2025合同簽訂與管理系統(tǒng)操作流程

2025合同簽訂與管理系統(tǒng)操作流程第一條合同簽訂流程1.1合同發(fā)起合同發(fā)起方應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，明確合同名稱、類型、涉及方、主要內(nèi)容及簽訂目的。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至合同管理部。1.2合同審核合同管理部收到申請(qǐng)后，應(yīng)在個(gè)工作日內(nèi)完成初審。初審內(nèi)容包括但不限于合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及是否符合公司相關(guān)政策。初審?fù)ㄟ^(guò)的合同進(jìn)入會(huì)簽流程，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署意見。1.3合同簽署合同簽署雙方應(yīng)具備完全民事行為能力，確保簽署行為的真實(shí)性和合法性。合同簽署前，雙方需核對(duì)合同內(nèi)容無(wú)誤，并由授權(quán)代表簽字并加蓋公章。合同簽署完成后，合同管理部負(fù)責(zé)收齊合同文本并進(jìn)行登記歸檔。第二條合同管理系統(tǒng)操作流程2.1系統(tǒng)權(quán)限管理合同管理系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)設(shè)置用戶權(quán)限，確保不同角色用戶擁有相應(yīng)的操作權(quán)限。權(quán)限設(shè)置需遵循最小化原則，避免越權(quán)操作。用戶需定期更改密碼并確保賬戶安全。2.2合同數(shù)據(jù)錄入合同發(fā)起方應(yīng)在系統(tǒng)中完整填寫合同基礎(chǔ)信息，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同類型、簽訂地點(diǎn)、簽訂日期等。上傳相關(guān)附件，如《合同簽訂申請(qǐng)表》、雙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等。2.3合同審批流程合同提交至系統(tǒng)后，系統(tǒng)將根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程自動(dòng)分發(fā)至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。審核人需在系統(tǒng)中填寫審核意見并提交。如審核通過(guò)，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；如需修改，發(fā)起方需根據(jù)審核意見進(jìn)行調(diào)整并重新提交。2.4電子簽名與合同簽署合同雙方可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行電子簽名。電子簽名需符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，確保簽名的法律效力。簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成合同簽署完成通知，并將合同文本加密存儲(chǔ)。2.5合同歸檔與查詢簽署完成的合同由系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，合同管理部可隨時(shí)查詢合同信息。如需查閱，可通過(guò)合同編號(hào)、合同名稱等方式進(jìn)行搜索。歸檔合同應(yīng)保留電子版和紙質(zhì)版，確保長(zhǎng)期可查閱性。第三條合同檔案管理3.1合同分類與編號(hào)合同管理部應(yīng)根據(jù)合同類型、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目性質(zhì)等因素對(duì)合同進(jìn)行分類編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一，便于后續(xù)管理和查詢。3.2合同存儲(chǔ)與備份合同檔案應(yīng)分門別類存放，并定期備份。電子合同應(yīng)加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。紙質(zhì)合同應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲的檔案室中，并定期檢查保存狀況。3.3合同借閱與借出如需借閱合同檔案，借閱人需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得損壞或遺失。借出的合同應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.4合同銷毀超過(guò)保存期限的合同檔案，經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程需有專人監(jiān)督，并形成銷毀記錄。第四條合同審查流程4.1法律審查合同管理部應(yīng)對(duì)每份合同進(jìn)行法律審查，確保合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)及公司政策。法律審查應(yīng)由專職法律顧問或外部律師完成，審查意見需明確指出合同存在的法律風(fēng)險(xiǎn)及建議調(diào)整內(nèi)容。4.2業(yè)務(wù)部門會(huì)簽合同內(nèi)容涉及多個(gè)部門職責(zé)的，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)在指定時(shí)間內(nèi)完成簽署并返回會(huì)簽意見。會(huì)簽意見應(yīng)明確，不得含糊其辭。4.3合同修改與完善根據(jù)審查意見，合同發(fā)起方需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行修改并重新提交審核。修改后的合同需附帶修改說(shuō)明，詳細(xì)說(shuō)明修改內(nèi)容及原因。4.4最終審核與簽署合同管理部在收到最終修改版本后，需進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后方可提交至合同簽署雙方進(jìn)行簽署。第五條合同簽訂的注意事項(xiàng)5.1合法性與合規(guī)性合同內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策。合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的資質(zhì)、信用、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查，避免簽訂存在法律風(fēng)險(xiǎn)的合同。5.2平等性與公平性合同雙方應(yīng)平等協(xié)商，確保合同內(nèi)容公平合理。合同條款應(yīng)明確具體，避免模糊表述，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。5.3完整性與準(zhǔn)確性合同內(nèi)容應(yīng)完整準(zhǔn)確，涵蓋合同簽訂背景、目的、條款、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等重要內(nèi)容。合同附件應(yīng)齊全，確保合同的完整性和準(zhǔn)確性。5.4及時(shí)性與規(guī)范性合同簽訂應(yīng)遵循及時(shí)性原則，避免拖延。合同簽署應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和格式進(jìn)行，確保合同的規(guī)范性和有效性。第六條附則6.1合同未盡事宜本流程未盡事宜，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度執(zhí)行。如遇特殊情況，可由合同雙方協(xié)商解決，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。6.2合同生效日期本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，此前與本流程不一致的規(guī)定，以本流程為準(zhǔn)。本