是非開不可；有沒有更好的溝通方式。二、會(huì)議溝通要素（二）與會(huì)人員

確定與會(huì)人員應(yīng)遵循“少而精”的原則。二、會(huì)議溝通要素（三）議題

要求

會(huì)議的議題要分清主次輕重一次會(huì)議議題的數(shù)量要適當(dāng)會(huì)議議題要符合會(huì)議目標(biāo)和要求要求二、會(huì)議溝通要素（四）溝通方式

要求

面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議電視會(huì)議線上會(huì)議溝通方式二、會(huì)議溝通要素（五）會(huì)議時(shí)間

要求

會(huì)議召開的時(shí)間會(huì)議所需要的時(shí)間會(huì)議時(shí)間限度會(huì)議時(shí)間二、會(huì)議溝通要素（六）會(huì)議地點(diǎn)

要求

交通是否便利設(shè)施和設(shè)備能否滿足會(huì)議需求場地是否能夠容納所有參會(huì)人員會(huì)議場地的環(huán)境氛圍是否符合會(huì)議主題和目的預(yù)算是否充足場地時(shí)間是否沖突綜合考慮三、會(huì)議溝通功能

信息交流

決策制定

協(xié)調(diào)工作

培訓(xùn)分享

激勵(lì)鼓舞會(huì)議溝通功能四、會(huì)議溝通特點(diǎn)

群體性互動(dòng)性目標(biāo)的明確性流程的規(guī)范性結(jié)果的導(dǎo)向性會(huì)議溝通特點(diǎn)五、會(huì)議溝通類型

口頭溝通

書面溝通按照溝通方式五、會(huì)議溝通類型

正式溝通

非正式溝通按照組織系統(tǒng)五、會(huì)議溝通類型協(xié)調(diào)型決策型信息分享型培訓(xùn)型激勵(lì)型按照溝通目的五、會(huì)議溝通類型

有效會(huì)議溝通無效會(huì)議溝通按照溝通效果總結(jié)會(huì)議溝通概念會(huì)議溝通要素會(huì)議溝通功能會(huì)議溝通特點(diǎn)會(huì)議溝通類型主要內(nèi)容思考：如何避免無效會(huì)議溝通？會(huì)

議

溝

通會(huì)議溝通中的角色及主要環(huán)節(jié)思考：會(huì)議溝通有哪些主要環(huán)節(jié)？會(huì)議溝通中的角色及主要環(huán)節(jié)一、會(huì)議組織二、會(huì)議主持三、即興發(fā)言一、會(huì)議組織

在會(huì)議組織中，溝通的主要目的是確保信息的準(zhǔn)確傳遞和參會(huì)人員的滿意度。

溝通的形式包括面對(duì)面交流、電話、視頻會(huì)議等。一、會(huì)議組織會(huì)議組織策略為了提高溝通的效果，會(huì)議組織者需要注意幾點(diǎn)：

明確溝通目的

了解參會(huì)人員

使用簡潔明了的語言

注意語氣和態(tài)度

傾聽和及時(shí)回應(yīng)

避免干擾和中斷會(huì)議主持是會(huì)議進(jìn)行的“靈魂人物”，主持人通常也是會(huì)議的發(fā)起者或組織者。二、會(huì)議主持二、會(huì)議主持（一）會(huì)議主持的基本程序宣布會(huì)議開始順利完成議題總結(jié)會(huì)議宣布會(huì)議結(jié)束，進(jìn)行跟蹤反饋二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧一場會(huì)議的成功與否往往與主持人的引導(dǎo)能力息息相關(guān)，會(huì)議主持有哪些技巧？二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

1.議題與議題的銜接（1）自然過渡（2）使用引導(dǎo)語二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

2.掌控發(fā)言者時(shí)間（1）提前告知（2）時(shí)間控制二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

3.學(xué)會(huì)提問（1）提問要有針對(duì)性（2）靈活選擇提問方式開放式問題封閉式問題棱鏡型問題環(huán)形問題廣播型或定向型問題反問和總結(jié)性問題二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

4.引導(dǎo)發(fā)言對(duì)于會(huì)議中那些習(xí)慣性跑題者，可采用FAST模式：Face：直接面對(duì)跑題者Appreciate：感謝或肯定他的“好意圖”Suggestion：建議一種新的行為方式Try：多做幾次嘗試，二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

5.總結(jié)和歸納在討論完一個(gè)議題后，主持人可以及時(shí)總結(jié)和歸納該議題的要點(diǎn)和結(jié)論，并引出下一個(gè)議題。二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

6.靈活調(diào)整如果某個(gè)議題特別重要或復(fù)雜，可能需要延長討論時(shí)間；如果某個(gè)議題較為簡單或已經(jīng)達(dá)成共識(shí)，可以適當(dāng)縮短討論時(shí)間。二、會(huì)議主持（二）會(huì)議主持的技巧

7.保持專業(yè)性在討論不同議題時(shí)，主持人需要保持專業(yè)性和中立的態(tài)度。三、即興發(fā)言

即興發(fā)言是指在沒有準(zhǔn)備或事先不知道的情況下，臨時(shí)進(jìn)行的口頭表達(dá)。三、即興發(fā)言

即興發(fā)言要求演講者須具有較強(qiáng)的表達(dá)能力、思維能力、應(yīng)變能力等綜合素質(zhì)。即興發(fā)言技巧三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧平時(shí)需要有故事積累、觀點(diǎn)積累、金句積累等。仔細(xì)傾聽對(duì)方的發(fā)言，嘗試提取出主要的主題或觀點(diǎn)。1.準(zhǔn)備充分三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧不要因?yàn)榫o張而影響表達(dá)。可以通過深呼吸、放松身體等方式來緩解緊張情緒。2.保持冷靜三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧在對(duì)方發(fā)言的過程中，識(shí)別與主題緊密相關(guān)的關(guān)鍵詞是至關(guān)重要的。3.抓關(guān)鍵詞抓關(guān)鍵詞的方法注意發(fā)言中提到的主題相關(guān)的詞匯留意發(fā)言中頻繁出現(xiàn)的詞匯或短語注意發(fā)言中表達(dá)情感的詞匯關(guān)注發(fā)言中的轉(zhuǎn)折詞匯留意發(fā)言中的總結(jié)性詞匯抓關(guān)鍵詞三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧盡量使用關(guān)鍵詞來構(gòu)建你的句子?？梢允褂靡恍┻B接詞或短語來連接觀點(diǎn)和論據(jù)，采用常見的邏輯結(jié)構(gòu)。如PREP4.組織語言Point-結(jié)論Reason-依據(jù)Examle-事例Point-重述結(jié)論三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧開頭可以用金句或者提問的方式，容易引起觀眾的關(guān)注。5.精雕開頭三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧結(jié)尾要簡短有力。可以用一兩句話總結(jié)自己的觀點(diǎn)和信息，要有金句。6.細(xì)琢結(jié)尾三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧注意主持人的時(shí)間提示，合理安排發(fā)言時(shí)間，不要超時(shí)或時(shí)間不夠。7.控制時(shí)間三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧即興發(fā)言要開誠布公，表態(tài)可以套用“感謝+自謙+認(rèn)同”模式來進(jìn)行。8.端正態(tài)度三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧盡量避免使用復(fù)雜的句子或詞匯，而是用簡潔的語言直接傳達(dá)觀點(diǎn)。9.清晰表達(dá)三、即興發(fā)言即興發(fā)言技巧抓住關(guān)鍵詞的能力模仿別人的表達(dá)方式10.練習(xí)與反思總結(jié)總結(jié)一、會(huì)議組織二、會(huì)議主持三、即興發(fā)言會(huì)

議

溝

通會(huì)議文書寫作會(huì)議文書寫作一、會(huì)議通知二、會(huì)議主持詞三、會(huì)議議程四、會(huì)議記錄五、會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議通知

會(huì)議通知是會(huì)議組織中的重要文書之一，用于通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等相關(guān)信息。一、會(huì)議通知（一）撰寫會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

明確通知目的包含必要信息語言簡潔明了突出重點(diǎn)內(nèi)容注意格式規(guī)范核對(duì)無誤及時(shí)送達(dá)注意事項(xiàng)一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容標(biāo)題?接收者正文結(jié)尾?署名和日期會(huì)議通知一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容

1.標(biāo)題標(biāo)題可以由發(fā)通知機(jī)關(guān)、?會(huì)議種類和文種名稱組成，?或者簡單地寫為“會(huì)議通知”或“通知”。?在紙張頂部的居中位置。一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容

2.接收者寫在標(biāo)題下方，明確指出會(huì)議通知的接收者，例如具體的部門或個(gè)人。一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容

3.正文（1）會(huì)議的目的（2）會(huì)議的主題（3）會(huì)議基本信息（4）?會(huì)議議程（5）參會(huì)要求（6）其它注意事項(xiàng)?一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容

4.結(jié)尾在通知的結(jié)尾部分，可以寫上“特此通知”。一、會(huì)議通知（二）會(huì)議通知的內(nèi)容

5.署名和日期在正文的右下角，?應(yīng)該標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，?并在其下一行用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。二、會(huì)議主持詞

會(huì)議主持詞是會(huì)議主持者主持會(huì)議時(shí)使用的帶有指揮性、引導(dǎo)性的語言。其作用在于引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)程。二、會(huì)議主持詞(內(nèi)容)會(huì)議主持詞一般由開場白、?正文、總結(jié)與結(jié)束語組成。二、會(huì)議主持詞(內(nèi)容)（一）開場白開場白是主持詞的開頭部分，通常簡短明了，能夠吸引聽眾的注意力。1.問候與歡迎2.自我介紹二、會(huì)議主持詞(內(nèi)容)（二）正文1.介紹與會(huì)人員2.說明會(huì)議議程3.串聯(lián)詞

引言性串詞?過渡性串詞總結(jié)性串詞過渡短語或句子二、會(huì)議主持詞(內(nèi)容)（三）總結(jié)與結(jié)束語1.對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)2.提出下一步工作計(jì)劃或建議3.表達(dá)感謝與期待三、會(huì)議議程“議程”一詞來源于拉丁文,意為“必須做的事”。議程就是將會(huì)議的數(shù)個(gè)議題按照內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排其先后順序。三、會(huì)議議程（一）撰寫會(huì)議議程前的注意事項(xiàng)

明確會(huì)議主題和目的安排合適的時(shí)間列出主要議題和議程項(xiàng)目明確討論方式和形式標(biāo)注重要信息和注意事項(xiàng)語言簡潔明了審核和確認(rèn)注意事項(xiàng)三、會(huì)議議程（二）會(huì)議議程內(nèi)容

會(huì)議議程由標(biāo)題、正文、結(jié)束語三部分構(gòu)成。三、會(huì)議議程（二）會(huì)議議程內(nèi)容

1.標(biāo)題會(huì)議議程標(biāo)題的基本格式通常由“會(huì)議名稱”+“議程”兩部分組成。三、會(huì)議議程（二）會(huì)議議程內(nèi)容

3.正文（1）會(huì)議基本信息（2）參會(huì)人員（3）會(huì)議背景（4）議程內(nèi)容（5）其它事項(xiàng)?三、會(huì)議議程（二）會(huì)議議程內(nèi)容

3.結(jié)束語可使用簡潔的語句結(jié)束議程，如“以上為本次會(huì)議的全部議程，請(qǐng)各位與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加”。四、會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議進(jìn)行的詳細(xì)記錄。會(huì)議記錄可以提供完整的會(huì)議資料，方便后續(xù)查閱和回顧。四、會(huì)議記錄（一）撰寫會(huì)議記錄的注意點(diǎn)1.準(zhǔn)確記錄2.詳細(xì)記錄3.分類整理4.遵守保密原則四、會(huì)議記錄（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容

會(huì)議記錄由標(biāo)題、正文、結(jié)束語、審閱與簽字構(gòu)成。四、會(huì)議記錄（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容

1.標(biāo)題清晰標(biāo)明“會(huì)議記錄”字樣，并注明會(huì)議的具體名稱或主題。四、會(huì)議記錄（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容

2.正文（1）會(huì)議基本信息（2）參會(huì)人員（3）會(huì)議議程（4）會(huì)議內(nèi)容（5）其他事項(xiàng)四、會(huì)議記錄（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容

3.結(jié)束語會(huì)議記錄結(jié)束時(shí)，可以寫上“散會(huì)”或“休會(huì)”字樣，以表明會(huì)議結(jié)束。

四、會(huì)議記錄（二）會(huì)議記錄的內(nèi)容

4.審閱與簽字記錄完成后，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)審閱，并在審閱無誤后簽字確認(rèn)。五、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、提煉和概括后形成的正式文件。五、會(huì)議紀(jì)要（內(nèi)容）

會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、結(jié)尾、簽署與日期、附件等構(gòu)成。五、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議議程內(nèi)容

1.標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的主題或內(nèi)容。常見的標(biāo)題形式有“會(huì)議名稱+紀(jì)要”或“召開會(huì)議的機(jī)關(guān)+內(nèi)容+紀(jì)要”。五、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議議程內(nèi)容

2.正文（1）會(huì)議概況（2）會(huì)議內(nèi)容（3）其它重要信息五、會(huì)議紀(jì)要會(huì)