關于合同函件管理制度

關于合同函件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同函件的管理，確保合同簽訂、履行過程中各類函件的有效傳遞、妥善保存和規(guī)范使用，維護公司合法權益，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中涉及的各類函件，包括但不限于合同文本、協(xié)議、通知、函告、請示、報告、紀要等。（三）基本原則1.合法性原則：合同函件的內容和形式應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.準確性原則：函件內容應準確、清晰、完整，避免歧義。3.及時性原則：函件的起草、審核、發(fā)送、接收、處理等環(huán)節(jié)應及時進行，確保信息傳遞的高效性。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同函件應嚴格保密，防止泄露。二、合同函件的分類與編號（一）分類1.合同類函件：包括各類合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.商務函件：如合作意向書、詢價函、報價函、訂單確認函等。3.通知類函件：涉及公司內部管理、業(yè)務安排、工作要求等方面的通知、通告、通報等。4.溝通協(xié)調類函件：用于與合作伙伴、客戶、供應商等進行溝通協(xié)調、問題解決的函件。5.法律合規(guī)類函件：如律師函、法務意見書、合規(guī)審查報告等。（二）編號1.合同函件應進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則如下：編號由年份、部門代碼、類別代碼、順序號組成。年份為四位數字，如“20XX”。部門代碼根據公司組織架構確定，為兩位字母，如“HR”表示人力資源部。類別代碼根據合同函件分類確定，為兩位字母，如“HT”表示合同類函件。順序號為四位數字，從“0001”開始依次遞增。2.示例：“2023HRHT0005”表示人力資源部在2023年發(fā)出的第5份合同類函件。三、合同函件的起草與審核（一）起草1.合同函件由相關業(yè)務部門或責任人負責起草，起草人應根據實際情況，準確、詳細地表述函件內容。2.起草內容應包括標題、主送單位/個人、正文、落款、日期等基本要素。正文部分應條理清晰，邏輯嚴密，明確表達函件的目的、事項、要求等。3.涉及合同條款的函件，應嚴格遵循公司合同管理制度的相關規(guī)定，確保合同條款的合法性、完整性和可操作性。（二）審核1.合同函件起草完成后，需提交至相關部門或人員進行審核。審核人應認真審查函件內容，確保其符合法律法規(guī)、公司政策及業(yè)務要求。2.審核要點包括：內容的合法性：是否違反法律法規(guī)及公司規(guī)定。條款的完整性：合同條款是否齊全，權利義務是否明確。表述的準確性：文字表述是否準確、清晰，有無歧義。格式的規(guī)范性：是否符合公司公文排版格式要求。3.審核人應在審核意見欄中明確提出審核意見，如同意、修改后同意、不同意等，并說明理由。對于需要修改的內容，應注明具體修改意見。四、合同函件的簽署與蓋章（一）簽署1.合同函件經審核通過后，由相關責任人進行簽署。簽署人應確保其具備簽署權限，并對函件內容負責。2.對于重要合同函件，可能需要公司法定代表人或授權代表簽署。授權代表簽署時，應出具公司法定代表人的授權委托書。3.簽署人應在函件規(guī)定的簽署位置簽字，并注明簽署日期。（二）蓋章1.合同函件簽署后，需加蓋公司公章或合同專用章。蓋章應清晰、完整，確保印章與函件內容一致。2.蓋章流程如下：函件提交至公司印章管理部門。印章管理部門核對函件內容及簽署情況，確認無誤后進行蓋章操作。蓋章完成后，印章管理部門應在《印章使用登記表》上進行登記，記錄函件編號、名稱、蓋章日期、蓋章人等信息。五、合同函件的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.合同函件蓋章后，由起草部門或相關責任人負責發(fā)送。發(fā)送方式可根據實際情況選擇郵寄、專人送達、電子郵件等。2.采用郵寄方式發(fā)送的，應選擇具有良好信譽的快遞公司，并保留快遞單號作為發(fā)送憑證。同時，應要求快遞公司提供投遞簽收證明。3.采用專人送達的，送達人應在送達回證上簽字確認收件人已收到函件，并注明送達日期。4.采用電子郵件發(fā)送的，應確保郵件發(fā)送至對方指定的有效郵箱，并保留郵件發(fā)送記錄及對方的接收回執(zhí)。（二）接收1.公司各部門及員工應及時查收涉及本部門或個人的合同函件。對于重要函件，應優(yōu)先處理。2.接收人收到合同函件后，應在《合同函件接收登記表》上進行登記，記錄函件編號、名稱、發(fā)送日期、接收日期、發(fā)送單位/個人等信息。3.如發(fā)現函件存在破損、缺失、內容不清晰等問題，接收人應及時與發(fā)送方聯(lián)系，要求其補發(fā)或更正。六、合同函件的存檔與保管（一）存檔1.合同函件處理完畢后，相關部門應及時將函件原件及相關附件進行存檔。存檔應按照公司檔案管理制度的要求進行分類、編號、裝訂。2.合同類函件應與對應的合同文本一并存檔，以便查閱和追溯。商務函件、通知類函件等應按照類別分別存檔。3.電子文檔應與紙質文檔同步存檔，確保文檔的完整性和可查閱性。電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。（二）保管1.合同函件的保管期限應根據國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同類函件的保管期限為合同履行完畢后[X]年，其他函件的保管期限為[X]年。2.公司應設立專門的檔案保管場所，確保合同函件的安全存放。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案管理人員應定期對合同函件進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。對于超過保管期限的函件，應按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。七、合同函件的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱合同函件的，查閱人應填寫《合同函件查閱申請表》，注明查閱目的、函件編號、名稱等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核查閱申請，對于符合查閱條件的，應安排專人陪同查閱，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自將函件帶出查閱場所。3.查閱人應在《合同函件查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱內容等信息。查閱完畢后，應將函件原件歸還檔案管理人員，并簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱合同函件的，借閱人應填寫《合同函件借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行嚴格審核，經公司相關領導批準后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管所借閱的合同函件，不得擅自復印、涂改、轉借他人。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門，并在《合同函件借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現函件丟失、損壞等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。八、合同函件的跟蹤與反饋（一）跟蹤1.合同函件發(fā)出后，相關部門或責任人應及時跟蹤函件的處理情況，確保對方按時回復或采取相應行動。2.對于重要合同函件，應建立專門的跟蹤臺賬，記錄函件發(fā)出時間、對方接收時間、回復時間、回復內容等信息，以便及時掌握函件的進展情況。3.如發(fā)現函件跟蹤過程中出現異常情況，如對方未按時回復、回復內容不符合要求等，應及時與對方溝通協(xié)調，采取有效措施解決問題。（二）反饋1.合同函件處理完畢后，相關部門或責任人應及時將處理結果反饋給函件起草部門或相關領導。反饋內容應包括對方的回復情況、處理措施及最終結果等。2.對于涉及合同履行、糾紛處理等重要事項的函件反饋，應形成書面報告，詳細說明函件處理過程及結果，并提出相關建議和意見。3.公司應定期對合同函件的跟蹤與反饋情況進行總結分析，不斷完善合同函件管理制度，提高公司合同管理水平。九、合同函件的保密管理（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同函件承擔保密責任。2.未經公司書面授權，任何員工不得擅自將合同函件內容透露給公司外部人員。（二）保密措施1.合同函件應在安全的環(huán)境下起草、審核、簽署、存放，防止信息泄露。2.涉及保密內容的合同函件應標明保密標識，并采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。3.在合同函件的傳遞過程中，應選擇安全可靠的方式，避免因傳遞渠道不安全導致信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反合同函件保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰