公司快遞寄發(fā)管理制度

公司快遞寄發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司快遞寄發(fā)流程，提高工作效率，降低快遞成本，確保公司文件、資料及物品能夠安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)目的地，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要寄發(fā)的各類快遞，包括但不限于文件、合同、樣品、辦公用品等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確?？爝f信息填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤、丟失或退回。2.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要和緊急程度，合理安排快遞寄發(fā)時(shí)間，確保文件和物品能夠及時(shí)送達(dá)收件人手中，不影響工作進(jìn)展。3.安全性原則：選擇信譽(yù)良好、服務(wù)可靠的快遞公司，確保快遞在運(yùn)輸過程中的安全，防止文件和物品損壞、丟失。4.成本控制原則：在保證快遞服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理選擇快遞服務(wù)方式，降低快遞成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、寄發(fā)流程（一）寄件申請(qǐng)1.各部門因工作需要寄發(fā)快遞時(shí)，由寄件人填寫《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量、寄發(fā)原因及緊急程度等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部。行政部對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，檢查信息是否完整、準(zhǔn)確，對(duì)不符合要求的申請(qǐng)表退回寄件人重新填寫。（二）快遞選擇1.行政部根據(jù)寄件內(nèi)容、重量、目的地及緊急程度等因素，綜合考慮各快遞公司的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等因素，選擇合適的快遞公司。2.對(duì)于一般文件和資料，可選擇普通快遞服務(wù)；對(duì)于緊急文件、重要合同或樣品等，應(yīng)優(yōu)先選擇順豐、EMS等速度較快的快遞公司。3.在選擇快遞公司時(shí)，行政部應(yīng)與多家快遞公司進(jìn)行溝通洽談，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)快遞公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，如出現(xiàn)服務(wù)問題或價(jià)格不合理等情況，及時(shí)更換合作快遞公司。（三）快遞包裝1.寄件人應(yīng)根據(jù)快遞內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的包裝材料進(jìn)行包裝。對(duì)于文件類，應(yīng)使用文件袋或信封進(jìn)行包裝，并確保封口牢固；對(duì)于物品類，應(yīng)使用紙箱、泡沫等材料進(jìn)行包裝，確保物品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.在包裝過程中，應(yīng)注意對(duì)快遞內(nèi)容進(jìn)行妥善保護(hù)，避免因擠壓、碰撞等原因?qū)е挛募蛭锲窊p壞。對(duì)于易碎物品，應(yīng)在包裝內(nèi)填充足夠的緩沖材料，并在外包裝上注明“易碎物品，小心輕放”字樣。3.寄件人應(yīng)在包裝上清晰標(biāo)注收件人姓名、地址、聯(lián)系電話及寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話等信息，以便快遞公司準(zhǔn)確識(shí)別和投遞。（四）快遞稱重計(jì)費(fèi)1.寄件人將包裝好的快遞送至行政部，由行政部安排專人對(duì)快遞進(jìn)行稱重，并根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算快遞費(fèi)用。2.行政部應(yīng)在稱重后及時(shí)記錄快遞重量、費(fèi)用等信息，并將相關(guān)信息反饋給寄件人。寄件人對(duì)快遞費(fèi)用有疑問時(shí)，可向行政部咨詢。3.對(duì)于月結(jié)客戶，行政部應(yīng)定期與快遞公司核對(duì)賬單，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)賬單有誤，應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)商解決。（五）快遞寄發(fā)1.行政部根據(jù)快遞費(fèi)用結(jié)算情況，安排專人到選定的快遞公司營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)辦理寄發(fā)手續(xù)。辦理寄發(fā)手續(xù)時(shí)，應(yīng)向快遞公司提供《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》及快遞包裝，并確?？爝f信息填寫準(zhǔn)確無(wú)誤。2.快遞公司收件人員對(duì)快遞進(jìn)行檢查、稱重、計(jì)費(fèi)后，出具快遞單號(hào)及發(fā)票。行政部應(yīng)妥善保管快遞單號(hào)及發(fā)票，并及時(shí)將快遞單號(hào)告知寄件人。3.寄件人可通過快遞公司官方網(wǎng)站或客服電話查詢快遞物流信息，了解快遞運(yùn)輸狀態(tài)。行政部應(yīng)定期跟蹤快遞物流信息，如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、丟失等異常情況，應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決問題。三、費(fèi)用結(jié)算（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司快遞寄發(fā)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)快遞公司收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及市場(chǎng)行情制定，并定期進(jìn)行調(diào)整。行政部應(yīng)及時(shí)將最新的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)通知各部門。2.對(duì)于不同類型的快遞，如文件快遞、物品快遞、加急快遞等，應(yīng)制定相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，以便各部門合理選擇快遞服務(wù)方式。（二）費(fèi)用結(jié)算方式1.公司快遞寄發(fā)費(fèi)用結(jié)算方式分為現(xiàn)結(jié)和月結(jié)兩種。對(duì)于費(fèi)用金額較小的快遞，可采用現(xiàn)結(jié)方式；對(duì)于費(fèi)用金額較大或寄發(fā)頻率較高的部門，可采用月結(jié)方式。2.采用現(xiàn)結(jié)方式的，寄件人在申請(qǐng)寄發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)將快遞費(fèi)用支付給行政部，行政部在辦理寄發(fā)手續(xù)時(shí)向快遞公司支付費(fèi)用。3.采用月結(jié)方式的，行政部應(yīng)每月定期與快遞公司核對(duì)賬單，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫《快遞費(fèi)用月結(jié)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付給快遞公司。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.對(duì)于采用現(xiàn)結(jié)方式的快遞寄發(fā)費(fèi)用，寄件人可憑快遞公司出具的發(fā)票及《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。2.對(duì)于采用月結(jié)方式的快遞寄發(fā)費(fèi)用，由行政部統(tǒng)一向財(cái)務(wù)部報(bào)銷。行政部應(yīng)在報(bào)銷時(shí)提供快遞公司出具的發(fā)票、《快遞費(fèi)用月結(jié)申請(qǐng)表》及快遞費(fèi)用明細(xì)清單等資料。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)快遞寄發(fā)費(fèi)用進(jìn)行審核，對(duì)不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。四、快遞跟蹤與查詢（一）跟蹤職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司寄發(fā)的快遞進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解快遞運(yùn)輸狀態(tài)，確?？爝f能夠按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件人手中。2.寄件人在寄發(fā)快遞后，可通過快遞公司官方網(wǎng)站或客服電話查詢快遞物流信息，并將查詢結(jié)果及時(shí)反饋給行政部。（二）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、丟失、損壞等異常情況，行政部應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，了解具體原因，并要求快遞公司采取相應(yīng)的解決措施。2.對(duì)于因快遞公司原因?qū)е碌目爝f延誤、丟失、損壞等問題，快遞公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。行政部應(yīng)協(xié)助寄件人辦理賠償手續(xù)，并及時(shí)將賠償情況反饋給寄件人。3.對(duì)于因不可抗力等非快遞公司原因?qū)е碌目爝f異常情況，行政部應(yīng)及時(shí)與寄件人溝通協(xié)商，共同采取措施解決問題，如重新寄發(fā)快遞、調(diào)整寄發(fā)時(shí)間等。五、快遞安全管理（一）信息安全1.寄件人在填寫《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保快遞內(nèi)容涉及的公司機(jī)密信息不被泄露。2.行政部在辦理快遞寄發(fā)手續(xù)時(shí)，應(yīng)妥善保管快遞信息，不得隨意泄露給無(wú)關(guān)人員。3.快遞公司應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)客戶信息進(jìn)行保密，不得將客戶信息用于任何非法目的。（二）物品安全1.寄件人應(yīng)確保快遞包裝牢固、密封良好，防止快遞在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)物品丟失、損壞等情況。2.對(duì)于貴重物品或重要文件，寄件人可選擇保價(jià)服務(wù)，以降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。3.行政部在安排快遞寄發(fā)時(shí)，應(yīng)提醒寄件人注意物品安全，并對(duì)快遞包裝進(jìn)行檢查，確保符合安全要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司快遞寄發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的快遞寄發(fā)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)快遞寄發(fā)費(fèi)用的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。（二）考核辦法1.將快遞寄發(fā)工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)快遞寄發(fā)工作完成情況較好的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、違反制度的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰。2.考核指標(biāo)包括快遞寄發(fā)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性