工程技術(shù)文件管理制度

工程技術(shù)文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程技術(shù)文件的管理，確保工程技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，便于工程技術(shù)文件的有效利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項目從項目策劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程中形成的各類工程技術(shù)文件的管理，包括但不限于圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、檢驗檢測報告、竣工資料等。（三）職責(zé)分工1.工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放。組織工程技術(shù)文件的交底和培訓(xùn)工作。對工程技術(shù)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)工程技術(shù)文件的收集、整理、歸檔和保管工作。2.質(zhì)量管理部門參與工程技術(shù)文件的審核，確保文件符合質(zhì)量管理要求。對工程技術(shù)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，檢查文件的實施效果。3.項目管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工程技術(shù)文件在項目實施過程中的使用和傳遞。督促項目團隊按照工程技術(shù)文件要求進(jìn)行施工和管理。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)工程技術(shù)文件的歸檔管理，建立健全檔案管理制度。提供工程技術(shù)文件的查閱、借閱服務(wù)。5.其他部門按照各自職責(zé)，配合做好工程技術(shù)文件的相關(guān)工作。二、工程技術(shù)文件的分類與編號（一）分類1.設(shè)計文件：包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。2.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知等。3.質(zhì)量檢驗文件：檢驗檢測計劃、檢驗報告、質(zhì)量驗收記錄等。4.竣工文件：竣工圖、竣工報告、工程總結(jié)等。5.其他文件：與工程技術(shù)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）編號工程技術(shù)文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。編號規(guī)則如下：[項目名稱縮寫][文件類別縮寫][年份][順序號]例如：[JX項目][SJ][2023][001]，表示JX項目的設(shè)計文件，2023年第1份。三、工程技術(shù)文件的編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容完整：應(yīng)涵蓋工程建設(shè)的各個方面，包括工程概況、施工方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全措施、環(huán)境保護等。2.表述準(zhǔn)確：語言應(yīng)簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性的表述。3.格式規(guī)范：應(yīng)符合公司統(tǒng)一的格式要求，包括字體、字號、排版、圖表等。4.及時更新：隨著工程進(jìn)展和變更，應(yīng)及時對工程技術(shù)文件進(jìn)行修訂和補充，確保文件的時效性。（二）審核流程1.初稿編制：由工程技術(shù)人員按照要求編制工程技術(shù)文件初稿。2.部門審核：初稿完成后，提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.跨部門會審：對于涉及多個部門的工程技術(shù)文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同審核文件的可行性和協(xié)調(diào)性。4.批準(zhǔn)發(fā)布：經(jīng)審核通過的工程技術(shù)文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師批準(zhǔn)后發(fā)布實施。四、工程技術(shù)文件的發(fā)放與交底（一）發(fā)放1.文件發(fā)放范圍：根據(jù)工程需要，確定工程技術(shù)文件的發(fā)放范圍，包括項目管理部門、工程技術(shù)部門、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門和人員。2.發(fā)放記錄：建立文件發(fā)放臺賬，記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放對象、文件編號、文件名稱等信息，確保文件發(fā)放的可追溯性。3.受控文件：對于重要的工程技術(shù)文件，應(yīng)進(jìn)行受控管理，加蓋“受控文件”印章，明確文件的受控狀態(tài)和有效期。（二）交底1.交底時機：在工程開工前或施工關(guān)鍵工序前，應(yīng)對相關(guān)人員進(jìn)行工程技術(shù)文件交底。2.交底內(nèi)容：包括文件的主要內(nèi)容、施工要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全注意事項等。3.交底方式：可采用會議交底、書面交底、現(xiàn)場交底等方式進(jìn)行，確保交底內(nèi)容傳達(dá)至每一位相關(guān)人員。4.交底記錄：做好交底記錄，記錄交底時間、地點、交底人、被交底人、交底內(nèi)容等信息，雙方簽字確認(rèn)。五、工程技術(shù)文件的使用與執(zhí)行（一）使用要求1.妥善保管：各部門和人員應(yīng)妥善保管所接收的工程技術(shù)文件，防止文件丟失、損壞或泄密。2.正確使用：按照文件要求進(jìn)行施工、管理和操作，不得擅自修改或變更文件內(nèi)容。3.及時反饋：在文件執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或疑問，應(yīng)及時向工程技術(shù)部門反饋，以便及時解決。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.定期檢查：工程技術(shù)部門和質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對工程技術(shù)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保文件的有效執(zhí)行。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可對工程技術(shù)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.考核評價：將工程技術(shù)文件的執(zhí)行情況納入績效考核體系，對執(zhí)行不力的部門和人員進(jìn)行考核評價。六、工程技術(shù)文件的變更管理（一）變更原因1.設(shè)計變更：由于設(shè)計不合理、功能調(diào)整、規(guī)范變更等原因?qū)е碌脑O(shè)計文件變更。2.施工變更：在施工過程中，由于施工條件變化、施工工藝改進(jìn)、質(zhì)量問題等原因?qū)е碌氖┕ぜ夹g(shù)文件變更。3.其他變更：如業(yè)主要求、政策法規(guī)變化等原因?qū)е碌墓こ碳夹g(shù)文件變更。（二）變更流程1.變更申請：由提出變更的部門或人員填寫《工程技術(shù)文件變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.變更評估：工程技術(shù)部門組織相關(guān)部門對變更申請進(jìn)行評估，分析變更的必要性、可行性和風(fēng)險。3.變更審核：經(jīng)評估通過的變更申請，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師進(jìn)行審核批準(zhǔn)。4.變更實施：變更批準(zhǔn)后，由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)組織實施變更，對相關(guān)工程技術(shù)文件進(jìn)行修訂和發(fā)放，并對相關(guān)人員進(jìn)行交底。5.變更記錄：做好變更記錄，包括變更申請表、評估報告、審核意見、變更后的文件等，確保變更過程的可追溯性。七、工程技術(shù)文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍工程技術(shù)文件形成過程中產(chǎn)生的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時間1.階段性歸檔：在工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點，如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗收等，應(yīng)及時進(jìn)行階段性歸檔。2.竣工歸檔：工程竣工驗收合格后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成竣工文件的歸檔工作。（三）歸檔要求1.整理規(guī)范：按照文件類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。2.編目清晰：編制文件目錄，注明文件編號、文件名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱。3.裝訂整齊：紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊、美觀。4.電子文件管理：電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子文件索引，確保電子文件的可讀性和可檢索性。（四）保管期限工程技術(shù)文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。1.短期保管：保管期限為15年，適用于一般性的工程技術(shù)文件。2.中期保管：保管期限為510年，適用于重要的工程技術(shù)文件。3.長期保管：保管期限為10年以上，適用于具有長期保存價值的工程技術(shù)文件，如竣工圖、重大工程變更文件等。（五）保管責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)工程技術(shù)文件的保管工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保文件的安全保管。定期對文件進(jìn)行檢查和維護，防止文件損壞、丟失或變質(zhì)。八、工程技術(shù)文件的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的工程技術(shù)文件。2.查閱流程：查閱人填寫《工程技術(shù)文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.查閱要求：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或復(fù)制。查閱后應(yīng)及時歸還文件，確保文件的安全。（二）借閱1.借閱范圍：因特殊原因需要借閱工程技術(shù)文件的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程：借閱人填寫《工程技術(shù)文件借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不