公司應付票據管理制度

公司應付票據管理制度一、總則（一）目的為了加強公司應付票據的管理，規(guī)范應付票據的開具、使用、結算等行為，防范財務風險，確保公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中涉及的應付票據管理。（三）基本原則1.合法性原則：應付票據的開具、使用和結算必須符合國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定。2.真實性原則：應付票據所反映的經濟業(yè)務必須真實、可靠，不得虛構交易或事項。3.準確性原則：應付票據的各項信息必須準確無誤，包括票面金額、出票日期、到期日、收款人等。4.及時性原則：應付票據的開具、使用和結算應及時進行，確保資金流轉順暢，避免逾期付款。二、應付票據的定義與分類（一）定義應付票據是指公司在購買材料、商品和接受勞務供應等經營活動中，開具、承兌的商業(yè)匯票，包括商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。（二）分類1.商業(yè)承兌匯票：由公司承兌，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據。2.銀行承兌匯票：由在承兌銀行開立存款賬戶的存款人出票，向開戶銀行申請并經銀行審查同意承兌的，保證在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據。三、應付票據的管理職責（一）財務部門1.負責應付票據的核算、登記和保管工作。2.審核應付票據的開具、使用和結算申請，確保符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)。3.定期對應付票據進行盤點和核對，保證賬實相符。4.跟蹤應付票據的到期情況，及時安排資金支付，避免逾期。（二）采購部門1.根據采購合同的約定，提出應付票據的開具申請，并提供相關資料。2.負責與供應商溝通協(xié)調應付票據的使用和結算事宜，確保業(yè)務順利進行。3.協(xié)助財務部門做好應付票據的管理工作，提供必要的信息支持。（三）法務部門1.審核應付票據相關合同及協(xié)議的合法性和合規(guī)性，防范法律風險。2.對涉及應付票據的法律糾紛提供專業(yè)意見和解決方案。（四）其他相關部門按照各自職責，配合做好應付票據的管理工作，確保公司經營活動的正常開展。四、應付票據的開具（一）開具申請1.采購部門在簽訂采購合同后，根據合同約定的付款方式和期限，如需開具應付票據，應填寫《應付票據開具申請表》，詳細注明供應商名稱、采購項目、金額、票據種類、到期日等信息，并附上采購合同副本。2.《應付票據開具申請表》經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門。（二）審核與批準1.財務部門收到《應付票據開具申請表》后，應重點審核申請內容是否與采購合同一致，票據金額、到期日等信息是否準確，公司資金狀況是否能夠滿足到期支付需求等。2.財務部門審核無誤后，將申請表提交財務負責人審批。財務負責人根據公司財務狀況和資金安排進行審批，對于金額較大或風險較高的應付票據，應報公司總經理批準。（三）票據開具1.經批準后，財務部門根據審批意見開具應付票據。開具商業(yè)承兌匯票時，應確保公司具有良好的商業(yè)信用，能夠按時承兌；開具銀行承兌匯票時，應按照銀行要求辦理相關手續(xù)，存入足額保證金或提供其他擔保措施。2.應付票據開具后，財務部門應及時將票據交付給供應商，并做好交付記錄。交付記錄應包括票據號碼、交付日期、供應商名稱、簽收人等信息。五、應付票據的使用（一）背書轉讓1.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的情況下，公司可以將持有的應付票據背書轉讓給其他單位。2.背書轉讓應付票據時，應填寫背書欄，注明被背書人名稱、背書日期，并由背書人簽章。背書應連續(xù)，背書人應對票據的真實性、合法性和有效性負責。3.財務部門應做好應付票據背書轉讓的記錄，包括背書日期、被背書人名稱、票據號碼、金額等信息，并定期核對背書轉讓的應付票據與相關業(yè)務的一致性。（二）貼現1.如公司因資金周轉需要，可將未到期的銀行承兌匯票向銀行申請貼現。2.申請貼現時，財務部門應按照銀行要求提供相關資料，包括票據原件、貼現申請書、營業(yè)執(zhí)照副本、法人授權委托書等。3.銀行對貼現申請進行審核，確定貼現利率和貼現金額。財務部門根據銀行審批結果辦理貼現手續(xù)，并及時進行賬務處理。（三）到期兌付1.應付票據到期前，財務部門應提前安排資金，確保按時足額兌付。2.對于商業(yè)承兌匯票，財務部門應在到期日前通知承兌人準備資金，并跟蹤承兌人的資金狀況，確保到期能夠順利兌付。如承兌人無法按時兌付，財務部門應及時采取措施，如與承兌人協(xié)商解決、通過法律途徑維護公司權益等。3.對于銀行承兌匯票，財務部門應在到期日前將足額資金存入銀行賬戶，由銀行在到期日自動劃款兌付。六、應付票據的核算與登記（一）核算1.財務部門應按照會計準則的規(guī)定，對應付票據進行準確的核算。應付票據應按照票面金額入賬，對于帶息票據，應在期末計提利息，計入財務費用。2.應付票據的核算應設置相應的會計科目，如“應付票據”、“應付利息”等，并按照票據種類、供應商等進行明細核算。（二）登記1.財務部門應建立應付票據備查簿，詳細登記應付票據的種類、號碼、出票日期、到期日、票面金額、收款人名稱、背書轉讓情況、貼現情況、到期兌付情況等信息。2.應付票據備查簿應定期與應付票據總賬、明細賬進行核對，確保賬賬相符。同時，應定期對應付票據進行盤點，保證賬實相符。七、應付票據的保管（一）保管要求1.應付票據應由專人負責保管，確保票據的安全完整。2.保管人員應將應付票據存放在保險柜等安全的地方，防止票據丟失、被盜或損壞。3.對于已開具但尚未交付的應付票據，保管人員應做好登記，并妥善保管，防止票據提前流出公司。（二）票據交接1.應付票據在不同人員之間交接時，應辦理交接手續(xù)，填寫《應付票據交接清單》，注明交接日期、交接人、接交人、票據種類、號碼、金額等信息，并由交接雙方簽字確認。2.交接清單應一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，作為交接憑證。同時，交接清單應與應付票據備查簿進行核對，確保交接的準確性。（三）票據銷毀1.應付票據到期兌付或因其他原因不再使用后，保管人員應及時將票據注銷，并按照公司檔案管理規(guī)定進行保管。2.票據銷毀時，應填寫《應付票據銷毀申請表》，注明票據種類、號碼、金額、銷毀原因等信息，并經財務負責人審批后進行銷毀。3.票據銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應妥善保存。八、應付票據的風險控制（一）信用風險1.對于商業(yè)承兌匯票，應加強對承兌人的信用評估，選擇信用良好、實力較強的承兌人。在簽訂采購合同前，應對承兌人的信用狀況進行調查，確保承兌人具有按時足額兌付的能力。2.建立承兌人信用檔案，記錄承兌人的信用狀況、兌付情況等信息，并定期進行評估和更新。對于信用狀況惡化的承兌人，應謹慎與其開展業(yè)務，避免開具商業(yè)承兌匯票。（二）利率風險1.在辦理銀行承兌匯票貼現業(yè)務時，應關注市場利率變動情況，合理選擇貼現銀行和貼現時機，降低貼現成本。2.對于帶息應付票據，應根據市場利率走勢，合理安排票據的開具和使用，避免因利率波動導致財務費用增加。（三）操作風險1.加強對應付票據管理相關人員的培訓，提高其業(yè)務水平和風險意識，確保應付票據的開具、使用、結算等操作規(guī)范、準確。2.建立健全應付票據內部控制制度，加強對各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和審核，防止因操作失誤或違規(guī)行為導致風險發(fā)生。九、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對應付票據的管理情況進行審計，檢查應付票據的開具、使用、核算、登記、保管等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關法律法規(guī)的要求。2.審計部門應出具審計報告，對于發(fā)現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門應定期對應付票據進行自查，核對賬目與實際情況是否相符，檢查應付票據的管理是否規(guī)范。2.財務檢查應形成檢